Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Guesthoo, opgericht door Will Asbury, is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd beheerbedrijf voor korte-termijnverhuur, dat accommodaties in Cornwall en Devon beheert via een bedrijfsvoering waarbij automatisering voorop staat.
Locatie: Cornwall & Devon, VK
Aantal advertenties: 60
Gebruikt Hostfully sinds: 2022
Favoriete functies: Geautomatiseerde berichten en triggers, centrale kalender met distributie via meerdere kanalen, ecosysteem van integraties
Hostfully is de reden dat ik Guesthoo kon laten groeien zonder personeel aan te nemen. Op deze schaal is automatisering niet optioneel, het is de kern van het bedrijf.
Guesthoo begon op dezelfde manier als veel andere bedrijven in de korte-termijnverhuur: met één enkele accommodatie en veel handmatig werk. Oprichter Will Asbury vertrouwde aanvankelijk op traditionele vakantieverhuurbureaus, maar de wisselende kwaliteit van de gasten zette hem ertoe aan om Airbnb te proberen na een positieve ervaring als gast. De resultaten waren onmiddellijk zichtbaar. De omzet verbeterde, de accommodaties werden beter verzorgd en het nieuws verspreidde zich snel.
“Zodra mensen zagen wat Airbnb kon doen, begonnen eigenaren mij te vragen om hun accommodaties te beheren,” aldus Will.
Binnen korte tijd beheerde Will vier tot vijf advertenties. Maar de groei had een prijs. Bijna drie jaar lang draaide Guesthoo op spreadsheets. Will hield reserveringen, de toewijzing van schoonmakers, berichten van gasten, inkomsten, uitgaven en uitbetalingen aan eigenaren handmatig bij. “In het begin was het beheersbaar,” zei hij, “maar zodra u de vijf accommodaties passeert, begint de administratie uw leven over te nemen.”
Tegen de tijd dat Guesthoo tien accommodaties bereikte, stagneerde de groei. Will kon geen nieuwe eigenaren aannemen zonder de kwaliteit van de dienstverlening op te offeren. Hij probeerde een beheersysteem voor vastgoed waarmee het eenvoudig was om een directe boekingssite te bouwen, maar de automatisering was beperkt. “Iets basaals als het versturen van een bericht naar een gast voelde onhandig aan,” zei Will. “Het was duidelijk dat het systeem niet zou kunnen schalen.”
Vrienden uit de sector wezen hem op Hostfully. Na onderzoek van het platform maakte Will de overstap.
Binnen twee jaar na de aanmelding bij Hostfully schaalde Will Guesthoo op van vijf naar zestig accommodaties, zonder een enkele fulltime medewerker aan te nemen. “De enige manier waarop dat mogelijk was, was automatisering,” aldus Will. “Er is geen andere verklaring.”
Will begon met het automatiseren van de gastcommunicatie. In plaats van het kopiëren en plakken van incheckinstructies, verstuurt Hostfully nu automatisch een duidelijk bericht naar gasten zodra ze boeken, waarbij verwachtingen worden geschept over wanneer ze de aankomstgegevens zullen ontvangen. “Zodra gasten weten dat de informatie op een specifiek tijdstip komt, stoppen ze met e-mailen,” legde Will uit. Hij schat dat deze enkele automatisering de tijd die hij aan gastcommunicatie besteedt met meer dan negentig procent heeft verminderd.
Daarna volgden de schoonmaak en de wissels. Vóór Hostfully mailde Will schoonmakers handmatig bij elke wijziging in een boeking en hield hij bij wie welke accommodatie verzorgde. Met Hostfully triggeren wijzigingen in reserveringen nu automatische e-mails naar schoonmakers met in- en uitcheckgegevens. “Dat was een enorme doorbraak,” zei Will. “Schoonmakers beheren hun eigen schema's en ik grijp alleen in wanneer dat nodig is.”
Automatisering van de prijsstelling volgde daarna. Will integreerde Beyond Pricing met Hostfully om handmatige tariefupdates te elimineren. “Ik denk niet langer na over seizoensgebondenheid of bulk wijzigingen,” zei hij. “Beyond Pricing stelt de tarieven vast en Hostfully pusht ze direct overal naartoe.”
Met een betrouwbare centrale kalender breidde Will de distributie uit van Airbnb naar Vrbo en zijn eigen directe boekingssite. De leegstand daalde onmiddellijk. “Zodra de beschikbaarheid automatisch werd gesynchroniseerd, werd distributie via meerdere kanalen eigenlijk heel eenvoudig,” aldus Will. Voor bijzondere accommodaties maakte Hostfully ook aangepaste, op zichzelf staande boekingssites mogelijk die direct in dezelfde kalender worden verwerkt.
“Met zestig accommodaties is het eerlijk gezegd moeilijk voor te stellen hoe ik dit bedrijf ooit handmatig heb gerund,” zei Will. “Er bestaat geen versie van Guesthoo van deze omvang zonder Hostfully.”
Klinken de spreadsheet-problemen van Will u bekend in de oren? Laten we praten.
Automatisering deed meer dan alleen tijd besparen. Met een lagere leegstand en geoptimaliseerde prijzen verhoogde Guesthoo de inkomsten zonder de werklast te verhogen. En omdat Hostfully gelaagde automatisering ondersteunt, weet Will dat hij extra kanalen of tools kan activeren naarmate de concurrentie toeneemt.
“Mijn doel was nooit om een groot team op te bouwen,” zei Will. “Het was om systemen te bouwen waarmee het bedrijf kon groeien zonder dat ik opgebrand raakte. Hostfully heeft dat mogelijk gemaakt.”