Gérer une location de courte durée signifie que, dès l’arrivée des voyageurs, votre espace ne vous appartient plus entièrement. Vous devez accepter qu’ils ne traiteront peut-être pas le logement comme vous le feriez.
Si vous accueillez déjà des voyageurs, vous avez probablement constaté que la plupart des personnes sont respectueuses et laissent votre logement prêt pour un nettoyage simple avant le séjour suivant. Mais il y a toujours des exceptions. Un petit nombre de voyageurs peu fiables peut causer des dégâts importants, créer des tensions avec les voisins, voire entraîner des problèmes avec les autorités locales, ce qui rend le filtrage indispensable.
Le défi, c’est que vous ne voulez pas ralentir le processus de réservation avec trop de vérifications et donner aux personnes le sentiment de ne pas être les bienvenues.
C’est pourquoi vous avez besoin d’un moyen rapide et respectueux de filtrer chaque réservation. Dans cet article, nous verrons ce que les plateformes d’annonces peuvent faire, comment ajouter vous-même des vérifications supplémentaires et comment tirer le meilleur parti des outils logiciels pour vous aider.
Pourquoi le filtrage des voyageurs est important pour les locations saisonnières
Le filtrage des voyageurs ne consiste pas seulement à éviter les mauvaises réservations. Parmi les principaux avantages :
- Moins de dégâts : le filtrage vous aide à repérer les voyageurs les plus susceptibles de casser ou de voler des objets dans vos logements.
- Moins de perturbations d’activité : moins de voyageurs irrespectueux réduit le risque de devoir fermer votre location pour des réparations, des remplacements ou des nettoyages d’urgence.
- Risque de fraude réduit : même si c’est rare, certains voyageurs essaient de contourner le système pour obtenir un hébergement gratuit. La vérification des voyageurs vous aide à repérer les personnes ayant un historique de rétrofacturations et de réclamations frauduleuses.
- Confiance des voisins : moins de nuisances dues à des fêtes bruyantes et à des comportements antisociaux aide à maintenir de bonnes relations avec la communauté locale.
- Marque plus forte : un processus de filtrage structuré montre que vous prenez l’accueil au sérieux.
- Meilleure conformité : de nombreuses réglementations locales exigent de savoir qui séjourne, de respecter les limites d’occupation et de gérer le comportement des voyageurs. Le filtrage vous aide à collecter les bonnes informations pour respecter ces lois.
- Soutien pour l’assurance location saisonnière : les processus de filtrage réduisent le nombre de sinistres, vous donnant un historique plus favorable et pouvant potentiellement réduire vos primes.
Quel est le coût de l’absence de filtrage ?
Le filtrage des voyageurs peut ne pas sembler si essentiel lorsque la plupart des séjours se déroulent sans problème. L’essentiel, c’est que lorsqu’il détecte des problèmes, il peut éviter les réservations qui perturbent le plus votre activité.
Les coûts peuvent vite s’accumuler, transformant un mauvais séjour en plusieurs réservations perdues et en une baisse de revenus. Cela comprend :
- Nettoyage en profondeur
- Réparations et remplacements
- Relogement des voyageurs
- Fermeture de votre activité
- Heures supplémentaires du personnel pour gérer les problèmes
Il ne s’agit pas seulement de votre logement. Les plaintes des voisins concernant le bruit, la sécurité ou le stationnement peuvent entraîner la suppression de votre annonce, d’où l’importance du filtrage d’une manière que vous n’anticipiez peut-être pas.
Même si vous évitez les risques évidents comme les grandes réservations de groupe de dernière minute, des problèmes mineurs peuvent tout de même grignoter vos marges. Par exemple, il faut plus de temps pour nettoyer lorsque des voyageurs font entrer des personnes supplémentaires en douce ou organisent des rassemblements non déclarés.
Meagan Schillinger de Edmonds Kind of Stay décrit une mauvaise expérience dans sa location de courte durée. « Au final, c’était un petit groupe d’ouvriers qui a séjourné chez nous (alors que la femme qui avait réservé vivait hors de l’État). Même après l’avoir compris et lui avoir demandé de transmettre notre règlement intérieur aux ouvriers, cela n’a rien changé : ils fumaient toujours et ont ramené beaucoup de saleté. »
Que vérifient réellement les plateformes d’annonces populaires ?
En plus de protections comme AirCover d’Airbnb et la protection dommages Vrbo, chaque plateforme propose ses propres outils pour aider à filtrer les voyageurs avant de confirmer une réservation.
Voici une comparaison rapide de leurs fonctionnalités :
| Airbnb | Vrbo | Booking.com | |
| Vérification d’identité | Oui | Oui | Limitée |
| Avis des voyageurs | Oui | Oui | Non |
| Contrôles de réservation instantanée | Oui | Oui | Oui |
| Messagerie avant réservation | Oui | Oui | Oui |
| Détection de fraude | Oui | Limitée, mais moins visible pour les hôtes | Oui, mais gérée en interne |
| Application du règlement intérieur | Oui | Oui | Limitée |
| Visibilité de l’historique des voyageurs | Oui | Partielle | Non |
Signaux d’alerte à surveiller lors du filtrage des voyageurs
Les hôtes expérimentés apprennent souvent à repérer les signes d’alerte subtils indiquant qu’une réservation entraînera des problèmes. Cela vous aide à identifier et à traiter les problèmes avant même d’avoir lancé le processus de filtrage.
Comme le note Alex Foti de Bretton Woods Vacations, « Même si les réservations peuvent se faire instantanément, sans aucun filtrage, certains signaux d’alerte méritent d’être examinés — en particulier les réservations effectuées par des voyageurs ayant une adresse locale, ce qui indique souvent l’intention d’utiliser le logement pour une fête ».
Voici quelques signaux d’alerte à surveiller :
- Réticent à répondre aux questions : donne des réponses courtes ou vagues et évite de confirmer qui séjourne ou la raison du voyage
- Hésitant à se montrer : refuse de se soumettre à de simples contrôles d’identité ou évite une rencontre en personne
- Informations incohérentes lors de la réservation :change les noms et les heures d’arrivée au fil de la conversation par messagerie
- Réservations d’une nuit :ne réserve le logement que pour une journée, souvent à la dernière minute
- Réservations pendant les grandes fêtes : réserve pendant des périodes de forte demande comme le réveillon du Nouvel An ou le 4 juillet, lorsque les gens sont plus susceptibles d’organiser des fêtes
- Groupes de jeunes : réserve le logement pour un grand groupe d’adolescents, possiblement pour contourner l’exigence d’âge d’Airbnb
Comment mettre en place un workflow de filtrage des voyageurs efficace
Le filtrage doit rester aussi simple que possible. Les voyageurs peuvent être rebutés par une succession d’e-mails allant et venant, leur demandant des informations sur leur séjour.
Voici comment trouver le bon équilibre et développer un processus fluide :
Choisir le bon outil de filtrage des voyageurs
Automatisez votre processus de filtrage pour gagner du temps tout en effectuant des vérifications plus approfondies. Vous pouvez utiliser des outils de filtrage des voyageurs pour vérifier les identités, analyser la présence en ligne et parcourir des centaines de bases de données. Ensuite, vous recevez un score de risque pour chaque réservation afin de décider si vous la confirmez.
Les outils de filtrage des voyageurs réalisent toutes ces tâches en quelques minutes, ce qui signifie que vous ne ralentirez pas le processus de réservation et ne risquez pas de frustrer les voyageurs.
Les principaux fournisseurs se connectent à des Property Management Software (PMS) comme Hostfully. Il vous suffit de les trouver dans notre marketplace d’intégrations et de suivre les étapes pour connecter vos comptes. Une fois configurés, les outils filtrent automatiquement les voyageurs à chaque nouvelle réservation.
Définir des règles de réservation qui filtrent automatiquement les voyageurs
Les sites de réservation comme Airbnb et Vrbo vous permettent souvent de configurer des paramètres pour filtrer certaines réservations. Cela vous permet de garder le contrôle sans devoir vérifier chaque réservation vous-même. Mieux encore, vous pouvez généralement les gérer via votre PMS.
Voici quelques filtres courants :
- Réservations de dernière minute
- Réservations le jour même
- Voyageurs mineurs
- Séjours courts
- Faibles notes et avis
Foti recommande de s’assurer que vos règles de réservation respectent les lois locales. « Le filtrage est semé de défis et de pièges potentiels », dit-il, « surtout dans un État comme le New Hampshire où, en tant qu’hôtes titulaires d’une licence immobilière, nous ne pouvons pas discriminer, même sur la base de l’âge. »
Utiliser stratégiquement des formulaires avant réservation
Les formulaires avant arrivée sont un moyen rapide de vérifier que les voyageurs respecteront toutes vos règles avant de confirmer une réservation. Cela consiste à rédiger une courte série de questions et à les planifier via votre outil de filtrage des voyageurs.
L’objectif n’est pas d’interroger les voyageurs, mais de repérer les réservations qui ne conviennent pas à votre activité ou qui auraient pu passer entre les mailles des filtres standard.
Gardez des questions ciblées et pratiques. Vous pouvez demander qui séjournera, l’objectif du voyage et ce qu’ils prévoient de faire pendant leur visite. Des réponses claires suggèrent généralement qu’il y a peu de risque, tandis que des réponses vagues ou incohérentes peuvent indiquer des problèmes.
Par exemple, Schillinger a modifié son processus de filtrage après quelques rassemblements inattendus. « Nous veillons à poser plus de questions si quelqu’un dit venir pour un événement », explique-t-elle. « Nous ne voulons pas de fêtes dans notre location de courte durée, donc si la personne qui réserve vient pour un mariage, une remise de diplôme, un anniversaire ou une réunion de famille, nous vérifions avec elle qu’elle ne prévoit pas d’organiser l’événement chez nous. »
Identifier les principaux risques pour votre logement
Chaque activité de location de courte durée fait face à des risques différents. Votre configuration unique doit influencer la manière dont vous gérez le processus de filtrage et traitez les problèmes potentiels.
Vous devriez prendre en compte :
- La taille et le type de logement
- Commodités
- Les attractions à proximité
- Emplacement
- Les réglementations locales
- Les voyageurs cibles
Adapter votre processus de filtrage à votre profil de risque spécifique vous aide à réduire le risque de problèmes sans introduire de friction inutile pour les bons voyageurs.
Si vous gérez une location en bord de mer, par exemple, vous vous concentrerez probablement sur la vérification de l’âge des voyageurs et de la taille des groupes afin de détecter les rassemblements non autorisés. Vous êtes moins susceptible de rencontrer ce problème avec une cabane isolée en forêt. En revanche, vous pourriez exiger des contrôles d’antécédents plus stricts pour écarter la possibilité de parties de chasse illégales.
Confirmer tôt le règlement intérieur et les attentes
Définir les attentes tôt peut vous aider à filtrer les réservations. Foti explique qu’il a un règlement intérieur clair et s’assure qu’il est explicite avant qu’un voyageur ne réserve, y compris les pénalités en cas d’infraction. Il déclare : « Il vaut mieux perdre un voyageur qui pourrait être mal à l’aise avec ces règles que de permettre des comportements potentiellement malveillants dans les logements dont nous avons la charge. »
Commencez par envoyer des messages automatisés qui présentent votre règlement intérieur. Vous pouvez créer des modèles avec des champs et des déclencheurs en utilisant un PMS doté de fonctionnalités d’automatisation des tâches comme Hostfully. Cela renforce ce qui est autorisé avant l’arrivée des voyageurs, ce qui facilite la prévention des problèmes plutôt que leur gestion en cours de séjour.
Ensuite, soyez plus précis avec votre guide numérique. Des solutions comme Hostfully vous permettent d’ajouter un règlement intérieur plus détaillé, des instructions multimédias pour l’entretien du logement et des recommandations sur la région. Les voyageurs peuvent s’y référer à tout moment, ce qui aide à éviter les malentendus et à assurer le bon déroulement des séjours.
Protégez votre activité de location saisonnière grâce à un filtrage des voyageurs plus intelligent
Le filtrage des voyageurs est l’un des moyens les plus simples de protéger votre activité de location saisonnière, mais il ne fonctionne que si vous êtes constant.
Le PMS Hostfully peut vous aider à maintenir le processus de filtrage. Au lieu de vous appuyer sur des vérifications manuelles ou des suppositions, notre plateforme vous permet de créer un workflow structuré qui s’exécute automatiquement en arrière-plan, tout en vous laissant un contrôle total.
- Marketplace d’intégrations avec les principaux outils de filtrage des voyageurs
- Messagerie automatisée pour envoyer des questions et des confirmations avant réservation
- Guides numériques pour communiquer clairement le règlement intérieur et les attentes
- Channel manager pour synchroniser les réservations et appliquer un filtrage cohérent sur toutes les plateformes
- Boîte de réception unifiée pour gérer la communication avec les voyageurs en un seul endroit
- Intégrations d’appareils intelligents pour surveiller l’accès et l’activité
Des processus de filtrage plus intelligents signifient que vous passez moins de temps à enquêter sur des voyageurs potentiels et que vous vous concentrez sur la fourniture d’une expérience exceptionnelle.
FAQ sur le filtrage des voyageurs en location saisonnière
Quels sont les signaux d’alerte lors du filtrage des voyageurs ?
Il existe toute une série de signaux d’alerte possibles lors du filtrage des voyageurs. Une communication vague, des réponses incohérentes et des réservations d’une nuit figurent parmi les signes les plus révélateurs. Pris isolément, ils ne signifient pas toujours qu’une réservation est risquée, mais ils peuvent justifier des vérifications supplémentaires.
Combien coûte le filtrage des voyageurs ?
Le coût des outils de filtrage des voyageurs peut varier. Beaucoup fonctionnent avec des frais par réservation ou incluent le filtrage dans un pack de protection plus large. Comme le coût total est souvent faible par rapport aux dommages au logement et aux rétrofacturations, il est préférable d’essayer d’intégrer ces outils à votre budget.
Dois-je désactiver la réservation instantanée d’Airbnb pour mieux filtrer ?
La décision de désactiver la réservation instantanée d’Airbnb dépend de votre activité. Si votre logement présente un risque élevé d’accueillir des voyageurs perturbateurs, vous préférerez peut-être la désactiver et garder davantage de contrôle sur le processus de vérification. Sinon, vous pouvez vouloir l’utiliser pour générer plus de réservations.