Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Armando Escarcega is de medeoprichter van Twinity, een full-service beheerbedrijf voor vakantiewoningen dat bekend staat om zijn persoonlijke, hospitality-gerichte aanpak.
“Vroeger besteedden we 8 dagen aan onze rapportages. Nu met Hostfully zijn we in 4 dagen klaar. Bovendien zijn de rapporten voor de eigenaren transparant en zien ze er professioneel uit.”
Met een snelgroeiende portefeuille aan vakantiewoningen en meer dan 5.000 vijfsterrenrecensies had Armando Escarcega een betere manier nodig om de rapportage aan eigenaren op te schalen. Door de snelle groei werd het proces aan het einde van de maand een belasting voor de bedrijfsvoering naarmate het aantal beheerde eenheden toenam.
Destijds gebruikte het team van Armando Your Porter, een basis-PMS dat echter robuuste rapportagefuncties miste. “We deden alles handmatig,” zei hij. “Ik haalde reserveringen uit Airbnb, voegde de inkomsten en uitgaven toe in Excel en maakte voor elke accommodatie een winst- en verliesrekening.” Het proces werkte, maar was tijdrovend en gevoelig voor kritische vragen van de eigenaar.
Het ging niet alleen om de vele werkuren. Het was de vertrouwenskloof. “Eigenaren vroegen: ‘Kunt u mij screenshots van de reserveringen sturen?’ omdat ze de cijfers niet geloofden,” herinnerde Armando zich. “Er was geen inzicht in elke boeking, alleen een einduitbetaling.”
Toen Armando de overstap naar een ander PMS onderzocht, kon de concurrentie daar niet tegenop. “Ik heb gekeken naar Guesty, Hostaway en anderen, maar geen enkele bood meer dan Hostfully. Ze waren te duur of hadden niet wat ik nodig had. Hostfully had zonder twijfel de beste prijs-kwaliteitverhouding.”
Het team van Armando gebruikt nu de geavanceerde rapportagefuncties van Hostfully om binnen enkele minuten, in plaats van dagen, gedetailleerde en professionele maandrapportages te genereren. “Eigenaren kunnen de naam van elke gast zien, het aantal overnachtingen en hoeveel ze hebben betaald,” zei hij. “Het is duidelijk, professioneel en ze vertrouwen de cijfers.”
Aan het einde van de maand exporteert Twinity een rapport uit Hostfully met volledige details op reserveringsniveau, inclusief omzet, toeslagen en gastinformatie. Maar ze gebruiken niet alleen de standaardtemplate. “U kunt alles aanpassen,” aldus Armando. “Elke kolom is bewerkbaar, van wat u wilt tonen of verbergen tot wat er berekend moet worden. Die flexibiliteit en personalisatie is precies wat we nodig hadden.” Bovendien heeft Twinity aangepaste kolommen gebouwd met unieke formules die zijn afgestemd op hun uitbetalingsmodel, inclusief variabele kosten en inhoudingen voor nutsvoorzieningen.
Het team controleert dit rapport aan de hand van interne winst- en verliesrekeningen. “Als iets niet overeenkomt—zoals een terugbetaling of annulering—hoeven we alleen die uitzonderingen te controleren. Voor de rest is het plug-and-play,” legde Armando uit. Die gerichte validatie betekent dat ze geen tijd meer verspillen aan het regel voor regel controleren van de financiën van elke accommodatie.
Deze workflow ondersteunt nu zowel snelheid als precisie. Het stelt het financiële team in staat zich te concentreren op afwijkingen in plaats van op gegevensinvoer, wat elke maand uren bespaart en de nauwkeurigheid verhoogt.
Het supportteam van Hostfully speelde een grote rol bij de inrichting. “Onze Customer Success-vertegenwoordiger heeft het rapport zeker 10 keer met ons bijgewerkt,” zei Armando. “Hij heeft ons zelfs geholpen bij het maken van aangepaste kolommen voor specifieke kosten en posten.”
Klinken de uitdagingen van Armando bij het opstellen van eigenaarsrapportages u bekend in de oren? Laten we in gesprek gaan.
De rapporten besparen niet alleen tijd. Ze redden de relaties met eigenaren. “Vroeger kregen we veel vervolgvragen: ‘Waarom staat deze vergoeding hier?’ of ‘Wat is dit bedrag?’” zei Armando. “Nu, met de rapporten van Hostfully, zijn die vragen verdwenen. Het is veel transparanter en eigenaren vertrouwen ons meer.”