Merchant of Record für Ferienvermietungen: Was es bedeutet und wie Sie Ihr eigener werden

Niemand wird Ferienvermieter, weil er es liebt, Auszahlungen abzugleichen. Doch wer tatsächlich das Geld Ihrer Gäste verwaltet – Sie oder die Plattform – entscheidet stillschweigend darüber, wie viel Kontrolle Sie über Cashflow, Rückerstattungen, Kautionen und Auszahlungen an Eigentümer haben. Diese Frage hat einen Namen: Merchant of Record. Und für die meisten Manager ist sie nicht hypothetisch, denn Sie sind bereits bei einem Großteil Ihrer Buchungen der Merchant of Record, ob Sie es so betrachtet haben oder nicht. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Merchant of Record ist, wer diese Rolle bei Airbnb, Vrbo, Booking.com und Direktbuchungen spielt und was sich ändert, wenn Sie sich entscheiden, Ihr eigener zu werden.

Was ist ein Merchant of Record?

Ein Merchant of Record ist die juristische Person, die eine Dienstleistung verkauft, die Zahlung dafür einzieht und die Verantwortung für die finanziellen und Compliance-Verpflichtungen übernimmt, die mit dem Verkauf einhergehen.

Im Kontext von Ferienvermietungen ist der Merchant of Record derjenige, den der Gast tatsächlich bezahlt. Der Name dieser Entität erscheint auf dem Kontoauszug des Gastes. Er verarbeitet die Abbuchung, hält die Gelder bis zur Auszahlung, tätigt Rückerstattungen, trägt Rückbuchungen, führt die Transaktionsaufzeichnungen und ist für die steuerliche und rechtliche Compliance der Zahlung verantwortlich. Es ist eine größere Rolle als nur „bezahlt zu werden“.

Oft verwechseln Menschen drei verschiedene Dinge: den Merchant of Record, den Seller of Record und den Zahlungsabwickler. Sie befinden sich auf verschiedenen Ebenen einer einzelnen Transaktion, und zu wissen, wer wer ist, erleichtert das Verständnis des restlichen Leitfadens.

Die Kurzversion: Der Zahlungsabwickler ist die Infrastruktur, der Seller of Record erzielt das Einkommen, und der Merchant of Record trägt die Verantwortung. Wenn Sie Ihre eigenen Zahlungen abwickeln, sind Sie in der Regel alle drei gleichzeitig.

Was ist der Unterschied zwischen einem Merchant of Record und einem Seller of Record?

Die beiden Begriffe sind eng verwandt und werden oft synonym verwendet, aber der Merchant of Record wickelt die Zahlung und ihre Verbindlichkeiten ab, während der Seller of Record den Verkauf und dessen Einnahmen besitzt.

Hier ist der praktische Unterschied. Der Merchant of Record ist die auf der Transaktion identifizierte Entität, die das Geld des Gastes entgegennimmt, es an den Verkäufer weiterleitet, es gemäß den Gesetzen am Standort des Gastes verarbeitet und die Aufzeichnungen führt. Der Seller of Record ist das Unternehmen, das den Aufenthalt tatsächlich bereitstellt, den Nettoerlös erhält und die Einkommensteuer darauf zahlt.

Für die meisten Property Manager ist die Aufteilung nur in einer Situation relevant. Wenn Sie Zahlungen über Ihr eigenes Abwicklerkonto abwickeln, sind Sie sowohl der Merchant of Record als auch der Seller of Record. Wenn Sie ausschließlich über Airbnb vermieten, fungiert Airbnb als Merchant of Record, während Sie der Seller of Record bleiben und weiterhin für Ihre eigenen Einkommensteuern und lokalen Lizenzen verantwortlich sind.

Wer ist der Merchant of Record bei Airbnb, Vrbo und Booking.com?

Es hängt vollständig davon ab, ob der Kanal Zahlungen über sein eigenes System abwickelt, und die drei großen Plattformen funktionieren nicht auf die gleiche Weise.

Airbnb betreibt ein eigenes Zahlungssystem und ist daher der Merchant of Record für jeden auf Airbnb gebuchten Aufenthalt. Es zieht das Geld des Gastes ein, entscheidet, wann Ihre Auszahlung freigegeben wird, führt die Aufzeichnungen und erscheint auf dem Kontoauszug des Gastes. Vrbo und Booking.com verarbeiten Zahlungen für die meisten professionellen Angebote nicht selbst. Sie verlangen von Ihnen, einen Zahlungsabwickler anzuschließen und die Transaktion abzuwickeln, was Sie zum Merchant of Record macht. Jede Direktbuchung macht Sie ebenfalls zum Merchant of Record, selbst wenn Sie PayPal oder Stripe zur Kartenzahlung verwenden.

In der jüngsten Branchenumfrage von Hostfully bucht der durchschnittliche Betreiber etwa 45 % der Aufenthalte über Airbnb und etwa die Hälfte über Vrbo, Booking.com und Direktbuchungen zusammen. Das bedeutet, dass für die meisten Manager fast die Hälfte jedes Dollars bereits über Kanäle fließt, bei denen sie der Merchant of Record sind, ob sie es in diesen Begriffen betrachtet haben oder nicht.

So sollen verbundene Kanäle funktionieren: Sie leiten die Transaktion an Sie weiter, anstatt sie selbst zu besitzen. Kara Thibodeau, US Sales Manager bei HomeToGo, beschrieb den Mechanismus: „Wir erfassen die Kreditkartendaten des Gastes, und diese Informationen werden über Hostfully an Sie weitergeleitet, sodass Sie die Zahlung bei Buchung entgegennehmen und der Merchant of Record bleiben können.“ Sie fügte hinzu, dass dieselbe Einrichtung Ihre Bedingungen in Ihren Händen lässt: „Sie können Ihre eigene einzigartige Stornierungsrichtlinie verwenden und die Kontrolle über die Buchung behalten.“

Wie ändert sich durch Ihr eigener Merchant of Record die Art und Weise, wie Sie das Geld von Gästen und Eigentümern verwalten?

Es verschiebt Sie vom Erhalt einer geplanten Auszahlung zur Kontrolle des gesamten Geldflusses, von der Karte des Gastes bis zu Ihren Eigentümern und Lieferanten.

Wenn Airbnb der Merchant of Record ist, kommt das Geld nach dessen Zeitplan an: Es zieht vom Gast ein, hält die Gelder und gibt Ihre Auszahlung nach dem Check-in frei. Sie warten. Wenn Sie der Merchant of Record sind, entscheiden Sie, wann der Gast zahlt, wann die Kaution eingezogen und freigegeben wird und wann Eigentümer und Reinigungskräfte bezahlt werden. Sie können eine vollständige Zahlung entgegennehmen, sie in eine Kaution plus Restbetrag aufteilen oder Extras während des Aufenthalts in Rechnung stellen.

Die folgende Tabelle zeigt, wer das Geld in jedem Schritt unter jedem Modell berührt.

Diese Kontrolle über den Fluss ist ein echter Vorteil für jeden, der Eigentümer und Personal bezahlt. Anstatt auf ein Rinnsal von Plattform-Auszahlungen zu warten, deren Zeitpunkt außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, können Sie Auszahlungen nach Ihrem eigenen Kalender planen und Eigentümern und Steuerbehörden saubere, vollständige Finanzunterlagen vorlegen.

Es gibt einen Haken, der erwähnenswert ist. Mehr Kontrolle bedeutet mehr Abgleich, und der Abgleich ist der Punkt, an dem Betreiber den Schmerz spüren. Der Anteil der Manager, die die Buchhaltung als ihr größtes Technologieproblem bezeichnen, ist von 5 % im Jahr 2021 auf 21 % im Jahr 2025 gestiegen, angetrieben durch inkonsistente Plattform-Auszahlungen, Eigentümerabrechnungen und über Systeme verstreute Daten. Ihre eigenen Zahlungen über ein einziges System abzuwickeln, anstatt separate Abwickler-Logins und Tabellenkalkulationen zu jonglieren, verhindert, dass diese Kontrolle in Chaos umschlägt. Ein Property Management System, das Ihren Abwickler, Ihre Kanäle und Ihr Reporting an einem Ort verbindet, macht Eigentümerauszahlungen und den Abgleich in großem Maßstab handhabbar.

Wer bearbeitet Stornierungen und Rückerstattungen, wenn Sie der Merchant of Record sind?

Das tun Sie, und das ist sowohl die Last als auch der Sinn der Sache.

Auf Airbnb setzt die Plattform die Stornierungsrichtlinie durch und stößt die Rückerstattung automatisch an, was bequem ist, Sie aber am Spielfeldrand zusehen lässt. Wenn Sie der Merchant of Record sind, besitzen Sie die Stornierungsbedingungen in Ihrem Mietvertrag und bearbeiten die Rückerstattung selbst. Das bedeutet schnellere, flexiblere Lösungen für gute Gäste, und es bedeutet auch, dass die Rückbuchung bei Ihnen landet, wenn ein Gast eine Abbuchung bestreitet. Sie legen die Richtlinie fest, und Sie setzen sie durch.

Der praktische Vorteil ist Geschwindigkeit und Urteilsvermögen. Wenn ein wichtiger Stammgast Termine verschieben muss, können Sie diese Entscheidung in Minuten treffen, anstatt auf eine Support-Warteschlange zu warten. Der Kompromiss ist, dass eine klare, durchsetzbare Stornierungsrichtlinie in Ihrem Mietvertrag nicht mehr optional ist. Sie ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen Streitigkeiten.

Wie Sie diese Richtlinie anzeigen, ist genauso wichtig wie das Vorhandensein einer solchen. Kyan McCormick, Senior Operations Manager bei Vacation Rent Payment, rät, die Bedingungen beim Checkout deutlich sichtbar zu platzieren, anstatt sie hinter einem Link zu verstecken: „Ein Link zu einer anderen Seite ist nicht immer akzeptabel, um Ihre Stornierungsrichtlinie anzuzeigen, insbesondere bei Online-Transaktionen. Wenn Sie eine Richtlinie ohne Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen haben, legen Sie dies fest. Bitten Sie sie nicht, auf einen Link zu klicken, um zu einer anderen Seite zu gelangen.“ Wenn Sie der Merchant of Record sind, ist diese Klarheit das, was Ihnen später den Streit gewinnt.

Und Streitigkeiten sind der Punkt, an dem es weh tut, der Merchant of Record zu sein. Da die Kartennetzwerke die Verantwortung demjenigen auferlegen, der die Zahlung entgegengenommen hat, müssen Sie eine Rückbuchung selbst anfechten, wobei die Gelder von Ihrem Konto abgezogen werden, bis Sie sie zurückgewinnen.

Planen Sie auch den Zeitrahmen ein. Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships bei Vacation Rent Payment, merkt an, dass ein Streit „typischerweise etwa 60 Tage dauert, um den Prozess zu durchlaufen und den Fall zu Ihren Gunsten zu gewinnen und das Geld bei Erfolg zu erhalten.“ Das sind zwei Monate, in denen das Geld nicht auf Ihrem Konto ist, weshalb die Dokumentation jeder Buchung und die lückenlose Einhaltung Ihrer Richtlinien Teil der Aufgabe ist, sobald Sie der Merchant of Record sind.

Wie funktionieren Kautionen, wenn Sie Ihr eigener Merchant of Record sind?

Sie ziehen die Kaution direkt ein und halten sie, anstatt sich auf das Schadensprogramm einer Plattform zu verlassen, was Ihnen einen schnelleren und vorhersehbareren Schadenbearbeitungsprozess ermöglicht.

Airbnb verwaltet Schäden über sein eigenes Versicherungsprogramm, sodass Sie nie wirklich eine Kaution halten. Wenn Sie der Merchant of Record sind, haben Sie zwei gängige Optionen: eine temporäre Sperre (eine Vorautorisierung) auf der Karte des Gastes zu platzieren oder eine erstattungsfähige Gebühr vor dem Check-in einzuziehen und diese danach zurückzuerstatten. Eine Vorautorisierung ist für den Gast einfacher, da kein Geld tatsächlich bewegt wird, es sei denn, Sie fordern es ein, während eine eingezogene Kaution garantiert, dass die Gelder vorhanden sind. Sie wählen, was zu jeder Immobilie und jedem Aufenthalt passt.

Die Kaution selbst zu halten, verändert das Schadenbearbeitungserlebnis. Sie stellen keinen Antrag und warten nicht darauf, dass ein Dritter darüber entscheidet; Sie bewerten den Schaden, wenden die Kaution an und erstatten den Restbetrag nach Ihrem eigenen Zeitplan. Hostfully unterstützt beide Ansätze über Ihren verbundenen Abwickler, und mit Stripe können Sie die Rückgabe der Kaution an den Gast automatisieren, sodass sie nach einem reibungslosen Check-out nie vergessen wird.

Das Halten von Geldern bedeutet auch, das Betrugsrisiko zu tragen, was die Gästeprüfung zu einem Teil der Kautionsdiskussion macht. Doreen Kiza, Global Enterprise Partnerships bei Vacation Rent Payment, weist insbesondere auf ein Zeitfenster hin: „Last-Minute-Buchungen ziehen tendenziell Betrüger an, bleiben Sie also bei diesen Last-Minute-Buchungen wachsam, insbesondere drei Tage vorher oder am selben Tag. Achten Sie wirklich auf die Zahlungsdetails, stellen Sie sicher, dass sie mit den Gastinformationen übereinstimmen, und überprüfen Sie die Identität des Gastes.“ Eine Kaution schützt Sie vor Schäden; die Prüfung schützt Sie vor der Buchung selbst.

Was sind die Vor- und Nachteile, Ihr eigener Merchant of Record zu sein?

Der Vorteil ist die Kontrolle über Cashflow, Gäste, Marke und Vertrieb; der Nachteil ist, dass die finanzielle Verantwortung bei Ihnen liegt.

Keiner dieser Kompromisse ist versteckt oder ungewöhnlich. Es sind dieselben Kompromisse, die jedes Unternehmen eingeht, wenn es sich entscheidet, seinen eigenen Checkout zu betreiben, anstatt den eines anderen zu mieten. Die Frage ist, ob die Kontrolle die zusätzliche Arbeit für das Geschäft, das Sie tatsächlich betreiben, wert ist.

Die Nachteile sind real, aber die meisten sind einmalige Einrichtung oder wiederholbare Prozesse, keine tägliche Brandbekämpfung. Bemerkenswerterweise ist die Zahlungstechnologie selbst selten der Beschwerdegrund. In unserer Umfrage nannten nur 5 % der Betreiber Zahlungslösungen als ihre größte technologische Herausforderung. Die Reibung liegt in der Buchhaltung und dem Abgleich, was ein Systemproblem ist, das Sie lösen können, kein Grund, Ihre Zahlungen für immer einer Plattform zu überlassen.

Sollten Sie Ihr eigener Merchant of Record werden?

Wenn Sie nur auf Airbnb inserieren und den geringstmöglichen Verwaltungsaufwand wünschen, ist es eine vernünftige Wahl, bei der Plattform als Merchant of Record zu bleiben. Wenn Sie über einen Kanal hinauswachsen möchten, lautet die Antwort fast sicher ja.

Die Entscheidung hängt von Ihrem Kanalmix und Ihrem Wunsch nach Kontrolle ab. Ein Betreiber, der alles über Airbnb abwickelt, kann die Zahlungen der Plattform überlassen und den Kompromiss aus weniger Kontrolle und langsameren Auszahlungen akzeptieren. Ein Betreiber, der auf Vrbo oder Booking.com inseriert, ist bereits der Merchant of Record und benötigt lediglich die richtige Einrichtung. Ein Betreiber, der Direktbuchungen aufbaut, muss sein eigener Merchant of Record sein, um dies überhaupt zu erreichen.

Nutzen Sie diesen kurzen Überblick, um sich selbst einzuordnen.

Ein einfacher Bereitschaftscheck: Sie sind bereit, Ihr eigener Merchant of Record zu werden, wenn Sie einen Zahlungsabwickler anschließen können, ein System zum Abgleich von Zahlungen und zur Erstellung von Eigentümerabrechnungen haben, eine schriftliche Stornierungs- und Kautionsrichtlinie besitzen und einen Plan für den Umgang mit gelegentlichen Streitigkeiten haben. Wenn diese vier Punkte vorhanden sind, ist die Kontrolle es wert.

Wie werden Sie Ihr eigener Merchant of Record?

Sie werden zum Merchant of Record, sobald Sie die Verantwortung für das Einziehen der Zahlung des Gastes und deren Weiterverteilung übernehmen, und die Anbindung eines Abwicklers an Ihr Property Management System macht dies handhabbar.

Der Weg hat drei Schritte. Erstens, wählen Sie einen Zahlungsabwickler, der sich in Ihre Systeme integriert. Zweitens, verbinden Sie ihn mit Ihrem PMS, damit Buchungen, Zahlungen, Kautionen und Berichte an einem Ort statt über verschiedene Logins verteilt sind. Drittens, legen Sie Ihre Regeln für Zahlungszeitpunkte, Kautionen, Rückerstattungen und Auszahlungen an Eigentümer fest und lassen Sie das System diese durchsetzen. Hostfully integriert sich direkt mit drei Abwicklern, sodass Sie dies nicht von Grund auf neu aufbauen müssen:

• Stripe für Kartenzahlungen, geteilte und Restzahlungen sowie automatisierte Kaution-Rückerstattungen
• PayPal für Karten- und PayPal-Kontozahlungen
• Vacation Rent Payment (powered by YapStone), speziell für Ferienvermietungen entwickelt

Sobald ein Abwickler mit Ihrem PMS verbunden ist, können Sie Zahlungen für Vrbo- und Booking.com-Aufenthalte entgegennehmen, Kautionen und Upsells während des Aufenthalts einziehen und Direktbuchungen unter Ihrer eigenen Marke entgegennehmen. Sie können sogar Gelder über mehr als ein Stripe-Konto leiten, um anzupassen, wie Geld verschiedene Eigentümer erreicht.

Hier verbindet sich eine Merchant-of-Record-Einrichtung mit dem Rest Ihres Stacks. Der Abwickler nimmt das Geld entgegen, der Channel Manager ermöglicht es Ihnen, auf den OTAs zu inserieren, wo Sie der Merchant of Record sein müssen, und eine Direktbuchungs-Website ermöglicht es Ihnen, OTA-Provisionen vollständig zu eliminieren. Ein Hinweis, bevor Sie den Schalter umlegen: Als Merchant of Record sind Sie für das Einziehen und Abführen von Beherbergungssteuern sowie für die Einkommensmeldung Ihres Abwicklers verantwortlich, also beziehen Sie Ihren Buchhalter mit ein. Dieser Leitfaden ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen zum Merchant of Record

Ist Stripe ein Merchant of Record?

Nein. Stripe ist ein Zahlungsabwickler. Es stellt die Technologie zur Verfügung, um die Karte eines Gastes zu belasten und die Gelder zu bewegen, aber es besitzt den Verkauf nicht, legt Ihre Rückerstattungsrichtlinie nicht fest und trägt Ihre Steuerschuld nicht. Wenn Sie Stripe verwenden, um Ferienvermietungszahlungen entgegenzunehmen, sind Sie der Merchant of Record und Stripe ist Ihr Abwickler.

Ist PayPal ein Merchant of Record?

Nein. PayPal ist ein Zahlungsabwickler und Vermittler, der Ihnen das Senden und Empfangen von Geld ermöglicht. Es bewegt Gelder zwischen dem Gast und Ihnen, ist aber nicht der Verkäufer des Aufenthalts und übernimmt keine Verantwortung für dessen Bereitstellung oder die darauf anfallenden Steuern. Die Verwendung von PayPal macht Sie weiterhin zum Merchant of Record.

Ist Airbnb ein Merchant of Record?

Ja. Airbnb ist der Merchant of Record für auf seiner Plattform gebuchte Aufenthalte. Es betreibt ein eigenes Zahlungssystem, zieht das Geld des Gastes ein, kontrolliert, wann es Ihre Auszahlung freigibt, und führt die Transaktionsaufzeichnungen. Sie bleiben der Seller of Record, verantwortlich für Einkommensteuern und lokale Compliance Ihrer Einnahmen.

Ist Vrbo ein Merchant of Record?

Nein, nicht für die meisten professionellen Angebote. Vrbo verarbeitet Zahlungen nicht über sein eigenes System, wie es Airbnb tut. Es verlangt von Ihnen, einen Zahlungsabwickler anzuschließen und die Transaktion selbst abzuwickeln, was Sie bei jedem Vrbo-Aufenthalt, den Sie annehmen, zum Merchant of Record macht.

Muss ich ein Merchant of Record sein, um Direktbuchungen entgegenzunehmen?

Ja, effektiv. Eine Direktbuchung bedeutet, dass der Gast Sie und nicht eine Plattform bezahlt, sodass Sie die Zahlung über Ihren eigenen Abwickler einziehen und die Verantwortung dafür tragen. Das ist die Definition des Merchant of Record. Es ist auch der Grund, warum Direktbuchungen Ihnen mehr Kontrolle über Margen und Gästebziehungen geben.

Was ist der Unterschied zwischen einem Merchant of Record und einem Seller of Record?

Der Merchant of Record wickelt die Zahlung und ihre Verbindlichkeiten ab: Gelder einziehen, Rückerstattungen vornehmen, Rückbuchungen tragen und Aufzeichnungen führen. Der Seller of Record besitzt den Verkauf, stellt den Aufenthalt bereit und zahlt Einkommensteuer auf die Erlöse. Wenn Sie Ihre eigenen Zahlungen abwickeln, sind Sie in der Regel beides gleichzeitig.

Beeinflusst mein eigener Merchant of Record meine Steuern?

Das kann sein. Als Merchant of Record sind Sie typischerweise für das Einziehen und Abführen lokaler Beherbergungssteuern verantwortlich, und Ihr Zahlungsabwickler meldet Ihr Transaktionsvolumen an die Steuerbehörden. Dies ändert nichts an Ihrer zugrunde liegenden Einkommensteuerpflicht, aber es legt mehr von der Compliance in Ihre Hände. Bestätigen Sie die Einzelheiten mit Ihrem Buchhalter.

Wer verwaltet die Kaution, wenn ich der Merchant of Record bin?

Das tun Sie, über Ihren Zahlungsabwickler, anstatt dass eine Plattform sie für Sie hält. Sie können eine temporäre Sperre auf der Karte des Gastes platzieren oder eine erstattungsfähige Kaution vor dem Check-in einziehen und diese dann nach der Inspektion nach Ihrem eigenen Zeitplan freigeben oder beanspruchen. Dies gibt Ihnen einen schnelleren, vorhersehbareren Schadenbearbeitungsprozess als das Warten auf ein Plattform-Schadensprogramm.

Wichtigste Erkenntnisse

• Ein Merchant of Record verkauft den Aufenthalt, zieht die Zahlung ein und ist für Rückerstattungen, Rückbuchungen, Aufzeichnungen und die Steuer-Compliance verantwortlich.
• Airbnb ist der Merchant of Record für seine eigenen Buchungen; bei Vrbo, Booking.com und Direktbuchungen sind Sie es.
• Ihr eigener Merchant of Record zu sein, gibt Ihnen Kontrolle über Cashflow, Stornierungen, Kautionen und Auszahlungen an Eigentümer.
• Der Hauptkompromiss ist ein erhöhter Buchhaltungs- und Abgleichaufwand, den ein verbundener Abwickler und ein PMS zu einem handhabbaren Prozess machen.
• Wenn Sie über Airbnb hinaus inserieren oder Direktbuchungen wünschen, ist es nicht optional, Ihr eigener Merchant of Record zu sein; es ist die Grundlage.