Πρότυπα Μηνυμάτων Airbnb: 10 Σενάρια για Κάθε Στάδιο της Διαδρομής του Επισκέπτη

Γιατί τα μηνύματά σας στο Airbnb καθορίζουν τις κρατήσεις, τις κριτικές και τον ύπνο σας

Γνωρίζετε ήδη ότι το μήνυμα που στέλνετε στις 11 μ.μ. αποφασίζει αν η κράτηση θα γίνει στις 11:01. Αυτό που είναι πιο δύσκολο να χωνέψετε είναι πόσο κοστίζει όταν δεν γίνεται. Οι βραχυπρόθεσμες ενοικιάσεις που απαντούν εντός μίας ώρας βλέπουν περίπου 25% υψηλότερα ποσοστά μετατροπής, και η αύξηση των ποσοστών απάντησης από 89% σε 100% μπορεί να ενισχύσει τις άμεσες κρατήσεις έως και 116%, σύμφωνα με τα σημεία αναφοράς φιλοξενίας του Enso Connect για το 2025. Το άλλο μισό του προβλήματος εμφανίζεται μετά την κράτηση. Σύμφωνα με την Έρευνα Βιομηχανίας Ενοικιάσεων Διακοπών του Hostfully για το 2025, το 42% των διαχειριστών αναφέρει τώρα ότι οι επισκέπτες αναμένουν συγκεκριμένα ταχύτερες απαντήσεις, και η επικοινωνία με τους επισκέπτες κατατάσσεται ως η τρίτη μεγαλύτερη τεχνολογική απογοήτευση σε ολόκληρη τη βιομηχανία, πάνω από τα εργαλεία τιμολόγησης και τον συγχρονισμό ημερολογίου. Αυτή η ανάρτηση σας δίνει 10 πρότυπα που καλύπτουν ολόκληρη τη διαδρομή του επισκέπτη, καθώς και μια ειλικρινή ανάγνωση για το πότε τα προγραμματισμένα μηνύματα της Airbnb παύουν να είναι αρκετά.

Πώς λειτουργεί πραγματικά η επικοινωνία μέσω μηνυμάτων της Airbnb;

Η επικοινωνία μέσω μηνυμάτων της Airbnb βρίσκεται εντός των εισερχομένων του οικοδεσπότη, όπου κάθε συνομιλία με επισκέπτη καταγράφεται έναντι μιας συγκεκριμένης κράτησης. Για να στείλετε ένα μήνυμα, ανοίγετε τον λογαριασμό φιλοξενίας σας, μεταβαίνετε στην καρτέλα «Εισερχόμενα», επιλέγετε μια συνομιλία ή ανοίγετε μια νέα και πληκτρολογείτε. Για να βρείτε ένα παλαιότερο μήνυμα, αναζητάτε στα Εισερχόμενα με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε σε έναν λογαριασμό email.

Πέρα από τα βασικά, η Airbnb προσφέρει δύο λειτουργίες που πρέπει να γνωρίζουν οι οικοδεσπότες:

• Γρήγορες απαντήσεις. Αποθηκευμένα αποσπάσματα που μπορείτε να εισάγετε σε οποιαδήποτε συνομιλία χειροκίνητα. Χρήσιμα για επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις όπως ο κωδικός Wi-Fi ή οι οδηγίες στάθμευσης.
• Προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις. Μηνύματα που έχουν οριστεί να αποστέλλονται αυτόματα σε ένα συγκεκριμένο σημείο σε σχέση με την κράτηση, όπως 24 ώρες πριν το check-in ή μία ώρα μετά το check-out.

Και οι δύο λειτουργίες διατηρούν την επικοινωνία σας συνεπή και σας εξοικονομούν ώρες από την εβδομάδα σας. Έχουν επίσης πραγματικούς περιορισμούς, τους οποίους καλύπτει αργότερα η ενότητα αυτοματοποίησης.

Όροι μηνυμάτων Airbnb: τι πρέπει να γνωρίζουν οι οικοδεσπότες

Πριν επιλέξετε το σωστό εργαλείο ή πρότυπο, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τι κάνει πραγματικά κάθε λειτουργία μηνυμάτων της Airbnb. Ακολουθεί μια γρήγορη αναφορά που καλύπτει τους όρους που αναζητούν περισσότερο οι οικοδεσπότες.

Τι είναι ένα μήνυμα καλωσορίσματος Airbnb;

Ένα μήνυμα καλωσορίσματος Airbnb αποστέλλεται την ημέρα του check-in για να χαιρετήσει τον επισκέπτη μετά την άφιξή του. Επιβεβαιώνει ότι το check-in πήγε ομαλά, τον παραπέμπει στον οδηγό του σπιτιού και ανοίγει την πόρτα για ερωτήσεις. Το ιδανικό μήκος είναι 30 έως 80 λέξεις. Ο στόχος είναι η ζεστασιά και η διαθεσιμότητα, όχι η παροχή πληροφοριών, η οποία ανήκει στο μήνυμα προ-άφιξης.

Τι είναι ένα πρότυπο μηνύματος check-in Airbnb;

Ένα πρότυπο μηνύματος check-in Airbnb είναι ένα προσχεδιασμένο μήνυμα προ-άφιξης που αποστέλλεται 24 έως 48 ώρες πριν την άφιξη ενός επισκέπτη. Καλύπτει τη διεύθυνση του ακινήτου, τον κωδικό πρόσβασης ή τις οδηγίες για το κλειδοθήκη, τα διαπιστευτήρια Wi-Fi, την ώρα check-in και έναν σύνδεσμο προς τον οδηγό του σπιτιού. Είναι το μοναδικό μήνυμα με τη μεγαλύτερη μόχλευση στη διαδρομή του επισκέπτη, επειδή εξαλείφει την πλειονότητα των εισερχόμενων ερωτήσεων υποστήριξης.

Τι είναι τα αυτοματοποιημένα μηνύματα Airbnb;

Τα αυτοματοποιημένα μηνύματα Airbnb είναι επικοινωνίες που ενεργοποιούνται από κρατήσεις και αποστέλλονται χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία προγραμματισμένων γρήγορων απαντήσεων της Airbnb. Οι οικοδεσπότες γράφουν ένα μήνυμα μία φορά, ορίζουν έναν κανόνα χρονισμού (για παράδειγμα, 24 ώρες πριν το check-in) και η Airbnb το στέλνει αυτόματα. Τα αυτοματοποιημένα μηνύματα λειτουργούν μόνο εντός των εισερχομένων της Airbnb και μόνο με χρονικά ενεργοποιητές, όχι με ενεργοποιητές συμπεριφοράς επισκεπτών.

Τι είναι οι γρήγορες απαντήσεις Airbnb;

Οι γρήγορες απαντήσεις Airbnb είναι αποθηκευμένα αποσπάσματα μηνυμάτων που οι οικοδεσπότες εισάγουν χειροκίνητα σε συνομιλίες με ένα μόνο κλικ. Διαφέρουν από τα προγραμματισμένα μηνύματα στο ότι απαιτούν από έναν άνθρωπο να ανοίξει τα εισερχόμενα και να επιλέξει να στείλει ένα. Οι γρήγορες απαντήσεις είναι καλύτερες για επαναλαμβανόμενες εφάπαξ ερωτήσεις, όπως η τοποθεσία στάθμευσης, η πολιτική για κατοικίδια ή η διαθεσιμότητα για νωρίς check-in.

Τι είναι η επικοινωνία με τους επισκέπτες της Airbnb;

Η επικοινωνία με τους επισκέπτες της Airbnb αναφέρεται σε όλα τα μηνύματα που ανταλλάσσονται μεταξύ ενός οικοδεσπότη και ενός επισκέπτη μέσω της πλατφόρμας της Airbnb, συμπεριλαμβανομένων των ερωτήσεων προ-κράτησης, των επιβεβαιώσεων κράτησης, των οδηγιών προ-άφιξης, των check-in κατά τη διάρκεια της διαμονής και των αιτημάτων κριτικής μετά τη διαμονή. Η Airbnb παρακολουθεί το ποσοστό απάντησης και τον χρόνο απάντησης του οικοδεσπότη και χρησιμοποιεί και τα δύο ως εισόδους για την επιλεξιμότητα Superhost και την κατάταξη αναζήτησης.

Ποια είναι παραδείγματα μηνυμάτων οικοδεσπότη Airbnb;

Τα παραδείγματα μηνυμάτων οικοδεσπότη Airbnb είναι έτοιμα προς αντιγραφή σενάρια που καλύπτουν κάθε σημείο της διαδρομής του επισκέπτη: απάντηση σε ερώτηση, επιβεβαίωση κράτησης, οδηγίες προ-άφιξης, καλωσόρισμα, check-in κατά τη διάρκεια της διαμονής, επίλυση προβλημάτων, υπενθύμιση check-out, ευχαριστήριο μήνυμα μετά τη διαμονή και αίτημα κριτικής. Τα αποτελεσματικά παραδείγματα περιλαμβάνουν τις συγκεκριμένες μεταβλητές (όνομα, όνομα ακινήτου, ημερομηνία check-in, κωδικός πρόσβασης) που πρέπει να αντικατασταθούν για κάθε κράτηση.

Τι είναι η αυτοματοποίηση μηνυμάτων Airbnb;

Η αυτοματοποίηση μηνυμάτων Airbnb είναι η πρακτική αποστολής επικοινωνιών προς τους επισκέπτες χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση, χρησιμοποιώντας είτε τις ενσωματωμένες προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις της Airbnb είτε ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων. Η ενσωματωμένη αυτοματοποίηση της Airbnb λειτουργεί μόνο εντός των εισερχομένων της Airbnb. Η αυτοματοποίηση βάσει PMS επεκτείνει την ίδια λογική σε Vrbo, Booking.com και απευθείας κρατήσεις ταυτόχρονα, από μια ενιαία βιβλιοθήκη προτύπων.

Τι κάνει ένα πρότυπο μηνύματος Airbnb να λειτουργεί πραγματικά;

Ένα πρότυπο λειτουργεί όταν αποστέλλεται την κατάλληλη στιγμή, ακούγεται σαν να το έγραψε ένα άτομο και δίνει στον επισκέπτη ακριβώς αυτό που χρειάζεται χωρίς να τον κάνει να ρωτήσει. Τα πρότυπα αποτυγχάνουν όταν αποστέλλονται πολύ νωρίς, πολύ αργά ή είναι πολύ επίσημα για το κοινό, ή όταν αφήνουν τον επισκέπτη να ψάχνει για πληροφορίες.

Τρία πράγματα διαχωρίζουν ένα πρότυπο που κερδίζει μια κριτική πέντε αστέρων από ένα που κερδίζει έναν ευγενικό ανασήκωμα ώμων:

• Χρονισμός. Ένα μήνυμα καλωσορίσματος που αποστέλλεται στις 9 π.μ. την ημέρα του check-in είναι καλύτερο από το ίδιο μήνυμα που αποστέλλεται τρεις ημέρες νωρίτερα. Οι πληροφορίες προ-άφιξης προσγειώνονται καλύτερα 24 έως 48 ώρες πριν την άφιξη, όταν οι επισκέπτες σχεδιάζουν πραγματικά την επιμελητεία.
• Ταιριαστός τόνος. Μια πολυτελής ενοικίαση χρειάζεται διαφορετική γλώσσα από ένα παραθαλάσσιο σπίτι με αιώρα και ψυγείο. Διαβάστε ξανά την καταχώρισή σας. Αν η καταχώριση έχει προσωπικότητα, τα μηνύματα πρέπει να έχουν επίσης. Αν η καταχώριση είναι επίσημη, ταιριάξτε την. Η ασυνέπεια είναι αυτό που παρατηρούν οι επισκέπτες.
• Μεταβλητές εξατομίκευσης. Το ελάχιστο είναι το όνομα, το όνομα του ακινήτου, η ημερομηνία check-in και η ημερομηνία check-out. Τα καλύτερα πρότυπα αντλούν επίσης αυτόματα το παράθυρο άφιξης, τον αριθμό θέσης στάθμευσης και τον κωδικό Wi-Fi. Οι μεταβλητές σε αγκύλες όπως [First name] αντικαθίστανται πριν την αποστολή.

Μια ακόμη πειθαρχία: διαβάστε κάθε πρότυπο δυνατά πριν το αποθηκεύσετε. Αν ακούγεται σαν επιστολή εξυπηρέτησης πελατών, ξαναγράψτε το.

Το Πλαίσιο Μηνυμάτων της Airbnb

Ο παρακάτω πίνακας αντιστοιχίζει κάθε στάδιο της διαδρομής του επισκέπτη με τον στόχο του, τον βέλτιστο χρόνο αποστολής και το ιδανικό μήκος μηνύματος. Χρησιμοποιήστε τον ως σχέδιο για τη δημιουργία της βιβλιοθήκης προτύπων σας.

Στάδιο	Στόχος	Χρόνος αποστολής	Ιδανικό μήκος	Μπορεί να αυτοματοποιηθεί;
Ερώτηση προ-κράτησης	Μετατροπή της κράτησης	Εντός 1 ώρας	50-100 λέξεις	Μερική (γρήγορη απάντηση)
Επιβεβαίωση κράτησης	Μείωση του άγχους μετά την κράτηση	Αμέσως μετά την κράτηση	50-75 λέξεις	Ναι
Οδηγίες προ-άφιξης / check-in	Εξάλειψη αιτημάτων υποστήριξης	24-48 ώρες πριν την άφιξη	100-150 λέξεις	Ναι
Μήνυμα καλωσορίσματος	Σήμανση διαθεσιμότητας και ζεστασιάς	Την ημέρα του check-in ή με το άνοιγμα της πόρτας	30-80 λέξεις	Ναι
Check-in κατά τη διάρκεια της διαμονής	Εντοπισμός προβλημάτων πριν το check-out	18-24 ώρες μετά την άφιξη	25-50 λέξεις	Ναι (μόνο για διαμονές 3+ διανυκτερεύσεων)
Επίλυση προβλημάτων	Περιορισμός του προβλήματος πριν την κριτική	Εντός λεπτών από την αναφορά	50-100 λέξεις	Όχι, απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση
Υπενθύμιση check-out	Εξασφάλιση ομαλής αναχώρησης	Το βράδυ πριν το check-out	50-100 λέξεις	Ναι
Ευχαριστήριο μήνυμα μετά τη διαμονή	Προετοιμασία για κριτική χωρίς να ζητηθεί	Εντός 24 ωρών από το check-out	30-60 λέξεις	Ναι
Αίτημα κριτικής	Μετατροπή της διαμονής σε δημόσια κριτική	3-5 ημέρες μετά το check-out	30-60 λέξεις	Ναι
Υπενθύμιση επανάληψης κράτησης επισκέπτη	Προώθηση απευθείας επανάληψης κράτησης	Όταν ανοίξουν οι ημερομηνίες	40-70 λέξεις	Μερική (απαιτεί χειροκίνητη ενεργοποίηση)

Τα 10 πρότυπα μηνυμάτων Airbnb που χρειάζεται κάθε οικοδεσπότης

Αυτά τα πρότυπα καλύπτουν ολόκληρη τη διαδρομή του επισκέπτη από την ερώτηση έως την κριτική. Κάθε ένα περιλαμβάνει μια επίσημη έκδοση (για επαγγελματίες ταξιδιώτες, πολυτελείς καταχωρίσεις, εταιρικούς επισκέπτες) και μια πιο οικεία έκδοση (για ταξιδιώτες αναψυχής, οικογενειακές διαμονές, απλά ακίνητα). Επιλέξτε την παραλλαγή που ταιριάζει με τον τόνο της καταχώρισής σας, αντικαταστήστε τις μεταβλητές σε αγκύλες και αποθηκεύστε την στα εισερχόμενά σας.

1. Απάντηση σε ερώτηση προ-κράτησης

Στείλτε αυτό όταν ένας πιθανός επισκέπτης στέλνει μια ερώτηση πριν την κράτηση. Η ταχύτητα μετράει περισσότερο από την τελειότητα εδώ, αλλά το μήνυμα πρέπει να κάνει πραγματική δουλειά: να απαντήσει στην ερώτησή του, να θέσει προσδοκίες και να ρωτήσει οτιδήποτε χρειάζεστε για να τον αξιολογήσετε.

2. Επιβεβαίωση κράτησης

Στείλτε αυτό αμέσως μετά την ολοκλήρωση μιας κράτησης. Οι επισκέπτες αναμένουν επιβεβαίωση με τον ίδιο τρόπο που αναμένουν μια απόδειξη μετά από μια αγορά, και η σιωπή εδώ προκαλεί άγχος, όχι ευγνωμοσύνη.

3. Οδηγίες check-in προ-άφιξης

Στείλτε 24 έως 48 ώρες πριν την άφιξη. Αυτό είναι το μήνυμα που αποτρέπει το 90% των μηνυμάτων «Είμαι εδώ, πού παρκάρω;» στις 11 μ.μ.

Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση, βασικές οδηγίες, τη μέθοδο πρόσβασης, τον κωδικό Wi-Fi, το παράθυρο check-in και πού θα βρείτε τον ψηφιακό σας οδηγό για όλα τα υπόλοιπα.

4. Μήνυμα καλωσορίσματος

Στείλτε το το πρωί του check-in, ή αμέσως μόλις η έξυπνη κλειδαριά καταγράψει την άφιξή τους. Το μήνυμα καλωσορίσματος κερδίζει την αξία του όταν είναι ζεστό, σύντομο και σηματοδοτεί ότι είστε διαθέσιμοι χωρίς να είστε πιεστικοί. Ο οδηγός επιστολών καλωσορίσματος για ενοικιαζόμενα καταλύματα εμβαθύνει στη δομή και τι πρέπει να παραλείψετε.

5. Check-in κατά τη διάρκεια της διαμονής

Στείλτε το στα μισά της διαμονής για διαμονές τριών διανυκτερεύσεων ή περισσότερο. Παραλείψτε το για κρατήσεις μίας ή δύο διανυκτερεύσεων. Η Kana Gordon, ειδικός προϊόντων της Hostfully που διευθύνει διαδικτυακά σεμινάρια εκπαίδευσης πελατών, προσδιορίζει τον χρόνο με ακρίβεια: στείλτε το περίπου 18 ώρες μετά την έναρξη της διαμονής, ώστε οι επισκέπτες να το λάβουν το πρωί της επόμενης ημέρας, αφού έχουν εγκατασταθεί και έχουν πραγματικά ερωτήσεις. Ο στόχος είναι να εντοπιστούν μικρά προβλήματα πριν μετατραπούν σε προβλήματα που καταστρέφουν τις κριτικές. Όπως λέει η Kana: «Δεν θέλουμε να κατακλύσουμε τους επισκέπτες. Δεν θέλουμε να νιώθουν ότι τους παρακολουθούμε.»

6. Επίλυση προβλημάτων

Στείλτε το τη στιγμή που ακούτε για ένα πρόβλημα. Η ταχύτητα και η αναγνώριση μετρούν περισσότερο από την ίδια τη λύση. Τα δεδομένα της βιομηχανίας τοποθετούν τους μέσους χρόνους απάντησης του WhatsApp γύρω στα 8 λεπτά, αλλά αυτό μειώνεται σημαντικά κατά τη διάρκεια των γευμάτων και των νυχτερινών ωρών, που είναι ακριβώς όταν τα προβλήματα αυξάνονται.

7. Υπενθύμιση check-out

Στείλτε το το βράδυ πριν το check-out. Το βράδυ πριν είναι καλύτερο από το πρωί της αναχώρησης, όταν οι επισκέπτες ήδη ετοιμάζουν νοητικά τις αποσκευές τους.

8. Ευχαριστήριο μήνυμα μετά τη διαμονή

Στείλτε το εντός 24 ωρών από το check-out, πριν αφήσουν κριτική. Σύντομο, ζεστό, χωρίς αίτημα, χωρίς πίεση.

9. Αίτημα κριτικής

Στείλτε το τρεις έως πέντε ημέρες μετά το check-out, αφού έχει παραδοθεί το ευχαριστήριο μήνυμα αλλά πριν κλείσει το παράθυρο κριτικών 14 ημερών της Airbnb. Τα ζευγαρωμένα πρότυπα κριτικών οικοδεσπότη και επισκέπτη λειτουργούν μαζί, ώστε να μπορείτε να καλύψετε και τις δύο πλευρές στην ίδια ροή.

10. Υπενθύμιση απευθείας κράτησης για επαναλαμβανόμενους επισκέπτες

Στείλτε το σε προηγούμενους επισκέπτες όταν έχετε μια χαλαρή ημερομηνία, μια πτώση τιμής ή μια ήσυχη ενδιάμεση εβδομάδα για να γεμίσετε. Αυτό το πρότυπο λειτουργεί μόνο αν έχετε πραγματικά μια επιλογή απευθείας κράτησης για να τους στείλετε. Αν γίνει σωστά, μειώνει τις χρεώσεις OTA για τους πιο πιστούς σας επισκέπτες.

Μπόνους: κανόνες σπιτιού και παραλλαγές πολιτικής

Αυτά δεν είναι πλήρη πρότυπα, είναι παραλλαγές προσθηκών για τη ροή προ-κράτησης ή προ-άφιξης όταν το ακίνητό σας έχει συγκεκριμένες πολιτικές. Το δωρεάν πρότυπο κανόνων σπιτιού καλύπτει το πλήρες σύνολο. Εδώ είναι τα τρία που εμφανίζονται πιο συχνά.

Επιπλέον επισκέπτες: «Το [Όνομα ακινήτου] φιλοξενεί έως [number] άτομα. Δεν επιτρέπονται επιπλέον διανυκτερεύοντες επισκέπτες. Οι ημερήσιοι επισκέπτες είναι ευπρόσδεκτοι έως [number] συνολικά. Μη εγκεκριμένοι επιπλέον επισκέπτες έχουν ως αποτέλεσμα [συνέπεια].»

Φιλικό προς κατοικίδια: «Το [Όνομα ακινήτου] καλωσορίζει κατοικίδια έως [βάρος]. Εφαρμόζεται μη επιστρέψιμη χρέωση κατοικιδίου [ποσό $] που καλύπτει επιπλέον καθαρισμό. Ζημιές πέραν της φυσιολογικής τριχοφυΐας κατοικιδίων χρεώνονται ξεχωριστά. Περισσότερα για την εγκατάσταση καταλυμάτων φιλικών προς κατοικίδια εδώ.»

Στάθμευση: «Το [Όνομα ακινήτου] περιλαμβάνει μία αποκλειστική θέση στάθμευσης στην [τοποθεσία]. Επιπλέον οχήματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη στάθμευση στον δρόμο, σύμφωνα με τους τοπικούς κανόνες. Παρακαλούμε μην μπλοκάρετε τις εισόδους των γειτονικών ιδιοκτησιών.»

Πώς χρησιμοποιείτε τα προγραμματισμένα μηνύματα της Airbnb και πού υστερούν;

Οι προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις της Airbnb σας επιτρέπουν να γράψετε ένα μήνυμα μία φορά και να το ρυθμίσετε να αποστέλλεται αυτόματα σε ένα συγκεκριμένο σημείο της κράτησης, όπως μία ημέρα πριν το check-in ή δύο ώρες μετά το check-out. Ρυθμίζονται στην ενότητα «Εισερχόμενα» του λογαριασμού φιλοξενίας σας και λειτουργούν καλά για τα προβλέψιμα πρότυπα: πληροφορίες προ-άφιξης, μήνυμα καλωσορίσματος, υπενθύμιση check-out.

Έχουν τρεις πραγματικούς περιορισμούς που αξίζει να γνωρίζετε πριν χτίσετε ολόκληρο το σύστημά σας πάνω τους:

• Μόνο Airbnb. Οι προγραμματισμένες απαντήσεις δεν φτάνουν σε επισκέπτες που έχουν κάνει κράτηση μέσω Vrbo, Booking.com ή του ιστότοπου απευθείας κράτησής σας. Εάν καταχωρίζετε σε πολλά κανάλια, είτε αναδημιουργείτε τα ίδια πρότυπα στα εισερχόμενα κάθε πλατφόρμας είτε αποδέχεστε ασυνεπή επικοινωνία μεταξύ των επισκεπτών.
• Μόνο χρονικά ενεργοποιητές. Μπορείτε να προγραμματίσετε με βάση την ημερομηνία κράτησης, αλλά δεν μπορείτε να ενεργοποιήσετε με βάση τη συμπεριφορά του επισκέπτη, όπως να στείλετε μια συνέχεια μόνο αν ο επισκέπτης δεν έχει απαντήσει, ή να στείλετε ένα διαφορετικό μήνυμα αν η κράτηση είναι για περισσότερες από πέντε διανυκτερεύσεις.
• Καμία κεντρική βιβλιοθήκη μηνυμάτων. Τα πρότυπα βρίσκονται μέσα σε κάθε μεμονωμένη καταχώριση. Η ενημέρωση του μηνύματος κωδικού Wi-Fi σημαίνει την ενημέρωσή του στις αποθηκευμένες απαντήσεις κάθε ακινήτου ξεχωριστά.

Για έναν οικοδεσπότη με ένα μόνο ακίνητο μόνο στην Airbnb, οι προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις είναι πραγματικά αρκετές. Για όλους τους άλλους, είναι το πάτωμα, όχι το ταβάνι.

Πότε πρέπει να αυτοματοποιήσετε τα μηνύματα Airbnb με ένα PMS αντί αυτού;

Μεταβείτε σε ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων τη στιγμή που η επικοινωνία σας εκτείνεται σε περισσότερα από ένα κανάλια, περισσότερα από μερικά ακίνητα, ή και τα δύο. Τα μαθηματικά είναι απλά: οι προγραμματισμένες απαντήσεις της Airbnb σας εξοικονομούν χρόνο εντός της Airbnb. Ένα PMS σας εξοικονομεί χρόνο σε κάθε κανάλι, κάθε ακίνητο και κάθε συνομιλία, από ένα ενιαίο inbox.

Ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων όπως το Unified Inbox + InboxAI της Hostfully συγκεντρώνει μηνύματα SMS, WhatsApp, email και OTA από Airbnb, Vrbo και Booking.com σε μία ροή. Τα πρότυπα και οι ενεργοποιητές λειτουργούν σε κάθε καταχώριση ταυτόχρονα. Το InboxAI συντάσσει απαντήσεις αντλώντας από τη βάση γνώσεων του ακινήτου σας και τους Ψηφιακούς Οδηγούς σας, έτσι ώστε η απάντηση να είναι πάντα συγκεκριμένη για το ακίνητο και συνεπής στον τόνο. Εσείς ελέγχετε και στέλνετε, αντί να πληκτρολογείτε.

Ενδείξεις ότι έχετε ξεπεράσει τις προγραμματισμένες απαντήσεις:

• Καταχωρίζετε το ίδιο ακίνητο σε περισσότερα από ένα κανάλια και αναδημιουργείτε πρότυπα σε κάθε ένα
• Διαχειρίζεστε περισσότερα από πέντε ακίνητα και η επεξεργασία ενός μηνύματος σημαίνει επεξεργασία του πέντε φορές
• Χάνετε μηνύματα επειδή είναι διασκορπισμένα σε Airbnb, Vrbo, email και WhatsApp
• Η ομάδα σας περιλαμβάνει συν-οικοδεσπότες ή εικονικούς βοηθούς που χρειάζονται πρόσβαση χωρίς να βλέπουν τα πάντα
• Απαντάτε στις ίδιες πέντε ερωτήσεις κάθε εβδομάδα και θέλετε να τις ξεφορτωθείτε για πάντα

Η σωστή στιγμή για αυτοματοποίηση είναι πριν την επόμενη πολυάσχολη περίοδο, όχι στη μέση της.

Ποια εθιμοτυπία μηνυμάτων πρέπει να ακολουθεί κάθε οικοδεσπότης Airbnb;

Τρεις κανόνες καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος αυτού που διαχωρίζει την επικοινωνία που κερδίζει κριτικές πέντε αστέρων από την επικοινωνία που κερδίζει σιωπή.

Ταιριάξτε τον τόνο σας με την καταχώρισή σας. Μια πολυτελής ενοικίαση στο Άσπεν διαβάζεται διαφορετικά από ένα παραθαλάσσιο σπίτι στο Ένσινιτας. Τα μηνύματα πρέπει να αντικατοπτρίζουν το ίδιο κενό. Αν η καταχώρισή σας έχει προσωπικότητα, τα πρότυπά σας πρέπει να έχουν επίσης. Αν η καταχώρισή σας είναι επίσημη, διατηρήστε τα πρότυπα καθαρά. Η ασυνέπεια είναι αυτό που παρατηρούν οι επισκέπτες.

Επεξεργαστείτε πριν αποθηκεύσετε. Τα πρότυπα αποστέλλονται χιλιάδες φορές. Ένα τυπογραφικό λάθος ή μια αμήχανη φράση που προσπερνάτε μία φορά θα καταλήγει σε κάθε εισερχόμενο μήνυμα επισκέπτη μέχρι να το διορθώσετε. Διαβάστε κάθε πρότυπο δυνατά πριν την αποθήκευση. Αν ακούγεται σαν ρομπότ, ξαναγράψτε το.

Μην προσποιείστε επείγοντα χαρακτήρα, μην προσποιείστε εγκαρδιότητα. Οι επισκέπτες μπορούν να καταλάβουν πότε ένα “Ανυπομονούμε να σας φιλοξενήσουμε!” γράφτηκε από κάποιον που σαφώς μπορεί να περιμένει. Αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε ενθουσιασμό, να το εννοείτε. Αν όχι, η ουδέτερη και χρήσιμη προσέγγιση είναι πάντα καλύτερη από την ψεύτικη και θερμή.

Οι οικοδεσπότες που επιδιώκουν ή διατηρούν την ιδιότητα του Superhost εξαρτώνται από τον ρυθμό απόκρισης. Η Airbnb παρακολουθεί πόσο γρήγορα απαντάτε και το προσμετρά απευθείας στο σήμα, πράγμα που σημαίνει ότι τα πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει κάνουν περισσότερα από το να εξοικονομούν χρόνο, προστατεύουν την κατάταξή σας στις αναζητήσεις.

Σύγκριση εργαλείων ανταλλαγής μηνυμάτων της Airbnb

Οι εγγενείς λειτουργίες της Airbnb καλύπτουν τα βασικά, αλλά οι διαχειριστές ακινήτων που διαχειρίζονται πολλές καταχωρίσεις ή πολλά κανάλια τελικά χρειάζονται περισσότερα. Δείτε πώς συγκρίνονται τα κύρια εργαλεία στις διαστάσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Εργαλείο	Βιβλιοθήκη προτύπων	Αυτόματος προγραμματισμός	Πολλαπλά κανάλια	Σύνταξη με AI	SMS / WhatsApp
Γρήγορες απαντήσεις Airbnb	Ναι (μη αυτόματη αποστολή)	Όχι	Όχι (μόνο Airbnb)	Όχι	Όχι
Προγραμματισμένα μηνύματα Airbnb	Ναι	Ναι (βάσει χρόνου)	Όχι (μόνο Airbnb)	Όχι	Όχι
Hostfully Unified Inbox + InboxAI	Ναι (διασταυρούμενες καταχωρίσεις)	Ναι (χρόνος + έναυσμα)	Ναι (Airbnb, Vrbo, Booking.com, απευθείας)	Ναι (InboxAI)	Ναι
Guesty Messaging	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι (GuestyAI)	Ναι
Hospitable Messaging	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι (SmartReplies)	Περιορισμένο
Lodgify Messaging	Ναι	Ναι	Ναι	Περιορισμένο	Περιορισμένο

Για οικοδεσπότες που διαχειρίζονται μία μόνο καταχώριση αποκλειστικά στην Airbnb, τα εγγενή εργαλεία είναι πραγματικά επαρκή. Η ανάγκη για ένα εξειδικευμένο επίπεδο ανταλλαγής μηνυμάτων γίνεται σαφής όταν τα πρότυπα βρίσκονται σε πολλά μέρη, τα μηνύματα φτάνουν μέσω πολλαπλών καναλιών και μια ομάδα περισσότερων του ενός ατόμων μοιράζεται την πρόσβαση στα εισερχόμενα.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα πρότυπα μηνυμάτων της Airbnb

Τι είναι ο κανόνας 75-55 για την Airbnb;

Ο κανόνας 75-55 είναι μια οδηγία ελέγχου επισκεπτών που χρησιμοποιούν ορισμένοι οικοδεσπότες, απαιτώντας από τους επισκέπτες να έχουν τουλάχιστον 75 δολάρια ανά διανυκτέρευση στον προϋπολογισμό τους και να έχουν περάσει τουλάχιστον το 55% της ημερομηνίας διαμονής τους όταν αφήνουν κριτικές. Δεν είναι πολιτική της Airbnb, αλλά μια κοινοτική ευρετική. Δεν έχει καμία σχέση με τα πρότυπα μηνυμάτων συγκεκριμένα, αλλά εμφανίζεται σε συνομιλίες πριν την κράτηση.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα μήνυμα Airbnb;

Ένα αποτελεσματικό μήνυμα Airbnb περιλαμβάνει το μικρό όνομα του επισκέπτη, το όνομα του καταλύματος, τις συγκεκριμένες πληροφορίες που χρειάζεται εκείνη τη στιγμή και ένα σαφές επόμενο βήμα. Τα πιο κοινά στάδια είναι: πριν την κράτηση, επιβεβαίωση κράτησης, πριν την άφιξη, καλωσόρισμα, ενδιάμεσος έλεγχος διαμονής, επίλυση προβλημάτων, αναχώρηση, μετά τη διαμονή και αίτημα κριτικής. Κάθε στάδιο έχει διαφορετικό στόχο, οπότε το περιεχόμενο πρέπει να αντιστοιχεί σε αυτόν τον στόχο αντί να επαναλαμβάνει το ίδιο σενάριο.

Ποιος είναι ο κανόνας 80/20 για το Airbnb;

Ο κανόνας 80/20 για τους οικοδεσπότες της Airbnb είναι η παρατήρηση ότι περίπου το 80% των μηνυμάτων των επισκεπτών καλύπτει το 20% των θεμάτων, όπως το Wi-Fi, ο χώρος στάθμευσης, η ώρα άφιξης και οι κανόνες του σπιτιού. Το συμπέρασμα είναι ότι η αποθήκευση προτύπων για αυτό το επαναλαμβανόμενο 20% εξαλείφει το μεγαλύτερο μέρος της πληκτρολόγησης, γι’ αυτό υπάρχουν οι προγραμματισμένες απαντήσεις και η αυτοματοποίηση PMS.

Τι είναι ο κανόνας 25 στην Airbnb;

Ο κανόνας 25 είναι μια άτυπη κοινοτική οδηγία που προτείνει στους οικοδεσπότες να απορρίπτουν κρατήσεις από επισκέπτες με λιγότερες από 25 διαμονές ή κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο κριτικών, ανάλογα με την πηγή. Όπως ο κανόνας 75-55, δεν είναι πολιτική της Airbnb. Οι οικοδεσπότες που τον χρησιμοποιούν συνήθως κάνουν έλεγχο κατά το στάδιο της προ-κράτησης, πράγμα που καθιστά το πρότυπο προ-κράτησης το κατάλληλο μέρος για να κάνουν ερωτήσεις επιλεξιμότητας.

Σας επιτρέπει η Airbnb να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα;

Ναι, η Airbnb προσφέρει προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις, οι οποίες σας επιτρέπουν να ρυθμίσετε την αυτόματη αποστολή μηνυμάτων σε συγκεκριμένα σημεία της κράτησης, όπως 24 ώρες πριν το check-in. Λειτουργούν μόνο εντός της Airbnb και μόνο με χρονικά εναύσματα. Για αυτοματοποίηση σε πολλά κανάλια ή βάσει της συμπεριφοράς των επισκεπτών, οι οικοδεσπότες χρησιμοποιούν ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων.

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι ένα μήνυμα καλωσορίσματος της Airbnb;

Ένα μήνυμα καλωσορίσματος της Airbnb πρέπει να έχει 30 έως 80 λέξεις. Αρκετά μεγάλο για να επιβεβαιώσει ότι ο επισκέπτης έφτασε με ασφάλεια, να τον παραπέμψει στον οδηγό του σπιτιού και να τον προσκαλέσει να επικοινωνήσει, αλλά αρκετά σύντομο ώστε να το διαβάσει σε πέντε δευτερόλεπτα. Οτιδήποτε μεγαλύτερο διαβάζεται ως αγχωτικό και ωθεί τους επισκέπτες να μην το διαβάσουν καθόλου.

Πόσο σύντομα πρέπει να απαντήσετε σε ένα μήνυμα Airbnb;

Απαντήστε εντός μίας ώρας κατά τις ώρες αφύπνισης, αν είναι δυνατόν. Η Airbnb λαμβάνει υπόψη τον ρυθμό απόκρισης και τον χρόνο απόκρισης απευθείας στην ιδιότητα του Superhost και στην κατάταξη αναζήτησης, και τα δεδομένα του κλάδου δείχνουν ότι οι οικοδεσπότες που απαντούν εντός μίας ώρας βλέπουν περίπου 25% υψηλότερα ποσοστά μετατροπής. Για μηνύματα κατά τη διάρκεια της νύχτας, μια αυτοματοποιημένη επιβεβαίωση συν μια πραγματική απάντηση μέχρι τις 9 π.μ. συνήθως αρκεί.

Βασικά συμπεράσματα

• Τα πρότυπα λειτουργούν όταν βρίσκουν τη σωστή στιγμή με τον σωστό τόνο, όχι όταν γεμίζουν τα εισερχόμενα.
• Δέκα πρότυπα καλύπτουν ολόκληρη τη διαδρομή του επισκέπτη: ερώτηση, επιβεβαίωση, πριν την άφιξη, καλωσόρισμα, ενδιάμεση διαμονή, επίλυση προβλημάτων, αναχώρηση, ευχαριστήριο μετά τη διαμονή, αίτημα κριτικής και υπενθύμιση απευθείας κράτησης για επαναλαμβανόμενους επισκέπτες.
• Οι προγραμματισμένες γρήγορες απαντήσεις της Airbnb καλύπτουν τα βασικά για οικοδεσπότες με ένα μόνο κανάλι και ένα μόνο ακίνητο. Πέρα από αυτό, κατακερματίζονται γρήγορα.
• Ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων αυτοματοποιεί την ανταλλαγή μηνυμάτων σε κάθε κανάλι, κάθε ακίνητο και κάθε μέλος της ομάδας από ένα ενιαίο εισερχόμενο.
• Η ταχύτητα απόκρισης είναι η πιο σημαντική μέτρηση στην επικοινωνία με τους επισκέπτες, τελεία και παύλα.