Merchant of Record pour les locations de vacances : ce que cela signifie et comment le devenir

Personne ne devient gestionnaire de locations de vacances parce qu’il aime rapprocher les paiements. Mais qui détient réellement l’argent de vos voyageurs, vous ou la plateforme, détermine discrètement le contrôle que vous avez sur la trésorerie, les remboursements, les dépôts et les paiements aux propriétaires. Cette question a un nom : merchant of record. Et pour la plupart des gestionnaires, ce n’est pas hypothétique, car vous êtes déjà le merchant of record sur une grande partie de vos réservations, que vous l’ayez formulé ainsi ou non. Ce guide explique ce qu’est un merchant of record, qui joue ce rôle sur Airbnb, Vrbo, Booking.com et les réservations directes, et ce qui change lorsque vous décidez de le devenir vous-même.

Qu’est-ce qu’un merchant of record ?

Un merchant of record est l’entité juridique qui vend un service, collecte le paiement pour celui-ci et assume la responsabilité des obligations financières et de conformité qui accompagnent la vente.

Dans le contexte d’une location de vacances, le merchant of record est celui que le voyageur paie réellement. Le nom de cette entité apparaît sur le relevé de carte du voyageur. Elle traite la transaction, conserve les fonds jusqu’au paiement, émet les remboursements, absorbe les rétrofacturations, conserve les registres de transaction et répond de la conformité fiscale et juridique sur le paiement. C’est un rôle plus important que simplement « être payé ».

Les gens confondent souvent trois choses différentes : le merchant of record, le seller of record et le processeur de paiement. Ils se situent à différents niveaux d’une seule transaction, et savoir lequel est lequel facilite le suivi du reste de ce guide.

En résumé : le processeur de paiement est la plomberie, le seller of record gagne le revenu et le merchant of record assume la responsabilité. Lorsque vous gérez vos propres paiements, vous êtes généralement les trois à la fois.

Quelle est la différence entre un merchant of record et un seller of record ?

Les deux termes sont proches et souvent utilisés de manière interchangeable, mais le merchant of record gère le paiement et ses responsabilités, tandis que le seller of record possède la vente et ses revenus.

Voici la distinction pratique. Le merchant of record est l’entité identifiée sur la transaction qui prend l’argent du voyageur, le transfère au vendeur, le traite selon les lois du lieu où se trouve le voyageur et conserve les registres. Le seller of record est l’entreprise qui fournit réellement le séjour, reçoit le produit net et paie l’impôt sur le revenu correspondant.

Pour la plupart des gestionnaires immobiliers, la distinction n’a d’importance que dans une situation. Lorsque vous gérez les paiements via votre propre compte de processeur, vous êtes à la fois le merchant of record et le seller of record. Lorsque vous louez exclusivement via Airbnb, Airbnb agit en tant que merchant of record tandis que vous restez le seller of record, toujours responsable de vos propres impôts sur le revenu et de vos licences locales.

Qui est le merchant of record sur Airbnb, Vrbo et Booking.com ?

Cela dépend entièrement de la façon dont le canal gère les paiements via son propre système, et les trois grandes plateformes ne fonctionnent pas de la même manière.

Airbnb exploite son propre système de paiement, c’est donc le merchant of record pour chaque séjour réservé sur Airbnb. Il collecte l’argent du voyageur, décide quand libérer votre paiement, conserve les registres et apparaît sur le relevé du voyageur. Vrbo et Booking.com ne traitent pas eux-mêmes les paiements pour la plupart des annonces professionnelles. Ils vous obligent à connecter un processeur de paiement et à gérer la transaction, ce qui fait de vous le merchant of record. Toute réservation directe fait également de vous le merchant of record, même lorsque vous utilisez PayPal ou Stripe pour prendre la carte.

Dans l’enquête sectorielle la plus récente de Hostfully, l’opérateur moyen réserve environ 45 % des séjours via Airbnb et environ la moitié via Vrbo, Booking.com et les réservations directes combinées. Cela signifie que pour la plupart des gestionnaires, près de la moitié de chaque dollar transite déjà par des canaux où ils sont le merchant of record, qu’ils l’aient formulé ainsi ou non.

C’est ainsi que les canaux connectés sont conçus pour fonctionner : ils vous transmettent la transaction plutôt que de la posséder. Kara Thibodeau, responsable des ventes aux États-Unis chez HomeToGo, a décrit le mécanisme : « Nous capturons les détails de la carte de crédit du voyageur, et ces informations vous sont transmises via Hostfully, afin que vous puissiez prendre le paiement lors de la réservation et rester le merchant of record. » Elle a ajouté que la même configuration laisse vos conditions entre vos mains : « Vous pouvez utiliser votre propre politique d’annulation unique, et vous pouvez garder le contrôle de la réservation. »

Comment le fait d’être votre propre merchant of record change-t-il la façon dont vous gérez l’argent des voyageurs et des propriétaires ?

Cela vous fait passer de la réception d’un paiement programmé au contrôle de l’ensemble du flux de fonds, de la carte du voyageur à vos propriétaires et fournisseurs.

Lorsque Airbnb est le merchant of record, l’argent arrive selon son calendrier : il collecte auprès du voyageur, conserve les fonds et libère votre paiement après l’enregistrement. Vous attendez. Lorsque vous êtes le merchant of record, vous décidez quand le voyageur paie, quand le dépôt est collecté et libéré, et quand les propriétaires et les agents d’entretien sont payés. Vous pouvez prendre un paiement intégral, le diviser en un dépôt plus un solde, ou facturer des extras en milieu de séjour.

Le tableau ci-dessous montre qui touche l’argent à chaque étape selon chaque modèle.

Contrôler ce flux est un véritable avantage pour quiconque paie des propriétaires et du personnel. Au lieu d’attendre un filet de paiements de plateforme dont le calendrier échappe à votre contrôle, vous pouvez planifier les versements selon votre propre calendrier et présenter des registres financiers clairs et complets aux propriétaires et aux autorités fiscales.

Il y a un inconvénient qui mérite d’être mentionné. Plus de contrôle signifie plus à rapprocher, et le rapprochement est là où les opérateurs ressentent la douleur. La part de gestionnaires qui citent la comptabilité comme leur plus grand casse-tête technologique est passée de 5 % en 2021 à 21 % en 2025, en raison de paiements de plateforme incohérents, de relevés de propriétaires et de données dispersées entre les systèmes. Gérer vos propres paiements via un système unique, plutôt que de jongler avec des connexions de processeur séparées et des feuilles de calcul, est ce qui empêche ce contrôle de se transformer en chaos. Un système de gestion immobilière qui connecte votre processeur, vos canaux et vos rapports en un seul endroit est ce qui rend les paiements aux propriétaires et le rapprochement gérables à grande échelle.

Qui gère les annulations et les remboursements lorsque vous êtes le merchant of record ?

Vous, et c’est à la fois le fardeau et l’intérêt.

Sur Airbnb, la plateforme applique la politique d’annulation et effectue le remboursement automatiquement, ce qui est pratique mais vous laisse regarder depuis la touche. Lorsque vous êtes le merchant of record, vous possédez les conditions d’annulation dans votre contrat de location et vous traitez le remboursement vous-même. Cela signifie des résolutions plus rapides et plus flexibles pour les bons voyageurs, et cela signifie également que la rétrofacturation vous incombe si un voyageur conteste une transaction. Vous définissez la politique et vous l’appliquez.

L’avantage pratique est la rapidité et le jugement. Si un voyageur régulier solide doit déplacer des dates, vous pouvez prendre cette décision en quelques minutes au lieu d’attendre dans une file d’assistance. Le compromis est qu’une politique d’annulation claire et applicable dans votre contrat de location cesse d’être facultative. C’est votre première ligne de défense contre les litiges.

La façon dont vous affichez cette politique compte autant que d’en avoir une. Kyan McCormick, responsable principal des opérations chez Vacation Rent Payment, conseille de mettre les conditions bien en vue lors du paiement plutôt que derrière un lien : « Un lien vers une autre page n’est pas toujours acceptable en termes d’affichage de votre politique d’annulation, en particulier pour les transactions en ligne. Si vous avez une politique de non-remboursement dans les 30 jours, stipulez-le. Ne leur demandez pas de cliquer sur un lien pour accéder à une page différente. » Lorsque vous êtes le merchant of record, cette clarté est ce qui vous fait gagner le litige plus tard.

Et les litiges sont là où être le merchant of record mord. Parce que les réseaux de cartes placent la responsabilité sur celui qui a pris le paiement, une rétrofacturation est à vous de combattre, avec les fonds retirés de votre compte jusqu’à ce que vous la gagniez.

Prévoyez également le calendrier. Doreen Kiza, Partenariats d’entreprise mondiaux chez Vacation Rent Payment, note qu’un litige « prend généralement environ 60 jours pour passer par le processus et gagner ce cas en votre nom et recevoir l’argent en cas de succès ». Ce sont deux mois avec l’argent hors de votre compte, c’est pourquoi documenter chaque réservation et garder vos politiques hermétiques fait partie du travail une fois que vous êtes le merchant of record.

Comment fonctionnent les dépôts de garantie lorsque vous êtes votre propre merchant of record ?

Vous collectez et conservez le dépôt directement, plutôt que de vous fier au programme de dommages d’une plateforme, ce qui vous donne un processus de réclamation plus rapide et plus prévisible.

Airbnb gère les dommages via son propre programme de couverture, vous ne détenez donc jamais vraiment de dépôt. Lorsque vous êtes le merchant of record, vous avez deux options courantes : placer une retenue temporaire (une pré-autorisation) sur la carte du voyageur, ou collecter une charge remboursable avant l’enregistrement et la retourner après. Une pré-autorisation est plus légère pour le voyageur car aucun argent ne bouge réellement à moins que vous ne le réclamiez, tandis qu’un dépôt collecté garantit que les fonds sont là. Vous choisissez ce qui convient à chaque propriété et séjour.

Détenir le dépôt vous-même change l’expérience de réclamation. Vous ne déposez pas une demande et n’attendez pas qu’un tiers l’arbitre ; vous évaluez les dommages, appliquez le dépôt et remboursez le solde selon votre propre calendrier. Hostfully prend en charge les deux approches via votre processeur connecté, et avec Stripe, vous pouvez automatiser le retour du dépôt au voyageur afin qu’il ne soit jamais oublié après un départ propre.

Détenir des fonds signifie également assumer le risque de fraude, ce qui fait du filtrage des voyageurs une partie de la conversation sur les dépôts. Doreen Kiza, Partenariats d’entreprise mondiaux chez Vacation Rent Payment, signale une fenêtre en particulier : « Les réservations de dernière minute ont tendance à attirer les fraudeurs, alors restez vigilant sur ces réservations de dernière minute, en particulier celles trois jours avant ou le jour même. Faites vraiment attention à ces détails de paiement, assurez-vous qu’ils correspondent aux informations du voyageur et vérifiez l’identité du voyageur. » Un dépôt vous protège contre les dommages ; le filtrage vous protège contre la réservation elle-même.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’être votre propre merchant of record ?

L’avantage est le contrôle sur la trésorerie, les voyageurs, la marque et la distribution ; l’inconvénient est que la responsabilité financière s’arrête à vous.

Aucun de ces compromis n’est caché ou inhabituel. Ce sont les mêmes compromis que toute entreprise fait lorsqu’elle décide de gérer son propre paiement au lieu de louer celui de quelqu’un d’autre. La question est de savoir si le contrôle vaut le travail supplémentaire pour l’entreprise que vous gérez réellement.

Les inconvénients sont réels, mais la plupart sont une configuration unique ou un processus répétable, pas une lutte quotidienne contre les incendies. Notamment, la technologie de paiement elle-même est rarement la plainte. Dans notre enquête, seulement 5 % des opérateurs ont cité les solutions de paiement comme leur principal défi technologique. La friction réside dans la comptabilité et le rapprochement, qui est un problème de systèmes que vous pouvez résoudre, pas une raison de confier vos paiements à une plateforme pour toujours.

Devriez-vous devenir votre propre merchant of record ?

Si vous ne listez que sur Airbnb et souhaitez le moins d’administration possible, rester avec la plateforme en tant que merchant of record est un choix raisonnable. Si vous souhaitez vous développer au-delà d’un seul canal, la réponse est presque certainement oui.

La décision dépend de votre mix de canaux et de votre appétit pour le contrôle. Un opérateur qui gère tout via Airbnb peut laisser la plateforme gérer les paiements et accepter le compromis d’un contrôle moindre et de paiements plus lents. Un opérateur qui liste sur Vrbo ou Booking.com est déjà le merchant of record et a simplement besoin de la bonne configuration. Un opérateur qui développe des réservations directes doit être son propre merchant of record pour y parvenir.

Utilisez cette lecture rapide pour vous situer.

Un simple test de préparation : vous êtes prêt à devenir votre propre marchand officiel (merchant of record) lorsque vous disposez d’un processeur de paiement que vous pouvez connecter, d’un système pour rapprocher les paiements et produire des relevés propriétaires, d’une politique écrite d’annulation et de dépôt, et d’un plan pour gérer les litiges occasionnels. Si ces quatre éléments sont en place, ce contrôle vaut la peine.

Comment devenir votre propre marchand officiel (merchant of record) ?

Vous devenez le marchand officiel dès l’instant où vous assumez la responsabilité d’encaisser le paiement du voyageur et de le redistribuer ; connecter un processeur à votre logiciel de gestion (PMS) rend cela gérable.

La démarche se fait en trois étapes. D’abord, choisissez un processeur de paiement qui s’intègre à vos systèmes. Ensuite, connectez-le à votre PMS afin que les réservations, paiements, dépôts et rapports soient centralisés au même endroit, plutôt que dispersés entre plusieurs identifiants. Enfin, définissez vos règles de calendrier de paiement, dépôts, remboursements et versements aux propriétaires, puis laissez le système les appliquer. Hostfully s’intègre directement à trois processeurs, afin que vous n’ayez pas à tout construire de zéro :

• Stripe pour les paiements par carte, les paiements fractionnés et de solde, et les remboursements automatisés des dépôts de garantie
• PayPal pour les paiements par carte et via un compte PayPal
• Vacation Rent Payment (propulsé par YapStone), conçu spécifiquement pour la location saisonnière

Une fois un processeur connecté à votre PMS, vous pouvez encaisser les séjours Vrbo et Booking.com, collecter des dépôts et des ventes additionnelles en cours de séjour, et prendre des réservations directes sous votre propre marque. Vous pouvez même faire transiter les fonds via plusieurs comptes Stripe afin de personnaliser la façon dont l’argent parvient aux différents propriétaires.

C’est ici qu’une configuration « merchant of record » se connecte au reste de votre stack. Le processeur encaisse l’argent, le channel manager vous permet de publier sur les OTA où vous devez être le marchand officiel, et un site de réservation directe vous permet d’éliminer totalement les commissions des OTA. Une note avant d’activer ce mode : être le marchand officiel vous rend responsable de la collecte et du reversement des taxes de séjour, ainsi que des déclarations de revenus que votre processeur transmet ; impliquez donc votre comptable. Ce guide ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique.

Questions fréquentes sur le merchant of record

Stripe est-il un merchant of record ?

Non. Stripe est un processeur de paiement. Il fournit la technologie pour débiter la carte d’un voyageur et transférer les fonds, mais il ne « possède » pas la vente, ne définit pas votre politique de remboursement et n’assume pas votre responsabilité fiscale. Lorsque vous utilisez Stripe pour encaisser des paiements de location saisonnière, vous êtes le merchant of record et Stripe est votre processeur.

PayPal est-il un merchant of record ?

Non. PayPal est un processeur de paiement et un intermédiaire qui vous permet d’envoyer et de recevoir de l’argent. Il transfère les fonds entre le voyageur et vous, mais il n’est pas le vendeur du séjour et n’assume pas la responsabilité de sa fourniture ni des taxes associées. Utiliser PayPal fait toujours de vous le merchant of record.

Airbnb est-il un merchant of record ?

Oui. Airbnb est le merchant of record pour les séjours réservés sur sa plateforme. Il exploite son propre système de paiement, encaisse l’argent du voyageur, contrôle le moment où il libère votre versement et conserve les enregistrements de transaction. Vous restez le vendeur officiel, responsable de l’impôt sur le revenu et de la conformité locale sur vos gains.

Vrbo est-il un merchant of record ?

Non, pas pour la plupart des annonces professionnelles. Vrbo ne traite pas les paiements via son propre système comme le fait Airbnb. Il vous demande de connecter un processeur de paiement et de gérer la transaction vous-même, ce qui fait de vous le merchant of record pour chaque séjour Vrbo que vous encaissez.

Dois-je être merchant of record pour accepter des réservations directes ?

Oui, dans les faits. Une réservation directe signifie que le voyageur vous paie, et non une plateforme ; vous encaissez donc le paiement via votre propre processeur et en assumez la responsabilité. C’est précisément la définition du merchant of record. C’est aussi pourquoi la réservation directe vous donne davantage de contrôle sur les marges et la relation client.

Quelle est la différence entre un merchant of record et un seller of record ?

Le merchant of record gère le paiement et les responsabilités associées : encaissement des fonds, remboursements, rétrofacturations, tenue des registres. Le seller of record « possède » la vente, fournit le séjour et paie l’impôt sur le revenu sur les recettes. Lorsque vous gérez vos paiements vous-même, vous êtes généralement les deux à la fois.

Le fait d’être mon propre merchant of record a-t-il un impact sur mes impôts ?

C’est possible. En tant que merchant of record, vous êtes généralement responsable de la collecte et du reversement des taxes de séjour locales, et votre processeur de paiement déclarera votre volume de transactions aux autorités fiscales. Cela ne change pas votre obligation d’impôt sur le revenu, mais cela vous confie davantage de conformité. Confirmez les détails avec votre comptable.

Qui détient le dépôt de garantie lorsque je suis le merchant of record ?

Vous, via votre processeur de paiement, plutôt qu’une plateforme qui le détient pour vous. Vous pouvez effectuer une préautorisation sur la carte du voyageur ou collecter un dépôt remboursable avant l’arrivée, puis le libérer ou l’encaisser après inspection selon votre propre calendrier. Cela vous offre un processus de réclamation plus rapide et plus prévisible que d’attendre un programme de dommages d’une plateforme.

Points clés à retenir

• Un merchant of record vend le séjour, encaisse le paiement et assume les remboursements, rétrofacturations, registres et la conformité fiscale associée.
• Airbnb est le merchant of record pour ses propres réservations ; sur Vrbo, Booking.com et en réservation directe, c’est vous.
• Être votre propre merchant of record vous donne le contrôle sur les flux de trésorerie, les annulations, les dépôts de garantie et les versements aux propriétaires.
• Le principal compromis est l’augmentation de la comptabilité et du rapprochement, qu’un processeur connecté et un PMS transforment en processus gérable.
• Si vous publiez au-delà d’Airbnb ou souhaitez des réservations directes, être votre propre merchant of record n’est pas optionnel : c’en est la base.