PMS-järjestelmän vaihtamisen ei tarvitse häiritä liiketoimintaasi

Hyppy kiinteistönhallintajärjestelmästä (PMS) toiseen voi tuntua pelottavalta, varsinkin kun hallinnoit jo varauksia, vierasviestintää ja useita kanavia. Me Hostfullylla kuulemme tämän huolen jatkuvasti siirtoa harkitsevilta ylläpitäjiltä.

Totuus on kuitenkin tämä: se ei ole läheskään niin monimutkaista kuin miltä se näyttää. Käyttöönottospesialistimme auttavat päivittäin lyhytaikaisvuokrauksen ylläpitäjiä tekemään siirtymän sujuvasti ilman varausten, maksujen tai yöunien menettämistä.

Vain te voitte päättää, milloin on aika vaihtaa loma-asuntojen hallintaohjelmistoa, mutta jos epäröitte vain siksi, että muutos tuntuu liian ylivoimaiselta, tässä on tarvitsemanne vakuutus: toisesta PMS-järjestelmästä vaihtamisen ei tarvitse olla vaikeaa, eikä se todellakaan ole pelottavaa.

Miksi majoituspaikkojen ylläpitäjät jännittävät PMS-palveluntarjoajan vaihtamista?

Pelko tiivistyy yleensä yhteen asiaan: käynnissä olevan liiketoiminnan häiriintymiseen. Ylläpitäjät pelkäävät varausten menettämistä kesken siirtymän, kanavayhteyksien katkeamista sesonkiaikana, vieraiden tuplaveloituksia tai viikkojen käyttökatkoja uuden alustan määrityksen aikana.

Nämä pelot ovat ymmärrettäviä. PMS on lyhytaikaisvuokrausliiketoiminnan operatiivinen selkäranka. Jos se kaatuu tai tietoja katoaa, liiketoiminta pysähtyy. Mutta vaihdon todelliset mekanismit ovat huomattavasti hallitumpia kuin useimmat ylläpitäjät odottavat, kun ne on kerran käyty läpi. Siirtymä on vaiheittainen, vanha järjestelmä pysyy aktiivisena asennuksen aikana, ja käyttöönottospesialisti on mukana jokaisessa kriittisessä vaiheessa. Se, että tiedätte jo, mitä PMS tekee päivittäisessä työssä, antaa teille etumatkaa vaihdon ymmärtämiseen.

Mitkä ovat suurimmat myytit uuteen PMS-järjestelmään vaihtamisesta?

Neljä oletusta aiheuttavat enemmän ahdistusta kuin pitäisi. Jokainen niistä osoittautuu vääräksi, kun ymmärrätte, miten siirto todellisuudessa toimii.

1. PMS-järjestelmien päällekkäisyys on vakiomuotoinen turvatoimi

Yksi suurimmista väärinkäsityksistä on, että Hostfullyyn rekisteröityessä nykyinen PMS tai kanavanhallintajärjestelmä (channel manager) on peruttava välittömästi. Näin ei ole. Itse asiassa vaihtaminen vaatii lyhyen päällekkäisyyden, kunnes Hostfully-tilinne on täysin määritetty ja käytössä. Tämä pätee mihin tahansa kanavanhallinnan tai PMS:n vaihtoon, ja sen pitäisi tuoda mielenrauhaa.

Vaikka kukaan ei halua maksaa kahdesta ohjelmistosta samanaikaisesti, molempien alustojen pitäminen aktiivisena siirtymän aikana antaa liikkumavaraa. Voitte jatkaa varausten ja vierasviestien hallintaa vanhassa järjestelmässä samalla kun valmistelette Hostfully-tiliänne. Ei stressiä, ei käyttökatkoja. Voitte itse päättää, kuinka nopeasti päällekkäisyysjakso etenee.

Suosittelemme tarkistamaan nykyisen PMS-järjestelmänne peruutusehdot ja suunnittelemaan siirron niiden mukaisesti. Kun tiedätte ehdot ja aikataulun, voimme auttaa teidät prosessin läpi.

2. Ette menetä ilmoituksianne tai varauksianne

Toinen yleinen pelko on olemassa olevien varausten menettäminen tai ilmoitusten rakentaminen uudelleen alusta alkaen. Kumpaakaan ei tapahdu. Näin kukin kanava käsitellään vaihdon aikana:

Kanava	Ilmoitukset	Varaukset	Vaadittava työ
Airbnb	Tuodaan automaattisesti (kuvaukset, kuvat, mukavuudet)	Siirtyvät julkaisuhetkellä	2 minuutin katkaisu + uudelleenkytkentä
Booking.com	Tuodaan kanavayhteyden kautta	Siirtyvät julkaisuhetkellä	Spesialistin ohjaamana
Vrbo	Manuaalinen siirto spesialistin tuella	Manuaalinen siirto, tietoja ei katoa	Vaiheittain käyttöönoton yhteydessä
Suorat varaukset	Luodaan tai tuodaan Hostfullyyn	Manuaalinen siirto	Vaiheittain käyttöönoton yhteydessä

Huomio Airbnb:stä: Airbnb sallii vain yhden PMS-yhteyden kerrallaan, joten katkaisette yhteyden vanhaan järjestelmään hetkeksi, tuotte ilmoitukset Hostfullyyn ja kytkette sitten vanhan järjestelmän uudelleen, kunnes olette valmiita lopulliseen julkaisuun. Varmistakaa ennen nykyisen järjestelmän katkaisemista, että tiedätte, miten se kytketään takaisin. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä nykyiseen palveluntarjoajaanne prosessin varmistamiseksi. Tämä vaihe vie korkeintaan muutaman minuutin eikä poista ilmoituksianne käytöstä.

Varaukset pysyvät ennallaan koko tämän ajan. Maksuja ja osittaisia talletuksia (kuten 50 % ennakkomaksuja) voidaan hallinnoida niin, ettette menetä seurantaa. Tukitiimillämme on prosessit tämän hoitamiseksi, ja se on normaali osa jokaista vaihtoa. Liiketoimintanne ei pysähdy, eivätkä vieraat huomaa mitään eroa toiminnassanne.

3. Siirtyminen toisesta PMS-järjestelmästä on etu, ei haitta

Jos olette jo käyttäneet toista PMS-järjestelmää, olette askeleen edellä. Tiedätte, miten kiinteistönhallintajärjestelmät toimivat, mikä tekee Hostfully-siirtymästä sujuvamman, ei vaikeampaa. Ymmärrätte jo eron kanavanhallinnan ja täyden PMS:n välillä, tiedätte mitä etsiä kohteita perustettaessa ja olette jo luoneet ne operatiiviset tavat, joita alusta tukee. Alustamme on intuitiivinen ja joustava, joten useimmat ylläpitäjät tuovat kohteet nopeasti ja omaksuvat koko työnkulun ensimmäisen viikon aikana.

4. Käyttöönottotiimimme tekee tätä joka ikinen päivä

Tämä on ehkä tärkein kohta. Olemme auttaneet tuhansia asiakkaita vaihtamaan muista järjestelmistä. Käyttöönottospesialistimme on koulutettu nimenomaan auttamaan asiakkaita siirtymävaiheessa. Olemme työskennelleet ylläpitäjien kanssa, joilla on vain yksi kanava, ja sellaisten, joilla on kymmenen. Olemme auttaneet asiakkaita, joilla on yksi kohde, ja sellaisia, joilla on satoja.

Riippumatta tilanteestanne, me ymmärrämme nämä siirtymät. Tiedämme yleiset kipupisteet ja ymmärrämme niihin liittyvän jännityksen. Meidän menestyksemme riippuu teidän menestyksestänne. Vaihtaessanne Hostfullyyn teillä on aina joku, joka:

• Vakuuttaa teille, että kokemanne on normaalia
• Ohjaa teitä vaihe vaiheelta asennuksen ja julkaisun aikana
• Vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin, kuten: Mitä maksuilleni tapahtuu? Miten kytken Airbnb:n uudelleen? Milloin minun pitäisi peruuttaa vanha PMS?

Miten kanavanhallinnan siirto todellisuudessa toimii?

Kanavanhallinta on se osa, josta useimmat ylläpitäjät ovat eniten huolissaan, koska se on sidekudos PMS-järjestelmänne ja varausten lähdekanavien (OTA) välillä. Sen siirtäminen ei tarkoita noiden yhteyksien katkaisemista; se tarkoittaa niiden siirtämistä kanava kerrallaan, samalla kun vanha järjestelmäsi on yhä käytössä turvaverkkona.

Tässä on toimintajärjestys, jota useimmat ylläpitäjät noudattavat siirtäessään kanavanhallinnan Hostfullyyn:

1. Pysykää yhteydessä nykyiseen kanavanhallintaan / PMS-järjestelmään. Varauksia virtaa edelleen sisään. Vierasviestintä toimii edelleen. Mikään ei mene rikki.
2. Määrittäkää Hostfully rinnakkain. Lisätkää kohteet, maksut, verot, ehdot ja maksujen käsittely Hostfullyyn samalla kun vanha järjestelmänne hoitaa käynnissä olevan liiketoiminnan.
3. Tuokaa kukin kanava järjestyksessä. Airbnb vaatii edellä kuvatun lyhyen katkaisu- ja uudelleenkytkentävaiheen. Booking.com yhdistetään sen oman prosessin kautta. Vrbo ja suorat varaukset siirretään manuaalisesti spesialistin tuella.
4. Testatkaa ennen julkaisua. Varmistakaa, että hinnoittelu, kalenterit ja saatavuus näyttävät oikeilta Hostfullyssa ennen lopullista vaihtoa.
5. Tehkää vaihto spesialistin ollessa linjoilla. Varsinainen siirto kestää muutaman minuutin. Siitä hetkestä lähtien Hostfully hoitaa kanavanhallinnan ja vanha PMS peruutetaan sen ehtojen mukaisesti.

Jos ette ole varmoja, miten nykyinen kokoonpanonne vertautuu muihin, johtavien kanavanhallintajärjestelmien vertailu voi auttaa ymmärtämään, mitä kohti siirto teitä vie.

Miltä varsinainen siirtymä näyttää vaihe vaiheelta?

Koko vaihto jakautuu viiteen vaiheeseen. Useimmat ylläpitäjät käyvät ne läpi 2–4 viikossa, mutta voitte itse määrittää tahdin.

Vaihe	Mitä tapahtuu
1. Käyttöönoton resurssit	Pääsy täyteen käyttöönottokirjastoomme, mukaan lukien päivittäiset käyttöönottospesialistien vetämät neuvontatunnit ja dedikoidut Q&A-tunnit. Katso resurssit.
2. Kohteiden tuonti	Katkaiskaa Airbnb-yhteys nykyisestä järjestelmästänne, tuokaa Airbnb- ja muut kanavailmoitukset automaattisesti Hostfullyyn ja kytkekää sitten Airbnb takaisin nykyiseen järjestelmäänne, kunnes olette valmiita julkaisuun. Tämä vaihe ei poista ilmoituksia käytöstä.
3. Asetusten määritys	Lisätkää maksut, verot, ehdot ja yhdistäkää maksunvälittäjät. Tämä tarkistuslista ohjaa teidät vaiheiden läpi.
4. Puhelut käyttöönottospesialistin kanssa	Varatkaa vähintään yksi henkilökohtainen puhelu. Spesialistinne ohjaa teidät vanhan järjestelmän katkaisemisessa ja Hostfullyyn siirtymisessä. Varsinainen vaihto on 2 minuutin vaihe, eikä teidän tarvitse tehdä sitä yksin tai ennen kuin olette valmiita.
5. Jatkuva tuki	Päivittäiset neuvontatunnit, 24/7 asiakastuki, Hostfully-käyttäjien Facebook-ryhmä, Hostfully University -videotutorialit ja ohjeartikkelit ovat käytettävissänne aina tarvittaessa.

Jokaisessa vaiheessa on varasuunnitelma. Jos jokin ei näytä oikealta, vanha PMS on edelleen käynnissä, varauksenne ovat tallella ja spesialistinne on linjoilla.

Milloin vanha PMS kannattaa peruuttaa?

Vasta kun Hostfully on täysin käytössä ja olette nähneet vähintään yhden täyden varauskulun alusta loppuun. Peruutuksen ajoitus riippuu vanhan palveluntarjoajanne ehdoista, joten tarkistakaa ne ensin. Useimmat ylläpitäjät odottavat, kunnes he ovat vahvistaneet seuraavat asiat:

• Kaikki kanavat on yhdistetty ja ne noutavat varaukset oikein
• Hinnoittelu ja saatavuus synkronoituvat odotetusti
• Maksut ja tilitykset käsitellään Hostfullyn kautta
• Vierasviestintä, automaatiot ja mallipohjat toimivat

Kun nämä neljä kohtaa on tarkistettu, voitte luottavaisin mielin päättää päällekkäisyysjakson ja peruuttaa vanhan tilauksen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä PMS-järjestelmän vaihtamisesta

Kuinka kauan uuteen PMS-järjestelmään vaihtaminen kestää?

Useimmat ylläpitäjät suorittavat vaihdon 2–4 viikossa, mutta aikataulu on joustava ja riippuu salkun koosta, kanavien määrästä ja siitä, kuinka paljon päällekkäisyyttä haluatte vanhan järjestelmän kanssa. Pienemmät salkut yhdellä tai kahdella kanavalla voivat olla käytössä alle viikossa. Suuremmat monikanavaiset toiminnot vievät tyypillisesti 3–4 viikkoa perusteelliseen määritykseen ja testaukseen ennen lopullista siirtoa.

Menetänkö varauksia siirron aikana?

Ette. Olemassa olevat varaukset säilyvät siirtymän ajan. Airbnb- ja Booking.com-varaukset siirtyvät automaattisesti, kun aloitatte käytön. Vrbo ja suorat varaukset vaativat lyhyen manuaalisen siirron, mutta käyttöönottospesialistinne ohjaa teidät sen läpi, jotta tietoja ei katoa. Myös maksut, osittaiset talletukset ja tilitysaikataulut säilyvät.

Voinko pitää nykyisen PMS-järjestelmäni käynnissä samalla kun määritän Hostfullya?

Kyllä, ja se on suositeltava tapa. Lyhyt päällekkäisyys vanhan järjestelmän ja Hostfullyn välillä on vakiomuotoinen turvatoimi. Vanha järjestelmänne pysyy aktiivisena ja hoitaa varaukset samalla kun määritätte Hostfullya rinnakkain. Kun Hostfully on määritetty, testattu ja käytössä, peruutatte vanhan tilauksenne sen ehtojen mukaisesti.

Mitä Airbnb-ilmoituksilleni tapahtuu vaihdon aikana?

Hostfully tuo Airbnb-ilmoituksenne suoraan, mukaan lukien kuvaukset, kuvat, mukavuudet ja hinnoittelun. Koska Airbnb sallii vain yhden PMS-yhteyden kerrallaan, katkaisette yhteyden vanhaan järjestelmään hetkeksi, tuotte tiedot Hostfullyyn ja kytkette sitten vanhan järjestelmän uudelleen, kunnes olette valmiita julkaisuun. Katkaisuvaihe kestää pari minuuttia eikä poista tai deaktivoi ilmoituksia.

Tarvitsenko teknisiä taitoja uuteen PMS-järjestelmään vaihtamiseen?

Ette. Majoituspaikkojen ylläpitäjät ilman teknistä taustaa vaihtavat Hostfullyyn päivittäin. Alusta on rakennettu ylläpitäjille, ei kehittäjille, ja siirtoa ohjaa käyttöönottospesialisti, joka hoitaa kriittiset vaiheet reaaliajassa. Jos olette jo käyttäneet jotakin toista PMS-järjestelmää, tiedätte jo tarpeeksi vaihdon tekemiseksi sujuvasti.

Mitä jos jokin menee vikaan vaihdon aikana?

Vanha PMS-järjestelmänne pysyy käytössä koko siirtymän ajan, mikä tarkoittaa, että teillä on aina toimiva varajärjestelmä. Jos jokin näyttää Hostfullyssa virheelliseltä ennen julkaisua, jatkatte yksinkertaisesti vanhan järjestelmän käyttöä, kunnes asia on ratkaistu. Kun olette siirtyneet uuteen, 24/7 asiakastuki ja päivittäiset neuvontatunnit ovat käytettävissänne kaikissa ongelmatilanteissa.

Keskeiset oivallukset

• Pieni päällekkäisyys vanhan PMS:n ja Hostfullyn välillä on normaalia ja tarkoituksellista, ei merkki ongelmasta.
• Ilmoitukset, varaukset, maksut ja osittaiset talletukset säilyvät siirtymässä ilman tietojen menetystä.
• Airbnb- ja Booking.com-siirrot ovat pitkälti automatisoituja; Vrbo ja suorat varaukset ovat manuaalisia mutta ohjattuja.
• Varsinainen julkaisuhetki on kahden minuutin toimenpide, ja käyttöönottospesialisti on mukana linjoilla.
• Jos olette käyttäneet toista PMS-järjestelmää aiemmin, teillä on jo tarvittava kokemus sujuvaan vaihtoon.

Syvempää teknistä luettavaa:

• Vaiheittainen opas PMS-alustan vaihtamiseen
• Airbnb-ilmoitusten tuominen, kun olet tällä hetkellä yhteydessä toiseen PMS-järjestelmään
• Airbnb-kanavan katkaiseminen (hyödyllinen käänteisen prosessin ymmärtämiseksi)