Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Nick Halverson is de oprichter en manager bij Osa Property Management, een in Costa Rica gevestigd verhuurbeheerbedrijf gespecialiseerd in villa's in de jungle en aan de kust met transparante rapportage aan eigenaren.
Locatie: Costa Rica
Aantal advertenties: 63
Gebruikt Hostfully sinds: 2020
Favoriete functies: Gecentraliseerde kalender en kanaalsynchronisatie, dashboard voor wereldwijde zichtbaarheid en servicecoördinatie
Zodra we overstapten naar Hostfully, stopten de dubbele boekingen volledig. Met één betrouwbare kalender konden we het bedrijf eindelijk met vertrouwen opschalen.
Osa Property Management (OPM) is actief in Ojochal, Costa Rica, en beheert meer dan 15 huizen en villa's gelegen tussen de jungle en de Pacifische kust. Het portfolio varieert van jungle-verblijven met één kamer tot luxe woningen met vijf slaapkamers en uitzicht op de oceaan, wat zowel internationale reizigers als lokale bewoners aantrekt die er even helemaal tussenuit willen. Naast de exploitatie legt OPM een sterke nadruk op transparante rapportage aan eigenaren en het helpen van buitenlandse investeerders bij het navigeren door de complexe regelgeving van Costa Rica.
Vanaf het begin begrepen Nick Halverson en zijn team dat distributie via meerdere kanalen essentieel was om de omzet te maximaliseren en leegstand te verminderen. Vrbo was het primaire kanaal, maar geselecteerde panden werden ook aangeboden op Airbnb en Booking.com. Daarnaast verwerkte OPM directe boekingen via de eigen website, telefonische reserveringen van lokale bewoners en verblijven van eigenaren.
Het beheer van al die inventaris was afhankelijk van spreadsheets. Elke nieuwe reservering vereiste handmatige updates, en als een accommodatie op meer dan één kanaal stond, moest iemand inloggen en de data overal elders blokkeren. “De spreadsheets werkten meestal wel,” zei Nick, “maar het was een puinhoop en het kostte enorm veel tijd.”
Het systeem was kwetsbaar. Een gemiste update kon leiden tot een dubbele boeking, en hoewel OPM die situaties vaak oploste door gasten te herplaatsen, nam het risico toe naarmate het portfolio groeide. Dezelfde spreadsheets werden ook gebruikt om schoonmaak, onderhoud en tuinonderhoud te coördineren. In een landelijke jungle-omgeving vertaalden gemiste servicebezoeken zich snel in een slechte gastervaring. “Wanneer de bedrijfsvoering ervan afhangt dat iedereen eraan denkt om een spreadsheet te controleren, gaat het uiteindelijk mis,” aldus Nick.
Het breekpunt kwam op kerstavond. Een gezin arriveerde laat in de middag en ontdekte dat hun accommodatie dubbel geboekt was, en alle andere OPM-panden waren vol. “Dat was het moment waarop ons geluk opraakte,” zei Nick. “Er was geen oplossing voor, en de schaamte was enorm. Ik wist dat we niet op deze manier konden blijven werken.”
Nick maakte van de overstap naar property management software (PMS) een prioriteit en koos voor Hostfully. Binnen een week migreerde OPM zijn volledige portfolio naar het Hostfully PMS. Vanaf dat moment stroomden reserveringen van Airbnb, Vrbo, Booking.com en directe boekingen binnen in één centrale kalender.
“Zodra alles op één plek gesynchroniseerd was, stopten de dubbele boekingen simpelweg,” aldus Nick.
Doordat Hostfully de beschikbaarheid automatisch beheerde, kon OPM eindelijk zijn volledige portfolio op alle grote kanalen aanbieden. Voorheen verscheen slechts een deel van de panden op Airbnb en Booking.com omdat de handmatige werklast te riskant was. Nu kon elke accommodatie met een gerust hart worden gedistribueerd zonder angst voor conflicten.
De verschuiving verbeterde ook de interne coördinatie. Schoonmakers, hoveniers en onderhoudspersoneel konden vertrouwen op nauwkeurige in- en uitcheckgegevens uit één systeem. De bedrijfsvoering werd voorspelbaarder in plaats van reactief, zelfs toen het team groeide.
Klinkt Nicks verhaal over dubbele boekingen u bekend in de oren? Laten we in gesprek gaan.
De uitgebreide distributie leidde tot onmiddellijke resultaten. Airbnb ontpopte zich als een consistente nieuwe bron van boekingen, die Vrbo en Booking.com aanvulde in plaats van beconcurreerde. Gaten in het midden van de week en korte periodes van leegstand werden gemakkelijker opgevuld, en OPM verminderde de afhankelijkheid van één enkel kanaal.
“Distributie via meerdere kanalen werkt alleen als het geautomatiseerd is,” zei Nick. “Hostfully gaf ons die automatisering, en het bedrijf is daardoor sterker geworden.”
Met betrouwbare kanaalsynchronisatie en een centrale kalender voegde OPM veerkracht toe aan de bedrijfsvoering en positioneerde het zich om op te schalen naar 63 accommodaties, met als doel de grens van 100+ te bereiken.