Témoignage de réussite
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Ryan est le propriétaire de Vacant Nest, une société de gestion complète et à temps partiel. Cette approche double ajoute un niveau de complexité en ce qui concerne les rapports de fin de mois, que Ryan résout grâce à une utilisation intelligente de la technologie.
Localisation : Royaume-Uni et DubaïNombre d'annonces : 24Utilise Hostfully depuis : --Fonctionnalités préférées : Automatisations pour les messages de pré-arrivée, rapports avancés, gestion des canaux et synchronisation des propriétés sur plusieurs OTA
Les rapports améliorés de Hostfully nous font gagner des heures chaque mois. Nous configurons le modèle une seule fois, les frais et les commissions sont calculés automatiquement, j'effectue une modification rapide, et c'est terminé.
Avant
Après
Vacant Nests offre à la fois une gestion complète et à temps partiel, travaillant avec des propriétaires qui vont d'hôtes à propriété unique à des investisseurs multi-propriétés. Certains propriétaires comptent sur Vacant Nests pour une gestion de bout en bout, tandis que d'autres gèrent eux-mêmes le changement de locataires et utilisent Vacant Nests principalement pour le marketing et la distribution.
Cette flexibilité est un avantage concurrentiel, mais elle introduit également une complexité opérationnelle. Chaque arrangement de propriétaire nécessite différentes structures de frais, formats de rapports et calculs de paiements. En conséquence, les rapports de fin de mois, les paiements aux propriétaires et la communication quotidienne deviennent rapidement plus exigeants à mesure que le portefeuille grandit.
Cette pression est devenue évidente alors que Vacant Nests prenait de l'ampleur.
En un peu moins de deux ans, Ryan a fait croître l'entreprise à 24 propriétés. Le logiciel de gestion immobilière de base qu'il utilisait pouvait gérer la gestion de canaux de base, mais il n'était pas conçu pour soutenir une opération en croissance avec des accords de propriétaires variés.
« Tout ce qui était plus compliqué que la gestion de canaux de base, comme la préparation de rapports, signifiait beaucoup de travail manuel », explique Ryan.
Chaque mois, Ryan extrayait manuellement les données de réservation et de revenus d'Airbnb, Vrbo et Booking.com, puis les copiait et collait dans des feuilles de calcul. De là, il calculait à la main les frais de gestion, les commissions OTA, les coûts de nettoyage et les paiements aux propriétaires. Le processus était chronophage, sujet aux erreurs et difficile à faire évoluer.
Alors que les demandes de rapports augmentaient parallèlement au portefeuille, Ryan a réalisé que le flux de travail devenait un goulot d'étranglement.
« Il devait y avoir une meilleure solution », dit-il.
Alors que la charge de travail des rapports continuait de croître, Ryan a réalisé qu'il devait dépasser une solution de base et adopter l'un des systèmes de gestion immobilière leaders de l'industrie. Après avoir étudié ses options, il a choisi Hostfully pour sa combinaison de fonctionnalités robustes et de forte valeur.
Une fois intégré, Ryan a connecté ses canaux de réservation, lié le calendrier central Hostfully à son site de réservation directe, et s'est concentré sur la résolution de son plus gros goulot d'étranglement opérationnel : les rapports.
En utilisant les rapports avancés de Hostfully, Ryan a configuré des rapports mensuels qui sont automatiquement générés selon un calendrier. Contrairement aux modèles rigides et prédéfinis que l'on trouve dans de nombreux PMS, les formules personnalisables de Hostfully ont permis à Ryan de concevoir des rapports qui correspondaient à son modèle d'affaires.
Cette flexibilité était cruciale. Certains propriétaires de Vacant Nests possèdent plusieurs propriétés entièrement gérées, tandis que d'autres possèdent une seule propriété sous un arrangement de gestion à temps partiel ou de co-hébergement. Chaque configuration nécessite différents calculs de frais et structures de rapports. Avec les rapports avancés, Ryan peut automatiquement générer le bon rapport pour chaque propriétaire sans intervention manuelle.
« Un peu d'édition, et les rapports sont prêts à être envoyés aux propriétaires », dit Ryan. « Cela a réduit ma charge de travail mensuelle de 9 à 10 heures à moins de 2. »
L'histoire de Ryan vous semble-t-elle familière ? Discutons-en.
Avant d'utiliser Hostfully, Ryan devait répondre aux demandes des propriétaires et mettre à jour manuellement son calendrier pour les blocages de propriétaires lorsqu'ils souhaitaient utiliser la propriété eux-mêmes. Cependant, grâce à la fonctionnalité Portail des propriétaires de Hostfully, les clients de Vacant Nest ont désormais accès aux revenus et aux informations de réservation en temps réel, et peuvent facilement bloquer du temps en quelques clics. Cela a conduit à une plus grande satisfaction des propriétaires.