Succeshistorie
Ved at indsende accepterer du at blive kontaktet via e-mail, telefon eller SMS.
Nick Halverson er grundlægger og manager hos Osa Property Management, et Costa Rica-baseret virksomhed inden for administration af ferieudlejning, der specialiserer sig i jungle- og kystvillaer med transparent rapportering til ejere.
Lokation: Costa Rica
Antal annoncer: 63
Bruger Hostfully siden: 2020
Favoritfunktioner: Centraliseret kalender og kanalsynkronisering, dashboard til samlet overblik og koordinering af service
Da vi skiftede til Hostfully, stoppede dobbeltbookinger helt. Med én pålidelig kalender kunne vi endelig skalere forretningen med ro i sindet.
Osa Property Management (OPM) opererer i Ojochal, Costa Rica, og administrerer mere end 15 huse og villaer, der ligger mellem junglen og Stillehavskysten. Porteføljen spænder fra jungle-retreats med ét værelse til luksushuse med fem soveværelser og havudsigt, som tiltrækker både internationale rejsende og lokale, der ønsker at koble af. Ud over driften lægger OPM stor vægt på transparent rapportering til ejere og på at hjælpe udenlandske investorer med at navigere i Costa Ricas komplekse reguleringsmiljø.
Fra starten forstod Nick Halverson og hans team, at distribution på flere kanaler var afgørende for at maksimere omsætningen og reducere tomgang. Vrbo var den primære kanal, men udvalgte ejendomme var også annonceret på Airbnb og Booking.com. Derudover håndterede OPM direkte bookinger via sit website, telefonreservationer fra lokale samt ejerophold.
Håndteringen af hele dette lager byggede på regneark. Hver ny reservation krævede manuelle opdateringer, og hvis en ejendom var synlig på mere end én kanal, skulle nogen logge ind og blokere datoer alle andre steder. "Regnearkene virkede det meste af tiden," sagde Nick, "men de var et rod og et enormt tidsspilde."
Systemet var skrøbeligt. En overset opdatering kunne resultere i en dobbeltbooking, og selv om OPM ofte løste situationerne ved at flytte gæster, voksede risikoen i takt med, at porteføljen blev større. De samme regneark blev også brugt til at koordinere rengøring, vedligeholdelse og havearbejde. I et landligt junglemiljø blev udeblevne servicebesøg hurtigt til dårlige gæsteoplevelser. "Når driften afhænger af, at alle husker at tjekke et regneark, går tingene før eller siden i stykker," sagde Nick.
Bristepunktet kom juleaften. En familie ankom sent på eftermiddagen og opdagede, at deres feriebolig var blevet dobbeltbooket, og at alle andre OPM-ejendomme var fuldt booket. "Det var øjeblikket, hvor vores held slap op," sagde Nick. "Der var ingen måde at rette op på det, og ydmygelsen var brutal. Jeg vidste, at vi ikke kunne fortsætte med at drive forretningen på den måde."
Nick gjorde det til en prioritet at skifte til et property management-system (PMS) og valgte Hostfully. Inden for en uge migrerede OPM hele sin portefølje til Hostfully PMS. Fra da af blev reservationer fra Airbnb, Vrbo, Booking.com og direkte bookinger samlet i én central kalender.
"Da alt først var synkroniseret ét sted, holdt dobbeltbookinger simpelthen op med at ske," sagde Nick.
Da Hostfully automatisk håndterede tilgængelighed, kunne OPM endelig annoncere hele sin portefølje på alle de største kanaler. Tidligere var det kun en del af ejendommene, der blev vist på Airbnb og Booking.com, fordi den manuelle arbejdsbyrde var for risikabel. Nu kunne alle ejendomme distribueres trygt uden frygt for konflikter.
Skiftet forbedrede også den interne koordinering. Rengøringspersonale, gartnere og vedligeholdelsesmedarbejdere kunne stole på korrekte data om check-in og check-out fra ét system. Driften blev mere forudsigelig end reaktiv, selv i takt med at teamet voksede.
Lyder Nicks historie om dobbeltbookinger bekendt? Lad os tage en snak.
Udvidet distribution gav øjeblikkelige gevinster. Airbnb blev en stabil ny kilde til bookinger, som supplerede Vrbo og Booking.com i stedet for at kannibalisere dem. Huller midt på ugen og korte tomperioder blev lettere at udfylde, og OPM reducerede afhængigheden af én enkelt kanal.
"Distribution på flere kanaler fungerer kun, hvis den er automatiseret," sagde Nick. "Hostfully gav os den automatisering, og forretningen er stærkere på grund af det."
Med pålidelig kanalsynkronisering og en central kalender gjorde OPM driften mere robust og positionerede sig til at skalere til 63 ejendomme med målet om at nå 100+.