ملخص سريع
نادرًا ما يسير الانتقال من نظام إدارة ممتلكات (PMS) إلى آخر بالطريقة التي يخشاها مديرو العقارات. تبقى القوائم والحجوزات والمدفوعات سليمة خلال عملية الانتقال. تتبع Airbnb و Vrbo و Booking.com والحجوزات المباشرة عملية محددة، ومعظمها مؤتمت أو موجه. يبقى نظام إدارة الممتلكات القديم نشطًا خلال فترة تداخل قصيرة، بحيث يستمر العمل. يتعامل أخصائيو الإعداد مع الخطوات عالية المخاطر في الوقت الفعلي، وعادة ما تكون لحظة ”الانطلاق“ إجراءً يستغرق دقيقتين. يعرف المديرون القادمون من نظام إدارة ممتلكات آخر بالفعل كيفية عمل الأنظمة، مما يسرع عملية التبديل ولا يبطئها.
قد يبدو الانتقال من نظام إدارة ممتلكات إلى آخر أمرًا شاقًا، خاصة عندما تكون بالفعل تدير الحجوزات واتصالات الضيوف وقنوات متعددة. في Hostfully، نسمع هذا القلق دائمًا من مديري العقارات الذين يفكرون في الانتقال.
لكن الحقيقة هي: الأمر ليس معقدًا كما يبدو. ففي كل يوم، يساعد أخصائيو الإعداد لدينا مديري الإيجارات قصيرة الأجل على إتمام الانتقال بسلاسة، دون فقدان الحجوزات أو المدفوعات أو راحة البال.
أنت وحدك من يحدد متى يحين وقت تبديل برنامج الإيجارات لقضاء العطلات الخاص بك، ولكن إذا كنت تتردد لأن التغيير يبدو مرهقًا للغاية، فهذا هو التأكيد الذي تحتاجه: التبديل من نظام إدارة ممتلكات آخر لا يجب أن يكون صعبًا، وبالتأكيد لا يجب أن يكون مخيفًا.
لماذا يشعر مديرو العقارات بالقلق بشأن تبديل مزودي أنظمة إدارة الممتلكات؟
عادة ما يعود الخوف إلى شيء واحد: تعطيل العمل الجاري. يقلق مديرو العقارات بشأن فقدان الحجوزات في منتصف عملية الانتقال، أو قطع اتصالات القنوات خلال موسم الذروة، أو فرض رسوم مضاعفة على الضيوف، أو قضاء أسابيع من التوقف بينما يتم تهيئة منصة جديدة.
هذه المخاوف معقولة. فنظام إدارة الممتلكات هو العمود الفقري التشغيلي لأعمال الإيجارات قصيرة الأجل. إذا تعطل أو فقد البيانات، يتوقف العمل. لكن الآليات الفعلية للتبديل، بمجرد عرضها، تكون أكثر تحكمًا مما يتوقعه معظم المديرين. الانتقال تسلسلي، ويبقى النظام القديم نشطًا أثناء الإعداد، ويتواجد أخصائي الإعداد على الخط لكل خطوة عالية المخاطر. معرفة ما يفعله نظام إدارة الممتلكات يوميًا يمنحك بالفعل ميزة في فهم عملية التبديل.
ما هي أكبر الخرافات حول الانتقال إلى نظام إدارة ممتلكات جديد؟
تتسبب أربعة افتراضات في قلق أكثر مما ينبغي. ينهار كل منها بمجرد فهم كيفية عمل عملية الترحيل بالفعل.
1. بعض التداخل في نظام إدارة الممتلكات هو إجراء أمان قياسي
أحد أكبر المفاهيم الخاطئة هو أنه عند التسجيل في Hostfully، يجب عليك إلغاء نظام إدارة الممتلكات الحالي أو مدير القنوات على الفور. هذا ليس هو الحال. في الواقع، يتطلب التبديل فترة قصيرة من التداخل حتى يتم إعداد حسابك في Hostfully بالكامل وتشغيله. هذا ينطبق على أي مدير قنوات أو تبديل نظام إدارة ممتلكات، ويجب أن يوفر بعض راحة البال.
على الرغم من أن لا أحد يحب الدفع مقابل مجموعتين من البرامج في وقت واحد، إلا أن إبقاء كلا المنصتين نشطتين أثناء الانتقال يمنحك مساحة للتنفس. يمكنك الاستمرار في إدارة الحجوزات ورسائل الضيوف في نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك أثناء إعداد حسابك في Hostfully. لا توتر، لا توقف. يمكنك اختيار مدى سرعة فترة التداخل.
نوصي بالاطلاع على سياسة الإلغاء الخاصة بنظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك والتخطيط لترحيلك وفقًا لذلك. بمجرد معرفة السياسة والإطار الزمني الخاص بك، يمكننا مساعدتك خلال العملية.
2. لن تفقد قوائمك أو حجوزاتك
خوف شائع آخر هو فقدان الحجوزات الحالية أو الاضطرار إلى إعادة بناء القوائم من الصفر. لا يحدث أي منهما. إليك كيفية التعامل مع كل قناة أثناء التبديل:
| القناة | القوائم | الحجوزات | الجهد المطلوب |
|---|---|---|---|
| Airbnb | يتم استيرادها تلقائيًا (الأوصاف، الصور، وسائل الراحة) | تنتقل عند الانطلاق | فصل وإعادة اتصال لمدة دقيقتين |
| Booking.com | يتم استيرادها عبر اتصال القناة | تنتقل عند الانطلاق | بإرشاد من أخصائي |
| Vrbo | نقل يدوي بدعم من أخصائي | نقل يدوي، لا فقدان للبيانات | خطوة بخطوة مع الإعداد |
| الحجوزات المباشرة | يتم بناؤها أو استيرادها إلى Hostfully | نقل يدوي | خطوة بخطوة مع الإعداد |
ملاحظة حول جزء Airbnb: تسمح Airbnb باتصال واحد فقط بنظام إدارة الممتلكات في كل مرة، لذلك ستفصل لفترة وجيزة عن نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك، وتستورد قوائمك إلى Hostfully، ثم تعيد ربط نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك حتى تصبح جاهزًا للانطلاق. قبل فصل نظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك عن Airbnb، تأكد من معرفة كيفية إعادة ربطه. تواصل مع نظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك إذا كنت غير متأكد، حيث يمكنهم تأكيد عمليتهم. تستغرق هذه الخطوة بضع دقائق على الأكثر ولا تقوم بإلغاء تنشيط قوائمك.
تبقى الحجوزات سليمة خلال كل هذا. يمكن إدارة المدفوعات والودائع الجزئية (مثل الدفعات المسبقة بنسبة 50%) حتى لا تفقد تتبعها. لدى فريق الدعم لدينا عمليات للتعامل مع هذا، وهو جزء طبيعي من كل عملية تبديل. لا يتوقف عملك، وبالنسبة للضيوف، لا يبدو أي شيء في عمليتك مختلفًا.
3. القدوم من نظام إدارة ممتلكات آخر هو ميزة، وليس عيبًا
إذا كنت قد استخدمت بالفعل نظام إدارة ممتلكات آخر، فأنت متقدم في اللعبة. أنت تعرف كيف تعمل أنظمة إدارة الممتلكات، مما يجعل الانتقال إلى Hostfully أكثر سلاسة، وليس أصعب. أنت تفهم بالفعل الفرق بين مدير القنوات ونظام إدارة الممتلكات الكامل، وتعرف ما الذي تبحث عنه عند إعداد العقارات، وقد بنيت بالفعل العادات التشغيلية التي تدعمها المنصة. منصتنا بديهية ومرنة، لذلك يقوم معظم المديرين باستيراد العقارات بسرعة ويتقنون سير العمل الكامل في غضون أسبوعهم الأول.
4. فريق الإعداد لدينا يقوم بذلك كل يوم
ربما تكون هذه هي النقطة الأكثر أهمية. لقد ساعدنا آلاف العملاء على الانتقال من أنظمة إدارة ممتلكات أخرى. أخصائيو الإعداد لدينا مدربون خصيصًا على مساعدة العملاء في الانتقال. لقد عملنا مع مديري عقارات يستخدمون قناة واحدة فقط وآخرين لديهم عشر قنوات. لقد ساعدنا عملاء لديهم قائمة واحدة وآخرين لديهم المئات.
بغض النظر عن وضعك الخاص، نحن نتفهم هذه الانتقالات. نحن نعرف نقاط الألم الشائعة ويمكننا التعاطف مع القلق. نجاحنا يعتمد على نجاحك. عند الانتقال إلى Hostfully، سيكون لديك دائمًا شخص لـ:
- يؤكد لك أن ما تمر به طبيعي
- يرشدك خطوة بخطوة أثناء الإعداد والانطلاق
- يجيب على الأسئلة الشائعة مثل: ماذا يحدث لمدفوعاتي؟ كيف أعيد ربط Airbnb؟ متى يجب أن ألغي نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بي؟
سارة آدامز، مديرة الإعداد العليا في Hostfully
”نقوم بتبديل الأشخاص من أنظمة إدارة ممتلكات أخرى كل يوم. قد يبدو الأمر مخيفًا أو مرعبًا، ولكن بمجرد رؤية العملية في العمل، ستدرك أنها بسيطة جدًا في الواقع. بالإضافة إلى ذلك، سيكون لديك عضو فريق مخصص على الخط يرشدك خلالها.“ تواصل مع سارة على LinkedIn
كيف يعمل ترحيل مدير القنوات بالفعل؟
جزء مدير القنوات هو ما يقلق معظم المديرين أكثر من غيره، لأنه النسيج الرابط بين نظام إدارة الممتلكات الخاص بك ووكالات السفر عبر الإنترنت التي تأتي منها حجوزاتك. ترحيله لا يعني قطع تلك الاتصالات؛ بل يعني نقلها، قناة تلو الأخرى، مع بقاء نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك نشطًا كشبكة أمان.
إليك ترتيب العمليات الذي يتبعه معظم المديرين عند ترحيل مدير القنوات إلى Hostfully:
- ابقَ متصلاً بمدير القنوات / نظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك. تستمر الحجوزات في التدفق. يستمر التواصل مع الضيوف في العمل. لا شيء يتعطل.
- قم بإعداد Hostfully بالتوازي. أضف العقارات والرسوم والضرائب والسياسات ومعالجة الدفع داخل Hostfully بينما يتعامل نظامك القديم مع العمليات الجارية.
- استورد كل قناة بالتسلسل. تتطلب Airbnb خطوة الفصل وإعادة الاتصال الموجزة المذكورة أعلاه. تتصل Booking.com من خلال تدفقها الأصلي. يتم نقل Vrbo والحجوزات المباشرة يدويًا بدعم من أخصائي.
- اختبر قبل الانطلاق. تأكد من أن الأسعار والتقويمات والتوافر تبدو صحيحة في Hostfully قبل التبديل النهائي.
- قم بالتبديل مع أخصائي على الخط. عملية التبديل الفعلية تستغرق بضع دقائق. من تلك النقطة، يتولى Hostfully إدارة القنوات ويتم إلغاء نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك وفقًا لسياسته.
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية مقارنة إعدادك الحالي، فإن مقارنة مديري القنوات الرائدين جنبًا إلى جنب يمكن أن يساعدك على فهم ما يهدف إليه الترحيل.
كيف تبدو عملية الانتقال الفعلية، خطوة بخطوة؟
ينقسم التبديل الكامل إلى خمس مراحل. يمر معظم المديرين بها في غضون أسبوعين إلى أربعة أسابيع، على الرغم من أن الوتيرة تحددها أنت بالكامل.
| المرحلة | ماذا يحدث |
|---|---|
| 1. موارد الإعداد | الوصول إلى مكتبة الإعداد الكاملة لدينا، بما في ذلك ساعات العمل اليومية التي يقودها أخصائيو الإعداد وساعات عمل مخصصة للأسئلة والأجوبة. عرض الموارد. |
| 2. استيراد العقارات | افصل Airbnb عن نظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك، واستورد تلقائيًا قوائم Airbnb وقوائم القنوات الأخرى إلى Hostfully، ثم أعد ربط Airbnb بنظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بك حتى تصبح جاهزًا للانطلاق. هذه الخطوة لا تقوم بإلغاء تنشيط أي قوائم. |
| 3. تهيئة الإعدادات | أضف الرسوم والضرائب والسياسات وربط معالجات الدفع. هذه القائمة المرجعية توضح التسلسل. |
| 4. مكالمات أخصائي الإعداد | احجز مكالمة فردية واحدة على الأقل. يرشدك أخصائيك خلال عملية الفصل عن نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك والتبديل إلى Hostfully. التبديل الفعلي هو خطوة تستغرق دقيقتين، ولن تقوم بها بمفردك أو قبل أن تكون مستعدًا. |
| 5. الدعم المستمر | ساعات عمل يومية، دعم عملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مجموعة Hostfully Users على Facebook، دروس فيديو من Hostfully University، ومقالات مساعدة متاحة متى احتجت إليها. |
كل خطوة لها بديل. إذا لم يبدو شيء صحيحًا، فإن نظام إدارة الممتلكات القديم لا يزال يعمل، وحجوزاتك لا تزال سليمة، وأخصائيك على الخط.
متى يجب عليك إلغاء نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك؟
ليس قبل أن يصبح Hostfully يعمل بالكامل وتكون قد شاهدت تدفق حجز كامل واحد على الأقل يمر من البداية إلى النهاية. يعتمد توقيت الإلغاء على سياسة مزودك القديم، لذا تحقق من ذلك أولاً. ينتظر معظم المديرين حتى يتأكدوا من:
- جميع القنوات متصلة وتسحب الحجوزات بشكل صحيح
- الأسعار والتوافر تتم مزامنتها كما هو متوقع
- المدفوعات والمدفوعات تتم معالجتها من خلال Hostfully
- تواصل الضيوف والأتمتة والقوالب تعمل
بمجرد التحقق من هذه المربعات الأربعة، يمكنك بثقة إنهاء فترة التداخل وإلغاء الاشتراك القديم.
الأسئلة الشائعة حول تبديل نظام إدارة الممتلكات
كم يستغرق التبديل إلى نظام إدارة ممتلكات جديد؟
يكمل معظم مديري العقارات عملية التبديل في غضون أسبوعين إلى أربعة أسابيع، لكن الجدول الزمني مرن ويعتمد على حجم المحفظة، وعدد القنوات، ومقدار التداخل الذي تريده مع نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك. يمكن للمحافظ الأصغر التي تحتوي على قناة أو قناتين أن تبدأ العمل في أقل من أسبوع. عادة ما تستغرق العمليات الكبيرة متعددة القنوات من ثلاثة إلى أربعة أسابيع للتهيئة والاختبار الشامل قبل التبديل.
هل سأفقد أي حجوزات أو طلبات حجز خلال عملية الترحيل؟
لا. يتم الاحتفاظ بالحجوزات الحالية خلال عملية الانتقال. تنتقل حجوزات Airbnb و Booking.com تلقائيًا عند الانطلاق. تتطلب حجوزات Vrbo والحجوزات المباشرة نقلًا يدويًا موجزًا، لكن أخصائي الإعداد الخاص بك يرشدك خلالها حتى لا تفقد أي بيانات. كما يتم الاحتفاظ بالمدفوعات والودائع الجزئية وجداول الدفع.
هل يمكنني إبقاء نظام إدارة الممتلكات الحالي الخاص بي يعمل أثناء إعداد Hostfully؟
نعم، وهذا هو النهج الموصى به. بعض التداخل بين نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك و Hostfully هو إجراء أمان قياسي. يبقى نظامك القديم نشطًا ويتعامل مع الحجوزات الجارية بينما تقوم بتهيئة Hostfully بالتوازي. بمجرد إعداد Hostfully واختباره وتشغيله، يمكنك إلغاء اشتراكك القديم وفقًا لسياسته.
ماذا يحدث لقوائم Airbnb الخاصة بي عندما أقوم بالتبديل؟
يستورد Hostfully قوائم Airbnb الخاصة بك مباشرة، بما في ذلك الأوصاف والصور ووسائل الراحة والأسعار. نظرًا لأن Airbnb تسمح باتصال واحد فقط بنظام إدارة الممتلكات في كل مرة، فإنك تفصل لفترة وجيزة عن نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك، وتستورد إلى Hostfully، ثم تعيد ربط نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك حتى تصبح جاهزًا للانطلاق. تستغرق خطوة الفصل بضع دقائق ولا تزيل أو تلغي تنشيط أي قائمة.
هل أحتاج إلى مهارات تقنية للتبديل إلى نظام إدارة ممتلكات جديد؟
لا. ينتقل مديرو العقارات الذين ليس لديهم خلفية تقنية إلى Hostfully كل يوم. تم بناء المنصة للمشغلين، وليس للمطورين، ويتم توجيه عملية الترحيل بواسطة أخصائي إعداد يتعامل مع الخطوات عالية المخاطر في الوقت الفعلي. إذا كنت قد استخدمت بالفعل نظام إدارة ممتلكات مختلفًا، فأنت تعرف ما يكفي لإجراء الانتقال بسلاسة.
ماذا لو حدث خطأ ما أثناء التبديل؟
يبقى نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك نشطًا خلال عملية الانتقال بأكملها، مما يعني أن لديك دائمًا بديلًا يعمل. إذا بدا شيء غير صحيح في Hostfully قبل الانطلاق، فإنك ببساطة تستمر في العمل على نظامك القديم حتى يتم حل المشكلة. بمجرد الانطلاق، يتوفر دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وساعات العمل اليومية لأي مشكلة.
أهم النقاط المستفادة
- بعض التداخل بين نظام إدارة الممتلكات القديم الخاص بك و Hostfully هو أمر قياسي ومقصود، وليس علامة على وجود خطأ ما.
- تظل القوائم والحجوزات والمدفوعات والودائع الجزئية جميعها سليمة خلال عملية الانتقال دون فقدان للبيانات.
- تتم عمليات ترحيل Airbnb و Booking.com بشكل آلي إلى حد كبير؛ أما Vrbo والحجوزات المباشرة فهي يدوية ولكنها موجهة.
- لحظة الانطلاق الفعلية هي خطوة تستغرق دقيقتين، ويتواجد أخصائي إعداد على الخط من أجلها.
- إذا كنت قد استخدمت نظام إدارة ممتلكات آخر من قبل، فلديك بالفعل الخبرة التي تحتاجها للتبديل بسلاسة.
للمزيد من القراءة التقنية المتعمقة:
- دليل خطوة بخطوة لتبديل منصات نظام إدارة الممتلكات
- استيراد قوائم Airbnb عند الاتصال حاليًا بنظام إدارة ممتلكات آخر
- كيفية فصل قناة Airbnb (مفيد لفهم العملية العكسية)
شاهد كيف يبدو التبديل إلى Hostfully بالفعل
اطلع على عملية الترحيل مع شخص قام بها آلاف المرات، وشاهد نظام إدارة الممتلكات الكامل في العمل مع وضع حالة استخدامك الخاصة في الاعتبار. احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق المبيعات لدينا أو استكشف مجموعة ميزات Hostfully PMS الكاملة.
