Περίληψη
Ένας έμπορος καταγραφής είναι η επιχείρηση που πωλεί επίσημα μια διαμονή, εισπράττει την πληρωμή του επισκέπτη και φέρει την ευθύνη για επιστροφές χρημάτων, αντιστροφές χρεώσεων, φόρους και οικονομικά αρχεία. Στην Airbnb, η πλατφόρμα είναι ο έμπορος καταγραφής, επομένως ελέγχει τα χρήματα και εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού του επισκέπτη. Στις Vrbo, Booking.com και σε οποιαδήποτε απευθείας κράτηση, εσείς είστε ο έμπορος καταγραφής, επειδή συνδέετε τον δικό σας επεξεργαστή πληρωμών και διαχειρίζεστε τα χρήματα μόνοι σας. Το να γίνετε ο δικός σας έμπορος καταγραφής δίνει στον διαχειριστή ακινήτων τον έλεγχο της ταμειακής ροής, των ακυρώσεων, των εγγυήσεων, των πληρωμών στους ιδιοκτήτες και της επωνυμίας, με αντάλλαγμα μεγαλύτερη οικονομική ευθύνη.
Κανείς δεν γίνεται διαχειριστής ενοικιαζόμενων καταλυμάτων επειδή του αρέσει να συμφιλιώνει πληρωμές. Αλλά το ποιος πραγματικά κατέχει τα χρήματα των επισκεπτών σας, εσείς ή η πλατφόρμα, αποφασίζει σιωπηρά πόσο έλεγχο έχετε στην ταμειακή ροή, τις επιστροφές χρημάτων, τις εγγυήσεις και τις πληρωμές στους ιδιοκτήτες. Αυτή η ερώτηση έχει ένα όνομα: έμπορος καταγραφής. Και για τους περισσότερους διαχειριστές δεν είναι υποθετική, επειδή είστε ήδη ο έμπορος καταγραφής σε μεγάλο μέρος των κρατήσεών σας, είτε το έχετε σκεφτεί έτσι είτε όχι. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι ένας έμπορος καταγραφής, ποιος παίζει αυτόν τον ρόλο στην Airbnb, τη Vrbo, την Booking.com και τις απευθείας κρατήσεις, και τι αλλάζει όταν αποφασίσετε να γίνετε ο δικός σας.
Τι είναι ο έμπορος καταγραφής;
Ένας έμπορος καταγραφής είναι η νομική οντότητα που πωλεί μια υπηρεσία, εισπράττει την πληρωμή για αυτήν και αναλαμβάνει την ευθύνη για τις οικονομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις που συνεπάγεται η πώληση.
Στο πλαίσιο των ενοικιαζόμενων καταλυμάτων, ο έμπορος καταγραφής είναι αυτός που πληρώνει πραγματικά ο επισκέπτης. Το όνομα αυτής της οντότητας εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού της κάρτας του επισκέπτη. Επεξεργάζεται τη χρέωση, διακρατεί τα χρήματα μέχρι την πληρωμή, εκδίδει επιστροφές χρημάτων, απορροφά τις αντιστροφές χρεώσεων, τηρεί τα αρχεία συναλλαγών και είναι υπεύθυνος για τη φορολογική και νομική συμμόρφωση σχετικά με την πληρωμή. Είναι ένας μεγαλύτερος ρόλος από το απλό «να πληρώνεστε».
Οι άνθρωποι συχνά συγχέουν τρία διαφορετικά πράγματα: τον έμπορο καταγραφής, τον πωλητή καταγραφής και τον επεξεργαστή πληρωμών. Βρίσκονται σε διαφορετικά επίπεδα μιας ενιαίας συναλλαγής, και το να γνωρίζετε ποιο είναι ποιο καθιστά τον υπόλοιπο οδηγό ευκολότερο στην παρακολούθηση.
| Ρόλος | Τι κάνει | Παράδειγμα ενοικιαζόμενου καταλύματος |
|---|---|---|
| Έμπορος καταγραφής (MoR) | Πωλεί επίσημα τη διαμονή, εισπράττει τα χρήματα του επισκέπτη και είναι υπεύθυνος για επιστροφές χρημάτων, αντιστροφές χρεώσεων, αρχεία, φόρους και συμμόρφωση σχετικά με την πληρωμή. Εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας του επισκέπτη. | Airbnb (για διαμονές Airbnb), ή εσείς (για Vrbo, Booking.com και απευθείας κρατήσεις) |
| Πωλητής καταγραφής (SoR) | Το μέρος που τελικά εξουσιοδοτείται να πωλήσει τη διαμονή, να παρέχει την υπηρεσία, να λάβει τα καθαρά έσοδα και να πληρώσει φόρο εισοδήματος για αυτά. | Εσείς, ο οικοδεσπότης ή η εταιρεία διαχείρισης, σχεδόν σε κάθε περίπτωση |
| Επεξεργαστής πληρωμών | Η τεχνολογία που μετακινεί χρήματα από την κάρτα του επισκέπτη σε έναν λογαριασμό. Δεν κατέχει την πώληση, δεν καθορίζει την πολιτική επιστροφών χρημάτων, ούτε φέρει φορολογική ευθύνη. | Stripe, PayPal, Vacation Rent Payment |
Η σύντομη εκδοχή: ο επεξεργαστής πληρωμών είναι οι σωληνώσεις, ο πωλητής καταγραφής κερδίζει το εισόδημα και ο έμπορος καταγραφής φέρει την ευθύνη. Όταν διαχειρίζεστε τις δικές σας πληρωμές, είστε συνήθως και τα τρία ταυτόχρονα.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ εμπόρου καταγραφής και πωλητή καταγραφής;
Οι δύο όροι είναι στενοί συγγενείς και συχνά χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, αλλά ο έμπορος καταγραφής διαχειρίζεται την πληρωμή και τις υποχρεώσεις της, ενώ ο πωλητής καταγραφής κατέχει την πώληση και το εισόδημά της.
Εδώ είναι η πρακτική διάκριση. Ο έμπορος καταγραφής είναι η οντότητα που αναγνωρίζεται στη συναλλαγή, η οποία λαμβάνει τα χρήματα του επισκέπτη, τα μεταφέρει στον πωλητή, τα επεξεργάζεται σύμφωνα με τους νόμους της τοποθεσίας του επισκέπτη και τηρεί τα αρχεία. Ο πωλητής καταγραφής είναι η επιχείρηση που παρέχει πραγματικά τη διαμονή, λαμβάνει τα καθαρά έσοδα και πληρώνει φόρο εισοδήματος για αυτά.
Για τους περισσότερους διαχειριστές ακινήτων, η διάκριση έχει σημασία μόνο σε μία περίπτωση. Όταν διαχειρίζεστε πληρωμές μέσω του δικού σας λογαριασμού επεξεργαστή, είστε τόσο ο έμπορος καταγραφής όσο και ο πωλητής καταγραφής. Όταν ενοικιάζετε αποκλειστικά μέσω της Airbnb, η Airbnb λειτουργεί ως έμπορος καταγραφής, ενώ εσείς παραμένετε ο πωλητής καταγραφής, εξακολουθώντας να είστε υπεύθυνοι για τους δικούς σας φόρους εισοδήματος και τις τοπικές άδειες.
Ποιος είναι ο έμπορος καταγραφής στην Airbnb, τη Vrbo και την Booking.com;
Εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το αν το κανάλι διεκπεραιώνει πληρωμές μέσω του δικού του συστήματος, και οι τρεις μεγάλες πλατφόρμες δεν λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.
Η Airbnb λειτουργεί το δικό της σύστημα πληρωμών, επομένως είναι ο έμπορος καταγραφής για κάθε διαμονή που έχει γίνει κράτηση στην Airbnb. Εισπράττει τα χρήματα του επισκέπτη, αποφασίζει πότε θα εκδώσει την πληρωμή σας, τηρεί τα αρχεία και εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού του επισκέπτη. Η Vrbo και η Booking.com δεν επεξεργάζονται πληρωμές οι ίδιες για τις περισσότερες επαγγελματικές καταχωρίσεις. Απαιτούν να συνδέσετε έναν επεξεργαστή πληρωμών και να διαχειριστείτε τη συναλλαγή, γεγονός που σας καθιστά τον έμπορο καταγραφής. Οποιαδήποτε απευθείας κράτηση σας καθιστά επίσης τον έμπορο καταγραφής, ακόμα και όταν χρησιμοποιείτε PayPal ή Stripe για να λάβετε την κάρτα.
| Κανάλι | Έμπορος καταγραφής | Απαιτείται δικός σας επεξεργαστής; | Ποιος εκδίδει επιστροφές χρημάτων | Ποιος κρατά την εγγύηση | Το όνομα του οποίου αναγράφεται στην κατάσταση λογαριασμού |
|---|---|---|---|---|---|
| Airbnb | Airbnb | Όχι | Airbnb (σύμφωνα με την πολιτική της) | Airbnb (μέσω του προγράμματος ζημιών της) | Airbnb |
| Vrbo | Εσείς | Ναι | Εσείς | Εσείς | Η επιχείρησή σας |
| Booking.com | Εσείς (οι περισσότερες επαγγελματικές καταχωρίσεις) | Ναι | Εσείς | Εσείς | Η επιχείρησή σας |
| Απευθείας κράτηση | Εσείς | Ναι | Εσείς | Εσείς | Η επιχείρησή σας |
Στην πιο πρόσφατη έρευνα της Hostfully για τον κλάδο, ο μέσος διαχειριστής πραγματοποιεί περίπου το 45% των διαμονών μέσω Airbnb και περίπου το μισό μέσω Vrbo, Booking.com και απευθείας κρατήσεων συνδυαστικά. Αυτό σημαίνει ότι για τους περισσότερους διαχειριστές, σχεδόν το μισό από κάθε δολάριο ρέει ήδη μέσω καναλιών όπου είναι οι έμποροι καταγραφής, είτε το έχουν σκεφτεί με αυτούς τους όρους είτε όχι.
Έτσι έχουν σχεδιαστεί να λειτουργούν τα συνδεδεμένα κανάλια: μεταβιβάζουν τη συναλλαγή σε εσάς αντί να την κατέχουν. Η Kara Thibodeau, Διευθύντρια Πωλήσεων ΗΠΑ στην HomeToGo, περιέγραψε τον μηχανισμό: «Λαμβάνουμε τα στοιχεία πιστωτικής κάρτας του επισκέπτη και αυτές οι πληροφορίες μεταβιβάζονται σε εσάς μέσω της Hostfully, ώστε να μπορείτε να λάβετε την πληρωμή κατά την κράτηση και να παραμείνετε ο έμπορος καταγραφής». Πρόσθεσε ότι η ίδια ρύθμιση αφήνει τους όρους σας στα χέρια σας: «Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας μοναδική πολιτική ακύρωσης και να διατηρήσετε τον έλεγχο της κράτησης».
Πώς αλλάζει το να είστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής τον τρόπο που διαχειρίζεστε τα χρήματα των επισκεπτών και των ιδιοκτητών;
Σας μετακινεί από τη λήψη μιας προγραμματισμένης πληρωμής στον έλεγχο ολόκληρης της ροής των κεφαλαίων, από την κάρτα του επισκέπτη έως τους ιδιοκτήτες και τους προμηθευτές σας.
Όταν η Airbnb είναι ο έμπορος καταγραφής, τα χρήματα φτάνουν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμά της: εισπράττει από τον επισκέπτη, διακρατεί τα χρήματα και εκδίδει την πληρωμή σας μετά το check-in. Περιμένετε. Όταν είστε ο έμπορος καταγραφής, εσείς αποφασίζετε πότε πληρώνει ο επισκέπτης, πότε εισπράττεται και αποδεσμεύεται η εγγύηση, και πότε πληρώνονται οι ιδιοκτήτες και οι καθαριστές. Μπορείτε να λάβετε μια πλήρη πληρωμή, να τη διαιρέσετε σε εγγύηση συν υπόλοιπο, ή να χρεώσετε επιπλέον κατά τη διάρκεια της διαμονής.
Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ποιος διαχειρίζεται τα χρήματα σε κάθε βήμα, σύμφωνα με κάθε μοντέλο.
| Βήμα χρημάτων | Η πλατφόρμα είναι MoR (Airbnb) | Εσείς είστε MoR (Vrbo, Booking.com, απευθείας) |
|---|---|---|
| Πληρωμή επισκέπτη | Η πλατφόρμα χρεώνει τον επισκέπτη και διακρατεί τα χρήματα | Εσείς χρεώνετε τον επισκέπτη μέσω του επεξεργαστή σας και λαμβάνετε τα χρήματα |
| Χρονοδιάγραμμα πληρωμής | Καθορίζεται από την πλατφόρμα | Πλήρης προκαταβολή, ή εγγύηση τώρα και υπόλοιπο αργότερα, σύμφωνα με το πρόγραμμά σας |
| Εγγύηση | Η πλατφόρμα διαχειρίζεται μέσω του προγράμματος ζημιών της | Εσείς την εισπράττετε, τη διακρατείτε και την αποδεσμεύετε μόνοι σας |
| Πληρωμή σε εσάς | Εκδίδεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα της πλατφόρμας μετά το check-in | Πιστώνεται στον λογαριασμό σας σύμφωνα με το πρόγραμμα εκκαθάρισης του επεξεργαστή σας |
| Εκταμίευση ιδιοκτήτη | Εσείς πληρώνετε τους ιδιοκτήτες αφού σας πληρώσει η πλατφόρμα | Εσείς πληρώνετε τους ιδιοκτήτες απευθείας από κεφάλαια που ήδη ελέγχετε |
| Πληρωμή προμηθευτή (καθαριστές κ.λπ.) | Εξαρτάται από την προηγούμενη πληρωμή της πλατφόρμας | Χρηματοδοτείται από ταμειακή ροή που σχεδιάζετε εσείς |
Ο έλεγχος αυτής της ροής είναι ένα πραγματικό πλεονέκτημα για όποιον πληρώνει ιδιοκτήτες και προσωπικό. Αντί να περιμένετε μια σταγόνα πληρωμών από την πλατφόρμα, των οποίων ο χρόνος είναι εκτός των χεριών σας, μπορείτε να προγραμματίσετε τις εκταμιεύσεις σύμφωνα με το δικό σας ημερολόγιο και να παρουσιάσετε καθαρά, πλήρη οικονομικά αρχεία στους ιδιοκτήτες και τις φορολογικές αρχές.
Υπάρχει μια παγίδα που αξίζει να αναφερθεί. Περισσότερος έλεγχος σημαίνει περισσότερη συμφιλίωση, και η συμφιλίωση είναι εκεί που οι διαχειριστές νιώθουν τον πόνο. Το ποσοστό των διαχειριστών που αναφέρουν τη λογιστική ως τον μεγαλύτερο τεχνολογικό τους πονοκέφαλο έχει αυξηθεί από 5% το 2021 σε 21% το 2025, λόγω των ασυνεπών πληρωμών από τις πλατφόρμες, των καταστάσεων ιδιοκτητών και των δεδομένων που είναι διασκορπισμένα σε διάφορα συστήματα. Η διαχείριση των δικών σας πληρωμών μέσω ενός ενιαίου συστήματος, αντί να χειρίζεστε ξεχωριστές συνδέσεις επεξεργαστών και υπολογιστικά φύλλα, είναι αυτό που αποτρέπει αυτόν τον έλεγχο από το να μετατραπεί σε χάος. Ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων που συνδέει τον επεξεργαστή σας, τα κανάλια σας και την αναφορά σας σε ένα μέρος είναι αυτό που καθιστά τις πληρωμές ιδιοκτητών και τη συμφιλίωση διαχειρίσιμες σε κλίμακα.
Γιατί αυτό έχει σημασία
Οι απευθείας κρατήσεις βρίσκονται στον πυρήνα της απόφασης για την ιδιότητα του εμπόρου καταγραφής. Οι διαχειριστές τις επιδιώκουν επειδή παρέχουν μεγαλύτερο έλεγχο στα περιθώρια κέρδους, στις ακυρώσεις, στην επικοινωνία με τους επισκέπτες και στην ταυτότητα της επωνυμίας. Κάθε ένα από αυτά τα οφέλη προκύπτει από την ιδιότητα του εμπόρου καταγραφής στην πώληση.
Ποιος χειρίζεται τις ακυρώσεις και τις επιστροφές χρημάτων όταν είστε ο έμπορος καταγραφής;
Εσείς, και αυτό είναι τόσο το βάρος όσο και το ζητούμενο.
Στην Airbnb, η πλατφόρμα επιβάλλει την πολιτική ακυρώσεων και προωθεί αυτόματα την επιστροφή χρημάτων, κάτι που είναι βολικό αλλά σας αφήνει να παρακολουθείτε από την πλευρά. Όταν είστε ο έμπορος καταγραφής, εσείς ορίζετε τους όρους ακύρωσης στη συμφωνία ενοικίασης και επεξεργάζεστε μόνοι σας την επιστροφή χρημάτων. Αυτό σημαίνει ταχύτερες, πιο ευέλικτες επιλύσεις για τους καλούς επισκέπτες, και σημαίνει επίσης ότι η αμφισβήτηση χρέωσης (chargeback) επιβαρύνει εσάς αν ένας επισκέπτης αμφισβητήσει μια χρέωση. Εσείς ορίζετε την πολιτική και εσείς την επιβάλλετε.
| Κατάσταση | Η πλατφόρμα είναι MoR (Airbnb) | Εσείς είστε MoR (Vrbo, Booking.com, απευθείας) |
|---|---|---|
| Πολιτική ακύρωσης | Επιλέγεται από τα προκαθορισμένα επίπεδα της πλατφόρμας | Ορίζεται από εσάς στη δική σας συμφωνία ενοικίασης |
| Ποιος εκδίδει την επιστροφή χρημάτων | Η πλατφόρμα, αυτόματα | Εσείς, μέσω του επεξεργαστή σας |
| Χρονοδιάγραμμα και ποσό επιστροφής χρημάτων | Διέπονται από τους κανόνες της πλατφόρμας | Διέπονται από την πολιτική και τη διακριτική σας ευχέρεια |
| Ευθύνη για αντιστροφή χρέωσης και αμφισβήτηση | Σε μεγάλο βαθμό απορροφάται από την πλατφόρμα | Δική σας για να την αμφισβητήσετε και να την καλύψετε |
| Κλήσεις για εξαιρετικές περιστάσεις | Η πλατφόρμα αποφασίζει, μερικές φορές εναντίον σας | Εσείς αποφασίζετε, κατά περίπτωση |
Το πρακτικό πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα και η κρίση. Εάν ένας ισχυρός επαναλαμβανόμενος επισκέπτης χρειάζεται να αλλάξει ημερομηνίες, μπορείτε να λάβετε αυτή την απόφαση μέσα σε λίγα λεπτά αντί να περιμένετε σε μια ουρά υποστήριξης. Η ανταλλαγή είναι ότι μια σαφής, εκτελεστή πολιτική ακύρωσης στη συμφωνία ενοικίασής σας παύει να είναι προαιρετική. Είναι η πρώτη σας γραμμή άμυνας έναντι των διαφορών.
Ο τρόπος που εμφανίζετε αυτή την πολιτική έχει τόση σημασία όσο και το να την έχετε. Ο Kyan McCormick, Senior Operations Manager στην Vacation Rent Payment, συμβουλεύει να τοποθετείτε τους όρους σε κοινή θέα κατά την ολοκλήρωση της αγοράς αντί πίσω από έναν σύνδεσμο: «Ένας σύνδεσμος σε άλλη σελίδα δεν είναι πάντα αποδεκτός όσον αφορά την εμφάνιση της πολιτικής ακύρωσης, ειδικά για online συναλλαγές. Εάν έχετε πολιτική μη επιστροφής χρημάτων εντός 30 ημερών, διευκρινίστε το. Μην τους ζητάτε να κάνουν κλικ σε έναν σύνδεσμο για να μεταβούν σε διαφορετική σελίδα». Όταν είστε ο έμπορος καταγραφής, αυτή η σαφήνεια είναι αυτό που σας κερδίζει τη διαφορά αργότερα.
Και οι διαφορές είναι εκεί που το να είσαι ο έμπορος καταγραφής δαγκώνει. Επειδή τα δίκτυα καρτών αναθέτουν την ευθύνη σε όποιον έλαβε την πληρωμή, μια αντιστροφή χρέωσης είναι δική σας για να την πολεμήσετε, με τα χρήματα να αφαιρούνται από τον λογαριασμό σας μέχρι να τα κερδίσετε πίσω.
Kyan McCormick, Senior Operations Manager στην Vacation Rent Payment
«Το βάρος της απόδειξης βασίζεται πραγματικά στον έμπορο, δυστυχώς, αλλά αυτή είναι απλώς η σκληρή αλήθεια. Ο τρόπος που το βλέπει η τράπεζα είναι: ας αφήσουμε την αντιστροφή χρέωσης να περάσει και ας την ωθήσουμε στον έμπορο, και ας αφήσουμε τον έμπορο να επιστρέψει σε εμάς και να μας αποδείξει ότι αυτή η χρέωση είναι έγκυρη.»
Προγραμματίστε και το χρονοδιάγραμμα. Η Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships στην Vacation Rent Payment, σημειώνει ότι μια διαφορά «συνήθως χρειάζεται περίπου 60 ημέρες για να ολοκληρωθεί η διαδικασία και να κερδίσετε την υπόθεση εκ μέρους σας και να λάβετε τα χρήματα εάν είναι επιτυχής». Αυτό σημαίνει δύο μήνες με τα χρήματα εκτός του λογαριασμού σας, γι’ αυτό η τεκμηρίωση κάθε κράτησης και η διατήρηση των πολιτικών σας άψογων είναι μέρος της δουλειάς μόλις γίνετε ο έμπορος καταγραφής.
Πώς λειτουργούν οι εγγυήσεις όταν είστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής;
Εσείς εισπράττετε και διακρατείτε την εγγύηση απευθείας, αντί να βασίζεστε στο πρόγραμμα αποζημιώσεων μιας πλατφόρμας, κάτι που σας προσφέρει μια ταχύτερη και πιο προβλέψιμη διαδικασία διεκδίκησης.
Η Airbnb διαχειρίζεται τις ζημιές μέσω του δικού της προγράμματος κάλυψης, οπότε ποτέ δεν κρατάτε πραγματικά μια εγγύηση. Όταν είστε ο έμπορος καταγραφής, έχετε δύο κοινές επιλογές: να δεσμεύσετε προσωρινά ένα ποσό (προ-έγκριση) στην κάρτα του επισκέπτη, ή να εισπράξετε ένα επιστρέψιμο ποσό πριν από το check-in και να το επιστρέψετε μετά. Μια προ-έγκριση είναι πιο ελαφριά για τον επισκέπτη επειδή κανένα χρήμα δεν μετακινείται πραγματικά εκτός αν το διεκδικήσετε, ενώ μια εισπραχθείσα εγγύηση εγγυάται ότι τα χρήματα είναι διαθέσιμα. Εσείς επιλέγετε ποια ταιριάζει σε κάθε ακίνητο και διαμονή.
| Μέθοδος εγγύησης | Πώς λειτουργεί | Καλύτερο για | Τριβή επισκέπτη |
|---|---|---|---|
| Προ-εξουσιοδότηση (δέσμευση) | Προσωρινή δέσμευση στην κάρτα· τα χρήματα αποδεσμεύονται αυτόματα αν δεν κάνετε καμία διεκδίκηση | Διαμονές χαμηλότερου κινδύνου· επισκέπτες ευαίσθητοι σε μεγάλες χρεώσεις | Χαμηλή |
| Εισπραχθείσα επιστρέψιμη εγγύηση | Πραγματική χρέωση που λαμβάνεται πριν το check-in και επιστρέφεται μετά την επιθεώρηση | Ακίνητα υψηλότερης αξίας, εκδηλώσεις, μεγαλύτερες ομάδες | Μέτρια |
| Πρόγραμμα ζημιών πλατφόρμας (Airbnb) | Δεν κρατείται εγγύηση· υποβάλλετε αίτημα στην πλατφόρμα μετά τη ζημιά | Οικοδεσπότες μόνο Airbnb που θέλουν να είναι ανέμελοι | Καμία προκαταβολή, πιο αργή επίλυση |
Το να κρατάτε την εγγύηση μόνοι σας αλλάζει την εμπειρία των διεκδικήσεων. Δεν υποβάλλετε αίτημα και δεν περιμένετε έναν τρίτο να το κρίνει· αξιολογείτε τη ζημιά, εφαρμόζετε την εγγύηση και επιστρέφετε το υπόλοιπο σύμφωνα με το δικό σας χρονοδιάγραμμα. Η Hostfully υποστηρίζει και τις δύο προσεγγίσεις μέσω του συνδεδεμένου επεξεργαστή σας, και με το Stripe μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την επιστροφή της εγγύησης στον επισκέπτη, ώστε να μην ξεχνιέται ποτέ μετά από ένα καθαρό check-out.
Η διακράτηση χρημάτων σημαίνει επίσης ότι αναλαμβάνετε τον κίνδυνο απάτης, γεγονός που καθιστά τον έλεγχο των επισκεπτών μέρος της συζήτησης για την εγγύηση. Η Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships στην Vacation Rent Payment, επισημαίνει ένα συγκεκριμένο σημείο: «Οι κρατήσεις της τελευταίας στιγμής τείνουν να προσελκύουν απατεώνες, οπότε να είστε σε επαγρύπνηση με αυτές τις κρατήσεις της τελευταίας στιγμής, ειδικά αυτές που γίνονται τρεις ημέρες πριν ή την ίδια ημέρα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτά τα στοιχεία πληρωμής, βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με τα στοιχεία του επισκέπτη και επαληθεύστε την ταυτότητα του επισκέπτη.» Μια εγγύηση σας προστατεύει από ζημιές· ο έλεγχος σας προστατεύει από την ίδια την κράτηση.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του να είστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής;
Το πλεονέκτημα είναι ο έλεγχος της ταμειακής ροής, των επισκεπτών, της επωνυμίας και της διανομής· το μειονέκτημα είναι ότι η οικονομική ευθύνη σταματά σε εσάς.
Καμία από αυτές τις ανταλλαγές δεν είναι κρυφή ή ασυνήθιστη. Είναι οι ίδιες ανταλλαγές που κάνει κάθε επιχείρηση όταν αποφασίζει να διαχειριστεί τη δική της διαδικασία πληρωμής αντί να νοικιάσει αυτή κάποιου άλλου. Το ερώτημα είναι αν ο έλεγχος αξίζει την επιπλέον εργασία για την επιχείρηση που πραγματικά διαχειρίζεστε.
| Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
|---|---|
| Ελέγχετε την ταμειακή ροή και διατηρείτε πλήρη οικονομικά αρχεία | Περισσότερη γραφειοκρατία και συμφωνία λογαριασμών |
| Δημιουργείτε μια πιο στενή, ταχύτερη σχέση με τον επισκέπτη | Οι επιστροφές χρημάτων, οι αμφισβητήσεις χρεώσεων και τα ανεξόφλητα τιμολόγια είναι δική σας ευθύνη να τα κυνηγήσετε |
| Η επωνυμία και το όνομά σας εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού του επισκέπτη | Διατηρείτε τον δικό σας επεξεργαστή, συνδέσεις και ρυθμίσεις |
| Μπορείτε να καταχωρίσετε σε οποιοδήποτε κανάλι και να κάνετε απευθείας κρατήσεις | Τα φορολογικά αρχεία και η τοπική συμμόρφωση βαρύνουν εσάς |
| Ορίζετε τους δικούς σας όρους ακύρωσης και εγγύησης | Δεν υπάρχει ομάδα υποστήριξης πλατφόρμας για να βασιστείτε |
Τα μειονεκτήματα είναι πραγματικά, αλλά τα περισσότερα είναι εφάπαξ ρύθμιση ή επαναλαμβανόμενη διαδικασία, όχι καθημερινή αντιμετώπιση προβλημάτων. Συγκεκριμένα, η ίδια η τεχνολογία πληρωμών σπάνια αποτελεί παράπονο. Στην έρευνά μας, μόνο το 5% των διαχειριστών ανέφεραν τις λύσεις πληρωμών ως τη μεγαλύτερη τεχνολογική τους πρόκληση. Η τριβή βρίσκεται στη λογιστική και τη συμφιλίωση, που είναι ένα πρόβλημα συστημάτων που μπορείτε να λύσετε, όχι λόγος να παραδώσετε τις πληρωμές σας σε μια πλατφόρμα για πάντα.
Πρέπει να γίνετε ο δικός σας έμπορος καταγραφής;
Εάν καταχωρίζετε μόνο στην Airbnb και θέλετε την ελάχιστη δυνατή διαχείριση, η παραμονή στην πλατφόρμα ως έμπορος καταγραφής είναι μια λογική επιλογή. Εάν θέλετε να αναπτυχθείτε πέρα από ένα κανάλι, η απάντηση είναι σχεδόν σίγουρα ναι.
Η απόφαση εξαρτάται από το μείγμα των καναλιών σας και την όρεξή σας για έλεγχο. Ένας διαχειριστής που λειτουργεί τα πάντα μέσω της Airbnb μπορεί να αφήσει την πλατφόρμα να διαχειρίζεται τις πληρωμές και να αποδεχτεί την ανταλλαγή λιγότερου ελέγχου και πιο αργών πληρωμών. Ένας διαχειριστής που καταχωρίζει στη Vrbo ή την Booking.com είναι ήδη ο έμπορος καταγραφής και απλά χρειάζεται τη σωστή ρύθμιση. Ένας διαχειριστής που δημιουργεί απευθείας κρατήσεις πρέπει να είναι ο δικός του έμπορος καταγραφής για να το πετύχει καθόλου.
Χρησιμοποιήστε αυτή τη σύντομη ανάγνωση για να τοποθετηθείτε.
| Η κατάστασή σας | Καταλληλότητα εμπόρου καταγραφής |
|---|---|
| Μόνο Airbnb, 1 έως λίγες μονάδες, ελάχιστη όρεξη για διαχείριση | Προαιρετικό. Αφήστε την Airbnb να είναι MoR προς το παρόν· επανεξετάστε καθώς διαφοροποιείστε. |
| Καταχώριση σε Vrbo ή Booking.com | Απαιτείται. Είστε ήδη ο MoR· αποκτήστε έναν επεξεργαστή και ένα PMS. |
| Ανάπτυξη ή σχεδιασμός απευθείας κρατήσεων | Απαραίτητο. Η απευθείας κράτηση είναι αδύνατη χωρίς να είστε ο δικός σας MoR. |
| Πληρωμή σε πολλούς ιδιοκτήτες και προμηθευτές | Συνιστάται ανεπιφύλακτα. Ο έλεγχος της ροής των κεφαλαίων καθιστά τις πληρωμές και τις καταστάσεις πιο καθαρές. |
| Μείωση της εξάρτησης από οποιαδήποτε ενιαία πλατφόρμα | Συνιστάται ανεπιφύλακτα. Είναι το θεμέλιο ενός διαφοροποιημένου μείγματος καναλιών. |
Ένας απλός έλεγχος ετοιμότητας: είστε έτοιμοι να γίνετε ο δικός σας έμπορος καταγραφής όταν έχετε έναν επεξεργαστή πληρωμών που μπορείτε να συνδέσετε, ένα σύστημα για τη συμφιλίωση πληρωμών και την παραγωγή καταστάσεων ιδιοκτητών, μια γραπτή πολιτική ακύρωσης και εγγύησης, και ένα σχέδιο για τη διαχείριση της περιστασιακής διαφοράς. Εάν αυτά τα τέσσερα είναι σε ισχύ, ο έλεγχος αξίζει να τον έχετε.
Πώς γίνεστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής;
Γίνεστε ο έμπορος καταγραφής τη στιγμή που αναλαμβάνετε την ευθύνη για την είσπραξη της πληρωμής του επισκέπτη και την αναδιανομή της, και η σύνδεση ενός επεξεργαστή πληρωμών με το σύστημα διαχείρισης ακινήτων σας είναι αυτό που το καθιστά διαχειρίσιμο.
Η διαδρομή έχει τρία βήματα. Πρώτον, επιλέξτε έναν επεξεργαστή πληρωμών που ενσωματώνεται με τα συστήματά σας. Δεύτερον, συνδέστε τον με το PMS σας, ώστε οι κρατήσεις, οι πληρωμές, οι εγγυήσεις και οι αναφορές να βρίσκονται σε ένα μέρος αντί να είναι διάσπαρτα σε διαφορετικές συνδέσεις. Τρίτον, ορίστε τους κανόνες σας για τον χρόνο πληρωμής, τις εγγυήσεις, τις επιστροφές χρημάτων και τις πληρωμές στους ιδιοκτήτες, και αφήστε το σύστημα να τους επιβάλει. Η Hostfully ενσωματώνεται απευθείας με τρεις επεξεργαστές, ώστε να μην χρειάζεται να το χτίσετε από την αρχή:
- Stripe για πληρωμές με κάρτα, διαχωρισμένες και υπολειπόμενες πληρωμές, και αυτοματοποιημένες επιστροφές εγγυήσεων
- PayPal για πληρωμές με κάρτα και λογαριασμό PayPal
- Vacation Rent Payment (με την υποστήριξη της YapStone), ειδικά σχεδιασμένο για ενοικιάσεις διακοπών
Μόλις ένας επεξεργαστής συνδεθεί με το PMS σας, μπορείτε να δέχεστε πληρωμές για διαμονές σε Vrbo και Booking.com, να εισπράττετε εγγυήσεις και πρόσθετες πωλήσεις κατά τη διάρκεια της διαμονής, και να δέχεστε απευθείας κρατήσεις υπό τη δική σας επωνυμία. Μπορείτε ακόμη και να δρομολογήσετε κεφάλαια μέσω περισσότερων του ενός λογαριασμών Stripe για να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο τα χρήματα φτάνουν σε διαφορετικούς ιδιοκτήτες.
Μελέτη περίπτωσης: Jesse Lear, Epicurean Furnished Apartments
Ο Jesse Lear διαχειρίζεται μια επιχείρηση με περισσότερα από 40 επιπλωμένα διαμερίσματα μεσοπρόθεσμης ενοικίασης στο Κολόμπους του Οχάιο, με έναν μόνο υπάλληλο. Η ροή εργασίας του για απευθείας κρατήσεις είναι το μοντέλο του εμπόρου καταγραφής στην πράξη: δημιουργεί μια δέσμευση κράτησης στο PMS, αντιγράφει τον σύνδεσμο πληρωμής από το Χρονολόγιο Πληρωμών και τον στέλνει στον επισκέπτη για να πληρώσει εκ των προτέρων. Περίπου το 95% των κρατήσεων της Epicurean είναι πλέον απευθείας κρατήσεις, όλες εισπραχθείσες με τους δικούς του όρους.
«Η τεχνολογία πρέπει να κάνει τη ζωή σας ευκολότερη, όχι δυσκολότερη. Η αξιοπιστία και οι δυνατότητές της μας επέτρεψαν να μετατρέψουμε ένα συχνά χαοτικό, πρακτικό επιχειρηματικό μοντέλο σε μια σχετικά παθητική επιχείρηση.» Jesse Lear, Epicurean Furnished Apartments
Διαβάστε την πλήρη ιστορία της Epicurean Furnished Apartments
Εδώ είναι που μια ρύθμιση εμπόρου καταγραφής συνδέεται με το υπόλοιπο σύστημά σας. Ο επεξεργαστής παίρνει τα χρήματα, ο διαχειριστής καναλιών σας επιτρέπει να καταχωρείτε σε OTAs όπου πρέπει να είστε ο έμπορος καταγραφής, και ένας ιστότοπος απευθείας κρατήσεων σας επιτρέπει να εξαλείψετε εντελώς τις προμήθειες των OTA. Μια σημείωση πριν κάνετε την αλλαγή: το να είστε ο έμπορος καταγραφής σας καθιστά υπεύθυνο για την είσπραξη και την απόδοση των φόρων διαμονής και για την αναφορά εισοδήματος που υποβάλλει ο επεξεργαστής σας, οπότε συμβουλευτείτε τον λογιστή σας. Αυτός ο οδηγός δεν αποτελεί φορολογική ή νομική συμβουλή.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον έμπορο καταγραφής
Είναι η Stripe έμπορος καταγραφής;
Όχι. Η Stripe είναι ένας πάροχος υπηρεσιών πληρωμών. Παρέχει την τεχνολογία για τη χρέωση της κάρτας ενός επισκέπτη και τη μεταφορά των χρημάτων, αλλά δεν κατέχει την πώληση, δεν καθορίζει την πολιτική επιστροφών σας, ούτε φέρει τη φορολογική σας υποχρέωση. Όταν χρησιμοποιείτε την Stripe για την είσπραξη πληρωμών ενοικίασης διακοπών, εσείς είστε ο έμπορος καταγραφής και η Stripe είναι ο πάροχός σας.
Είναι το PayPal έμπορος καταγραφής;
Όχι. Το PayPal είναι ένας πάροχος υπηρεσιών πληρωμών και ενδιάμεσος που σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε χρήματα. Μεταφέρει χρήματα μεταξύ του επισκέπτη και εσάς, αλλά δεν είναι ο πωλητής της διαμονής και δεν αναλαμβάνει την ευθύνη για την παράδοσή της ή για τους φόρους επί αυτής. Η χρήση του PayPal εξακολουθεί να σας καθιστά τον έμπορο καταγραφής.
Είναι η Airbnb έμπορος καταγραφής;
Ναι. Η Airbnb είναι ο έμπορος καταγραφής για διαμονές που έχουν κρατηθεί στην πλατφόρμα της. Διαχειρίζεται το δικό της σύστημα πληρωμών, εισπράττει τα χρήματα του επισκέπτη, ελέγχει πότε αποδεσμεύει την πληρωμή σας και τηρεί τα αρχεία συναλλαγών. Εσείς παραμένετε ο πωλητής καταγραφής, υπεύθυνος για τους φόρους εισοδήματος και την τοπική συμμόρφωση επί των εσόδων σας.
Είναι η Vrbo έμπορος καταγραφής;
Όχι, όχι για τις περισσότερες επαγγελματικές καταχωρίσεις. Η Vrbo δεν επεξεργάζεται πληρωμές μέσω του δικού της συστήματος όπως η Airbnb. Απαιτεί από εσάς να συνδέσετε έναν πάροχο υπηρεσιών πληρωμών και να διαχειριστείτε τη συναλλαγή μόνοι σας, γεγονός που σας καθιστά τον έμπορο καταγραφής σε κάθε διαμονή Vrbo που αναλαμβάνετε.
Πρέπει να είμαι έμπορος καταγραφής για να δέχομαι απευθείας κρατήσεις;
Ναι, ουσιαστικά. Μια απευθείας κράτηση σημαίνει ότι ο επισκέπτης πληρώνει εσάς αντί για μια πλατφόρμα, οπότε εισπράττετε την πληρωμή μέσω του δικού σας παρόχου και φέρετε την ευθύνη για αυτήν. Αυτός είναι ο ορισμός του να είσαι έμπορος καταγραφής. Είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο η απευθείας κράτηση σας δίνει περισσότερο έλεγχο στα περιθώρια κέρδους και στις σχέσεις με τους επισκέπτες.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός εμπόρου καταγραφής και ενός πωλητή καταγραφής;
Ο έμπορος καταγραφής διαχειρίζεται την πληρωμή και τις υποχρεώσεις της: είσπραξη χρημάτων, έκδοση επιστροφών, απορρόφηση αντιστροφών χρεώσεων και τήρηση αρχείων. Ο πωλητής καταγραφής κατέχει την πώληση, παρέχει τη διαμονή και πληρώνει φόρο εισοδήματος επί των εσόδων. Όταν διαχειρίζεστε τις δικές σας πληρωμές, συνήθως είστε και τα δύο ταυτόχρονα.
Επηρεάζει η ιδιότητά μου ως εμπόρου καταγραφής τους φόρους μου;
Μπορεί. Ως έμπορος καταγραφής, είστε συνήθως υπεύθυνος για την είσπραξη και την απόδοση των τοπικών φόρων διαμονής, και ο πάροχος υπηρεσιών πληρωμών σας θα αναφέρει τον όγκο των συναλλαγών σας στις φορολογικές αρχές. Αυτό δεν αλλάζει την υποκείμενη υποχρέωση φόρου εισοδήματος, αλλά θέτει περισσότερη από τη συμμόρφωση στα χέρια σας. Επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες με τον λογιστή σας.
Ποιος κρατά την εγγύηση όταν είμαι ο έμπορος καταγραφής;
Εσείς, μέσω του παρόχου υπηρεσιών πληρωμών σας, αντί να την κρατά μια πλατφόρμα για εσάς. Μπορείτε να δεσμεύσετε προσωρινά την κάρτα του επισκέπτη ή να εισπράξετε μια επιστρέψιμη εγγύηση πριν από το check-in, και στη συνέχεια να την αποδεσμεύσετε ή να την διεκδικήσετε μετά την επιθεώρηση, σύμφωνα με το δικό σας χρονοδιάγραμμα. Αυτό σας προσφέρει μια ταχύτερη, πιο προβλέψιμη διαδικασία διεκδίκησης από το να περιμένετε ένα πρόγραμμα αποζημίωσης πλατφόρμας.
Βασικά συμπεράσματα
- Ένας έμπορος καταγραφής πωλεί τη διαμονή, εισπράττει την πληρωμή και κατέχει τις επιστροφές, τις αντιστροφές χρεώσεων, τα αρχεία και τη φορολογική συμμόρφωση επί αυτής.
- Η Airbnb είναι ο έμπορος καταγραφής για τις δικές της κρατήσεις. Στις Vrbo, Booking.com και στις απευθείας κρατήσεις, είστε εσείς.
- Το να είστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής σας δίνει τον έλεγχο της ταμειακής ροής, των ακυρώσεων, των εγγυήσεων και των πληρωμών στους ιδιοκτήτες.
- Το κύριο αντάλλαγμα είναι η πρόσθετη λογιστική και συμφωνία, την οποία ένας συνδεδεμένος πάροχος και ένα PMS μετατρέπουν σε μια διαχειρίσιμη διαδικασία.
- Εάν καταχωρίζετε πέρα από την Airbnb ή θέλετε απευθείας κρατήσεις, το να είστε ο δικός σας έμπορος καταγραφής δεν είναι προαιρετικό· είναι το θεμέλιο.
Πάρτε τον έλεγχο των πληρωμών σας χωρίς να πνιγείτε στη διαχείριση.
Συνδέστε τον πάροχο πληρωμών, τα κανάλια και την αναφορά σας σε ένα μέρος και λειτουργήστε ως ο δικός σας έμπορος καταγραφής. Κλείστε ένα demo του Hostfully.