Framgångshistoria
Genom att skicka in godkänner du att bli kontaktad via e-post, telefon eller SMS.
Nick Halverson är grundare och chef på Osa Property Management, ett Costa Rica-baserat förvaltningsföretag för semesterbostäder som specialiserar sig på djungel- och kustvilla med transparent ägarrapportering.
Plats: Costa Rica
Antal annonser: 63
Använder Hostfully sedan: 2020
Favoritfunktioner: Centraliserad kalender och kanalsynkronisering, instrumentpanel för global synlighet och servicesamordning
När vi väl flyttade till Hostfully upphörde dubbelbokningarna helt. Med en tillförlitlig kalender kunde vi äntligen skala upp verksamheten med förtroende.
Osa Property Management (OPM) verkar i Ojochal, Costa Rica, och förvaltar mer än 15 hem och villor belägna mellan djungeln och Stilla havet. Portföljen sträcker sig från enrumsretreater i djungeln till lyxiga femrumshem med havsutsikt, vilket lockar både internationella resenärer och lokalbefolkning som vill koppla av. Utöver verksamheten lägger OPM stor vikt vid transparent ägarrapportering och hjälper utländska investerare att navigera Costa Ricas komplexa regelverk.
Från början förstod Nick Halverson och hans team att distribution via flera kanaler var avgörande för att maximera intäkter och minska vakanser. Vrbo var den primära kanalen, men utvalda fastigheter listades också på Airbnb och Booking.com. Utöver det hanterade OPM direktbokningar via sin webbplats, telefonbokningar från lokalbefolkningen och ägarvisningar.
Hanteringen av hela detta lager förlitade sig på kalkylblad. Varje ny bokning krävde manuella uppdateringar, och om en fastighet fanns på mer än en kanal var någon tvungen att logga in och blockera datum överallt annars. "Kalkylbladen fungerade för det mesta", sa Nick, "men de var en röra och ett enormt slöseri med tid."
Systemet var bräckligt. En missad uppdatering kunde resultera i en dubbelbokning, och även om OPM ofta löste dessa situationer genom att flytta gäster ökade risken i takt med att portföljen växte. Samma kalkylblad användes också för att samordna städning, underhåll och trädgårdsskötsel. I en lantlig djungelmiljö översattes missade servicebesök snabbt till dåliga gästupplevelser. "När verksamheten är beroende av att alla kommer ihåg att kolla ett kalkylblad går det till slut sönder", sa Nick.
Bristningspunkten kom på julafton. En familj anlände sent på eftermiddagen och upptäckte att deras boende var dubbelbokat, och alla andra OPM-fastigheter var fullbokade. "Det var i det ögonblicket vår tur tog slut", sa Nick. "Det gick inte att fixa, och genansen var brutal. Jag visste att vi inte kunde fortsätta arbeta på det här sättet."
Nick gjorde det till en prioritet att byta till en fastighetshanteringsprogramvara (PMS) och valde Hostfully. Inom en vecka migrerade OPM hela sin portfölj till Hostfully PMS. Från den tidpunkten flödade bokningar från Airbnb, Vrbo, Booking.com och direktbokningar in i en enda central kalender.
"När allt väl var synkroniserat på ett ställe slutade dubbelbokningar helt enkelt att hända", sa Nick.
Med Hostfully som automatiskt hanterade tillgänglighet kunde OPM äntligen lista hela sin portfölj på alla större kanaler. Tidigare syntes endast en delmängd av fastigheterna på Airbnb och Booking.com eftersom den manuella arbetsbelastningen var för riskfylld. Nu kunde varje fastighet distribueras med förtroende utan rädsla för konflikter.
Förändringen förbättrade också den interna samordningen. Städare, trädgårdsskötare och underhållspersonal kunde lita på korrekta in- och utcheckningsdata från ett system. Verksamheten blev mer förutsägbar än reaktiv, även när teamet växte.
Låter Nicks historia om dubbelbokningar bekant? Låt oss prata.
Utökad distribution ledde till omedelbara vinster. Airbnb framträdde som en konsekvent ny källa till bokningar som kompletterade Vrbo och Booking.com snarare än kannibaliserade dem. Luckor mitt i veckan och korta vakanser blev lättare att fylla, och OPM minskade beroendet av någon enskild kanal.
"Distribution via flera kanaler fungerar bara om den är automatiserad", sa Nick. "Hostfully gav oss den automationen, och verksamheten är starkare tack vare det."
Med tillförlitlig kanalsynkronisering och en central kalender lade OPM till motståndskraft i sin verksamhet och positionerade sig för att skala upp till 63 fastigheter med målet att nå 100+.