Framgångshistoria
Genom att skicka in godkänner du att bli kontaktad via e-post, telefon eller SMS.
Ryan är ägare till Vacant Nest, ett fullservice- och deltidsförvaltningsföretag. Detta dubbla tillvägagångssätt lägger till en nivå av komplexitet när det gäller månadsrapportering, vilket Ryan löser genom smart teknik.
Plats: Storbritannien & DubaiAntal annonser: 24Använt Hostfully sedan: --Favoritfunktioner: Automatiseringar för meddelanden före ankomst, avancerad rapportering, kanalhantering och fastighetssynkronisering över flera OTA:er
Hostfullys förbättrade rapportering sparar oss timmar varje månad. Vi ställer in mallen en gång, avgifter och provisioner beräknas automatiskt, jag gör en snabb redigering, och det är klart.
Vacant Nests erbjuder både fullservice- och deltidsförvaltning, och arbetar med ägare som sträcker sig från enskilda fastighetsvärdar till investerare med flera fastigheter. Vissa ägare förlitar sig på Vacant Nests för helhetsförvaltning, medan andra hanterar omsättningen själva och använder Vacant Nests främst för marknadsföring och distribution.
Denna flexibilitet är en konkurrensfördel, men den medför också operativ komplexitet. Varje ägararrangemang kräver olika avgiftsstrukturer, rapporteringsformat och utbetalningsberäkningar. Som ett resultat blir månadsrapportering, ägarutbetalningar och daglig kommunikation snabbt mer krävande när portföljen växer.
Det trycket blev tydligt när Vacant Nests skalade upp.
På knappt två år växte Ryan verksamheten till 24 fastigheter. Den grundläggande fastighetshanteringsprogramvaran han hade använt kunde hantera grundläggande kanalhantering, men den var inte byggd för att stödja en växande verksamhet med varierande ägaravtal.
“Allt som var mer komplicerat än grundläggande kanalhantering, som att förbereda rapporter, innebar mycket manuellt arbete”, förklarar Ryan.
Varje månad hämtade Ryan manuellt boknings- och intäktsdata från Airbnb, Vrbo och Booking.com, kopierade och klistrade sedan in det i kalkylblad. Därifrån beräknade han förvaltningsavgifter, OTA-provisioner, städkostnader och ägarutbetalningar för hand. Processen var tidskrävande, felbenägen och svår att skala.
När rapporteringskraven ökade i takt med portföljen insåg Ryan att arbetsflödet höll på att bli en flaskhals.
“Det måste finnas en bättre lösning”, säger han.
När arbetsbördan för rapportering fortsatte att växa insåg Ryan att han behövde gå bortom en startlösning och anta ett av branschens ledande fastighetshanteringssystem. Efter att ha undersökt sina alternativ valde han Hostfully för dess kombination av robust funktionalitet och starkt värde.
Efter att ha kommit igång anslöt Ryan sina bokningskanaler, länkade Hostfullys centrala kalender till sin direkta bokningssida och fokuserade på att lösa sin största operativa flaskhals: rapportering.
Med Hostfullys förbättrade rapportering (Enhanced Reporting) satte Ryan upp månadsrapporter som automatiskt genereras enligt ett schema. Till skillnad från stela, förbyggda mallar som finns i många PMS, tillät Hostfullys anpassningsbara formler Ryan att designa rapporter som matchade hans affärsmodell.
Denna flexibilitet var avgörande. Vissa Vacant Nests-ägare har flera fullt förvaltade fastigheter, medan andra äger en enda fastighet under ett deltids- eller samvärdskapsarrangemang. Varje upplägg kräver olika avgiftsberäkningar och rapporteringsstrukturer. Med förbättrad rapportering kan Ryan automatiskt generera rätt rapport för varje ägare utan manuell inblandning.
“Lite redigering, och rapporterna är redo att skickas till ägarna”, säger Ryan. “Detta minskade min månatliga arbetsbörda från 9–10 timmar till mindre än 2.”
Känner du igen dig i Ryans berättelse? Låt oss prata.