Mudar o seu PMS não tem de perturbar o seu negócio

Dar o salto de um sistema de gestão de propriedades para outro pode parecer intimidante, especialmente quando já está a gerir reservas, comunicações com hóspedes e múltiplos canais. Na Hostfully, ouvimos esta preocupação constantemente da parte de gestores de propriedades que avaliam uma mudança.

Mas a verdade é que não é nem de perto tão complicado como parece. Todos os dias, os nossos Especialistas de Onboarding ajudam short-term rental managers a fazer a transição de forma suave, sem perder reservas, pagamentos ou o sono.

Apenas o utilizador pode determinar quando é altura de mudar o seu software de alojamento local, mas se está a hesitar porque a mudança parece demasiado avassaladora, aqui tem a tranquilidade de que precisa: mudar de outro PMS não tem de ser difícil e, definitivamente, não tem de ser assustador.

Porque é que os gestores de propriedades ficam nervosos com a mudança de fornecedores de PMS?

O receio resume-se geralmente a uma coisa: a interrupção de um negócio ativo. Os gestores de propriedades preocupam-se em perder reservas a meio da transição, quebrar as ligações aos canais durante a época alta, cobrar duas vezes aos hóspedes ou enfrentar semanas de inatividade enquanto uma nova plataforma é configurada.

Esses receios são razoáveis. Um PMS é a espinha dorsal operacional de um negócio de alojamento local. Se falhar ou perder dados, o negócio para. Mas a mecânica real da mudança, uma vez apresentada, é muito mais controlada do que a maioria dos gestores espera. A transição é sequencial, o sistema antigo permanece ativo durante a configuração e um especialista de onboarding acompanha cada passo crítico. Saber o que um PMS faz no dia a dia já lhe dá uma vantagem na compreensão da mudança.

Quais são os maiores mitos sobre a mudança para um novo PMS?

Quatro pressupostos causam mais ansiedade do que deveriam. Cada um deles desmorona-se assim que se compreende como a migração realmente funciona.

1. Alguma sobreposição de PMS é uma salvaguarda padrão

Um dos maiores equívocos é que, ao registar-se na Hostfully, tem de cancelar imediatamente o seu PMS atual ou gestor de canais. Não é o caso. Na verdade, a mudança requer um curto período de sobreposição até que a sua conta Hostfully esteja totalmente configurada e ativa. Isto aplica-se a qualquer mudança de gestor de canais ou PMS e deve proporcionar alguma paz de espírito.

Embora ninguém goste de pagar por dois softwares ao mesmo tempo, manter ambas as plataformas ativas durante a transição dá-lhe margem de manobra. Pode continuar a gerir reservas e mensagens de hóspedes no seu antigo PMS enquanto prepara a sua conta Hostfully. Sem stress, sem tempo de inatividade. Pode escolher a rapidez com que o período de sobreposição avança.

Recomendamos que consulte a política de cancelamento do seu PMS atual e planeie a sua migração em conformidade. Assim que conhecer a política e o seu prazo, poderemos ajudá-lo no processo.

2. Não perderá os seus anúncios nem as suas reservas

Outro receio comum é perder reservas existentes ou ter de recriar os anúncios do zero. Nada disso acontece. Eis como cada canal é tratado durante a mudança:

Canal	Anúncios	Reservas	Esforço necessário
Airbnb	Importados automaticamente (descrições, fotos, comodidades)	Transferidos ao entrar em funcionamento	2 minutos para desligar + ligar
Booking.com	Importados através da ligação do canal	Transferidos ao entrar em funcionamento	Guiado por um especialista
Vrbo	Transferência manual com apoio de especialista	Transferência manual, sem perda de dados	Passo a passo com onboarding
Reservas diretas	Criadas ou importadas na Hostfully	Transferência manual	Passo a passo com onboarding

Uma nota sobre a Airbnb: a Airbnb apenas permite uma ligação de PMS de cada vez, pelo que irá desligar-se brevemente do seu antigo PMS, importar os seus anúncios para a Hostfully e, em seguida, voltar a ligar o seu antigo PMS até estar pronto para entrar em funcionamento. Antes de desligar o seu PMS atual da Airbnb, certifique-se de que sabe como voltar a ligá-lo. Contacte o seu PMS atual se tiver dúvidas, pois eles podem confirmar o processo. Este passo demora alguns minutos, no máximo, e não desativa os seus anúncios.

As reservas permanecem intactas durante tudo isto. Os pagamentos e depósitos parciais (como pré-pagamentos de 50%) podem ser geridos para que não perca o controlo. A nossa equipa de suporte tem processos para lidar com isto, e é uma parte normal de cada mudança. O seu negócio não para e, para os hóspedes, nada na sua operação parecerá diferente.

3. Vir de outro PMS é uma vantagem, não uma desvantagem

Se já utilizou outro PMS, está em vantagem. Já sabe como funcionam os sistemas de gestão de propriedades, o que torna a transição para a Hostfully mais suave, e não mais difícil. Já compreende a diferença entre um gestor de canais e um PMS completo, sabe o que procurar ao configurar propriedades e já criou os hábitos operacionais que a plataforma suporta. A nossa plataforma é intuitiva e flexível, pelo que a maioria dos gestores importa as propriedades rapidamente e domina todo o fluxo de trabalho na primeira semana.

4. A nossa equipa de Onboarding faz isto todos os dias

Este é talvez o ponto mais importante. Já ajudámos milhares de clientes a mudar de outros PMS. Os nossos Especialistas de Onboarding são especificamente formados para ajudar os clientes na transição. Já trabalhámos com gestores de propriedades que utilizam apenas um canal e outros com dez. Já ajudámos clientes com um anúncio e outros com centenas.

Independentemente da sua situação específica, compreendemos estas transições. Conhecemos os pontos de dor comuns e empatizamos com a ansiedade. O nosso sucesso depende do seu. Ao mudar para a Hostfully, terá sempre alguém para:

• Tranquilizá-lo de que o que está a experienciar é normal
• Guiá-lo passo a passo durante a configuração e a entrada em funcionamento
• Responder a perguntas frequentes como: O que acontece aos meus pagamentos? Como volto a ligar a Airbnb? Quando devo cancelar o meu antigo PMS?

Como funciona realmente a migração do gestor de canais?

A parte do gestor de canais é o que mais preocupa a maioria dos gestores, porque é o tecido conjuntivo entre o seu PMS e as OTAs de onde vêm as suas reservas. Migrá-lo não significa quebrar essas ligações; significa movê-las, um canal de cada vez, com o seu antigo PMS ainda ativo como rede de segurança.

Eis a ordem de operações que a maioria dos gestores segue ao migrar um gestor de canais para a Hostfully:

1. Mantenha-se ligado ao seu gestor de canais / PMS atual. As reservas continuam a entrar. A comunicação com os hóspedes continua a funcionar. Nada se quebra.
2. Configure a Hostfully em paralelo. Adicione propriedades, taxas, impostos, políticas e processamento de pagamentos dentro da Hostfully enquanto o seu sistema antigo trata do negócio ativo.
3. Importe cada canal sequencialmente. A Airbnb requer o breve passo de desligar e voltar a ligar descrito acima. A Booking.com liga-se através do seu fluxo nativo. A Vrbo e as reservas diretas são transferidas manualmente com apoio de um especialista.
4. Teste antes de entrar em funcionamento. Confirme que os preços, calendários e disponibilidade parecem corretos na Hostfully antes da mudança final.
5. Faça a mudança com o seu especialista em linha. A transição real demora alguns minutos. A partir desse momento, a Hostfully assume a gestão de canais e o seu antigo PMS é cancelado de acordo com a sua política.

Se não tiver a certeza de como a sua configuração atual se compara, analisar os principais gestores de canais lado a lado pode ajudá-lo a compreender para onde a migração o está a levar.

Como é a transição real, passo a passo?

A mudança completa divide-se em cinco fases. A maioria dos gestores percorre-as em duas a quatro semanas, embora o ritmo seja inteiramente definido por si.

Fase	O que acontece
1. Recursos de onboarding	Aceda à nossa biblioteca completa de onboarding, incluindo sessões diárias de esclarecimento lideradas por Especialistas de Onboarding e sessões dedicadas de Perguntas e Respostas. Ver recursos.
2. Importar propriedades	Desligue a Airbnb do seu PMS atual, importe automaticamente os seus anúncios da Airbnb e de outros canais para a Hostfully e, em seguida, volte a ligar a Airbnb ao seu PMS atual até estar pronto para entrar em funcionamento. Este passo não desativa quaisquer anúncios.
3. Definir configurações	Adicione taxas, impostos, políticas e ligue processadores de pagamentos. Esta lista de verificação percorre a sequência.
4. Chamadas com especialista de onboarding	Reserve pelo menos uma chamada individual. O seu especialista irá acompanhá-lo no processo de desligar o seu antigo PMS e mudar para a Hostfully. A mudança real é um passo de 2 minutos e não o fará sozinho nem antes de estar pronto.
5. Suporte contínuo	Sessões diárias de esclarecimento, suporte ao cliente 24/7, um grupo de Facebook para Utilizadores Hostfully, tutoriais em vídeo da Hostfully University e artigos de ajuda estão disponíveis sempre que precisar.

Cada passo tem uma alternativa de recurso. Se algo não parecer correto, o antigo PMS ainda está a funcionar, as suas reservas permanecem intactas e o seu especialista está em linha.

Quando deve cancelar o seu antigo PMS?

Não antes de a Hostfully estar totalmente ativa e de ter acompanhado pelo menos um fluxo de reserva completo de ponta a ponta. O momento do cancelamento depende da política do seu antigo fornecedor, por isso verifique-a primeiro. A maioria dos gestores aguarda até confirmar que:

• Todos os canais estão ligados e a receber reservas corretamente
• Os preços e a disponibilidade estão a sincronizar conforme esperado
• Os pagamentos e recebimentos estão a ser processados através da Hostfully
• A comunicação com os hóspedes, as automatizações e os modelos estão a funcionar

Assim que estes quatro pontos estiverem confirmados, pode terminar com confiança o período de sobreposição e cancelar a subscrição antiga.

Perguntas frequentes sobre a mudança de PMS

Quanto tempo demora a mudar para um novo PMS?

A maioria dos gestores de propriedades conclui a mudança em duas a quatro semanas, mas o cronograma é flexível e depende do tamanho do portefólio, do número de canais e de quanta sobreposição deseja com o seu antigo PMS. Portefólios mais pequenos com um ou dois canais podem entrar em funcionamento em menos de uma semana. Operações multicanal maiores demoram tipicamente três a quatro semanas para configurar e testar exaustivamente antes da transição final.

Vou perder reservas durante a migração?

Não. As reservas existentes são preservadas durante a transição. As reservas da Airbnb e da Booking.com são transferidas automaticamente quando entra em funcionamento. As reservas da Vrbo e as diretas requerem uma breve transferência manual, mas o seu Especialista de Onboarding acompanha-o no processo para que não se percam dados. Os pagamentos, depósitos parciais e calendários de pagamento também são preservados.

Posso manter o meu PMS atual a funcionar enquanto configuro a Hostfully?

Sim, e essa é a abordagem recomendada. Alguma sobreposição entre o seu antigo PMS e a Hostfully é uma salvaguarda padrão. O seu sistema antigo permanece ativo e gere as reservas em curso enquanto configura a Hostfully em paralelo. Assim que a Hostfully estiver configurada, testada e ativa, cancela a sua subscrição antiga de acordo com a política da mesma.

O que acontece aos meus anúncios da Airbnb quando mudo?

A Hostfully importa os seus anúncios da Airbnb diretamente, incluindo descrições, fotos, comodidades e preços. Como a Airbnb permite apenas uma ligação de PMS de cada vez, desliga-se brevemente do seu antigo PMS, importa para a Hostfully e, em seguida, volta a ligar o seu antigo PMS até estar pronto para entrar em funcionamento. O passo de desligar demora um par de minutos e não remove nem desativa qualquer anúncio.

Preciso de competências técnicas para mudar para um novo PMS?

Não. Gestores de propriedades sem formação técnica mudam para a Hostfully todos os dias. A plataforma foi construída para operadores, não para programadores, e a migração é guiada por um Especialista de Onboarding que trata dos passos de alto risco em tempo real. Se já utilizou um PMS diferente, já sabe o suficiente para fazer a mudança de forma suave.

E se algo correr mal durante a mudança?

O seu antigo PMS permanece ativo durante toda a transição, o que significa que tem sempre um recurso funcional. Se algo parecer errado na Hostfully antes da entrada em funcionamento, basta continuar a operar no seu sistema antigo até que a situação seja resolvida. Assim que estiver ativo, o suporte ao cliente 24/7 e as sessões diárias de esclarecimento estão disponíveis para qualquer questão.

Principais conclusões

• Alguma sobreposição entre o seu antigo PMS e a Hostfully é padrão e intencional, não um sinal de que algo está errado.
• Anúncios, reservas, pagamentos e depósitos parciais sobrevivem todos à transição sem perda de dados.
• As migrações da Airbnb e da Booking.com são maioritariamente automatizadas; as da Vrbo e as reservas diretas são manuais, mas guiadas.
• O momento real de entrada em funcionamento é um passo de dois minutos, e um Especialista de Onboarding acompanha-o em linha.
• Se já utilizou outro PMS anteriormente, já tem a experiência necessária para mudar de forma suave.

Para uma leitura técnica mais aprofundada:

• Guia passo a passo para mudar de plataforma de PMS
• Importar anúncios da Airbnb quando está atualmente ligado a outro PMS
• Como desligar um canal da Airbnb (útil para compreender o processo inverso)