Succeshistorie
Ved at indsende accepterer du at blive kontaktet via e-mail, telefon eller SMS.
Armando Escarcega er medstifter af Twinity, en full-service virksomhed inden for administration af ferieudlejning, kendt for sin hands-on, hospitality-first tilgang.
"Vi plejede at bruge 8 dage på vores rapporter. Nu, med Hostfully, er vi færdige på 4. Og for ejerne er rapporterne gennemsigtige og ser professionelle ud."
Med en hurtigt voksende portefølje af ferieudlejning og 5.000+ femstjernede anmeldelser havde Armando Escarcega brug for en bedre måde at skalere ejerrapporteringen på. Den hurtige vækst betød, at månedsafslutningsprocessen blev en belastning for driften, efterhånden som antallet af enheder under administration voksede.
På det tidspunkt brugte Armandos team Your Porter, et grundlæggende PMS, men uden robuste rapporteringsfunktioner. "Vi gjorde alt manuelt," sagde han. "Jeg trak reservationer fra Airbnb, lagde omsætning og udgifter ind i Excel og lavede en resultatopgørelse for hver ejendom." Processen fungerede, men var tidskrævende og tilbøjelig til at blive gransket af ejeren.
Det handlede ikke kun om arbejdstimerne. Det handlede om tillidskløften. "Ejerne ville spørge: 'Kan du sende mig skærmbilleder af reservationerne?' fordi de ikke troede på tallene," huskede Armando. "Der var ingen indsigt i hver booking – kun en endelig udbetaling."
Da Armando undersøgte at skifte til et andet PMS, kunne konkurrenterne ikke måle sig. "Jeg kiggede på Guesty, Hostaway og andre, men ingen tilbød mere end Hostfully. De var for dyre eller havde ikke det, jeg havde brug for. Hostfully havde det bedste forhold mellem pris og værdi – uden sammenligning."
Armandos team bruger nu Hostfullys Advanced Reporting til at generere detaljerede, professionelle månedsrapporter på få minutter – ikke dage. "Ejerne kan se hver gæsts navn, antal overnatninger og hvor meget de betalte," sagde han. "Det er tydeligt, professionelt, og de stoler på tallene."
Ved månedens afslutning eksporterer Twinity en rapport fra Hostfully med fulde detaljer på reservationsniveau, herunder omsætning, gebyrer og gæsteoplysninger. Men de bruger ikke bare standardskabelonen. "Du kan tilpasse alt," sagde Armando. "Hver kolonne kan redigeres – fra hvad der skal vises, hvad der skal skjules, til hvad der skal beregnes. Den fleksibilitet og tilpasning var præcis det, vi havde brug for." Derudover opbyggede Twinity brugerdefinerede kolonner med unikke formler tilpasset deres udbetalingsmodel, herunder variable gebyrer og fradrag for forsyningsudgifter.
Teamet krydstjekker denne rapport mod interne P&L'er. "Hvis noget ikke stemmer – som en refundering eller annullering – behøver vi kun at tjekke de særlige tilfælde. For resten er det plug and play," forklarede Armando. Den målrettede validering betyder, at de ikke længere spilder tid på at gennemgå hver ejendoms økonomi linje for linje.
Denne arbejdsgang understøtter nu både hastighed og præcision. Den gør det muligt for økonomiteamet at fokusere på afvigelser frem for dataindtastning, hvilket sparer timer hver måned og samtidig øger nøjagtigheden.
Hostfullys supportteam spillede en stor rolle i opsætningen. "Vores Customer Success-repræsentant må have opdateret rapporten 10 gange sammen med os," sagde Armando. "Han hjalp os endda med at oprette brugerdefinerede kolonner til specifikke gebyrer og linjeposter."
Lyder Armandos udfordringer med forberedelse af ejerrapporter bekendte? Lad os tage en snak.
Rapporterne sparer ikke kun tid. De redder relationerne til ejerne. "Vi plejede at få mange opfølgende spørgsmål: 'Hvorfor er dette gebyr her?' eller 'Hvad er dette beløb?'" sagde Armando. "Nu, med Hostfullys rapporter, er de spørgsmål væk. Det er langt mere gennemsigtigt, og ejerne stoler mere på os."