Samenvatting
De overstap van het ene property management system naar het andere verloopt zelden zoals vastgoedbeheerders vrezen. Advertenties, reserveringen en betalingen blijven intact tijdens de overgang. Airbnb, Vrbo, Booking.com en directe boekingen volgen elk een gedefinieerd proces, dat grotendeels geautomatiseerd of begeleid is. Het oude PMS blijft actief tijdens een korte overlapperiode, zodat de bedrijfsvoering doorgaat. Onboarding-specialisten nemen de risicovolle stappen in realtime voor hun rekening en het moment van de livegang is doorgaans een actie van twee minuten. Beheerders die van een ander PMS komen, weten al hoe de systemen werken, wat de overstap versnelt in plaats van vertraagt.
De sprong wagen van het ene property management system naar het andere kan ontmoedigend aanvoelen, vooral wanneer u al bezig bent met het beheren van boekingen, gastcommunicatie en meerdere kanalen. Bij Hostfully horen we deze bezorgdheid voortdurend van vastgoedbeheerders die een overstap overwegen.
Maar de waarheid is: het is lang niet zo ingewikkeld als het lijkt. Elke dag helpen onze onboarding-specialisten beheerders van kortetermijnverhuur om de overgang soepel te laten verlopen, zonder verlies van reserveringen, betalingen of nachtrust.
Alleen u kunt bepalen wanneer het tijd is om uw vakantieverhuursoftware te vervangen, maar als u wacht omdat de verandering te overweldigend lijkt, is dit de geruststelling die u nodig heeft: overstappen van een ander PMS hoeft niet moeilijk te zijn, en het hoeft zeker niet eng te zijn.
Waarom zijn vastgoedbeheerders nerveus over het overstappen van PMS-provider?
De angst komt meestal neer op één ding: verstoring van een lopend bedrijf. Vastgoedbeheerders maken zich zorgen over het verliezen van reserveringen tijdens de overgang, het verbreken van kanaalverbindingen tijdens het hoogseizoen, het dubbel factureren van gasten of wekenlange downtime terwijl een nieuw platform wordt geconfigureerd.
Die angsten zijn begrijpelijk. Een PMS is de operationele ruggengraat van een kortetermijnverhuurbedrijf. Als het uitvalt of gegevens verliest, stopt de bedrijfsvoering. Maar de feitelijke mechanica van het overstappen zijn, zodra u ze voor u ziet, veel gecontroleerder dan de meeste beheerders verwachten. De overgang is sequentieel, het oude systeem blijft actief tijdens de installatie en een onboarding-specialist is bereikbaar voor elke cruciale stap. Weten wat een PMS dagelijks doet geeft u al een voorsprong bij het begrijpen van de overstap.
Wat zijn de grootste mythes over het overstappen naar een nieuw PMS?
Vier aannames veroorzaken meer angst dan nodig is. Elk van deze valt in duigen zodra u begrijpt hoe de migratie daadwerkelijk werkt.
1. Een periode van PMS-overlap is een standaard veiligheidsmaatregel
Een van de grootste misvattingen is dat u, wanneer u zich aanmeldt bij Hostfully, onmiddellijk uw huidige PMS of channel manager moet opzeggen. Dat is niet het geval. In feite vereist de overstap een korte periode van overlap totdat uw Hostfully-account volledig is ingesteld en live is. Dit geldt voor elke overstap van channel manager of PMS en zou u enige gemoedsrust moeten geven.
Hoewel niemand graag voor twee softwarepakketten tegelijk betaalt, geeft het actief houden van beide platforms tijdens de overgang u ademruimte. U kunt doorgaan met het beheren van boekingen en berichten van gasten in uw oude PMS terwijl u uw Hostfully-account voorbereidt. Geen stress, geen downtime. U kiest zelf hoe snel de overlapperiode verloopt.
Wij raden u aan het opzeggingsbeleid van uw huidige PMS te raadplegen en uw migratie dienovereenkomstig te plannen. Zodra u het beleid en uw tijdsbestek kent, kunnen wij u door het proces helpen.
2. U verliest uw advertenties of reserveringen niet
Een andere veelvoorkomende angst is het verliezen van bestaande reserveringen of het helemaal opnieuw moeten opbouwen van advertenties. Geen van beide gebeurt. Hier ziet u hoe elk kanaal wordt afgehandeld tijdens de overstap:
| Kanaal | Advertenties | Reserveringen | Benodigde inspanning |
|---|---|---|---|
| Airbnb | Automatisch geïmporteerd (beschrijvingen, foto’s, voorzieningen) | Worden overgezet bij livegang | 2 minuten ontkoppelen + opnieuw koppelen |
| Booking.com | Geïmporteerd via kanaalverbinding | Worden overgezet bij livegang | Begeleid door specialist |
| Vrbo | Handmatige overdracht met ondersteuning van specialist | Handmatige overdracht, geen gegevensverlies | Stapsgewijs met onboarding |
| Directe boekingen | Gebouwd in of geïmporteerd naar Hostfully | Handmatige overdracht | Stapsgewijs met onboarding |
Een opmerking over het Airbnb-gedeelte: Airbnb staat slechts één PMS-verbinding tegelijk toe, dus u zult de verbinding met uw oude PMS kortstondig verbreken, uw advertenties in Hostfully importeren en vervolgens uw oude PMS opnieuw koppelen totdat u klaar bent om live te gaan. Voordat u uw huidige PMS loskoppelt van Airbnb, moet u ervoor zorgen dat u weet hoe u deze opnieuw moet koppelen. Neem contact op met uw huidige PMS-aanbieder als u het niet zeker weet, aangezien zij hun proces kunnen bevestigen. Deze stap duurt hooguit een paar minuten en deactiveert uw advertenties niet.
Reserveringen blijven tijdens dit alles intact. Betalingen en gedeeltelijke aanbetalingen (zoals vooruitbetalingen van 50%) kunnen worden beheerd, zodat u het overzicht niet verliest. Ons supportteam heeft processen om dit af te handelen, en het is een normaal onderdeel van elke overstap. Uw bedrijf stopt niet en voor gasten ziet er niets anders uit aan uw bedrijfsvoering.
3. Komen van een ander PMS is een voordeel, geen nadeel
Als u al een ander PMS heeft gebruikt, heeft u een voorsprong. U weet hoe property management systems werken, wat de overgang naar Hostfully soepeler maakt, niet moeilijker. U begrijpt al het verschil tussen een channel manager en een volledig PMS, u weet waar u op moet letten bij het instellen van accommodaties en u heeft de operationele gewoonten die het platform ondersteunt al ontwikkeld. Ons platform is intuïtief en flexibel, waardoor de meeste beheerders accommodaties snel importeren en de volledige workflow binnen hun eerste week onder de knie hebben.
4. Ons onboarding-team doet dit elke dag
Dit is misschien wel het belangrijkste punt. We hebben duizenden klanten geholpen bij de overstap van andere PMS-systemen. Onze onboarding-specialisten zijn specifiek getraind in het begeleiden van klanten bij de overgang. We hebben gewerkt met vastgoedbeheerders die slechts één kanaal gebruiken en anderen met tien. We hebben klanten geholpen met één advertentie en anderen met honderden.
Ongeacht uw specifieke situatie begrijpen wij deze overgangen. We kennen de veelvoorkomende knelpunten en kunnen ons inleven in de onzekerheid. Ons succes hangt af van dat van u. Bij de overstap naar Hostfully heeft u altijd iemand om:
- U gerust te stellen dat wat u ervaart normaal is
- U stapsgewijs te begeleiden tijdens de installatie en livegang
- Veelgestelde vragen te beantwoorden zoals: Wat gebeurt er met mijn betalingen? Hoe koppel ik Airbnb opnieuw? Wanneer moet ik mijn oude PMS opzeggen?
Sarah Adams, Senior Onboarding Manager bij Hostfully
“We helpen elke dag mensen bij de overstap van andere PMS-systemen. Het klinkt misschien eng of intimiderend, maar zodra u het proces in actie ziet, zult u beseffen dat het eigenlijk vrij eenvoudig is. Bovendien staat uw toegewezen teamlid voor u klaar om u er doorheen te loodsen.” Maak contact met Sarah op LinkedIn
Hoe werkt de migratie van de channel manager daadwerkelijk?
Het gedeelte van de channel manager is waar de meeste beheerders zich de meeste zorgen over maken, omdat het de verbindende schakel is tussen uw PMS en de OTA’s waar uw boekingen vandaan komen. Het migreren ervan betekent niet dat die verbindingen worden verbroken; het betekent dat ze worden verplaatst, kanaal voor kanaal, terwijl uw oude PMS nog steeds live is als vangnet.
Hier is de volgorde van handelingen die de meeste beheerders volgen bij het migreren van een channel manager naar Hostfully:
- Blijf verbonden met uw huidige channel manager / PMS. Boekingen blijven binnenstromen. Gastcommunicatie blijft werken. Niets gaat kapot.
- Stel Hostfully parallel in. Voeg accommodaties, toeslagen, belastingen, beleidsregels en betalingsverwerking toe in Hostfully terwijl uw oude systeem de lopende zaken afhandelt.
- Importeer elk kanaal achtereenvolgens. Airbnb vereist de hierboven beschreven korte stap van ontkoppelen en opnieuw koppelen. Booking.com maakt verbinding via de eigen flow. Vrbo en directe boekingen worden handmatig overgezet met ondersteuning van een specialist.
- Testen voor de livegang. Bevestig dat prijzen, kalenders en beschikbaarheid er correct uitzien in Hostfully voor de definitieve overstap.
- Zet de knop om terwijl uw specialist stand-by staat. De feitelijke omschakeling duurt enkele minuten. Vanaf dat moment neemt Hostfully het kanaalbeheer over en wordt uw oude PMS opgezegd volgens het geldende beleid.
Als u niet zeker weet hoe uw huidige configuratie zich verhoudt, kan het bekijken van de toonaangevende channel managers naast elkaar u helpen begrijpen waar de migratie u naartoe leidt.
Hoe ziet de feitelijke overgang er stap voor stap uit?
De volledige overstap is onderverdeeld in vijf fasen. De meeste beheerders doorlopen deze in twee tot vier weken, hoewel het tempo volledig door u wordt bepaald.
| Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|
| 1. Onboarding-bronnen | Krijg toegang tot onze volledige onboarding-bibliotheek, inclusief dagelijkse inloopuren onder leiding van onboarding-specialisten en speciale Q&A-sessies. Bekijk bronnen. |
| 2. Accommodaties importeren | Ontkoppel Airbnb van uw huidige PMS, importeer automatisch uw Airbnb- en andere kanaaladvertenties in Hostfully en koppel Airbnb vervolgens opnieuw aan uw huidige PMS totdat u klaar bent om live te gaan. Deze stap deactiveert geen enkele advertentie. |
| 3. Instellingen configureren | Voeg toeslagen, belastingen en beleidsregels toe en koppel betalingsverwerkers. Deze checklist doorloopt de volgorde. |
| 4. Gesprekken met onboarding-specialist | Reserveer ten minste één één-op-één gesprek. Uw specialist begeleidt u bij het loskoppelen van uw oude PMS en het overstappen naar Hostfully. De feitelijke overstap is een stap van 2 minuten, en u doet dit niet alleen of voordat u er klaar voor bent. |
| 5. Doorlopende ondersteuning | Dagelijkse inloopuren, 24/7 klantenservice, een Hostfully Users Facebook-groep, Hostfully University-videotutorials en helpartikelen zijn beschikbaar wanneer u ze nodig heeft. |
Elke stap heeft een vangnet. Als iets er niet goed uitziet, draait het oude PMS nog steeds, zijn uw reserveringen nog intact en staat uw specialist voor u klaar.
Wanneer moet u uw oude PMS opzeggen?
Pas wanneer Hostfully volledig live is en u ten minste één volledige boekingsflow van begin tot eind heeft zien doorkomen. Het moment van opzegging hangt af van het beleid van uw oude provider, dus controleer dat eerst. De meeste beheerders wachten tot ze hebben bevestigd dat:
- Alle kanalen zijn verbonden en reserveringen correct binnenhalen
- Prijzen en beschikbaarheid synchroniseren zoals verwacht
- Betalingen en uitbetalingen worden verwerkt via Hostfully
- Gastcommunicatie, automatiseringen en sjablonen werken
Zodra deze vier vakjes zijn aangevinkt, kunt u met een gerust hart de overlapperiode beëindigen en het oude abonnement opzeggen.
Veelgestelde vragen over het overstappen van PMS
Hoe lang duurt het om over te stappen naar een nieuw PMS?
De meeste vastgoedbeheerders voltooien de overstap in twee tot vier weken, maar de tijdlijn is flexibel en hangt af van de omvang van de portefeuille, het aantal kanalen en hoeveel overlap u wilt met uw oude PMS. Kleinere portefeuilles met één of twee kanalen kunnen in minder dan een week live gaan. Grotere operaties met meerdere kanalen hebben doorgaans drie tot vier weken nodig om alles grondig te configureren en te testen voor de omschakeling.
Verlies ik reserveringen of boekingen tijdens de migratie?
Nee. Bestaande reserveringen blijven behouden tijdens de overgang. Reserveringen van Airbnb en Booking.com worden automatisch overgezet wanneer u live gaat. Voor Vrbo en directe boekingen is een korte handmatige overdracht vereist, maar uw onboarding-specialist begeleidt u daarbij, zodat er geen gegevens verloren gaan. Betalingen, gedeeltelijke aanbetalingen en uitbetalingsschema’s blijven ook behouden.
Kan ik mijn huidige PMS blijven gebruiken terwijl ik Hostfully instel?
Ja, en dat is ook de aanbevolen aanpak. Een periode van overlap tussen uw oude PMS en Hostfully is een standaard veiligheidsmaatregel. Uw oude systeem blijft actief en handelt lopende boekingen af terwijl u Hostfully parallel configureert. Zodra Hostfully is ingesteld, getest en live is, zegt u uw oude abonnement op volgens het geldende beleid.
Wat gebeurt er met mijn Airbnb-advertenties als ik overstap?
Hostfully importeert uw Airbnb-advertenties rechtstreeks, inclusief beschrijvingen, foto’s, voorzieningen en prijzen. Omdat Airbnb slechts één PMS-verbinding tegelijk toestaat, verbreekt u kortstondig de verbinding met uw oude PMS, importeert u in Hostfully en koppelt u vervolgens uw oude PMS opnieuw totdat u klaar bent om live te gaan. De ontkoppelstap duurt een paar minuten en verwijdert of deactiveert geen enkele advertentie.
Heb ik technische vaardigheden nodig om over te stappen naar een nieuw PMS?
Nee. Vastgoedbeheerders zonder technische achtergrond stappen elke dag over naar Hostfully. Het platform is gebouwd voor beheerders, niet voor ontwikkelaars, en de migratie wordt begeleid door een onboarding-specialist die de risicovolle stappen in realtime afhandelt. Als u al een ander PMS heeft gebruikt, weet u al genoeg om de overstap soepel te laten verlopen.
Wat als er iets misgaat tijdens de overstap?
Uw oude PMS blijft live tijdens de gehele overgang, wat betekent dat u altijd een werkend vangnet heeft. Als er iets niet klopt in Hostfully voor de livegang, blijft u gewoon op uw oude systeem werken totdat het is opgelost. Zodra u live bent, zijn 24/7 klantenservice en dagelijkse inloopuren beschikbaar voor elk probleem.
Belangrijkste punten
- Een periode van overlap tussen uw oude PMS en Hostfully is standaard en opzettelijk, geen teken dat er iets mis is.
- Advertenties, reserveringen, betalingen en gedeeltelijke aanbetalingen blijven allemaal behouden tijdens de overgang zonder gegevensverlies.
- Migraties van Airbnb en Booking.com zijn grotendeels geautomatiseerd; Vrbo en directe boekingen zijn handmatig maar begeleid.
- Het feitelijke moment van livegang is een stap van twee minuten, waarbij een onboarding-specialist stand-by staat.
- Als u eerder een ander PMS heeft gebruikt, heeft u al de ervaring die nodig is om soepel over te stappen.
Voor meer technische informatie:
- Stapsgewijze gids voor het overstappen van PMS-platform
- Airbnb-advertenties importeren wanneer u momenteel verbonden bent met een ander PMS
- Hoe een Airbnb-kanaal te ontkoppelen (nuttig om het omgekeerde proces te begrijpen)
Zie hoe de overstap naar Hostfully er daadwerkelijk uitziet
Doorloop de migratie met iemand die het al duizenden keren heeft gedaan, en zie het volledige PMS in actie met uw eigen praktijksituatie in gedachten. Boek een demo met ons verkoopteam of verken de volledige Hostfully PMS-functieset.
