Der Betrieb einer Kurzzeitvermietung bedeutet, dass Ihr Objekt, sobald Gäste anreisen, nicht mehr vollständig Ihnen gehört. Sie müssen akzeptieren, dass sie die Unterkunft möglicherweise nicht so behandeln, wie Sie es tun würden.
Wenn Sie bereits vermieten, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass die meisten Menschen respektvoll sind und Ihre Unterkunft für eine unkomplizierte Reinigung vor dem nächsten Aufenthalt bereit hinterlassen. Aber es gibt immer Ausnahmen. Eine kleine Anzahl unzuverlässiger Gäste kann ernsthafte Schäden verursachen, Spannungen mit Nachbarn hervorrufen oder sogar zu Problemen mit den örtlichen Behörden führen, was ein Screening unerlässlich macht.
Die Herausforderung besteht darin, dass Sie den Buchungsprozess nicht durch zu viele Überprüfungen verlangsamen und den Gästen das Gefühl geben möchten, unerwünscht zu sein.
Deshalb benötigen Sie eine schnelle, respektvolle Methode, um jede Buchung zu überprüfen. In diesem Artikel werden wir untersuchen, was die Buchungsportale leisten können, wie Sie selbst zusätzliche Überprüfungen hinzufügen und wie Sie Software-Tools optimal nutzen können, um Sie dabei zu unterstützen.
Warum Gäste-Screening für Ferienunterkünfte wichtig ist
Beim Gäste-Screening geht es um mehr als nur die Vermeidung schlechter Buchungen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Weniger Schäden: Ein Screening hilft Ihnen, die Gäste zu identifizieren, die am ehesten Gegenstände in Ihren Objekten beschädigen oder stehlen.
- Weniger Geschäftsunterbrechungen: Weniger respektlose Gäste senken das Risiko, dass Sie Ihre Unterkunft für Reparaturen, Ersatzbeschaffungen oder Notfallreinigungen schließen müssen.
- Geringeres Betrugsrisiko: Obwohl es selten ist, versuchen einige Gäste, das System auszunutzen, um kostenlose Unterkünfte zu erhalten. Die Verifizierung von Gästen hilft Ihnen, Personen mit einer Vorgeschichte von Rückbuchungen und falschen Behauptungen zu identifizieren.
- Vertrauen zu den Nachbarn: Weniger Störungen durch laute Partys und asoziales Verhalten tragen dazu bei, gute Beziehungen zur lokalen Gemeinschaft aufrechtzuerhalten.
- Stärkere Marke: Ein strukturierter Gäste-Screening-Prozess zeigt, dass Sie die Vermietung ernst nehmen.
- Bessere Compliance: Viele lokale Vorschriften verlangen, dass Sie wissen, wer sich aufhält, Belegungsgrenzen einhalten und das Verhalten der Gäste verwalten. Ein Screening hilft Ihnen, die richtigen Details zu sammeln, um diese Gesetze einzuhalten.
- Unterstützung für Ferienwohnungsversicherungen: Screening-Prozesse reduzieren die Anzahl Ihrer Schadensfälle, was Ihnen eine sauberere Historie und potenziell niedrigere Prämien verschafft.
Was kostet es, kein Screening durchzuführen?
Ein Gäste-Screening mag nicht so wichtig erscheinen, wenn die meisten Aufenthalte reibungslos verlaufen. Der Schlüssel ist, dass es, wenn es tatsächlich Probleme aufdeckt, die Art von Buchungen verhindern kann, die die größten Störungen für Ihr Geschäft verursachen.
Die Kosten können sich schnell summieren und einen schlechten Aufenthalt in mehrere verlorene Buchungen und reduzierte Einnahmen verwandeln. Dies beinhaltet:
- Tiefenreinigung
- Reparaturen und Ersatzbeschaffungen
- Umsiedlung von Gästen
- Schließung Ihres Geschäfts
- Überstunden des Personals bei der Problembehandlung
Es geht nicht nur um Ihr Eigentum. Beschwerden von Nachbarn über Lärm, Sicherheit oder Parken können dazu führen, dass Ihr Eintrag entfernt wird, weshalb ein Screening auf unerwartete Weise wichtig ist.
Selbst wenn Sie offensichtliche Risiken wie große Last-Minute-Gruppenbuchungen vermeiden, können kleinere Probleme Ihre Gewinnmargen schmälern. Zum Beispiel der zusätzliche Zeitaufwand für die Reinigung, wenn Gäste zusätzliche Personen einschmuggeln oder nicht angemeldete Versammlungen veranstalten.
Meagan Schillinger von Edmonds Kind of Stay beschreibt eine schlechte Erfahrung in ihrer Kurzzeitvermietung. „Es stellte sich heraus, dass es eine kleine Gruppe von Arbeitern war, die bei uns übernachteten (während die Frau, die gebucht hatte, außerhalb des Staates lebte). Selbst nachdem wir dies bemerkt und sie gebeten hatten, unsere Hausregeln an die Arbeiter weiterzugeben, machte es keinen Unterschied, sie rauchten immer noch und schleppten viel Schmutz herein.“
Was überprüfen beliebte Buchungsportale tatsächlich?
Neben Schutzmaßnahmen wie AirCover von Airbnb und Vrbo-Schadensschutz bietet jede Plattform eigene Tools, um Gäste vor der Buchungsbestätigung zu überprüfen.
Hier ist ein schneller Vergleich ihrer Funktionen:
| Airbnb | Vrbo | Booking.com | |
| ID-Verifizierung | Ja | Ja | Begrenzt |
| Gästebewertungen | Ja | Ja | Nein |
| Sofortbuchungs-Kontrollen | Ja | Ja | Ja |
| Nachrichten vor der Buchung | Ja | Ja | Ja |
| Betrugserkennung | Ja | Begrenzt, aber für Gastgeber weniger sichtbar | Ja, aber intern gehandhabt |
| Durchsetzung der Hausregeln | Ja | Ja | Begrenzt |
| Sichtbarkeit der Gästehistorie | Ja | Teilweise | Nein |
Warnsignale, auf die Sie beim Gäste-Screening achten sollten
Erfahrene Gastgeber lernen oft die subtilen Warnzeichen, die darauf hindeuten, dass eine Buchung zu Problemen führen wird. Dies hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und zu beheben, noch bevor Sie den Screening-Prozess eingeleitet haben.
Wie Alex Foti von Bretton Woods Vacations anmerkt: „Obwohl Buchungen sofort und ohne Screening erfolgen können, gibt es Warnsignale, die es wert sind, untersucht zu werden – insbesondere Buchungen von Gästen mit einer lokalen Adresse, die oft die Absicht anzeigen, die Unterkunft für eine Party zu nutzen.“
Nachfolgend sind einige Warnsignale aufgeführt, auf die Sie achten sollten:
- Zögerlich bei der Beantwortung von Fragen: Gibt kurze oder vage Antworten und vermeidet es, zu bestätigen, wer übernachtet oder den Grund der Reise anzugeben
- Zögerlich, sich zu zeigen: Weigert sich bei einfachen Identitätsprüfungen oder vermeidet persönliche Treffen
- Inkonsistente Details während der Buchung: Ändert Namen und Ankunftszeiten, während die Konversation über Nachrichten fortgesetzt wird
- Ein-Nacht-Buchungen: Reserviert die Unterkunft nur für einen Tag, oft in letzter Minute
- Reservierungen über große Feiertage: Bucht während Zeiten hoher Nachfrage wie Silvester oder dem 4. Juli, wenn die Wahrscheinlichkeit für Partys höher ist
- Junge Gruppen: Reserviert die Unterkunft für eine große Gruppe von Teenagern, möglicherweise um die Altersanforderung von Airbnb zu umgehen
So erstellen Sie einen funktionierenden Gäste-Screening-Workflow
Ein Screening sollte so einfach wie möglich gehalten werden. Gäste könnten durch einen ständigen E-Mail-Austausch mit Fragen zu ihrem Besuch davon abgehalten werden, in Ihrer Unterkunft zu übernachten.
So finden Sie die richtige Balance und entwickeln einen reibungslosen Prozess:
Wählen Sie das richtige Gäste-Screening-Tool
Automatisieren Sie Ihren Screening-Prozess, um Zeit zu sparen und gleichzeitig gründlichere Überprüfungen durchzuführen. Sie können Gäste-Screening-Tools verwenden, um Identitäten zu verifizieren, die Online-Präsenz zu analysieren und Hunderte von Datenbanken zu durchsuchen. Anschließend erhalten Sie einen Risikowert für jede Reservierung, sodass Sie entscheiden können, ob Sie diese bestätigen möchten.
Gäste-Screening-Tools erledigen all diese Aufgaben in wenigen Minuten, sodass Sie den Buchungsprozess nicht verlangsamen und potenzielle Gäste frustrieren.
Führende Anbieter verbinden sich mit Property Management Software (PMS) wie Hostfully. Sie müssen sie lediglich in unserem Integrations-Marktplatz finden und die Schritte befolgen, um Ihre Konten zu verbinden. Sobald Sie eingerichtet sind, überprüfen die Tools Gäste automatisch, sobald eine Buchung eingeht.
Legen Sie Buchungsregeln fest, die Gäste automatisch filtern
Buchungsportale wie Airbnb und Vrbo ermöglichen es Ihnen oft, Einstellungen zu konfigurieren, um bestimmte Buchungen herauszufiltern. Diese ermöglichen es Ihnen, die Kontrolle zu behalten, ohne jede Buchung selbst überprüfen zu müssen. Besser noch, Sie können sie normalerweise über Ihr PMS verwalten.
Hier sind einige typische Filter:
- Last-Minute-Buchungen
- Buchungen am selben Tag
- Minderjährige Gäste
- Kurze Aufenthalte
- Niedrige Bewertungen
Foti sagt, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchungsregeln den lokalen Gesetzen entsprechen. „Screening ist mit Herausforderungen und potenziellen Fallstricken behaftet“, sagt er, „besonders in einem Bundesstaat wie New Hampshire, wo wir als Immobilienmakler nicht einmal aufgrund des Alters diskriminieren dürfen.“
Nutzen Sie Vorab-Buchungsformulare strategisch
Vorab-Ankunftsformulare sind eine schnelle Möglichkeit, zu überprüfen, ob Gäste alle Ihre Regeln befolgen, bevor eine Reservierung bestätigt wird. Dies beinhaltet das Entwerfen einer schnellen Reihe von Fragen und deren Planung mithilfe Ihres Gäste-Screening-Tools.
Das Ziel ist nicht, Gäste zu verhören, sondern Buchungen abzufangen, die nicht gut zu Ihrem Geschäft passen oder die Standardfilter möglicherweise umgangen haben.
Halten Sie die Fragen fokussiert und praktisch. Sie können fragen, wer übernachten wird, den Zweck der Reise und was sie während ihres Besuchs vorhaben. Klare Antworten deuten normalerweise auf ein geringes Risiko hin, während vage oder inkonsistente Antworten auf Probleme hindeuten können.
Zum Beispiel hat Schillinger ihren Screening-Prozess nach einigen unerwarteten Versammlungen geändert. „Wir stellen sicher, dass wir mehr Fragen stellen, wenn jemand sagt, dass er zu einer Veranstaltung kommt“, sagt sie. „Wir wollen keine Partys in unserer Kurzzeitvermietung, daher überprüfen wir doppelt, ob die buchende Person, die zu einer Hochzeit, Abschlussfeier, einem Geburtstag oder einem Familientreffen kommt, nicht plant, die Veranstaltung auszurichten.“
Identifizieren Sie die Hauptrisiken für Ihr Eigentum
Jedes Kurzzeitvermietungsgeschäft ist unterschiedlichen Risiken ausgesetzt. Ihr einzigartiges Setup sollte beeinflussen, wie Sie den Screening-Prozess verwalten und mit potenziellen Problemen umgehen.
Sie sollten Folgendes berücksichtigen:
- Objektgröße und -typ
- Annehmlichkeiten
- Nahe gelegene Attraktionen
- Lage
- Lokale Vorschriften
- Zielgruppe der Gäste
Die Anpassung Ihres Screening-Prozesses an Ihr einzigartiges Risikoprofil hilft Ihnen, das Risiko von Problemen zu reduzieren, ohne unnötige Reibung für die richtigen Gäste zu verursachen.
Wenn Sie beispielsweise eine Strandunterkunft verwalten, konzentrieren Sie sich wahrscheinlich auf die Überprüfung des Alters und der Gruppengröße der Gäste, um unbefugte Versammlungen zu überprüfen. Bei einer abgelegenen Waldhütte ist dieses Problem weniger wahrscheinlich. Sie könnten jedoch strengere Hintergrundüberprüfungen verlangen, um die Möglichkeit illegaler Jagdgesellschaften auszuschließen.
Bestätigen Sie frühzeitig die Hausregeln und Erwartungen
Das frühzeitige Festlegen von Erwartungen kann Ihnen helfen, Reservierungen zu überprüfen. Foti sagt, er habe klare Hausregeln und stelle sicher, dass diese vor der Buchung eines Gastes klar dargelegt werden, einschließlich Strafen für Verstöße. Er sagt: „Es ist besser, einen Gast zu verlieren, der sich mit diesen Regeln unwohl fühlt, als potenziell schändliches Verhalten in den von uns betreuten Häusern zuzulassen.“
Senden Sie zunächst automatisierte Nachrichten, die Ihre Hausregeln darlegen. Sie können Vorlagen mit Feldern und Auslösern mithilfe eines PMS mit Aufgabenautomatisierungsfunktionen wie Hostfully erstellen. Dies bekräftigt, was vor der Ankunft der Gäste erlaubt ist, und erleichtert es, Probleme zu verhindern, anstatt sie mitten im Aufenthalt zu lösen.
Werden Sie dann spezifischer mit Ihrem digitalen Reiseführer. Lösungen wie Hostfully ermöglichen es Ihnen, detailliertere Hausregeln, Multimedia-Anweisungen zur Objektpflege und Empfehlungen für die lokale Umgebung hinzuzufügen. Gäste können jederzeit darauf zurückgreifen, was Verwirrung vermeidet und einen reibungslosen Aufenthalt gewährleistet.
Schützen Sie Ihr Ferienvermietungsgeschäft mit intelligenterem Gäste-Screening
Das Gäste-Screening ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Ferienvermietungsgeschäft zu schützen, aber es funktioniert nur, wenn Sie konsequent sind.
Hostfully PMS kann Ihnen helfen, den Screening-Prozess aufrechtzuerhalten. Anstatt sich auf manuelle Überprüfungen oder Vermutungen zu verlassen, ermöglicht unsere Plattform Ihnen, einen strukturierten Workflow zu erstellen, der automatisch im Hintergrund läuft, während Sie die volle Kontrolle behalten.
- Integrations-Marktplatz mit führenden Gäste-Screening-Tools
- Automatisierte Nachrichten zum Senden von Fragen und Bestätigungen vor der Buchung
- Digitale Reiseführer zur klaren Kommunikation von Hausregeln und Erwartungen
- Channel Manager zur Synchronisierung von Buchungen und zur Anwendung konsistenter Screenings über alle Plattformen hinweg
- Vereinheitlichter Posteingang zur Verwaltung der Gästekommunikation an einem Ort
- Smart-Device-Integrationen zur Überwachung von Zugang und Aktivität
Intelligentere Screening-Prozesse bedeuten, dass Sie weniger Zeit mit der Untersuchung potenzieller Gäste verbringen und sich auf die Bereitstellung eines fantastischen Erlebnisses konzentrieren können.
FAQs zum Gäste-Screening für Ferienunterkünfte
Was sind die Warnsignale beim Gäste-Screening?
Es gibt eine Reihe möglicher Warnsignale beim Gäste-Screening. Vage Kommunikation, inkonsistente Antworten und Ein-Nacht-Buchungen gehören zu den stärksten Warnzeichen. Für sich genommen bedeuten diese nicht immer, dass eine Buchung riskant ist, aber sie können zusätzliche Überprüfungen rechtfertigen.
Wie viel kostet das Gäste-Screening?
Die Kosten für Gäste-Screening-Tools können variieren. Viele arbeiten mit einer Gebühr pro Buchung oder beinhalten das Screening als Teil eines umfassenderen Schutzpakets. Da die Gesamtkosten oft gering sind im Vergleich zu Sachschäden und Rückbuchungen, ist es am besten, die Tools in Ihr Budget einzuplanen.
Sollte ich die Sofortbuchung von Airbnb für ein besseres Screening deaktivieren?
Die Entscheidung, ob Sie die Sofortbuchung von Airbnb deaktivieren sollten, hängt von Ihrem Geschäft ab. Wenn Ihr Objekt einem hohen Risiko durch störende Gäste ausgesetzt ist, ziehen Sie es möglicherweise vor, diese zu deaktivieren und mehr Kontrolle über den Verifizierungsprozess zu behalten. Andernfalls möchten Sie sie möglicherweise nutzen, um mehr Buchungen zu generieren.