Η διαχείριση μιας βραχυχρόνιας μίσθωσης σημαίνει ότι μόλις φτάσουν οι επισκέπτες, ο χώρος σας δεν είναι πλέον εξ ολοκλήρου δικός σας. Πρέπει να αποδεχτείτε ότι ενδέχεται να μην αντιμετωπίσουν την ιδιοκτησία με τον τρόπο που θα κάνατε εσείς.
Αν ήδη φιλοξενείτε, πιθανότατα έχετε διαπιστώσει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ευγενικοί και αφήνουν την ιδιοκτησία σας έτοιμη για έναν απλό καθαρισμό πριν από την επόμενη διαμονή. Ωστόσο, υπάρχουν πάντα εξαιρέσεις. Ένας μικρός αριθμός αναξιόπιστων επισκεπτών μπορεί να προκαλέσει σοβαρές ζημιές, να δημιουργήσει ένταση με τους γείτονες ή ακόμα και να οδηγήσει σε προβλήματα με τις τοπικές αρχές, καθιστώντας τον έλεγχο απαραίτητο.
Η πρόκληση είναι ότι δεν θέλετε να επιβραδύνετε τη διαδικασία κράτησης με υπερβολικούς ελέγχους και να κάνετε τους ανθρώπους να αισθάνονται ανεπιθύμητοι.
Γι’ αυτό χρειάζεστε έναν γρήγορο, διακριτικό τρόπο για να ελέγχετε κάθε κράτηση. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τι μπορούν να κάνουν οι ιστότοποι καταχώρισης, πώς να προσθέσετε επιπλέον έλεγχο μόνοι σας και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα εργαλεία λογισμικού που θα σας βοηθήσουν.
Γιατί ο έλεγχος επισκεπτών έχει σημασία για τις βραχυχρόνιες μισθώσεις
Ο έλεγχος επισκεπτών είναι κάτι περισσότερο από την αποφυγή κακών κρατήσεων. Ορισμένα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν:
- Λιγότερες ζημιές: Ο έλεγχος σας βοηθά να εντοπίσετε τους επισκέπτες που είναι πιο πιθανό να σπάσουν ή να κλέψουν αντικείμενα από τις ιδιοκτησίες σας.
- Λιγότερη διακοπή λειτουργίας: Λιγότεροι ασεβείς επισκέπτες μειώνουν τον κίνδυνο να χρειαστεί να κλείσετε την ιδιοκτησία σας για επισκευές, αντικαταστάσεις ή έκτακτους καθαρισμούς.
- Μικρότερος κίνδυνος απάτης: Αν και είναι σπάνιο, ορισμένοι επισκέπτες θα προσπαθήσουν να εκμεταλλευτούν το σύστημα για να αποκτήσουν δωρεάν διαμονή. Η επαλήθευση των επισκεπτών σας βοηθά να εντοπίσετε άτομα με ιστορικό αντιστροφών χρεώσεων και ψευδών αξιώσεων.
- Εμπιστοσύνη με τους γείτονες: Λιγότερες διαταραχές λόγω θορυβωδών πάρτι και αντικοινωνικής συμπεριφοράς βοηθούν στη διατήρηση καλών σχέσεων με την τοπική κοινότητα.
- Ισχυρότερο brand: Μια δομημένη διαδικασία ελέγχου επισκεπτών δείχνει ότι παίρνετε σοβαρά τη φιλοξενία.
- Καλύτερη συμμόρφωση: Πολλοί τοπικοί κανονισμοί απαιτούν να γνωρίζετε ποιος διαμένει, να τηρείτε τα όρια πληρότητας και να διαχειρίζεστε τη συμπεριφορά των επισκεπτών. Ο έλεγχος σας βοηθά να συλλέξετε τις σωστές λεπτομέρειες για να συμμορφωθείτε με αυτούς τους νόμους.
- Υποστήριξη για ασφάλιση βραχυχρόνιας μίσθωσης: Οι διαδικασίες ελέγχου μειώνουν τον αριθμό των αξιώσεών σας, δίνοντάς σας ένα καθαρότερο ιστορικό και ενδεχομένως μειώνοντας τα ασφάλιστρά σας.
Ποιο είναι το κόστος της μη διενέργειας ελέγχου;
Ο έλεγχος επισκεπτών μπορεί να μην φαίνεται τόσο απαραίτητος όταν οι περισσότερες διαμονές κυλούν ομαλά. Το βασικό είναι ότι όταν εντοπίζει προβλήματα, μπορεί να αποτρέψει τις κρατήσεις που προκαλούν τη μεγαλύτερη αναστάτωση στην επιχείρησή σας.
Τα κόστη μπορούν να αυξηθούν γρήγορα, μετατρέποντας μια κακή διαμονή σε πολλαπλές χαμένες κρατήσεις και μειωμένα έσοδα. Αυτό περιλαμβάνει:
- Βαθύς καθαρισμός
- Επισκευές και αντικαταστάσεις
- Μετεγκατάσταση επισκεπτών
- Κλείσιμο της επιχείρησής σας
- Υπερωρίες προσωπικού για την αντιμετώπιση προβλημάτων
Δεν αφορά μόνο την ιδιοκτησία σας. Οι καταγγελίες από γείτονες για θόρυβο, ασφάλεια ή στάθμευση μπορούν να οδηγήσουν στην αφαίρεση της καταχώρισής σας, γι’ αυτό ο έλεγχος έχει σημασία με τρόπους που μπορεί να μην περιμένετε.
Ακόμα κι αν αποφύγετε προφανείς κινδύνους, όπως μεγάλες, κρατήσεις τελευταίας στιγμής για ομάδες, μικρά προβλήματα μπορούν να επηρεάσουν τα περιθώρια κέρδους σας. Για παράδειγμα, υπάρχει ο επιπλέον χρόνος που απαιτείται για τον καθαρισμό όταν οι επισκέπτες φέρνουν κρυφά επιπλέον άτομα ή διοργανώνουν μη δηλωμένες συγκεντρώσεις.
Η Meagan Schillinger από την Edmonds Kind of Stay περιγράφει μια άσχημη εμπειρία στην βραχυχρόνια μίσθωσή της. «Τελικά ήταν μια μικρή ομάδα εργατών που έμειναν στον χώρο μας (ενώ η γυναίκα που έκανε την κράτηση ζούσε εκτός πολιτείας). Ακόμα και αφού το συνειδητοποιήσαμε και της ζητήσαμε να μεταφέρει τους κανόνες του σπιτιού μας στους εργάτες, δεν έκανε διαφορά, εξακολουθούσαν να καπνίζουν και να φέρνουν πολύ χώμα μέσα».
Τι επαληθεύουν πραγματικά οι δημοφιλείς ιστότοποι καταχώρισης;
Εκτός από προστασία όπως το AirCover της Airbnb και η προστασία ζημιών της Vrbo, κάθε πλατφόρμα προσφέρει τα δικά της εργαλεία για να βοηθήσει στον έλεγχο των επισκεπτών πριν επιβεβαιώσετε μια κράτηση.
Ακολουθεί μια γρήγορη σύγκριση των λειτουργιών τους:
| Airbnb | Vrbo | Booking.com | |
| Επαλήθευση ταυτότητας | Ναι | Ναι | Περιορισμένη |
| Κριτικές επισκεπτών | Ναι | Ναι | Όχι |
| Έλεγχοι άμεσης κράτησης | Ναι | Ναι | Ναι |
| Μηνύματα πριν την κράτηση | Ναι | Ναι | Ναι |
| Ανίχνευση απάτης | Ναι | Περιορισμένη, αλλά λιγότερο ορατή στους οικοδεσπότες | Ναι, αλλά διαχειρίζεται εσωτερικά |
| Επιβολή κανόνων σπιτιού | Ναι | Ναι | Περιορισμένη |
| Ορατότητα ιστορικού επισκεπτών | Ναι | Μερική | Όχι |
Σημάδια κινδύνου που πρέπει να προσέξετε κατά τον έλεγχο των επισκεπτών
Οι έμπειροι οικοδεσπότες συχνά μαθαίνουν τα ανεπαίσθητα προειδοποιητικά σημάδια ότι μια κράτηση θα οδηγήσει σε προβλήματα. Αυτό σας βοηθά να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε προβλήματα πριν καν ξεκινήσετε τη διαδικασία ελέγχου.
Όπως σημειώνει ο Alex Foti από την Bretton Woods Vacations, «Ενώ οι κρατήσεις μπορούν να γίνουν άμεσα, χωρίς κανέναν έλεγχο, υπάρχουν σημάδια κινδύνου που αξίζει να διερευνηθούν — ειδικά κρατήσεις που γίνονται από επισκέπτες με τοπική διεύθυνση, οι οποίες συχνά υποδηλώνουν την πρόθεση χρήσης της ιδιοκτησίας για πάρτι».
Παρακάτω είναι μερικά σημάδια κινδύνου που πρέπει να προσέξετε:
- Απρόθυμος να απαντήσει σε ερωτήσεις: Δίνει σύντομες ή ασαφείς απαντήσεις και αποφεύγει να επιβεβαιώσει ποιος θα διαμείνει ή τον λόγο του ταξιδιού
- Διστακτικός να αποκαλύψει την ταυτότητά του: Αντιστέκεται σε απλούς ελέγχους ταυτότητας ή αποφεύγει τη συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο
- Ασυνεπείς λεπτομέρειες κατά την κράτηση: Αλλάζει ονόματα και ώρες άφιξης καθώς η συζήτηση συνεχίζεται μέσω μηνυμάτων
- Κρατήσεις για μία νύχτα: Κάνει κράτηση της ιδιοκτησίας μόνο για μία ημέρα, συχνά την τελευταία στιγμή
- Κρατήσεις κατά τη διάρκεια μεγάλων αργιών: Κάνει κράτηση κατά τη διάρκεια περιόδων υψηλής ζήτησης, όπως την παραμονή της Πρωτοχρονιάς ή την 4η Ιουλίου, όταν οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να κάνουν πάρτι
- Νεαρές ομάδες: Κάνει κράτηση της ιδιοκτησίας για μια μεγάλη ομάδα εφήβων, πιθανώς για να παρακάμψει την απαίτηση ηλικίας της Airbnb
Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασιών ελέγχου επισκεπτών
Ο έλεγχος είναι κάτι που θέλετε να διατηρήσετε όσο το δυνατόν πιο απλό. Οι επισκέπτες μπορεί να αποθαρρυνθούν από τη διαμονή στην ιδιοκτησία σας λόγω μιας συνεχούς ανταλλαγής email που ρωτούν για την επίσκεψή τους.
Δείτε πώς να βρείτε τη σωστή ισορροπία και να αναπτύξετε μια ομαλή διαδικασία:
Επιλέξτε το κατάλληλο εργαλείο ελέγχου επισκεπτών
Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία ελέγχου σας για να εξοικονομήσετε χρόνο, διενεργώντας παράλληλα πιο ενδελεχείς ελέγχους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ελέγχου επισκεπτών για να επαληθεύσετε ταυτότητες, να αναλύσετε την online παρουσία και να ερευνήσετε εκατοντάδες βάσεις δεδομένων. Στη συνέχεια, λαμβάνετε ένα σκορ κινδύνου για κάθε κράτηση, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε αν θα την επιβεβαιώσετε.
Τα εργαλεία ελέγχου επισκεπτών χειρίζονται όλες αυτές τις εργασίες μέσα σε λίγα λεπτά, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα επιβραδύνετε τη διαδικασία κράτησης και ενδεχομένως να απογοητεύσετε τους επισκέπτες.
Οι κορυφαίοι πάροχοι συνδέονται με λογισμικά διαχείρισης ιδιοκτησίας (PMS) όπως το Hostfully. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να τους βρείτε στην αγορά ενσωματώσεων μας και να ακολουθήσετε τα βήματα για να συνδέσετε τους λογαριασμούς σας. Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, τα εργαλεία ελέγχουν αυτόματα τους επισκέπτες κάθε φορά που γίνεται μια κράτηση.
Ορίστε κανόνες κράτησης που φιλτράρουν αυτόματα τους επισκέπτες
Οι ιστότοποι κρατήσεων όπως η Airbnb και η Vrbo συχνά σας επιτρέπουν να διαμορφώσετε ρυθμίσεις για να φιλτράρετε ορισμένες κρατήσεις. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρείτε τον έλεγχο χωρίς να χρειάζεται να ελέγχετε κάθε κράτηση μόνοι σας. Ακόμα καλύτερα, συνήθως μπορείτε να τις διαχειρίζεστε μέσω του PMS σας.
Ακολουθούν ορισμένα τυπικά φίλτρα:
- Κρατήσεις τελευταίας στιγμής
- Κρατήσεις αυθημερόν
- Ανήλικοι επισκέπτες
- Σύντομες διαμονές
- Χαμηλές βαθμολογίες και κριτικές
Ο Foti λέει να βεβαιωθείτε ότι οι κανόνες κράτησής σας συμμορφώνονται με τους τοπικούς νόμους. «Ο έλεγχος είναι γεμάτος προκλήσεις και πιθανές παγίδες», λέει, «Ειδικά σε μια πολιτεία όπως το Νιου Χάμσαϊρ όπου, ως αδειοδοτημένοι οικοδεσπότες ακινήτων, δεν μπορούμε να κάνουμε διακρίσεις ούτε καν βάσει ηλικίας».
Χρησιμοποιήστε στρατηγικά τις φόρμες προ-κράτησης
Οι φόρμες πριν την άφιξη είναι ένας γρήγορος τρόπος να ελέγξετε ότι οι επισκέπτες θα ακολουθήσουν όλους τους κανόνες σας πριν επιβεβαιώσετε μια κράτηση. Αυτό περιλαμβάνει τη σύνταξη ενός γρήγορου συνόλου ερωτήσεων και τον προγραμματισμό τους χρησιμοποιώντας το εργαλείο ελέγχου επισκεπτών σας.
Ο στόχος δεν είναι να ανακρίνετε τους επισκέπτες, αλλά να εντοπίσετε κρατήσεις που δεν ταιριάζουν στην επιχείρησή σας ή που μπορεί να έχουν διαφύγει από τα τυπικά φίλτρα.
Διατηρήστε τις ερωτήσεις εστιασμένες και πρακτικές. Μπορείτε να ρωτήσετε ποιος θα διαμείνει, τον σκοπό του ταξιδιού και τι αναμένουν να κάνουν κατά τη διάρκεια της επίσκεψής τους. Οι σαφείς απαντήσεις συνήθως υποδηλώνουν ότι δεν υπάρχει μεγάλος κίνδυνος, ενώ οι ασαφείς ή ασυνεπείς απαντήσεις μπορεί να υποδηλώνουν προβλήματα.
Για παράδειγμα, η Schillinger έχει αλλάξει τη διαδικασία ελέγχου της μετά από κάποιες απρόβλεπτες συγκεντρώσεις. «Φροντίζουμε να κάνουμε περισσότερες ερωτήσεις αν κάποιος λέει ότι έρχεται για μια εκδήλωση», λέει, «Δεν θέλουμε πάρτι στο STR μας, οπότε αν το άτομο που κάνει την κράτηση επισκέπτεται για γάμο, αποφοίτηση, γενέθλια ή οικογενειακή επανένωση, το ελέγχουμε διπλά μαζί του ότι δεν σκοπεύει να φιλοξενήσει την εκδήλωση».
Προσδιορίστε τους κύριους κινδύνους για την ιδιοκτησία σας
Κάθε επιχείρηση βραχυχρόνιας μίσθωσης αντιμετωπίζει διαφορετικούς κινδύνους. Η μοναδική σας ρύθμιση θα πρέπει να επηρεάζει τον τρόπο διαχείρισης της διαδικασίας ελέγχου και την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων.
Θα πρέπει να λάβετε υπόψη:
- Μέγεθος και τύπος ιδιοκτησίας
- Παροχές
- Κοντινά αξιοθέατα
- Τοποθεσία
- Τοπικοί κανονισμοί
- Στοχευμένοι επισκέπτες
Η προσαρμογή της διαδικασίας ελέγχου στο μοναδικό προφίλ κινδύνου σας βοηθά να μειώσετε τον κίνδυνο προβλημάτων χωρίς να δημιουργήσετε περιττές τριβές για τους κατάλληλους επισκέπτες.
Αν διαχειρίζεστε μια παραθαλάσσια ιδιοκτησία, για παράδειγμα, πιθανότατα εστιάζετε στην επαλήθευση της ηλικίας των επισκεπτών και του μεγέθους της ομάδας για να ελέγξετε για μη εξουσιοδοτημένες συγκεντρώσεις. Είναι λιγότερο πιθανό να αντιμετωπίσετε αυτό το ζήτημα με μια απομακρυσμένη ξύλινη καλύβα. Ωστόσο, μπορεί να απαιτήσετε αυστηρότερους ελέγχους ιστορικού για να αποκλείσετε την πιθανότητα παράνομων κυνηγετικών πάρτι.
Επιβεβαιώστε τους κανόνες σπιτιού και τις προσδοκίες νωρίς
Ο καθορισμός προσδοκιών νωρίς μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε τις κρατήσεις. Ο Foti λέει ότι έχει σαφείς κανόνες σπιτιού και φροντίζει να τους αναφέρει πριν κάνει κράτηση ένας επισκέπτης, συμπεριλαμβανομένων των ποινών για παραβάσεις. Λέει, «Είναι καλύτερο να χάσετε έναν επισκέπτη που μπορεί να αισθάνεται άβολα με αυτούς τους κανόνες, παρά να επιτρέψετε δυνητικά κακόβουλη συμπεριφορά στα σπίτια που έχουμε υπό τη φροντίδα μας».
Ξεκινήστε στέλνοντας αυτοματοποιημένα μηνύματα που περιγράφουν τους κανόνες του σπιτιού σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα με πεδία και εναύσματα χρησιμοποιώντας ένα PMS με λειτουργίες αυτοματοποίησης εργασιών όπως το Hostfully. Αυτό ενισχύει το τι επιτρέπεται πριν φτάσουν οι επισκέπτες, καθιστώντας ευκολότερη την πρόληψη προβλημάτων αντί για την αντιμετώπισή τους κατά τη διάρκεια της διαμονής.
Στη συνέχεια, γίνετε πιο συγκεκριμένοι με τον ψηφιακό οδηγό σας. Λύσεις όπως το Hostfully σας επιτρέπουν να προσθέσετε πιο λεπτομερείς κανόνες σπιτιού, οδηγίες πολυμέσων για τη φροντίδα της ιδιοκτησίας και συστάσεις για την τοπική περιοχή. Οι επισκέπτες μπορούν να ανατρέξουν σε αυτόν ανά πάσα στιγμή, βοηθώντας στην αποφυγή σύγχυσης και διατηρώντας τις διαμονές ομαλές.
Προστατέψτε την επιχείρησή σας βραχυχρόνιας μίσθωσης με πιο έξυπνο έλεγχο επισκεπτών
Ο έλεγχος επισκεπτών είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους προστασίας της επιχείρησής σας βραχυχρόνιας μίσθωσης, αλλά λειτουργεί μόνο όταν είστε συνεπείς.
Το Hostfully PMS μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη διαδικασία ελέγχου σε λειτουργία. Αντί να βασίζεστε σε χειροκίνητους ελέγχους ή εικασίες, η πλατφόρμα μας σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια δομημένη ροή εργασιών που εκτελείται αυτόματα στο παρασκήνιο, διατηρώντας σας πλήρη έλεγχο.
- Αγορά ενσωματώσεων με κορυφαία εργαλεία ελέγχου επισκεπτών
- Αυτοματοποιημένα μηνύματα για αποστολή ερωτήσεων και επιβεβαιώσεων πριν την κράτηση
- Ψηφιακοί οδηγοί για σαφή επικοινωνία των κανόνων σπιτιού και των προσδοκιών
- Διαχειριστής καναλιών για συγχρονισμό κρατήσεων και εφαρμογή συνεπούς ελέγχου σε όλες τις πλατφόρμες
- Ενοποιημένο εισερχόμενο για διαχείριση της επικοινωνίας με τους επισκέπτες σε ένα μέρος
- Ενσωματώσεις έξυπνων συσκευών για παρακολούθηση της πρόσβασης και της δραστηριότητας
Οι πιο έξυπνες διαδικασίες ελέγχου σημαίνουν ότι αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην διερεύνηση πιθανών επισκεπτών και εστιάζετε στην παροχή μιας φανταστικής εμπειρίας.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον έλεγχο επισκεπτών βραχυχρόνιας μίσθωσης
Ποια είναι τα σημάδια κινδύνου κατά τον έλεγχο των επισκεπτών;
Υπάρχει μια σειρά από πιθανά σημάδια κινδύνου κατά τον έλεγχο των επισκεπτών. Η ασαφής επικοινωνία, οι ασυνεπείς απαντήσεις και οι κρατήσεις για μία νύχτα είναι μερικά από τα πιο ισχυρά προειδοποιητικά σημάδια. Από μόνα τους, αυτά δεν σημαίνουν πάντα ότι μια κράτηση είναι επικίνδυνη, αλλά μπορούν να δικαιολογήσουν επιπλέον ελέγχους.
Πόσο κοστίζει ο έλεγχος επισκεπτών;
Το κόστος των εργαλείων ελέγχου επισκεπτών μπορεί να διαφέρει. Πολλά λειτουργούν με χρέωση ανά κράτηση ή περιλαμβάνουν τον έλεγχο ως μέρος ενός ευρύτερου πακέτου προστασίας. Καθώς το συνολικό κόστος είναι συχνά μικρό σε σύγκριση με τις ζημιές στην ιδιοκτησία και τις αντιστροφές χρεώσεων, είναι καλύτερο να προσπαθήσετε να εντάξετε τα εργαλεία στον προϋπολογισμό σας.
Πρέπει να απενεργοποιήσω την Άμεση Κράτηση της Airbnb για καλύτερο έλεγχο;
Η απόφαση για το αν θα απενεργοποιήσετε την Άμεση Κράτηση της Airbnb εξαρτάται από την επιχείρησή σας. Εάν η ιδιοκτησία σας διατρέχει υψηλό κίνδυνο για προβληματικούς επισκέπτες, μπορεί να προτιμήσετε να την απενεργοποιήσετε και να διατηρήσετε περισσότερο έλεγχο στη διαδικασία επαλήθευσης. Διαφορετικά, μπορεί να θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε τις κρατήσεις.