Contabilidade em Fideicomisso para Short-term Rental Managers: Quando é Necessária e Como Funciona

No momento em que cobra o pagamento de uma reserva para uma propriedade que não lhe pertence, está a deter dinheiro de outra pessoa, e as regras para deter dinheiro de terceiros são mais rigorosas do que as regras para deter o seu próprio dinheiro. Se errar na separação, o custo não é apenas regulamentar onde as regras se aplicam; é o proprietário que deixa de confiar nos seus números. No inquérito da Hostfully a 256 gestores de propriedades, os operadores com carteiras maiores reportaram a maior carga contabilística, gerindo extratos de proprietários, taxas de canais e correções manuais diárias. Este guia explica quando a contabilidade em fideicomisso pode ser exigida, por que razão muitos gestores a utilizam independentemente disso e como a mecânica funciona para uma operação de alojamento local.

A contabilidade em fideicomisso é obrigatória para short-term rental managers?

Não existe uma regra nacional única, pelo que a resposta honesta é que depende do que detém e de onde opera. O que se segue é uma triagem de risco, não uma determinação legal: encontre a linha que corresponde à forma como o dinheiro se move no seu negócio e, em seguida, verifique os detalhes específicos com o regulador do seu estado e um profissional licenciado no seu estado.

O padrão que atravessa as linhas de maior risco é a custódia. A questão que preocupa os reguladores não é o número de propriedades que gere, mas sim se o dinheiro de outras pessoas passa por contas que você controla.

O que é a contabilidade em fideicomisso na gestão de propriedades?

A contabilidade em fideicomisso significa manter fundos que pertencem a terceiros, tais como receitas de proprietários e, em alguns acordos, depósitos de hóspedes, numa conta separada dos fundos operacionais da sua empresa, e rastrear exatamente a quem pertence cada montante em todos os momentos. O gestor atua como um custodiante: o dinheiro passa pelas suas mãos, mas não é seu até que a sua taxa ganha seja devidamente levantada.

Os reguladores estaduais definem o conceito em termos semelhantes. O Departamento Imobiliário da Califórnia descreve os fundos fiduciários como dinheiro recebido em nome de outra pessoa no decurso de uma atividade licenciada, que o destinatário detém para benefício de terceiros. A Comissão Imobiliária da Carolina do Norte publica diretrizes para contas de fideicomisso baseadas no mesmo princípio: os fundos dos clientes devem ser mantidos separados e identificáveis.

Para um short-term rental manager, a tradução prática é esta. Um hóspede paga 2.000 $ por uma estadia numa casa que você gere. Parte disso é a receita do proprietário, parte é a sua taxa de gestão, parte pode ser uma taxa de limpeza devida a um fornecedor e parte pode ser imposto. A contabilidade em fideicomisso é a disciplina de manter essas partes separadas e comprováveis desde o momento em que o dinheiro chega.

Quando é que os gestores de propriedades são obrigados a utilizar a contabilidade em fideicomisso?

Depende do estado em que opera e, em muitos estados, de a sua atividade exigir ou não uma licença imobiliária. Não existe uma regra federal única e os requisitos variam o suficiente para que a única afirmação universal segura seja verificar as regras do seu próprio estado.

O padrão geral em muitos estados dos EUA é o seguinte. A gestão de propriedades para terceiros é frequentemente tratada como uma atividade imobiliária licenciada, e os licenciados que recebem fundos em nome de clientes são habitualmente obrigados a depositá-los numa conta de fideicomisso designada. O Departamento Imobiliário da Califórnia, por exemplo, publica requisitos detalhados de manuseamento de fundos fiduciários para licenciados. Washington estabelece regras para contas de fideicomisso para empresas imobiliárias no seu código administrativo. A Comissão Imobiliária da Carolina do Norte mantém diretrizes específicas para contas de fideicomisso que abrangem depósitos, registos e reconciliação.

Os alojamentos de curta duração acrescentam nuances que tornam arriscadas as afirmações genéricas. Alguns estados tratam as estadias de curta duração de forma diferente do arrendamento de longa duração. Alguns isentam proprietários que gerem as suas próprias propriedades. Os coanfitriões que operam sob um acordo de plataforma podem enquadrar-se numa categoria diferente da dos gestores licenciados com contratos de gestão. Nada disto é motivo para ignorar a questão; é o motivo para lhe responder com precisão para o seu estado.

Três estados mostram o quanto os detalhes diferem, e são úteis como exemplos do que procurar, em vez de um resumo que possa aplicar noutros locais.

Leia estes exemplos como ilustrações do tipo de obrigações que existem, não como um atalho para contornar as regras do seu próprio estado. Os requisitos também mudam, pelo que uma fonte consultada há dois anos é uma fonte que vale a pena consultar novamente.

Três passos permitem-lhe obter uma resposta fiável. Verifique as regras publicadas pela comissão imobiliária do seu estado sobre contas de fideicomisso ou de garantia (escrow). Confirme se a sua atividade requer uma licença no seu estado, uma vez que as obrigações estão frequentemente associadas à licença. Depois, confirme os detalhes com um profissional licenciado no seu estado, porque este artigo é informação geral e não aconselhamento jurídico.

Por que razão muitos gestores utilizam a contabilidade em fideicomisso mesmo quando não é obrigatória?

Porque resolve problemas operacionais que surgem muito antes de um regulador aparecer. Os gestores que adotam voluntariamente a contabilidade em fideicomisso fazem-no geralmente por três razões.

A confiança do proprietário é a primeira. Os proprietários fazem perguntas mais perspicazes do que antigamente, e um gestor que consiga mostrar um saldo limpo e separado para cada proprietário responde a “onde está o meu dinheiro” antes de a pergunta ser feita. Essa transparência torna-se um trunfo de vendas quando está a tentar angariar novos proprietários face a concorrentes que gerem tudo através de uma única conta corrente.

Contas limpas são a segunda razão. A separação de fundos obriga à disciplina de que uma boa contabilidade necessita de qualquer forma: cada dólar categorizado à chegada, cada taxa documentada, cada pagamento rastreável. Os gestores que mantêm os fundos dos proprietários separados tendem a fechar os seus meses mais rapidamente porque nada precisa de ser desembaraçado.

A contenção de riscos é a terceira. Quando o dinheiro do proprietário e o dinheiro operacional partilham uma conta, um problema comercial torna-se um problema do proprietário: uma disputa, uma conta congelada ou uma crise de liquidez afeta agora fundos que nunca foram seus. A separação isola esses riscos.

O que significa a mistura de fundos (commingling) e por que razão é a linha que não se pode cruzar?

A mistura de fundos é o ato de misturar fundos que detém para terceiros com o seu próprio dinheiro operacional e, nos estados que regulam as contas de fideicomisso, é tipicamente uma das violações mais graves que um licenciado pode cometer. Os reguladores tratam-na com severidade porque, uma vez misturados os fundos, torna-se difícil provar a quem pertence o dinheiro e as faltas de liquidez são descobertas tardiamente.

Na prática, a mistura de fundos acontece geralmente por descuido e não por intenção. Os pagamentos de reservas caem na conta operacional porque essa era a conta ligada à plataforma. Uma fatura de limpeza é paga a partir da conta de fideicomisso porque era o cartão que estava à mão. Um pagamento a um proprietário é efetuado antes de o depósito da plataforma estar disponível, transformando silenciosamente o gestor num credor.

A solução é estrutural, não motivacional. O dinheiro deve cair na conta certa por defeito, o que é uma questão de como as suas contas bancárias e definições de pagamento da plataforma estão configuradas, conforme abordado a seguir. Onde as regras de fideicomisso se aplicam a si, os requisitos do seu estado sobre o que pode ou não estar na conta de fideicomisso são a norma de controlo; muitos estados, por exemplo, restringem a quantidade de dinheiro próprio do gestor que pode ser mantida numa conta de fideicomisso para cobrir despesas bancárias. Verifique a regra do seu estado para detalhes específicos.

Como é que os gestores estruturam as suas contas bancárias para a contabilidade em fideicomisso?

O padrão comum é uma conta de fideicomisso designada para fundos detidos para proprietários, uma conta operacional separada para o dinheiro próprio da empresa e um sistema de livros auxiliares que rastreia o saldo de cada proprietário dentro da conta de fideicomisso. Estes são padrões que muitos gestores utilizam, não uma prescrição legal; onde a contabilidade em fideicomisso é regulada, as regras do seu estado sobre a titularidade, localização e manutenção de registos da conta são soberanas.

A conta de fideicomisso recebe as receitas das reservas e detém os fundos de cada proprietário até ao desembolso. Não é um fundo único indiferenciado: dentro da conta, os seus livros mantêm um saldo corrente separado por proprietário, para que o total da conta seja sempre igual à soma dos saldos individuais dos proprietários. Alguns reguladores exigem exatamente este tipo de manutenção de registos por beneficiário; os materiais do DRE da Califórnia, por exemplo, descrevem a manutenção de registos separados para cada beneficiário.

A conta operacional detém o seu dinheiro: taxas de gestão ganhas após serem devidamente levantadas e os fundos que pagam a sua renda, pessoal e software. No momento em que a sua comissão é documentada e transferida, deixa de ser dinheiro fiduciário e passa a ser receita.

Os registos são a outra metade da estrutura. Os quadros regulamentados esperam geralmente que cada recebimento e desembolso seja documentado com data, montante, origem e finalidade, associado ao proprietário a que pertence, e conservado pelo período especificado pelo seu estado. A tradução operacional: se uma transação não puder ser rastreada desde o extrato bancário até ao livro auxiliar do proprietário e à linha do extrato, ainda não está registada.

O software é o que torna os saldos por proprietário viáveis para além de um punhado de propriedades. O Hostfully Accounting é a camada contabilística integrada na plataforma de gestão de propriedades Hostfully, e mantém um saldo separado para cada proprietário e aloca os pagamentos da plataforma à propriedade e ao proprietário corretos automaticamente, para que o livro auxiliar que o regulador ou o proprietário pretendem ver seja o livro auxiliar que já possui.

O que é a reconciliação de três vias na contabilidade em fideicomisso?

Na contabilidade em fideicomisso, a reconciliação de três vias significa que o saldo bancário ajustado, o saldo do livro auxiliar de fideicomisso e o total de todos os livros auxiliares individuais dos proprietários coincidem exatamente. É a prova mensal de que o dinheiro que detém está contabilizado e corretamente atribuído, e é a verificação que os reguladores e auditores procuram primeiro.

O nome provém dos três registos que estão a ser comparados.

A concordância entre dois registos não é suficiente, e é aí que entra o terceiro. Um saldo bancário que coincida com o seu livro auxiliar de fideicomisso apenas prova que a sua contabilidade é aritmeticamente sólida; não diz nada sobre se o dinheiro está atribuído aos proprietários corretos. O total do livro auxiliar do proprietário é o que deteta erros de alocação.

Quando os três não coincidem, a discrepância tem um pequeno número de causas habituais: um pagamento registado ao proprietário errado, uma comissão levantada mas não documentada, um item pendente que ainda não foi compensado ou um desembolso efetuado antes da entrada do depósito correspondente. Efetue a reconciliação mensalmente e estas situações permanecem como correções; efetue-a anualmente e tornar-se-ão investigações.

Como gerir a sua comissão de gestão numa estrutura de fideicomisso?

A sua comissão começa dentro do pagamento do hóspede e termina na sua conta operacional, e a disciplina reside em documentar o percurso. Quando chega um pagamento de reserva, os seus livros devem mostrar a divisão: receita do proprietário para o saldo do proprietário, a sua taxa identificada como comissão ganha e custos de repasse, como a limpeza, atribuídos à parte correta.

O momento é importante e, onde se aplicam regras de fideicomisso, o seu estado pode especificar quando as taxas ganhas devem ser retiradas da conta de fideicomisso, uma vez que deixar o seu próprio dinheiro ganho na conta de fideicomisso por longos períodos pode, por si só, criar um problema de conformidade em alguns estados. O hábito operacional que serve bem os gestores é um levantamento de comissões regular e documentado, associado ao seu ciclo de relatórios, para que cada transferência da conta de fideicomisso para a operacional corresponda a um extrato que o proprietário possa ler.

Cada levantamento deve também ser rastreável na reconciliação acima mencionada, uma vez que uma transferência não documentada para fora da conta de fideicomisso é uma das causas mais comuns de uma discrepância de três vias. Os levantamentos de comissões inserem-se no âmbito mais alargado do fecho do mês, onde a reconciliação de pagamentos, os extratos dos proprietários e os relatórios funcionam como uma sequência única.

Como passar do co-hosting para a contabilidade em fideicomisso?

A transição começa geralmente quando o dinheiro começa a fluir através de si em vez de passar ao seu lado. Muitos coanfitriões começam com a plataforma a pagar diretamente ao proprietário e o coanfitrião a receber uma taxa, um acordo em que pode nunca deter fundos do proprietário. O modelo muda quando assina contratos de gestão, assume o anúncio e começa a receber o pagamento total.

Os alojamentos de curta duração têm alguns fluxos de dinheiro que decidem a resposta, e esses são os detalhes que os guias genéricos de gestão de propriedades costumam omitir.

Ao ler essa tabela, o gatilho torna-se óbvio. A mudança de coanfitrião para gestor não é geralmente uma decisão que se anuncia; é o dia em que o destino do pagamento muda da conta do proprietário para a sua.

Essa mudança é mais importante do que uma conta bancária. Significa geralmente novos contratos que detalham como os fundos são detidos e desembolsados, uma conta designada antes de entrar o primeiro pagamento, livros auxiliares por proprietário desde o primeiro dia e uma verificação sobre se o seu novo acordo desencadeia requisitos de licenciamento ou de fideicomisso no seu estado que o co-hosting não desencadeava. Fazer a mudança de forma limpa é muito mais fácil do que adaptar a separação a meses de fundos misturados.

É também o momento em que a sua contabilidade tem de amadurecer. Se os seus livros ainda são uma folha de cálculo pessoal, os fundamentos da contabilidade de alojamento local — um plano de contas real e um ritmo mensal — são o pré-requisito para a contabilidade em fideicomisso e não uma alternativa a esta.

Vale a pena refletir sobre essa curva de adoção, porque ela não coincide com a curva de obrigações. Os requisitos de fideicomisso aplicam-se à custódia e não ao número de unidades, pelo que um gestor que detenha fundos de proprietários em quatro propriedades já pode estar sujeito a regras para as quais a maioria dos operadores não compra software até ultrapassar as vinte.

Crescer para as ferramentas é normal. Crescer para a obrigação sem se aperceber é o problema, e é o mais comum dos dois. Os gestores que são apanhados desprevenidos raramente são os que escolheram a plataforma errada; são os que passaram para a custódia silenciosamente e continuaram a gerir os livros da mesma forma que faziam antes.

Que software suporta a contabilidade em fideicomisso para alojamento local?

A resposta honesta é que as ferramentas genéricas de contabilidade para pequenas empresas não foram concebidas para a separação de fundos por proprietário, e forçá-las a fazê-lo é arriscado. Em vez de começar pelos nomes dos fornecedores, comece pelas capacidades que o trabalho realmente exige e, em seguida, teste qualquer candidato face a elas.

A prevenção de saldos negativos é a que mais falta e a mais consequente. Um sistema que permite que o saldo de um proprietário fique negativo está a utilizar silenciosamente o dinheiro de outro proprietário para cobrir um défice, o que é o problema da mistura de fundos a reaparecer dentro de um software que supostamente deveria preveni-lo.

O Hostfully Accounting foi concebido exatamente para este modelo operacional: mantém um saldo distinto por proprietário, divide cada depósito da plataforma pelas propriedades e proprietários corretos, rastreia comissões e gera extratos de proprietários a partir dos mesmos dados reconciliados. Como é nativo da plataforma Hostfully, os dados das reservas que alimentam o seu livro auxiliar de fideicomisso são os mesmos dados que gerem a sua operação.

Perguntas frequentes sobre contabilidade em fideicomisso para alojamento local

O que é a contabilidade em fideicomisso na gestão de propriedades?

É a prática de manter fundos que pertencem aos proprietários de imóveis numa conta separada dos fundos operacionais próprios do gestor, com um saldo distinto e documentado para cada proprietário. O gestor atua como custodiante do dinheiro até que este seja desembolsado ao proprietário ou devidamente levantado como uma taxa ganha, e os livros podem provar a quem pertence o dinheiro em qualquer momento.

O que deve um gestor de propriedades manter numa conta de fideicomisso?

Fundos detidos em nome de terceiros: receitas de proprietários a aguardar desembolso e, dependendo do acordo e do estado, depósitos detidos para hóspedes. O que não pode estar lá é, geralmente, o dinheiro próprio do gestor, embora muitos estados permitam uma pequena quantia de fundos do gestor para cobrir despesas bancárias. As regras do seu estado definem os limites exatos, por isso verifique-os aí.

O que deve ser incluído numa contabilidade em fideicomisso?

Registos completos de cada recebimento e desembolso: a data, o montante, a origem e a finalidade de cada transação, associados ao proprietário a que pertencem. A maioria dos quadros regulamentados espera um livro auxiliar por proprietário, um saldo corrente da conta e uma reconciliação regular que mostre que o total da conta é igual à soma dos saldos individuais dos proprietários.

Uma conta de fideicomisso é legalmente obrigatória para short-term rental managers?

Em alguns estados dos EUA, sim, particularmente onde a gestão de propriedades para terceiros é uma atividade imobiliária licenciada; noutros, os requisitos diferem ou podem não se aplicar ao seu acordo. Depende do seu estado, do estatuto da sua licença e de como a sua relação de gestão está estruturada. Verifique as regras publicadas pela comissão imobiliária do seu estado e confirme com um profissional licenciado no seu estado.

É possível gerir a contabilidade em fideicomisso no QuickBooks?

É possível com uma configuração manual cuidadosa, mas o QuickBooks não foi concebido para a separação de saldos por proprietário ou para a alocação automática de pagamentos de plataformas, pelo que a configuração é frágil e propensa a erros em escala. Os gestores sujeitos a requisitos de fideicomisso geralmente saem-se melhor em plataformas concebidas para o efeito que mantêm livros auxiliares de proprietários de forma nativa e reconciliam saldos de fideicomisso automaticamente.

O que é a reconciliação de três vias?

A reconciliação de três vias é a verificação mensal de que três registos coincidem exatamente: o saldo bancário ajustado da conta de fideicomisso, o livro auxiliar da conta de fideicomisso nos seus livros e o total combinado de cada livro auxiliar individual dos proprietários. A correspondência de dois registos apenas prova a sua aritmética; o terceiro prova que o dinheiro está atribuído aos proprietários corretos.

Qual é a diferença entre uma conta de fideicomisso (trust account) e uma conta de garantia (escrow account)?

Os termos são frequentemente utilizados de forma intercambiável e o uso varia consoante o estado: ambos descrevem contas que detêm fundos em nome de terceiros. Alguns estados utilizam “escrow account” nas suas regras, outros “trust account”, e os requisitos operacionais — separação, manutenção de registos e reconciliação — são semelhantes. O que importa é cumprir a definição e as regras do seu estado, independentemente do rótulo.

Principais conclusões

A contabilidade em fideicomisso é o ponto onde a regulamentação e as boas operações apontam na mesma direção, e o essencial cabe em cinco linhas.

• A obrigatoriedade da contabilidade em fideicomisso depende do seu estado e, frequentemente, do estatuto da sua licença; verifique as regras da comissão imobiliária do seu estado, não um artigo de blogue.
• Muitos gestores adotam-na voluntariamente porque a separação produz contas mais limpas, fechos mais rápidos e proprietários que confiam nos números.
• A mistura de fundos acontece geralmente por desvio de configuração e não por intenção, por isso faça da conta correta o destino predefinido para cada pagamento.
• A estrutura viável em escala é uma conta de fideicomisso com livros auxiliares por proprietário, além de uma conta operacional separada, gerida num software concebido para o efeito.
• Prove-o mensalmente com a reconciliação de três vias: o saldo bancário ajustado, o livro auxiliar de fideicomisso e a soma dos livros auxiliares dos proprietários devem coincidir exatamente.
• Este artigo é informação geral para operadores dos EUA e as regras variam por estado; confirme as suas obrigações com um profissional licenciado no seu estado.