Kurzfassung
Der Wechsel von einem Property Management System zu einem anderen verläuft selten so, wie Property Manager es befürchten. Inserate, Reservierungen und Zahlungen bleiben während des Übergangs intakt. Airbnb, Vrbo, Booking.com und Direktbuchungen folgen jeweils einem definierten Prozess, der größtenteils automatisiert oder geführt abläuft. Das alte PMS bleibt während einer kurzen Überschneidungsphase aktiv, sodass der Betrieb weiterläuft. Onboarding-Spezialisten betreuen die kritischen Schritte in Echtzeit, und der Moment des „Go-live“ ist in der Regel eine Sache von zwei Minuten. Manager, die von einem anderen PMS kommen, wissen bereits, wie die Systeme funktionieren, was den Wechsel beschleunigt und nicht verzögert.
Der Sprung von einem Property Management System zu einem anderen kann entmutigend wirken, besonders wenn Sie bereits mit Buchungen, Gästekommunikation und mehreren Kanälen jonglieren. Bei Hostfully hören wir diese Bedenken ständig von Property Managern, die einen Wechsel in Erwägung ziehen.
Doch die Wahrheit ist: Es ist bei weitem nicht so kompliziert, wie es scheint. Jeden Tag helfen unsere Onboarding-Spezialisten short-term rental managers dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten – ohne Reservierungen, Zahlungen oder den Schlaf zu verlieren.
Nur Sie können entscheiden, wann es Zeit ist, Ihre Ferienvermietungssoftware zu wechseln. Aber wenn Sie zögern, weil die Umstellung zu überwältigend erscheint, ist dies die Bestätigung, die Sie brauchen: Der Wechsel von einem anderen PMS muss nicht schwer sein und schon gar nicht beängstigend.
Warum sind Property Manager nervös, wenn es um den Wechsel des PMS-Anbieters geht?
Die Angst lässt sich meist auf eine Sache reduzieren: die Unterbrechung des laufenden Betriebs. Property Manager sorgen sich darum, Reservierungen während des Übergangs zu verlieren, Kanalverbindungen in der Hochsaison zu unterbrechen, Gästen doppelte Gebühren zu berechnen oder wochenlange Ausfallzeiten in Kauf nehmen zu müssen, während eine neue Plattform konfiguriert wird.
Diese Ängste sind verständlich. Ein PMS ist das operative Rückgrat eines Kurzzeitvermietungsgeschäfts. Wenn es ausfällt oder Daten verliert, steht der Betrieb still. Aber die tatsächliche Mechanik des Wechsels ist, sobald man sie einmal vor Augen hat, weitaus kontrollierter, als die meisten Manager erwarten. Der Übergang erfolgt schrittweise, das alte System bleibt während der Einrichtung aktiv, und ein Onboarding-Spezialist steht bei jedem entscheidenden Schritt zur Seite. Zu wissen, was ein PMS im Alltag leistet, verschafft Ihnen bereits einen Vorsprung beim Verständnis des Wechsels.
Was sind die größten Mythen über den Wechsel zu einem neuen PMS?
Vier Annahmen verursachen mehr Angst als nötig. Jede davon löst sich in Luft auf, sobald man versteht, wie die Migration tatsächlich funktioniert.
1. Eine gewisse PMS-Überschneidung ist eine standardmäßige Sicherheitsmaßnahme
Eines der größten Missverständnisse ist, dass Sie bei der Anmeldung bei Hostfully sofort Ihr aktuelles PMS oder Ihren Channel Manager kündigen müssen. Das ist nicht der Fall. Tatsächlich erfordert ein Wechsel eine kurze Überschneidungsphase, bis Ihr Hostfully-Konto vollständig eingerichtet und live ist. Dies gilt für jeden Wechsel des Channel Managers oder des PMS und sollte Ihnen Sicherheit geben.
Obwohl niemand gerne für zwei Softwarepakete gleichzeitig bezahlt, verschafft Ihnen die parallele Aktivierung beider Plattformen während des Übergangs den nötigen Spielraum. Sie können Buchungen und Gästenachrichten weiterhin in Ihrem alten PMS verwalten, während Sie Ihr Hostfully-Konto vorbereiten. Kein Stress, keine Ausfallzeiten. Sie entscheiden, wie schnell die Überschneidungsphase vergeht.
Wir empfehlen Ihnen, die Kündigungsfristen Ihres aktuellen PMS zu prüfen und Ihre Migration entsprechend zu planen. Sobald Sie die Bedingungen und Ihren Zeitrahmen kennen, unterstützen wir Sie bei dem Prozess.
2. Sie werden Ihre Inserate oder Reservierungen nicht verlieren
Eine weitere verbreitete Angst ist der Verlust bestehender Reservierungen oder die Notwendigkeit, Inserate von Grund auf neu erstellen zu müssen. Beides passiert nicht. So wird jeder Kanal während des Wechsels gehandhabt:
| Kanal | Inserate | Reservierungen | Erforderlicher Aufwand |
|---|---|---|---|
| Airbnb | Automatisch importiert (Beschreibungen, Fotos, Ausstattung) | Werden beim Go-live übertragen | 2-minütige Trennung + Neuverbindung |
| Booking.com | Über Kanalverbindung importiert | Werden beim Go-live übertragen | Durch Spezialisten geführt |
| Vrbo | Manuelle Übertragung mit Unterstützung durch Spezialisten | Manuelle Übertragung, kein Datenverlust | Schritt-für-Schritt mit Onboarding |
| Direktbuchungen | In Hostfully erstellt oder importiert | Manuelle Übertragung | Schritt-für-Schritt mit Onboarding |
Ein Hinweis zu Airbnb: Airbnb erlaubt jeweils nur eine PMS-Verbindung. Daher trennen Sie kurzzeitig die Verbindung zu Ihrem alten PMS, importieren Ihre Inserate in Hostfully und verbinden Ihr altes PMS dann wieder, bis Sie bereit für das Go-live sind. Stellen Sie vor der Trennung Ihres aktuellen PMS von Airbnb sicher, dass Sie wissen, wie Sie es wieder verbinden können. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren aktuellen PMS-Anbieter, da dieser den Prozess bestätigen kann. Dieser Schritt dauert höchstens ein paar Minuten und deaktiviert Ihre Inserate nicht.
Reservierungen bleiben während all dieser Schritte intakt. Zahlungen und Teilanzahlungen (wie 50 % Vorauszahlung) können so verwaltet werden, dass Sie nicht den Überblick verlieren. Unser Support-Team verfügt über Prozesse, um dies zu handhaben, und es ist ein normaler Teil jedes Wechsels. Ihr Geschäft steht nicht still, und für die Gäste ändert sich an Ihrem Betrieb absolut nichts.
3. Von einem anderen PMS zu kommen, ist ein Vorteil, kein Nachteil
Wenn Sie bereits ein anderes PMS genutzt haben, sind Sie im Vorteil. Sie wissen, wie Property Management Systeme funktionieren, was den Übergang zu Hostfully reibungsloser und nicht schwieriger macht. Sie verstehen bereits den Unterschied zwischen einem Channel Manager und einem vollständigen PMS, Sie wissen, worauf Sie bei der Einrichtung von Unterkünften achten müssen, und Sie haben bereits die operativen Gewohnheiten entwickelt, die die Plattform unterstützt. Unsere Plattform ist intuitiv und flexibel, sodass die meisten Manager Unterkünfte schnell importieren und den gesamten Workflow innerhalb der ersten Woche verinnerlichen.
4. Unser Onboarding-Team macht das jeden Tag
Dies ist vielleicht der wichtigste Punkt. Wir haben Tausenden von Kunden geholfen, von anderen PMS-Anbietern zu wechseln. Unsere Onboarding-Spezialisten sind speziell darauf geschult, Kunden beim Übergang zu unterstützen. Wir haben mit Property Managern gearbeitet, die nur einen Kanal nutzen, und mit anderen, die zehn nutzen. Wir haben Kunden mit einem Inserat und anderen mit Hunderten geholfen.
Unabhängig von Ihrer spezifischen Situation verstehen wir diese Übergänge. Wir kennen die üblichen Probleme und können die Nervosität nachempfinden. Unser Erfolg hängt von Ihrem ab. Wenn Sie zu Hostfully wechseln, haben Sie immer jemanden an Ihrer Seite, der:
- Ihnen versichert, dass das, was Sie erleben, normal ist
- Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung und das Go-live führt
- Häufig gestellte Fragen beantwortet, wie: Was passiert mit meinen Zahlungen? Wie verbinde ich Airbnb wieder? Wann sollte ich mein altes PMS kündigen?
Sarah Adams, Senior Onboarding Manager bei Hostfully
„Wir stellen jeden Tag Kunden von anderen PMS-Anbietern um. Es mag beängstigend oder einschüchternd klingen, aber sobald Sie den Prozess in Aktion sehen, werden Sie feststellen, dass es eigentlich ziemlich einfach ist. Außerdem haben Sie Ihr engagiertes Teammitglied am Telefon, das Sie durch den Prozess führt.“ Vernetzen Sie sich mit Sarah auf LinkedIn
Wie funktioniert die Migration des Channel Managers eigentlich?
Der Teil mit dem Channel Manager bereitet den meisten Managern die größten Sorgen, da er das Bindeglied zwischen Ihrem PMS und den OTAs ist, über die Ihre Buchungen eingehen. Die Migration bedeutet nicht, diese Verbindungen zu unterbrechen; es bedeutet, sie Kanal für Kanal umzuziehen, während Ihr altes PMS als Sicherheitsnetz noch live ist.
Hier ist die Abfolge der Schritte, die die meisten Manager bei der Migration eines Channel Managers zu Hostfully befolgen:
- Bleiben Sie mit Ihrem aktuellen Channel Manager / PMS verbunden. Buchungen gehen weiterhin ein. Die Gästekommunikation funktioniert weiterhin. Nichts wird unterbrochen.
- Richten Sie Hostfully parallel ein. Fügen Sie Unterkünfte, Gebühren, Steuern, Richtlinien und die Zahlungsabwicklung in Hostfully hinzu, während Ihr altes System das laufende Geschäft abwickelt.
- Importieren Sie jeden Kanal nacheinander. Airbnb erfordert den oben beschriebenen kurzen Schritt der Trennung und Neuverbindung. Booking.com wird über den nativen Flow verbunden. Vrbo und Direktbuchungen werden manuell mit Unterstützung von Spezialisten übertragen.
- Testen Sie vor dem Go-live. Bestätigen Sie, dass Preise, Kalender und Verfügbarkeit in Hostfully korrekt aussehen, bevor der endgültige Wechsel erfolgt.
- Legen Sie den Schalter um, während Ihr Spezialist am Telefon ist. Die eigentliche Umstellung dauert nur wenige Minuten. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt Hostfully das Channel Management und Ihr altes PMS wird gemäß dessen Richtlinien gekündigt.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihr aktuelles Setup im Vergleich abschneidet, kann ein Blick auf die führenden Channel Manager im direkten Vergleich Ihnen helfen zu verstehen, wohin die Migration Sie führt.
Wie sieht der eigentliche Übergang Schritt für Schritt aus?
Der vollständige Wechsel gliedert sich in fünf Phasen. Die meisten Manager durchlaufen diese in zwei bis vier Wochen, wobei Sie das Tempo ganz allein bestimmen.
| Phase | Was passiert |
|---|---|
| 1. Onboarding-Ressourcen | Greifen Sie auf unsere vollständige Onboarding-Bibliothek zu, einschließlich täglicher Sprechstunden, die von Onboarding-Spezialisten geleitet werden, und spezieller Q&A-Sprechstunden. Ressourcen ansehen. |
| 2. Unterkünfte importieren | Trennen Sie Airbnb von Ihrem aktuellen PMS, importieren Sie Ihre Airbnb- und anderen Kanal-Inserate automatisch in Hostfully und verbinden Sie Airbnb dann wieder mit Ihrem aktuellen PMS, bis Sie bereit für das Go-live sind. Dieser Schritt deaktiviert keine Inserate. |
| 3. Einstellungen konfigurieren | Fügen Sie Gebühren, Steuern und Richtlinien hinzu und binden Sie Zahlungsdienstleister an. Diese Checkliste führt Sie durch die Abfolge. |
| 4. Gespräche mit Onboarding-Spezialisten | Reservieren Sie mindestens ein persönliches Gespräch. Ihr Spezialist führt Sie durch die Trennung von Ihrem alten PMS und die Umstellung auf Hostfully. Der eigentliche Wechsel ist ein 2-minütiger Schritt, den Sie nicht allein oder vorzeitig durchführen werden. |
| 5. Laufender Support | Tägliche Sprechstunden, 24/7-Kundensupport, eine Hostfully-Nutzer-Facebook-Gruppe, Video-Tutorials der Hostfully University und Hilfeartikel stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. |
Jeder Schritt hat eine Absicherung. Wenn etwas nicht richtig aussieht, läuft das alte PMS noch, Ihre Reservierungen sind noch intakt und Ihr Spezialist ist am Telefon.
Wann sollten Sie Ihr altes PMS kündigen?
Erst wenn Hostfully vollständig live ist und Sie mindestens einen kompletten Buchungsdurchlauf von Anfang bis Ende beobachtet haben. Der Zeitpunkt der Kündigung hängt von den Richtlinien Ihres alten Anbieters ab, prüfen Sie diese also zuerst. Die meisten Manager warten, bis sie Folgendes bestätigt haben:
- Alle Kanäle sind verbunden und rufen Reservierungen korrekt ab
- Preise und Verfügbarkeit werden wie erwartet synchronisiert
- Zahlungen und Auszahlungen werden über Hostfully abgewickelt
- Gästekommunikation, Automatisierungen und Vorlagen funktionieren
Sobald diese vier Punkte abgehakt sind, können Sie die Überschneidungsphase getrost beenden und das alte Abonnement kündigen.
Häufig gestellte Fragen zum Wechsel des PMS
Wie lange dauert der Wechsel zu einem neuen PMS?
Die meisten Property Manager schließen den Wechsel in zwei bis vier Wochen ab, aber der Zeitplan ist flexibel und hängt von der Größe des Portfolios, der Anzahl der Kanäle und der gewünschten Überschneidungsdauer mit dem alten PMS ab. Kleinere Portfolios mit ein oder zwei Kanälen können in weniger als einer Woche live gehen. Größere Multi-Channel-Betriebe benötigen in der Regel drei bis vier Wochen für eine gründliche Konfiguration und Tests vor der Umstellung.
Werde ich während der Migration Reservierungen oder Buchungen verlieren?
Nein. Bestehende Reservierungen bleiben während des Übergangs erhalten. Airbnb- und Booking.com-Reservierungen werden beim Go-live automatisch übernommen. Vrbo- und Direktbuchungen erfordern eine kurze manuelle Übertragung, aber Ihr Onboarding-Spezialist führt Sie durch den Prozess, sodass keine Daten verloren gehen. Zahlungen, Teilanzahlungen und Auszahlungspläne bleiben ebenfalls erhalten.
Kann ich mein aktuelles PMS weiterlaufen lassen, während ich Hostfully einrichte?
Ja, und das ist der empfohlene Ansatz. Eine gewisse Überschneidung zwischen Ihrem alten PMS und Hostfully ist eine standardmäßige Sicherheitsmaßnahme. Ihr altes System bleibt aktiv und wickelt laufende Buchungen ab, während Sie Hostfully parallel konfigurieren. Sobald Hostfully eingerichtet, getestet und live ist, kündigen Sie Ihr altes Abonnement gemäß dessen Richtlinien.
Was passiert mit meinen Airbnb-Inseraten, wenn ich wechsle?
Hostfully importiert Ihre Airbnb-Inserate direkt, einschließlich Beschreibungen, Fotos, Ausstattung und Preisen. Da Airbnb nur eine PMS-Verbindung gleichzeitig zulässt, trennen Sie kurzzeitig die Verbindung zu Ihrem alten PMS, importieren die Daten in Hostfully und verbinden Ihr altes PMS dann wieder, bis Sie bereit für das Go-live sind. Der Trennungsschritt dauert ein paar Minuten und führt nicht zum Entfernen oder Deaktivieren von Inseraten.
Benötige ich technische Kenntnisse, um zu einem neuen PMS zu wechseln?
Nein. Property Manager ohne technischen Hintergrund wechseln jeden Tag zu Hostfully. Die Plattform wurde für Anwender und nicht für Entwickler entwickelt, und die Migration wird von einem Onboarding-Spezialisten begleitet, der die kritischen Schritte in Echtzeit betreut. Wenn Sie bereits ein anderes PMS genutzt haben, wissen Sie bereits genug, um den Wechsel reibungslos zu vollziehen.
Was passiert, wenn während des Wechsels etwas schiefgeht?
Ihr altes PMS bleibt während des gesamten Übergangs live, was bedeutet, dass Sie immer eine funktionierende Absicherung haben. Wenn in Hostfully vor dem Go-live etwas nicht korrekt erscheint, lassen Sie Ihr altes System einfach weiterlaufen, bis das Problem gelöst ist. Sobald Sie live sind, stehen Ihnen bei Problemen der 24/7-Kundensupport und tägliche Sprechstunden zur Verfügung.
Wichtigste Erkenntnisse
- Eine gewisse Überschneidung zwischen Ihrem alten PMS und Hostfully ist Standard und beabsichtigt, kein Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt.
- Inserate, Reservierungen, Zahlungen und Teilanzahlungen überstehen den Übergang ohne Datenverlust.
- Die Migrationen von Airbnb und Booking.com sind weitgehend automatisiert; Vrbo und Direktbuchungen erfolgen manuell, aber geführt.
- Der eigentliche Go-live-Moment ist ein zweiminütiger Schritt, bei dem ein Onboarding-Spezialist am Telefon dabei ist.
- Wenn Sie schon einmal ein anderes PMS genutzt haben, verfügen Sie bereits über die nötige Erfahrung für einen reibungslosen Wechsel.
Für vertiefende technische Informationen:
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechsel der PMS-Plattform
- Importieren von Airbnb-Inseraten bei bestehender Verbindung zu einem anderen PMS
- So trennen Sie einen Airbnb-Kanal (hilfreich, um den umgekehrten Prozess zu verstehen)
Sehen Sie selbst, wie der Wechsel zu Hostfully aussieht
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