Het hebben van een huurovereenkomst voor de korte termijn biedt vele voordelen. Misschien wel het belangrijkste is dat het vastgoedbeheerders helpt onnodige kopzorgen te vermijden en schade te voorkomen. Hoe essentieel dit kortetermijncontract is, kan afhangen van de platforms die u gebruikt om uw accommodaties te verhuren.
In dit artikel onderzoeken we waarom overeenkomsten belangrijk zijn, wie ze nodig heeft en wat erin moet staan. Als bonus hebben we een sjabloon voor een huurovereenkomst voor de korte termijn gemaakt die u kunt downloaden en aanpassen aan uw zakelijke behoeften.
Wat is het doel van een huurovereenkomst voor de korte termijn?
Een huurovereenkomst voor de korte termijn helpt te garanderen dat een huurder uw accommodatie achterlaat in de staat waarin deze werd aangetroffen. Het legt ook alle belangrijke details schriftelijk vast, zodat er geen verwarring ontstaat over wat u aanbiedt en wat er van de huurder wordt verwacht. Zodra het is ondertekend, wordt het een wettelijke verplichting voor zowel u als uw gast om zich aan het vakantieverhuurcontract te houden. De meeste huurovereenkomsten buiten boekingssites zoals Airbnb of Vrbo zijn zo opgesteld dat ze gunstig zijn voor de eigenaren.
Houd er rekening mee dat huurovereenkomsten voor de korte termijn heel anders zijn dan een traditionele vastgoedhuurovereenkomst. Gasten van kortetermijnverhuur hebben doorgaans minder bescherming dan langetermijnhuurders. Er zijn ook weinig (of geen) verplichtingen voor verhuurder en huurder zoals bij langetermijnverhuur. Dat betekent dat u uw overeenkomsten kunt voorzien van veel meer bepalingen die in uw voordeel werken (ongeacht of u beheerder of eigenaar bent).
Heeft u überhaupt een huurovereenkomst voor de korte termijn nodig?
Als u uw accommodatie verhuurt via sites als Airbnb, Vrbo of Booking.com, dan is het eenvoudige antwoord: nee, u heeft geen aparte huurovereenkomst nodig. Waarom? Deze OTA’s hebben hun eigen overeenkomsten, opgenomen in hun algemene voorwaarden. Deze korte huurovereenkomsten zijn echter vaak zeer algemeen en dekken geen belangrijke specifieke zaken met betrekking tot uw accommodatie.
U moet ook onthouden dat de huurovereenkomsten op deze sites zijn geschreven in het belang van het platform — niet noodzakelijkerwijs in het belang van de eigenaren of u als beheerder. Sommige details worden dus mogelijk niet gedekt of kunnen in het voordeel van een gast uitvallen. Het doel van deze boekingssites is immers om terugkerende gasten te krijgen, niet per se om de vastgoedbeheerders of eigenaren te beschermen.
Als u gasten ontvangt buiten een platform van derden om, bijvoorbeeld via een directe boekingssite, dan is een soort vakantieverhuurcontract een noodzakelijke zekerheid voor het geval er iets misgaat.
Wat op te nemen in een vakantieverhuurovereenkomst
Ongeacht welk platform u gebruikt, het is nooit een slecht idee om gasten te vragen een document te ondertekenen dat in feite een kortetermijncontract is. De overeenkomst zorgt ervoor dat de huurders uw voorwaarden voor hun verblijf daadwerkelijk hebben gelezen en beperkt het risico op een mogelijk meningsverschil of miscommunicatie. Het fungeert als een juridisch bindend document en houdt beide partijen verantwoordelijk voor de voorwaarden van het vakantieverhuurcontract. Het toont ook uw inzet als gastheer voor eerlijkheid en professionaliteit.
Wat moet u dus opnemen in uw huurovereenkomst voor de korte termijn? De cruciale informatie kan worden onderverdeeld in vijf categorieën:
- Contactgegevens en basisgegevens
- Huisregels
- Beschrijving van de accommodatie, verwachtingen en logistiek
- Richtlijnen voor de borg en annuleringsvoorwaarden
- Digitale handtekeningen
Contactgegevens en basisgegevens
Het eerste dat u in een korte huurovereenkomst wilt opnemen, is alle informatie over beide partijen, het verblijf zelf en de accommodatie. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt:
- Volledige namen, adressen en contactgegevens (e-mail en telefoonnummers) van zowel de gastheer als de gast.
- De aankomst- en vertrekdatum van het verblijf (soms de huurperiode genoemd).
- In- en uitchecktijden en of gasten zelf kunnen inchecken.
- De dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse huurprijs, betalingsvoorwaarden en betaalmethoden.
- Basisgegevens over de accommodatie, zoals het aantal bedden of slaapkamers en de maximale bezetting.
- Of de gast schoonmaakkosten in rekening worden gebracht en wanneer deze kosten worden berekend.
- U moet ook annuleringsvoorwaarden opnemen, zodat huurders vooraf op de hoogte zijn mochten ze onverhoopt annuleren.
Dit deel van een huurovereenkomst geeft u ook de mogelijkheid om andere betaalde diensten te communiceren. Denk hierbij aan zaken als fietsverhuur, tours, ophaalservice vanaf de luchthaven of andere diensten die u tegen betaling aanbiedt. Vermeld ook uw tarieven voor huisdieren of extra gasten, indien van toepassing.
Huisregels
Geen enkel vakantieverhuurcontract is compleet zonder enkele basis-huisregels. Huisregels zijn gebaseerd op uw voorkeuren als gastheer of beheerder. Enkele punten om te overwegen zijn:
- Uw beleid met betrekking tot feesten (en rookregels!)
- Maximaal aantal toegestane gasten en eventuele geschikte (of ongeschikte!) gezelschappen, inclusief kinderen
- Als de accommodatie zich houdt aan stilte-uren, is het prettig om deze ook in uw regels op te nemen
- Regels over het gebruik van voorzieningen (waaronder zwembad, hottub of bootgebruik)
- Het is altijd een goed idee om te vermelden dat illegale activiteiten niet zijn toegestaan, zelfs als dit vanzelfsprekend lijkt
- U kunt ook eerder besproken onderwerpen herhalen, zoals annuleringsvoorwaarden en toeslagen voor huisdieren (of het ontbreken daarvan)
- Extra/potentiële kosten waar uw gasten rekening mee moeten houden
- Toepasselijke lokale regels, staatswetten en gemeentelijke verordeningen. Let op: Het overtreden van sommige van deze regels kan leiden tot uitzetting uit de vakantiewoning bij een bezoek van de politie. Het is daarom belangrijk de gast eraan te herinneren dat uw bedrijf in dat geval niet aansprakelijk is voor het verstrekken van vervangende accommodatie.
- Hoewel het onwaarschijnlijk is dat iemand een vakantiewoning zal onderverhuren, wilt u toch uw blootstelling aan dubieuze huursituaties beperken, vooral bij langere huurperiodes.
Beschrijving van de vakantiewoning en logistiek
Uw huurovereenkomst voor de korte termijn moet ook informatie over de accommodatie bevatten die nuttig is voor gasten tijdens hun verblijf. Enkele voorbeelden zijn:
- Specifieke routebeschrijving naar de accommodatie
- Waar de sleutels te vinden zijn of hoe het gebouw te betreden (pincode, etc.)
- Informatie over parkeren
- Specifieke verwachtingen over hoe u de accommodatie achtergelaten wilt zien (bijvoorbeeld vuil linnengoed op de badkamervloer of de vaatwasser ingeruimd)
- Informatie over eventuele schoonmakers die langskomen of wanneer linnengoed wordt verschoond
- Ten slotte is een ander punt om op te nemen uw rechten als gastheer, zoals het recht om de accommodatie te betreden tijdens het verblijf van een gast in geval van noodzakelijk onderhoud of een noodgeval. Specificeer echter de tijdsperiode waarvoor u mogelijk toegang tot de accommodatie nodig heeft.
U kent uw huuraccommodatie het beste! Denk dus na over wat gasten moeten weten om zich zo gemakkelijk en probleemloos mogelijk te installeren — wat u ook zal helpen uw huurders een betere gastervaring te bieden.
Richtlijnen voor de borg
Het is ook belangrijk om richtlijnen voor de borg en eventuele annuleringsvoorwaarden op te nemen met het volgende:
- Als er een borg is, moet u het bedrag vermelden, evenals uw voorwaarden rondom de terugbetaling ervan. De meeste overeenkomsten hebben daar een speciale sectie voor. Het is belangrijk om te benadrukken dat de reservering pas geldig is zodra u de borg volledig heeft ontvangen. U moet ook het vereiste bedrag voor de borg en het tijdstip waarop deze wordt verwacht, specificeren. Over het algemeen vermelden de meeste gastheren of beheerders één of twee betaalmethoden.
- U moet ook uitleggen wat de borg dekt, dat deze een specifieke huurperiode beslaat, en de voorwaarden waaronder uw beheermaatschappij de borg zal inhouden in geval van schade. Deze sectie eindigt meestal met een zin of twee over wanneer de borg wordt teruggestort (meestal 2-3 werkdagen na afloop van de huurperiode).
Digitale handtekeningen
Ten slotte moet uw contract voor kortetermijnverhuur ook een beknopte overeenkomst zijn, wat betekent dat u alle noodzakelijke punten wilt behandelen, maar het ook kort genoeg wilt houden zodat iemand die aan zijn vakantie wil beginnen het daadwerkelijk doorleest. Beide partijen moeten de overeenkomst ook ondertekenen om deze juridisch bindend te maken.
U kunt een online service gebruiken zodat uw gasten de overeenkomst vóór aankomst elektronisch kunnen ondertekenen, wat veel beheerders gemoedsrust geeft. U kunt huurders ook verplichten om bij aankomst persoonlijk te ondertekenen. Hoe u het ook aanpakt, deze stap mag niet worden overgeslagen!
Aanvullende overwegingen
Hier zijn nog een paar andere factoren om te overwegen bij het opstellen van een vakantieverhuurovereenkomst:
- Lokale en staatswetten
- Een solide back-upplan
- Voordelen van een vakantieverhuurovereenkomst
- Due diligence
- Hoe te beginnen
Lokale en staatswetten
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw huurovereenkomst voor de korte termijn voldoet aan de lokale vastgoedwetgeving en de wetten van de staat. In het algemeen wilt u er zeker van zijn dat u de geldende wetten en de eventuele gevolgen daarvan begrijpt. Overleg met een advocaat om inzicht te krijgen in de lokale vastgoedwetgeving en om uw huurovereenkomst te laten beoordelen.
Een solide back-upplan
Hoewel een ondertekende huurovereenkomst voor de korte termijn beide partijen juridisch verantwoordelijk houdt voor het naleven van de voorwaarden, is het nooit een garantie dat er niets naars zal gebeuren. Daarom moet u ook vakantieverhuurverzekering voor uw accommodatie overwegen. In feite zult u waarschijnlijk verplicht zijn om een aansprakelijkheidsverzekering te hebben, maar u wilt wellicht uw verzekeringsopties verder bekijken om beschadigde of gestolen eigendommen te dekken.
Voordelen van een vakantieverhuurovereenkomst
Het hebben van een korte huurovereenkomst tussen u en uw tijdelijke huurders is niet alleen in uw voordeel. Het beschermt ook uw gasten. Het ondertekenen van een kortetermijncontract geeft hen de gemoedsrust dat hun gastheer niet zal proberen iets dubieus te doen, zoals het toevoegen van extra kosten. In wezen verbetert het de gastervaring.
Due diligence
Als onderdeel van uw due diligence op het gebied van vastgoedbeheer, dient u de algemene voorwaarden van de boekingssites van derden die u gebruikt door te lezen om te zien hoe adequaat deze zijn voor uw behoeften.
Hoe te beginnen
Waar te beginnen?! U kunt beginnen met het schrijven van uw eigen huurovereenkomst voor de korte termijn volgens de bovenstaande richtlijnen of een sjabloon downloaden. Leg uw concept-sjabloon vervolgens voor aan een advocaat voor een definitieve beoordeling. Als een deel van het werk al vooraf is gedaan, zijn de advocaatkosten misschien niet zo hoog als u denkt.
Conclusie
Het is u misschien opgevallen dat veel van de hierboven genoemde informatie al wordt verstrekt op sites als Vrbo en Airbnb. Zoals eerder vermeld, is het voor gasten die via deze sites boeken niet noodzakelijk om een extra vakantieverhuurovereenkomst op te nemen, maar het kan nooit kwaad om huurders de informatie nogmaals te verstrekken.
In het geval dat huurders rechtstreeks bij u boeken, moet al deze informatie absoluut in het contract worden opgenomen. Nogmaals, elke huuraccommodatie is anders en de formule is niet voor iedereen hetzelfde. Denk goed na over elk ander beleid of voorwaarden waarmee u wilt dat uw gasten akkoord gaan.
Uiteindelijk kent u uw accommodaties beter dan wie dan ook. Dus als het gaat om uw huurovereenkomst voor de korte termijn, hangt het wanneer, waarom, hoe en wat erin staat allemaal af van wat u nodig heeft om een succesvolle gastheer te zijn.