Framgångshistoria
Genom att skicka in godkänner du att bli kontaktad via e-post, telefon eller SMS.
Armando Escarcega är medgrundare av Twinity, ett fullserviceföretag för förvaltning av semesterbostäder känt för sin praktiska, gästfrihetsfokuserade approach.
"Vi brukade lägga 8 dagar på våra rapporter. Nu med Hostfully är vi klara på 4. Dessutom är rapporterna transparenta och professionella för ägarna."
Med en snabbväxande semesterbostadsportfölj och över 5 000 femstjärniga recensioner behövde Armando Escarcega ett bättre sätt att skala ägarrapporteringen. Snabb tillväxt innebar att månadsbokslutsprocessen blev en belastning för verksamheten i takt med att antalet förvaltade enheter växte.
Vid den tiden använde Armandos team Your Porter, ett grundläggande PMS-system men utan robusta rapporteringsfunktioner. "Vi gjorde allt manuellt", säger han. "Jag hämtade bokningar från Airbnb, lade till intäkter och kostnader i Excel och skapade en resultaträkning för varje fastighet." Processen var funktionell, men tidskrävande och utsatt för granskning av ägaren.
Det handlade inte bara om arbetstimmarna. Det handlade om förtroendeglappet. "Ägare frågade: 'Kan du skicka skärmdumpar av bokningarna?' eftersom de inte trodde på siffrorna", minns Armando. "Det fanns ingen insyn i varje bokning, bara en slutlig utbetalning."
När Armando undersökte att byta till ett annat PMS-system höll konkurrenterna inte måttet. "Jag tittade på Guesty, Hostaway och andra, men ingen erbjöd mer än Hostfully. De var för dyra eller hade inte det jag behövde. Hostfully hade den bästa kostnads-nyttorelationen, utan tvekan."
Armandos team använder nu Hostfullys Advanced Reporting för att generera detaljerade, professionella månadsrapporter på några minuter istället för dagar. "Ägarna kan se varje gästs namn, antal övernattningar och hur mycket de betalade", säger han. "Det är tydligt, professionellt och de litar på siffrorna."
I slutet av månaden exporterar Twinity en rapport från Hostfully med fullständiga detaljer på bokningsnivå, inklusive intäkter, avgifter och gästinformation. Men de använder inte bara standardmallen. "Du kan anpassa allt", säger Armando. "Varje kolumn går att redigera, från vad som ska visas, vad som ska döljas, till vad som ska beräknas. Den flexibiliteten och anpassningsmöjligheten är precis vad vi behövde." Utöver det har Twinity skapat anpassade kolumner med unika formler anpassade till deras utbetalningsmodell, inklusive rörliga avgifter och avdrag för driftskostnader.
Teamet korskontrollerar denna rapport mot interna resultaträkningar. "Om något inte stämmer – som en återbetalning eller avbokning – behöver vi bara kontrollera de undantagsfallen. För resten är det plug and play", förklarar Armando. Den riktade valideringen innebär att de inte längre slösar tid på att granska varje fastighets ekonomi rad för rad.
Detta arbetsflöde stödjer nu både snabbhet och precision. Det gör det möjligt för ekonomiteamet att fokusera på avvikelser, inte datainmatning, vilket sparar timmar varje månad samtidigt som noggrannheten ökar.
Hostfullys supportteam spelade en viktig roll i installationen. "Vår Customer Success-representant måste ha uppdaterat rapporten 10 gånger tillsammans med oss", säger Armando. "Vi fick till och med hjälp med att skapa anpassade kolumner för specifika avgifter och poster."
Känner du igen Armandos utmaningar med ägarrapportförberedelser? Låt oss prata.
Rapporterna sparar inte bara tid. De räddar ägarrelationer. "Vi brukade få många uppföljningsfrågor: 'Varför finns den här avgiften här?' eller 'Vad är det här beloppet?'" säger Armando. "Nu, med Hostfullys rapporter, är de frågorna borta. Det är mycket mer transparent och ägarna litar mer på oss."