In sintesi
Passare da un sistema di gestione immobiliare a un altro raramente va come temono i property manager. Annunci, prenotazioni e pagamenti rimangono intatti durante la transizione. Airbnb, Vrbo, Booking.com e le prenotazioni dirette seguono ciascuno un processo definito, e la maggior parte di esso è automatizzata o guidata. Il vecchio PMS rimane attivo durante una breve sovrapposizione, così l’attività continua a funzionare. Gli specialisti dell’onboarding gestiscono i passaggi ad alto rischio in tempo reale e il momento del “go-live” è in genere un’azione di due minuti. I manager che provengono da un altro PMS sanno già come funzionano i sistemi, il che accelera il passaggio invece di rallentarlo.
Fare il salto da un property management system all’altro può sembrare scoraggiante, specialmente quando stai già gestendo prenotazioni, comunicazioni con gli ospiti e canali multipli. In Hostfully, sentiamo continuamente questa preoccupazione dai property manager che valutano un cambiamento.
Ma la verità è che non è affatto complicato come sembra. Ogni giorno, i nostri specialisti dell’onboarding aiutano gli short-term rental managers a effettuare la transizione senza intoppi, senza perdere prenotazioni, pagamenti o ore di sonno.
Solo tu puoi determinare quando è il momento di cambiare il tuo software per case vacanze, ma se stai aspettando perché il cambiamento ti sembra troppo faticoso, ecco la rassicurazione di cui hai bisogno: passare da un altro PMS non deve essere difficile, e sicuramente non deve fare paura.
Perché i property manager sono nervosi all’idea di cambiare fornitore di PMS?
La paura di solito si riduce a una cosa sola: l’interruzione di un’attività avviata. I property manager temono di perdere prenotazioni a metà transizione, di interrompere le connessioni ai canali durante l’alta stagione, di addebitare due volte gli ospiti o di dover affrontare settimane di inattività mentre viene configurata una nuova piattaforma.
Questi timori sono ragionevoli. Un PMS è la spina dorsale operativa di un’attività di affitto a breve termine. Se si ferma o perde dati, l’attività si blocca. Ma i meccanismi effettivi del passaggio, una volta analizzati, sono molto più controllati di quanto la maggior parte dei manager si aspetti. La transizione è sequenziale, il vecchio sistema rimane attivo durante la configurazione e uno specialista dell’onboarding è in linea per ogni passaggio critico. Sapere cosa fa un PMS quotidianamente ti dà già un vantaggio nel comprendere il passaggio.
Quali sono i falsi miti più comuni sul passaggio a un nuovo PMS?
Quattro supposizioni causano più ansia del dovuto. Ognuna di esse crolla una volta capito come funziona effettivamente la migrazione.
1. Una certa sovrapposizione tra i PMS è una misura di sicurezza standard
Uno dei più grandi malintesi è che, quando ti iscrivi a Hostfully, devi immediatamente cancellare il tuo attuale PMS o channel manager. Non è così. In effetti, il passaggio richiede un breve periodo di sovrapposizione finché il tuo account Hostfully non è completamente configurato e attivo. Questo vale per qualsiasi cambio di channel manager o PMS e dovrebbe darti un po’ di tranquillità.
Anche se a nessuno piace pagare per due software contemporaneamente, mantenere attive entrambe le piattaforme durante la transizione ti dà respiro. Puoi continuare a gestire le prenotazioni e i messaggi degli ospiti nel tuo vecchio PMS mentre prepari il tuo account Hostfully. Niente stress, niente tempi morti. Sei tu a scegliere quanto velocemente procedere nel periodo di sovrapposizione.
Ti consigliamo di consultare la politica di cancellazione del tuo attuale PMS e di pianificare la migrazione di conseguenza. Una volta che conoscerai la politica e le tue tempistiche, potremo aiutarti nel processo.
2. Non perderai i tuoi annunci o le tue prenotazioni
Un’altra paura comune è perdere le prenotazioni esistenti o dover ricostruire gli annunci da zero. Non succede nessuna delle due cose. Ecco come viene gestito ogni canale durante il passaggio:
| Canale | Annunci | Prenotazioni | Sforzo richiesto |
|---|---|---|---|
| Airbnb | Importati automaticamente (descrizioni, foto, servizi) | Trasferite al momento del go-live | 2 minuti per disconnessione + riconnessione |
| Booking.com | Importati tramite connessione al canale | Trasferite al momento del go-live | Guidato da uno specialista |
| Vrbo | Trasferimento manuale con supporto specialistico | Trasferimento manuale, nessun dato perso | Passo dopo passo con l’onboarding |
| Prenotazioni dirette | Create o importate in Hostfully | Trasferimento manuale | Passo dopo passo con l’onboarding |
Una nota su Airbnb: Airbnb consente solo una connessione PMS alla volta, quindi ti disconnetterai brevemente dal tuo vecchio PMS, importerai i tuoi annunci in Hostfully e poi riconnetterai il tuo vecchio PMS finché non sarai pronto per il go-live. Prima di disconnettere il tuo attuale PMS da Airbnb, assicurati di sapere come riconnetterlo. Contatta il tuo attuale PMS se hai dubbi, poiché possono confermare la loro procedura. Questo passaggio richiede al massimo pochi minuti e non disattiva i tuoi annunci.
Le prenotazioni rimangono intatte durante tutto questo processo. I pagamenti e i depositi parziali (come gli acconti del 50%) possono essere gestiti in modo da non perderne traccia. Il nostro team di supporto ha procedure per gestire tutto questo, ed è una parte normale di ogni passaggio. La tua attività non si ferma e, per gli ospiti, nulla della tua operatività sembrerà diverso.
3. Provenire da un altro PMS è un vantaggio, non uno svantaggio
Se hai già usato un altro PMS, sei in vantaggio. Sai come funzionano i sistemi di gestione immobiliare, il che rende la transizione a Hostfully più fluida, non più difficile. Comprendi già la differenza tra un channel manager e un PMS completo, sai cosa cercare quando configuri le proprietà e hai già costruito le abitudini operative che la piattaforma supporta. La nostra piattaforma è intuitiva e flessibile, quindi la maggior parte dei manager importa le proprietà rapidamente e apprende l’intero flusso di lavoro entro la prima settimana.
4. Il nostro team di Onboarding lo fa ogni singolo giorno
Questo è forse il punto più importante. Abbiamo aiutato migliaia di clienti a passare da altri PMS. I nostri specialisti dell’onboarding sono specificamente formati per aiutare i clienti nella transizione. Abbiamo lavorato con property manager che usano un solo canale e altri con dieci. Abbiamo aiutato clienti con un solo annuncio e altri con centinaia.
Indipendentemente dalla tua situazione specifica, comprendiamo queste transizioni. Conosciamo i punti critici comuni e possiamo capire la tua ansia. Il nostro successo dipende dal tuo. Quando passi a Hostfully, avrai sempre qualcuno per:
- Rassicurarti che ciò che stai vivendo è normale
- Guidarti passo dopo passo durante la configurazione e il go-live
- Rispondere a domande frequenti come: Cosa succede ai miei pagamenti? Come riconnetto Airbnb? Quando dovrei cancellare il mio vecchio PMS?
Sarah Adams, Senior Onboarding Manager di Hostfully
“Aiutiamo le persone a passare da altri PMS ogni singolo giorno. Può sembrare spaventoso o intimidatorio, ma una volta visto il processo in azione, ti renderai conto che in realtà è piuttosto semplice. Inoltre, avrai un membro del team dedicato in linea che ti guiderà passo dopo passo.” Connettiti con Sarah su LinkedIn
Come funziona effettivamente la migrazione del channel manager?
La parte del channel manager è quella che preoccupa di più la maggior parte dei manager, perché è il tessuto connettivo tra il tuo PMS e le OTA da cui provengono le tue prenotazioni. Migrarlo non significa interrompere quelle connessioni; significa spostarle, un canale alla volta, con il tuo vecchio PMS ancora attivo come rete di sicurezza.
Ecco l’ordine delle operazioni che la maggior parte dei manager segue quando migra un channel manager in Hostfully:
- Resta connesso al tuo attuale channel manager / PMS. Le prenotazioni continuano ad arrivare. La comunicazione con gli ospiti continua a funzionare. Nulla si interrompe.
- Configura Hostfully in parallelo. Aggiungi proprietà, tariffe, tasse, polizze e l’elaborazione dei pagamenti all’interno di Hostfully mentre il tuo vecchio sistema gestisce l’attività corrente.
- Importa ogni canale in sequenza. Airbnb richiede il breve passaggio di disconnessione e riconnessione descritto sopra. Booking.com si connette tramite il suo flusso nativo. Vrbo e le prenotazioni dirette si trasferiscono manualmente con il supporto di uno specialista.
- Testa prima di andare live. Conferma che prezzi, calendari e disponibilità siano corretti in Hostfully prima del passaggio finale.
- Fai il grande passo con il tuo specialista in linea. Il passaggio effettivo richiede pochi minuti. Da quel momento, Hostfully prende il controllo della gestione dei canali e il tuo vecchio PMS viene cancellato secondo la sua politica.
Se non sei sicuro di come si confronti la tua configurazione attuale, guardare i principali channel manager fianco a fianco può aiutarti a capire verso cosa ti sta portando la migrazione.
Come si presenta la transizione effettiva, passo dopo passo?
Il passaggio completo si divide in cinque fasi. La maggior parte dei manager le attraversa in un periodo che va dalle due alle quattro settimane, anche se il ritmo lo decidi interamente tu.
| Fase | Cosa succede |
|---|---|
| 1. Risorse per l’onboarding | Accedi alla nostra libreria completa per l’onboarding, incluse le sessioni giornaliere di office hours guidate dagli specialisti dell’onboarding e le sessioni dedicate alle domande e risposte. Visualizza le risorse. |
| 2. Importa le proprietà | Disconnetti Airbnb dal tuo attuale PMS, importa automaticamente i tuoi annunci di Airbnb e degli altri canali in Hostfully, quindi riconnetti Airbnb al tuo attuale PMS finché non sarai pronto per il go-live. Questo passaggio non disattiva alcun annuncio. |
| 3. Configura le impostazioni | Aggiungi tariffe, tasse, polizze e connetti i processori di pagamento. Questa checklist ti guida attraverso la sequenza. |
| 4. Chiamate con lo specialista dell’onboarding | Prenota almeno una chiamata individuale. Il tuo specialista ti guiderà nella disconnessione dal tuo vecchio PMS e nel passaggio a Hostfully. Il passaggio effettivo è un’operazione di 2 minuti e non lo farai da solo né prima di essere pronto. |
| 5. Supporto continuo | Office hours giornaliere, assistenza clienti 24/7, un gruppo Facebook per gli utenti di Hostfully, video tutorial di Hostfully University e articoli di aiuto sono disponibili ogni volta che ne hai bisogno. |
Ogni passaggio ha una soluzione di riserva. Se qualcosa non sembra corretto, il vecchio PMS è ancora in funzione, le tue prenotazioni sono ancora intatte e il tuo specialista è in linea.
Quando dovresti cancellare il tuo vecchio PMS?
Non finché Hostfully non è completamente attivo e non hai visto passare almeno un intero flusso di prenotazione dall’inizio alla fine. La tempistica di cancellazione dipende dalla politica del tuo vecchio fornitore, quindi controllala prima. La maggior parte dei manager aspetta di aver confermato che:
- Tutti i canali sono collegati e ricevono correttamente le prenotazioni
- Prezzi e disponibilità si sincronizzano come previsto
- Pagamenti e rimborsi vengono elaborati tramite Hostfully
- La comunicazione con gli ospiti, le automazioni e i template funzionano
Una volta spuntate queste quattro caselle, puoi terminare con fiducia il periodo di sovrapposizione e cancellare il vecchio abbonamento.
Domande frequenti sul cambio di PMS
Quanto tempo ci vuole per passare a un nuovo PMS?
La maggior parte dei property manager completa il passaggio in due-quattro settimane, ma la tempistica è flessibile e dipende dalle dimensioni del portafoglio, dal numero di canali e da quanta sovrapposizione desideri con il tuo vecchio PMS. I portafogli più piccoli con uno o due canali possono andare live in meno di una settimana. Le operazioni multicanale più grandi richiedono in genere tre o quattro settimane per essere configurate e testate a fondo prima del passaggio definitivo.
Perderò prenotazioni durante la migrazione?
No. Le prenotazioni esistenti vengono preservate durante la transizione. Le prenotazioni di Airbnb e Booking.com vengono trasferite automaticamente quando vai live. Le prenotazioni di Vrbo e quelle dirette richiedono un breve trasferimento manuale, ma il tuo specialista dell’onboarding ti guiderà affinché nessun dato vada perso. Anche i pagamenti, i depositi parziali e i programmi di pagamento vengono preservati.
Posso mantenere attivo il mio attuale PMS mentre configuro Hostfully?
Sì, ed è l’approccio consigliato. Una certa sovrapposizione tra il tuo vecchio PMS e Hostfully è una misura di sicurezza standard. Il tuo vecchio sistema rimane attivo e gestisce le prenotazioni correnti mentre configuri Hostfully in parallelo. Una volta che Hostfully è configurato, testato e attivo, cancelli il tuo vecchio abbonamento secondo la sua politica.
Cosa succede ai miei annunci Airbnb quando cambio?
Hostfully importa i tuoi annunci Airbnb direttamente, inclusi descrizioni, foto, servizi e prezzi. Poiché Airbnb consente solo una connessione PMS alla volta, ti disconnetti brevemente dal tuo vecchio PMS, importi in Hostfully e poi riconnetti il tuo vecchio PMS finché non sei pronto per il go-live. Il passaggio di disconnessione richiede un paio di minuti e non rimuove né disattiva alcun annuncio.
Ho bisogno di competenze tecniche per passare a un nuovo PMS?
No. Property manager senza un background tecnico passano a Hostfully ogni giorno. La piattaforma è costruita per gli operatori, non per gli sviluppatori, e la migrazione è guidata da uno specialista dell’onboarding che gestisce i passaggi ad alto rischio in tempo reale. Se hai già usato un PMS diverso, sai già abbastanza per effettuare il passaggio senza problemi.
E se qualcosa va storto durante il passaggio?
Il tuo vecchio PMS rimane attivo durante l’intera transizione, il che significa che hai sempre una soluzione di riserva funzionante. Se qualcosa non sembra corretto in Hostfully prima del go-live, continui semplicemente a operare sul tuo vecchio sistema finché il problema non viene risolto. Una volta che sei live, l’assistenza clienti 24/7 e le office hours giornaliere sono disponibili per qualsiasi problema.
Punti chiave
- Una certa sovrapposizione tra il tuo vecchio PMS e Hostfully è standard e intenzionale, non un segno che qualcosa non va.
- Annunci, prenotazioni, pagamenti e depositi parziali sopravvivono tutti alla transizione senza perdita di dati.
- Le migrazioni di Airbnb e Booking.com sono ampiamente automatizzate; quelle di Vrbo e delle prenotazioni dirette sono manuali ma guidate.
- Il momento effettivo del go-live è un passaggio di due minuti e uno specialista dell’onboarding è in linea per assisterti.
- Se hai già usato un altro PMS in passato, hai già l’esperienza necessaria per cambiare senza problemi.
Per approfondimenti tecnici:
- Guida passo dopo passo al cambio di piattaforma PMS
- Importare annunci Airbnb quando si è attualmente connessi a un altro PMS
- Come disconnettere un canale Airbnb (utile per comprendere il processo inverso)
Guarda come si presenta effettivamente il passaggio a Hostfully
Analizza la migrazione con qualcuno che l’ha fatta migliaia di volte e guarda il PMS completo in azione pensando al tuo caso d’uso specifico. Prenota una demo con il nostro team vendite o esplora l’ intero set di funzionalità del PMS Hostfully.
