Administrar um aluguel de curta duração significa que, uma vez que os hóspedes chegam, seu espaço não é mais totalmente seu. Você precisa aceitar que eles podem não tratar o aluguel da maneira que você trataria.
Se você já está hospedando, provavelmente descobriu que a maioria das pessoas é respeitosa e deixa sua propriedade pronta para uma limpeza simples antes da próxima estadia. Mas sempre há exceções. Um pequeno número de hóspedes não confiáveis pode causar danos graves, criar tensão com os vizinhos ou até levar a problemas com as autoridades locais, tornando a triagem uma necessidade.
O desafio é que você não quer desacelerar o processo de reserva com muitas verificações e fazer as pessoas se sentirem mal recebidas.
É por isso que você precisa de uma maneira rápida e respeitosa de fazer a triagem de cada reserva. Neste artigo, veremos o que os sites de listagem podem fazer, como adicionar triagem adicional você mesmo e como aproveitar ao máximo as ferramentas de software para ajudá-lo.
Por que a triagem de hóspedes é importante para aluguéis por temporada
A triagem de hóspedes é mais do que apenas evitar reservas ruins. Alguns benefícios principais incluem:
- Menos danos: A triagem ajuda você a identificar os hóspedes com maior probabilidade de quebrar ou roubar itens de suas propriedades.
- Menos interrupção nos negócios: Menos hóspedes desrespeitosos reduz o risco de você ter que fechar seu aluguel para reparos, substituições ou limpezas de emergência.
- Menor risco de fraude: Embora seja raro, alguns hóspedes tentarão manipular o sistema para obter acomodação gratuita. Verificar os hóspedes ajuda você a identificar pessoas com histórico de estornos e reivindicações falsas.
- Confiança com os vizinhos: Menos perturbações devido a festas barulhentas e comportamento antissocial ajudam a manter boas relações com a comunidade local.
- Marca mais forte: Um processo estruturado de triagem de hóspedes mostra que você leva a hospedagem a sério.
- Melhor conformidade: Muitas regulamentações locais exigem que você saiba quem está hospedado, siga os limites de ocupação e gerencie o comportamento dos hóspedes. A triagem ajuda você a coletar os detalhes corretos para cumprir essas leis.
- Suporte para seguro de aluguel por temporada: Os processos de triagem reduzem seu número de sinistros, proporcionando um histórico mais limpo e potencialmente reduzindo seus prêmios.
Qual é o custo de não fazer a triagem?
A triagem de hóspedes pode não parecer tão essencial quando a maioria das estadias transcorre sem problemas. O ponto principal é que quando ela identifica problemas, pode prevenir o tipo de reserva que causa a maior interrupção ao seu negócio.
Os custos podem aumentar rapidamente, transformando uma estadia ruim em várias reservas perdidas e receita reduzida. Isso inclui:
- Limpeza profunda
- Reparos e substituições
- Realocação de hóspedes
- Fechamento do seu negócio
- Horas extras da equipe lidando com problemas
Não se trata apenas da sua propriedade. Reclamações de vizinhos sobre barulho, segurança ou estacionamento podem levar à remoção da sua listagem, razão pela qual a triagem é importante de maneiras que você pode não antecipar.
Mesmo que você evite riscos óbvios como reservas de grupos grandes de última hora, problemas menores ainda podem corroer suas margens de lucro. Por exemplo, há o tempo extra necessário para limpeza quando os hóspedes trazem pessoas extras ou organizam reuniões não divulgadas.
Meagan Schillinger da Edmonds Kind of Stay descreve uma experiência ruim em seu aluguel de curta duração. “Acabou sendo um pequeno grupo de trabalhadores que ficou em nosso lugar (enquanto a mulher que reservou morava fora do estado). Mesmo depois que percebemos isso e pedimos que ela repassasse nossas regras da casa aos trabalhadores, não fez diferença, eles ainda fumaram e trouxeram muita sujeira.”
O que os sites de listagem populares realmente verificam?
Além de proteção como o AirCover da Airbnb e a proteção contra danos da Vrbo, cada plataforma oferece suas próprias ferramentas para ajudar a fazer a triagem de hóspedes antes de você confirmar uma reserva.
Aqui está uma comparação rápida de seus recursos:
| Airbnb | Vrbo | Booking.com | |
| Verificação de identidade | Sim | Sim | Limitada |
| Avaliações de hóspedes | Sim | Sim | Não |
| Controles de reserva instantânea | Sim | Sim | Sim |
| Mensagens pré-reserva | Sim | Sim | Sim |
| Detecção de fraude | Sim | Limitada, mas menos visível para os anfitriões | Sim, mas tratada internamente |
| Aplicação de regras da casa | Sim | Sim | Limitada |
| Visibilidade do histórico do hóspede | Sim | Parcial | Não |
Sinais de alerta a observar ao fazer a triagem de hóspedes
Anfitriões experientes frequentemente aprendem os sinais de alerta sutis de que uma reserva levará a problemas. Isso ajuda você a identificar e lidar com problemas antes mesmo de iniciar o processo de triagem.
Como observa Alex Foti da Bretton Woods Vacations, “Embora as reservas possam acontecer instantaneamente, sem qualquer triagem, há sinais de alerta que vale a pena investigar — especialmente reservas feitas por hóspedes com endereço local, que frequentemente indicam a intenção de usar a propriedade para uma festa”.
Abaixo estão alguns sinais de alerta a observar:
- Relutante em responder perguntas: Dá respostas curtas ou vagas e evita confirmar quem está hospedado ou o motivo da viagem
- Hesitante em se mostrar: Resiste a verificações simples de identidade ou evita reuniões presenciais
- Detalhes inconsistentes durante a reserva: Muda nomes e horários de chegada conforme a conversa continua por mensagens
- Reservas de uma noite: Reserva a propriedade apenas por um dia, frequentemente de última hora
- Reservas durante feriados importantes: Reserva durante períodos de alta demanda como Réveillon ou 4 de julho, quando as pessoas têm maior probabilidade de fazer festas
- Grupos jovens: Reserva a propriedade para um grande grupo de adolescentes, possivelmente para contornar o requisito de idade da Airbnb
Como construir um fluxo de trabalho de triagem de hóspedes que funciona
A triagem é algo que você quer manter o mais simples possível. Os hóspedes podem ser desencorajados a ficar em seu aluguel por uma troca constante de e-mails perguntando sobre sua visita.
Veja como encontrar o equilíbrio certo e desenvolver um processo tranquilo:
Escolha a ferramenta de triagem de hóspedes certa
Automatize seu processo de triagem para economizar tempo enquanto realiza verificações mais completas. Você pode usar ferramentas de triagem de hóspedes para verificar identidades, analisar presença online e vasculhar centenas de bancos de dados. Depois, você recebe uma pontuação de risco para cada reserva para poder decidir se confirma.
As ferramentas de triagem de hóspedes lidam com todas essas tarefas em minutos, o que significa que você não desacelerará o processo de reserva e potencialmente frustrará os hóspedes.
Os principais provedores se conectam com Software de Gestão de Propriedades (PMS) como a Hostfully. Tudo o que você precisa fazer é encontrá-los em nosso marketplace de integrações e seguir as etapas para conectar suas contas. Depois de configurado, as ferramentas fazem automaticamente a triagem dos hóspedes sempre que uma reserva chega.
Defina regras de reserva que filtram hóspedes automaticamente
Sites de reserva como Airbnb e Vrbo frequentemente permitem que você configure definições para filtrar certas reservas. Isso permite que você mantenha o controle sem ter que verificar cada reserva você mesmo. Melhor ainda, você geralmente pode gerenciá-las através do seu PMS.
Aqui estão alguns filtros típicos:
- Reservas de última hora
- Reservas no mesmo dia
- Hóspedes menores de idade
- Estadias curtas
- Classificações e avaliações baixas
Foti diz para garantir que suas regras de reserva estejam em conformidade com as leis locais. “A triagem é repleta de desafios e armadilhas potenciais”, diz ele, “Especialmente em um estado como New Hampshire, onde, como anfitriões licenciados em Imóveis, não podemos discriminar nem mesmo com base na idade.”
Use formulários pré-reserva estrategicamente
Formulários pré-chegada são uma maneira rápida de verificar se os hóspedes seguirão todas as suas regras antes de confirmar uma reserva. Isso envolve redigir um conjunto rápido de perguntas e agendá-las usando sua ferramenta de triagem de hóspedes.
O objetivo não é interrogar os hóspedes, mas identificar reservas que não se adequam ao seu negócio ou que possam ter passado pelos filtros padrão.
Mantenha as perguntas focadas e práticas. Você pode perguntar quem ficará hospedado, o propósito da viagem e o que eles esperam fazer durante a visita. Respostas claras geralmente sugerem que não há muito risco, enquanto respostas vagas ou inconsistentes podem indicar problemas.
Por exemplo, Schillinger mudou seu processo de triagem após algumas reuniões inesperadas. “Certificamo-nos de fazer mais perguntas se alguém está dizendo que vem para um evento”, diz ela, “Não queremos festas em nosso STR, então se a pessoa que está reservando está visitando para um casamento, formatura, aniversário ou reunião familiar, verificamos novamente com eles se não estão planejando sediar o evento.”
Identifique os principais riscos para sua propriedade
Cada negócio de aluguel de curta duração enfrenta riscos diferentes. Sua configuração única deve influenciar como você gerencia o processo de triagem e lida com problemas potenciais.
Você deve considerar:
- Tamanho e tipo de propriedade
- Comodidades
- Atrações próximas
- Localização
- Regulamentações locais
- Hóspedes-alvo
Adaptar seu processo de triagem ao seu perfil de risco único ajuda você a reduzir o risco de problemas sem introduzir atrito desnecessário para os hóspedes certos.
Se você gerencia um aluguel à beira-mar, por exemplo, provavelmente se concentra em verificar idades e tamanhos de grupos dos hóspedes para verificar reuniões não autorizadas. Você tem menos probabilidade de enfrentar esse problema com uma cabana isolada na floresta. No entanto, você pode exigir verificações de antecedentes mais rigorosas para descartar a possibilidade de festas de caça ilegais.
Confirme as regras da casa e expectativas cedo
Definir expectativas cedo pode ajudá-lo a fazer a triagem de reservas. Foti diz que tem regras da casa claras e garante que sejam explicadas antes de um hóspede reservar, incluindo penalidades por violações. Ele diz: “É melhor perder um hóspede que possa se sentir desconfortável com essas regras, do que permitir comportamento potencialmente nefasto nas casas sob nossos cuidados.”
Comece enviando mensagens automatizadas que descrevem suas regras da casa. Você pode criar modelos com campos e gatilhos usando um PMS com recursos de automação de tarefas como a Hostfully. Isso reforça o que é permitido antes da chegada dos hóspedes, facilitando a prevenção de problemas em vez de lidar com eles durante a estadia.
Em seguida, seja mais específico com seu guia digital. Soluções como a Hostfully permitem que você adicione regras da casa mais detalhadas, instruções multimídia para cuidados com a propriedade e recomendações para a área local. Os hóspedes podem consultá-lo a qualquer momento, ajudando a evitar confusão e mantendo as estadias funcionando sem problemas.
Proteja seu negócio de aluguel por temporada com triagem de hóspedes mais inteligente
A triagem de hóspedes é uma das maneiras mais simples de proteger seu negócio de aluguel por temporada, mas só funciona quando você é consistente.
O PMS da Hostfully pode ajudá-lo a manter o processo de triagem em andamento. Em vez de depender de verificações manuais ou suposições, nossa plataforma permite que você construa um fluxo de trabalho estruturado que funciona automaticamente em segundo plano enquanto mantém você no controle total.
- Marketplace de integrações com as principais ferramentas de triagem de hóspedes
- Mensagens automatizadas para enviar perguntas e confirmações pré-reserva
- Guias digitais para comunicar claramente as regras da casa e expectativas
- Gerenciador de canais para sincronizar reservas e aplicar triagem consistente em todas as plataformas
- Caixa de entrada unificada para gerenciar a comunicação com os hóspedes em um só lugar
- Integrações de dispositivos inteligentes para monitorar acesso e atividade
Processos de triagem mais inteligentes significam que você gasta menos tempo investigando hóspedes potenciais e se concentra em oferecer uma experiência fantástica.
Perguntas frequentes sobre triagem de hóspedes de aluguel por temporada
Quais são os sinais de alerta ao fazer a triagem de hóspedes?
Há uma variedade de possíveis sinais de alerta ao fazer a triagem de hóspedes. Comunicação vaga, respostas inconsistentes e reservas de uma noite são alguns dos sinais de alerta mais poderosos. Por si só, esses nem sempre significam que uma reserva é arriscada, mas podem justificar verificações extras.
Quanto custa a triagem de hóspedes?
O custo das ferramentas de triagem de hóspedes pode variar. Muitas operam com uma taxa por reserva ou incluem triagem como parte de um pacote de proteção mais amplo. Como o custo total é frequentemente pequeno em comparação com danos à propriedade e estornos, é melhor tentar encaixar as ferramentas em seu orçamento.
Devo desativar a Reserva Instantânea da Airbnb para melhor triagem?
A decisão de desativar a Reserva Instantânea da Airbnb depende do seu negócio. Se sua propriedade está em alto risco de hóspedes perturbadores, você pode preferir desativá-la e manter mais controle sobre o processo de verificação. Mas, caso contrário, você pode querer usá-la para gerar mais reservas.
