Suksesshistorie
Ved å sende inn godtar du å bli kontaktet via e-post, telefon eller SMS.
Ryan er eier av Vacant Nest, et fullservice- og deltidsforvaltningsselskap. Denne doble tilnærmingen legger til et nivå av kompleksitet når det gjelder månedsavslutningsrapportering, noe Ryan løser gjennom smart bruk av teknologi.
Sted: Storbritannia & DubaiAntall utleieenheter: 24Bruker Hostfully siden: --Favorittfunksjoner: Automatiseringer for meldinger før ankomst, avansert rapportering, kanaladministrasjon og eiendomssynkronisering på tvers av flere OTA-er
Hostfullys forbedrede rapportering sparer oss for timer hver måned. Vi setter opp malen én gang, gebyrer og provisjoner beregnes automatisk, jeg gjør en rask redigering, og det er ferdig.
Vacant Nests tilbyr både fullservice og deltidsforvaltning, og jobber med eiere som spenner fra enkeltstående eiendomsverter til investorer med flere eiendommer. Noen eiere er avhengige av Vacant Nests for ende-til-ende-forvaltning, mens andre håndterer omsetning selv og bruker Vacant Nests primært for markedsføring og distribusjon.
Denne fleksibiliteten er et konkurransefortrinn, men den introduserer også operasjonell kompleksitet. Hver eieravtale krever forskjellige gebyrstrukturer, rapporteringsformater og utbetalingsberegninger. Som et resultat blir månedsavslutningsrapportering, eierutbetalinger og daglig kommunikasjon raskt mer krevende etter hvert som porteføljen vokser.
Dette presset ble tydelig da Vacant Nests skalerte.
På litt under to år vokste Ryan virksomheten til 24 eiendommer. Startprogramvaren for eiendomsforvaltning han hadde brukt, kunne håndtere grunnleggende kanaladministrasjon, men den var ikke bygget for å støtte en voksende virksomhet med varierte eieravtaler.
«Alt som var mer komplisert enn grunnleggende kanaladministrasjon, som å utarbeide rapporter, betydde mye manuelt arbeid,» forklarer Ryan.
Hver måned hentet Ryan manuelt booking- og inntektsdata fra Airbnb, Vrbo og Booking.com, og kopierte og limte det deretter inn i regneark. Derfra beregnet han manuelt forvaltningsgebyrer, OTA-provisjoner, rengjøringskostnader og eierutbetalinger. Prosessen var tidkrevende, feilutsatt og vanskelig å skalere.
Ettersom rapporteringskravene økte sammen med porteføljen, forsto Ryan at arbeidsflyten var i ferd med å bli en flaskehals.
«Det måtte finnes en bedre løsning,» sier han.
Ettersom rapporteringsarbeidet fortsatte å vokse, forsto Ryan at han måtte gå videre fra en startløsning og ta i bruk et av bransjens ledende eiendomsforvaltningssystemer. Etter å ha undersøkt alternativene sine, valgte han Hostfully for dets kombinasjon av robust funksjonalitet og sterk verdi.
Etter implementering koblet Ryan til sine bookingkanaler, lenket Hostfullys sentrale kalender til sin direkte bookingside, og fokuserte på å løse sin største operasjonelle flaskehals: rapportering.
Ved å bruke Hostfullys forbedrede rapportering, satte Ryan opp månedlige rapporter som automatisk genereres etter en tidsplan. I motsetning til stive, forhåndsbygde maler som finnes i mange PMS-er, tillot Hostfullys tilpassbare formler Ryan å designe rapporter som samsvarte med hans forretningsmodell.
Denne fleksibiliteten var avgjørende. Noen Vacant Nests-eiere har flere fullt forvaltede eiendommer, mens andre eier en enkelt eiendom under en deltids- eller medvertordning. Hvert oppsett krever forskjellige gebyrberegninger og rapporteringsstrukturer. Med forbedret rapportering kan Ryan automatisk generere riktig rapport for hver eier uten manuell inngripen.
«Litt redigering, og rapportene er klare til å sendes til eierne,» sier Ryan. «Dette reduserte min månedlige arbeidsmengde fra 9–10 timer til mindre enn 2.»
Kjenner du deg igjen i Ryans historie? La oss snakke.