Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Ryan is de eigenaar van Vacant Nest, een full-service en parttime beheermaatschappij. Deze tweeledige aanpak voegt een mate van complexiteit toe aan de rapportage aan het einde van de maand, wat Ryan oplost door slim gebruik van technologie.
Locatie: VK & DubaiAantal advertenties: 24Gebruikt Hostfully sinds: --Favoriete functies: Automatiseringen voor berichten voorafgaand aan aankomst, geavanceerde rapportage, kanaalbeheer en synchronisatie van accommodaties over meerdere OTA's
De Enhanced Reporting van Hostfully bespaart ons elke maand uren werk. We stellen het sjabloon één keer in, vergoedingen en commissies worden automatisch berekend, ik maak een snelle aanpassing en het is klaar.
Vacant Nests biedt zowel full-service als parttime beheer aan en werkt met eigenaren die variëren van hosts met één accommodatie tot investeerders met meerdere panden. Sommige eigenaren vertrouwen op Vacant Nests voor het volledige beheer, terwijl anderen de wissels zelf afhandelen en Vacant Nests voornamelijk gebruiken voor marketing en distributie.
Deze flexibiliteit is een concurrentievoordeel, maar brengt ook operationele complexiteit met zich mee. Elke regeling met een eigenaar vereist verschillende vergoedingenstructuren, rapportageformaten en uitbetalingsberekeningen. Hierdoor worden de rapportages aan het einde van de maand, de betalingen aan eigenaren en de dagelijkse communicatie snel veeleisender naarmate de portefeuille groeit.
Die druk werd duidelijk toen Vacant Nests opschaalde.
In iets minder dan twee jaar tijd liet Ryan het bedrijf groeien naar 24 accommodaties. De instapsoftware voor vastgoedbeheer die hij gebruikte, kon het basisbeheer van kanalen aan, maar was niet gebouwd om een groeiende onderneming met uiteenlopende overeenkomsten met eigenaren te ondersteunen.
“Alles wat ingewikkelder was dan basisbeheer van kanalen, zoals het opstellen van rapporten, betekende veel handmatig werk,” legt Ryan uit.
Elke maand haalde Ryan handmatig boekings- en omzetgegevens op van Airbnb, Vrbo en Booking.com en kopieerde deze vervolgens naar spreadsheets. Van daaruit berekende hij handmatig de beheersvergoedingen, OTA-commissies, schoonmaakkosten en uitbetalingen aan eigenaren. Het proces was tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk op te schalen.
Naarmate de eisen voor rapportage toenamen samen met de portefeuille, realiseerde Ryan zich dat de workflow een knelpunt werd.
“Er moest een betere oplossing zijn,” zegt hij.
Toen de werklast voor de rapportages bleef groeien, realiseerde Ryan zich dat hij verder moest kijken dan een instapoplossing en een van de toonaangevende beheersystemen voor vastgoed in de sector moest gaan gebruiken. Na zijn opties te hebben onderzocht, koos hij voor Hostfully vanwege de combinatie van robuuste functionaliteit en sterke waarde.
Eenmaal aan boord koppelde Ryan zijn boekingskanalen, verbond hij de centrale kalender van Hostfully met zijn directe boekingssite en richtte hij zich op het oplossen van zijn grootste operationele knelpunt: de rapportage.
Met behulp van Hostfully’s Enhanced Reporting stelde Ryan maandelijkse rapporten in die automatisch volgens een schema worden gegenereerd. In tegenstelling tot de rigide, vooraf gebouwde sjablonen in veel andere PMS-systemen, stelden de aanpasbare formules van Hostfully Ryan in staat om rapporten te ontwerpen die aansluiten bij zijn bedrijfsmodel.
Deze flexibiliteit was cruciaal. Sommige eigenaren van Vacant Nests hebben meerdere volledig beheerde accommodaties, terwijl anderen een enkele accommodatie bezitten onder een parttime- of co-hostingovereenkomst. Elke opzet vereist andere berekeningen van vergoedingen en rapportagestructuren. Met Enhanced Reporting kan Ryan automatisch het juiste rapport voor elke eigenaar genereren zonder handmatige tussenkomst.
“Een beetje bewerken en de rapporten zijn klaar om naar de eigenaren te worden verzonden,” zegt Ryan. “Dit verminderde mijn maandelijkse werklast van 9 tot 10 uur naar minder dan 2 uur.”
Klinkt het verhaal van Ryan u bekend in de oren? Laten we in gesprek gaan.