Merchant of Record para aluguéis por temporada: o que significa e como se tornar o seu próprio

Ninguém se torna gestor de aluguéis por temporada porque ama conciliar repasses. Mas quem, de fato, fica com o dinheiro dos seus hóspedes — você ou a plataforma — decide silenciosamente quanto controle você tem sobre fluxo de caixa, reembolsos, depósitos e repasses aos proprietários. Essa pergunta tem um nome: merchant of record. E, para a maioria dos gestores, isso não é hipotético, porque você já é o merchant of record em uma grande parte das suas reservas, mesmo que nunca tenha pensado nesses termos. Este guia explica o que é um merchant of record, quem desempenha esse papel no Airbnb, Vrbo, Booking.com e nas reservas diretas, e o que muda quando você decide se tornar o seu próprio.

O que é um merchant of record?

Merchant of record é a entidade legal que vende um serviço, recebe o pagamento por ele e assume a responsabilidade pelas obrigações financeiras e de conformidade que acompanham a venda.

No contexto de aluguéis por temporada, o merchant of record é quem o hóspede está realmente pagando. O nome dessa entidade aparece no extrato do cartão do hóspede. Ela processa a cobrança, mantém os valores até o repasse, emite reembolsos, absorve chargebacks, guarda os registros da transação e responde pela conformidade fiscal e legal do pagamento. É um papel maior do que simplesmente “receber”.

As pessoas costumam confundir três coisas diferentes: o merchant of record, o seller of record e o processador de pagamentos. Eles ficam em camadas diferentes de uma mesma transação, e saber o que é o quê torna o restante deste guia mais fácil de acompanhar.

Em resumo: o processador de pagamentos é a infraestrutura, o seller of record é quem recebe a receita, e o merchant of record é quem assume a responsabilidade. Quando você opera os seus próprios pagamentos, normalmente você é os três ao mesmo tempo.

Qual é a diferença entre merchant of record e seller of record?

Os dois termos são muito próximos e muitas vezes usados como sinônimos, mas o merchant of record administra o pagamento e suas responsabilidades, enquanto o seller of record é o dono da venda e da receita.

Aqui está a distinção prática. O merchant of record é a entidade identificada na transação que recebe o dinheiro do hóspede, o transfere ao vendedor, o processa conforme as leis do local onde o hóspede está e mantém os registros. O seller of record é a empresa que de fato presta a estadia, recebe o valor líquido e paga imposto de renda sobre ele.

Para a maioria dos gestores de propriedades, essa separação só importa em uma situação. Quando você administra pagamentos por meio da sua própria conta de processador, você é tanto o merchant of record quanto o seller of record. Quando você aluga exclusivamente pelo Airbnb, o Airbnb atua como merchant of record enquanto você continua sendo o seller of record, ainda responsável pelos seus próprios impostos de renda e licenças locais.

Quem é o merchant of record no Airbnb, Vrbo e Booking.com?

Depende totalmente de o canal operar pagamentos pelo próprio sistema, e as três grandes plataformas não funcionam da mesma forma.

O Airbnb opera o próprio sistema de pagamentos, portanto é o merchant of record de toda estadia reservada no Airbnb. Ele recebe o dinheiro do hóspede, decide quando liberar o seu repasse, mantém os registros e aparece no extrato do hóspede. O Vrbo e a Booking.com não processam pagamentos por conta própria na maioria dos anúncios profissionais. Eles exigem que você conecte um processador de pagamentos e administre a transação, o que faz de você o merchant of record. Qualquer reserva direta também faz de você o merchant of record, mesmo quando você usa PayPal ou Stripe para cobrar o cartão.

Na pesquisa setorial mais recente da Hostfully, o operador médio reserva aproximadamente 45% das estadias pelo Airbnb e cerca de metade pelo Vrbo, Booking.com e reservas diretas combinadas. Isso significa que, para a maioria dos gestores, quase metade de cada real já flui por canais em que eles são o merchant of record, tenham pensado nisso nesses termos ou não.

É assim que os canais conectados foram projetados para funcionar: eles repassam a transação para você em vez de serem donos dela. Kara Thibodeau, US Sales Manager da HomeToGo, descreveu a mecânica: “Nós capturamos os dados do cartão de crédito do hóspede, e essas informações são repassadas a você pela Hostfully, para que você possa cobrar no momento da reserva e continuar sendo o merchant of record.” Ela acrescentou que essa mesma configuração deixa os seus termos nas suas mãos: “Você pode usar a sua própria política de cancelamento exclusiva e pode continuar no controle da reserva.”

Como ser o seu próprio merchant of record muda a forma como você lida com o dinheiro de hóspedes e proprietários?

Isso faz você sair de um repasse programado para controlar todo o fluxo de recursos, do cartão do hóspede até seus proprietários e fornecedores.

Quando o Airbnb é o merchant of record, o dinheiro chega no ritmo dele: ele cobra do hóspede, mantém os valores e libera o seu repasse após o check-in. Você espera. Quando você é o merchant of record, você decide quando o hóspede paga, quando o depósito é cobrado e liberado e quando proprietários e equipes de limpeza recebem. Você pode cobrar o valor integral, dividir em sinal mais saldo ou cobrar extras durante a estadia.

A tabela abaixo mostra quem movimenta o dinheiro em cada etapa em cada modelo.

Controlar esse fluxo é uma vantagem real para quem paga proprietários e equipe. Em vez de esperar por um gotejamento de repasses da plataforma, cujo timing está fora do seu controle, você pode planejar desembolsos conforme o seu calendário e apresentar registros financeiros limpos e completos a proprietários e autoridades fiscais.

Há um porém que vale nomear. Mais controle significa mais para conciliar, e a conciliação é onde os operadores sentem a dor. A parcela de gestores que apontam a contabilidade como sua maior dor de cabeça tecnológica subiu de 5% em 2021 para 21% em 2025, impulsionada por repasses inconsistentes das plataformas, demonstrativos de proprietários e dados espalhados por sistemas. Operar os seus próprios pagamentos em um único sistema, em vez de alternar entre logins de processadores e planilhas, é o que impede que esse controle vire caos. Um sistema de gestão de propriedades que conecte seu processador, seus canais e seus relatórios em um só lugar é o que torna os repasses aos proprietários e a conciliação viáveis em escala.

Quem lida com cancelamentos e reembolsos quando você é o merchant of record?

Você — e isso é tanto o ônus quanto o objetivo.

No Airbnb, a plataforma aplica a política de cancelamento e processa o reembolso automaticamente, o que é conveniente, mas deixa você assistindo de fora. Quando você é o merchant of record, você define os termos de cancelamento no seu contrato de locação e processa o reembolso por conta própria. Isso significa resoluções mais rápidas e flexíveis para bons hóspedes, e também significa que o chargeback cai em você se um hóspede contestar uma cobrança. Você define a política e você a aplica.

A vantagem prática é velocidade e bom senso. Se um hóspede recorrente e valioso precisa mudar as datas, você pode decidir isso em minutos, em vez de esperar uma fila de suporte. A contrapartida é que uma política de cancelamento clara e aplicável no seu contrato de locação deixa de ser opcional. Ela é sua primeira linha de defesa contra disputas.

A forma como você exibe essa política importa tanto quanto tê-la. Kyan McCormick, Senior Operations Manager da Vacation Rent Payment, recomenda colocar os termos em destaque no checkout, em vez de escondê-los atrás de um link: “Um link para outra página nem sempre é aceitável para exibir sua política de cancelamento, especialmente em transações online. Se você tem uma política de não reembolso dentro de 30 dias, deixe isso estipulado. Não peça para a pessoa clicar em um link para ir a outra página.” Quando você é o merchant of record, essa clareza é o que faz você vencer a disputa depois.

E é nas disputas que ser o merchant of record pesa. Como as bandeiras de cartão colocam a responsabilidade em quem recebeu o pagamento, um chargeback é seu para contestar, com os valores retirados da sua conta até você recuperá-los.

Planeje também o prazo. Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships da Vacation Rent Payment, observa que uma disputa “normalmente leva cerca de 60 dias para passar pelo processo e ganhar o caso em seu nome e receber o dinheiro, se for bem-sucedido”. São dois meses com o dinheiro fora da sua conta, por isso documentar cada reserva e manter suas políticas impecáveis passa a fazer parte do trabalho quando você é o merchant of record.

Como funcionam os depósitos de segurança quando você é o seu próprio merchant of record?

Você cobra e mantém o depósito diretamente, em vez de depender do programa de danos de uma plataforma, o que oferece um processo de sinistros mais rápido e previsível.

O Airbnb gerencia danos por meio do próprio programa de cobertura, então você nunca chega a manter um depósito de fato. Quando você é o merchant of record, há duas opções comuns: fazer uma retenção temporária (pré-autorização) no cartão do hóspede ou cobrar um valor reembolsável antes do check-in e devolvê-lo depois. A pré-autorização gera menos atrito para o hóspede porque nenhum dinheiro é movimentado a menos que você o utilize, enquanto um depósito cobrado garante que os recursos estarão disponíveis. Você escolhe o que faz mais sentido para cada imóvel e estadia.

Manter o depósito por conta própria muda a experiência de sinistro. Você não está fazendo uma solicitação e esperando um terceiro julgar; você avalia o dano, aplica o depósito e reembolsa o saldo no seu próprio prazo. A Hostfully oferece suporte a ambas as abordagens por meio do seu processador conectado e, com a Stripe, você pode automatizar a devolução do depósito ao hóspede para que ele nunca seja esquecido após um checkout tranquilo.

Manter valores também significa assumir o risco de fraude, o que torna a triagem de hóspedes parte da conversa sobre depósito. Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships da Vacation Rent Payment, destaca uma janela em particular: “Reservas de última hora tendem a atrair fraudadores, então fique atento a essas reservas de última hora, especialmente nos três dias anteriores ou no mesmo dia. Preste muita atenção aos detalhes do pagamento, certifique-se de que correspondem às informações do hóspede e verifique a identidade do hóspede.” Um depósito protege você contra danos; a triagem protege você contra a própria reserva.

Quais são os prós e contras de ser o seu próprio merchant of record?

A vantagem é o controle sobre fluxo de caixa, hóspedes, marca e distribuição; a desvantagem é que a responsabilidade financeira termina em você.

Nenhuma dessas trocas é escondida ou incomum. São as mesmas trocas que qualquer empresa faz quando decide operar o próprio checkout em vez de “alugar” o de outra pessoa. A questão é se o controle vale o trabalho adicional para o negócio que você realmente está tocando.

Os contras são reais, mas a maioria é configuração única ou processo repetível, não “apagar incêndios” diariamente. Notavelmente, a tecnologia de pagamento em si raramente é a reclamação. Na nossa pesquisa, apenas 5% dos operadores apontaram soluções de pagamento como seu principal desafio tecnológico. O atrito está na contabilidade e na conciliação, que é um problema de sistemas que você pode resolver — não um motivo para entregar seus pagamentos a uma plataforma para sempre.

Você deve se tornar o seu próprio merchant of record?

Se você anuncia apenas no Airbnb e quer o mínimo possível de administração, manter a plataforma como merchant of record é uma escolha razoável. Se você quer crescer além de um canal, a resposta quase certamente é sim.

A decisão se resume ao seu mix de canais e ao seu apetite por controle. Um operador que roda tudo pelo Airbnb pode deixar a plataforma assumir os pagamentos e aceitar a troca de menos controle e repasses mais lentos. Um operador que anuncia no Vrbo ou na Booking.com já é o merchant of record e só precisa da configuração certa. Um operador que está construindo reservas diretas precisa ser o seu próprio merchant of record para chegar lá.

Use esta leitura rápida para se situar.

Uma verificação simples de prontidão: você está pronto para se tornar o seu próprio merchant of record quando tiver um processador de pagamentos que possa conectar, um sistema para conciliar pagamentos e gerar demonstrativos para proprietários, uma política de cancelamento e depósito por escrito e um plano para lidar com a disputa ocasional. Se esses quatro pontos estiverem em ordem, vale a pena ter o controle.

Como se tornar o seu próprio merchant of record?

Você se torna o merchant of record no momento em que assume a responsabilidade de cobrar o pagamento do hóspede e redistribuí-lo, e conectar um processador ao seu sistema de gestão de propriedades é o que torna isso administrável.

O caminho tem três etapas. Primeiro, escolha um processador de pagamentos que se integre aos seus sistemas. Segundo, conecte-o ao seu PMS para que reservas, pagamentos, depósitos e relatórios fiquem em um só lugar, em vez de espalhados por logins. Terceiro, defina suas regras de momento do pagamento, depósitos, reembolsos e repasses aos proprietários e deixe o sistema aplicá-las. A Hostfully integra-se diretamente a três processadores, para que você não precise construir isso do zero:

• Stripe para pagamentos com cartão, pagamentos divididos e de saldo, e reembolsos automatizados de depósito de segurança
• PayPal para pagamentos com cartão e com conta PayPal
• Vacation Rent Payment (powered by YapStone), desenvolvido especificamente para aluguéis por temporada

Depois que um processador estiver conectado ao seu PMS, você pode cobrar pagamentos de estadias do Vrbo e da Booking.com, coletar depósitos e upsells durante a estadia e aceitar reservas diretas sob a sua própria marca. Você pode até direcionar valores por mais de uma conta Stripe para personalizar como o dinheiro chega a diferentes proprietários.

É aqui que uma configuração de merchant of record se conecta ao restante do seu stack. O processador recebe o dinheiro, o channel manager permite que você anuncie nas OTAs em que você precisa ser o merchant of record, e um site de reservas diretas permite eliminar totalmente as comissões das OTAs. Uma observação antes de você ativar isso: ser o merchant of record torna você responsável por cobrar e recolher impostos de hospedagem e pelo reporte de receita que o seu processador envia, então envolva seu contador. Este guia não é aconselhamento fiscal ou jurídico.

Perguntas frequentes sobre merchant of record

A Stripe é um merchant of record?

Não. A Stripe é um processador de pagamentos. Ela fornece a tecnologia para cobrar o cartão do hóspede e movimentar os valores, mas não é dona da venda, não define sua política de reembolso nem assume sua responsabilidade fiscal. Quando você usa a Stripe para receber pagamentos de aluguel por temporada, você é o merchant of record e a Stripe é o seu processador.

O PayPal é um merchant of record?

Não. O PayPal é um processador de pagamentos e intermediário que permite enviar e receber dinheiro. Ele movimenta valores entre o hóspede e você, mas não é o vendedor da estadia e não assume responsabilidade por entregá-la nem pelos impostos sobre ela. Usar o PayPal ainda faz de você o merchant of record.

O Airbnb é um merchant of record?

Sim. O Airbnb é o merchant of record para estadias reservadas em sua plataforma. Ele opera o próprio sistema de pagamentos, recebe o dinheiro do hóspede, controla quando libera o seu repasse e mantém os registros da transação. Você continua sendo o seller of record, responsável por impostos de renda e conformidade local sobre seus ganhos.

O Vrbo é um merchant of record?

Não, não para a maioria dos anúncios profissionais. O Vrbo não processa pagamentos pelo próprio sistema como o Airbnb. Ele exige que você conecte um processador de pagamentos e administre a transação por conta própria, o que faz de você o merchant of record em toda estadia do Vrbo que você aceitar.

Preciso ser merchant of record para aceitar reservas diretas?

Sim, na prática. Uma reserva direta significa que o hóspede paga você, e não uma plataforma, então você recebe o pagamento pelo seu próprio processador e assume a responsabilidade por ele. Essa é a definição de ser o merchant of record. É também por isso que a reserva direta dá a você mais controle sobre margens e relacionamento com hóspedes.

Qual é a diferença entre merchant of record e seller of record?

O merchant of record administra o pagamento e suas responsabilidades: receber valores, emitir reembolsos, absorver chargebacks e manter registros. O seller of record é o dono da venda, presta a estadia e paga imposto de renda sobre a receita. Quando você opera os seus próprios pagamentos, normalmente você é ambos ao mesmo tempo.

Ser o meu próprio merchant of record afeta meus impostos?

Pode afetar. Como merchant of record, você normalmente é responsável por cobrar e recolher impostos locais de hospedagem, e seu processador de pagamentos reportará seu volume de transações às autoridades fiscais. Isso não altera sua obrigação de imposto de renda subjacente, mas coloca mais da conformidade nas suas mãos. Confirme os detalhes com seu contador.

Quem mantém o depósito de segurança quando eu sou o merchant of record?

Você, por meio do seu processador de pagamentos, em vez de uma plataforma mantê-lo por você. Você pode fazer uma retenção temporária no cartão do hóspede ou cobrar um depósito reembolsável antes do check-in e, então, liberá-lo ou utilizá-lo após a inspeção, no seu próprio prazo. Isso oferece um processo de sinistros mais rápido e previsível do que esperar pelo programa de danos de uma plataforma.

Principais conclusões

• Um merchant of record vende a estadia, recebe o pagamento e assume reembolsos, chargebacks, registros e conformidade fiscal.
• O Airbnb é o merchant of record das próprias reservas; no Vrbo, Booking.com e nas reservas diretas, você é.
• Ser o seu próprio merchant of record dá a você controle sobre fluxo de caixa, cancelamentos, depósitos de segurança e repasses aos proprietários.
• A principal contrapartida é mais contabilidade e conciliação, que um processador e um PMS conectados transformam em um processo administrável.
• Se você anuncia além do Airbnb ou quer reservas diretas, ser o seu próprio merchant of record não é opcional; é a base.