Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Vanwaw Corporate Rentals is een beheermaatschappij voor luxe zakelijke verhuur, actief in Atlanta en Jacksonville, gericht op operationele precisie en gastervaring.
Locatie: Georgia, VS
Aantal vermeldingen: 25
Gebruikt Hostfully sinds: 2021
Favoriete functies: Betrouwbaarheid van de channel manager, automatiseringstriggers, ecosysteem van integraties
Hostfully en Breezeway zijn de enige twee softwarepakketten waarvan we de kosten niet erg vinden. Wat ze ons bieden op het gebied van gemoedsrust, betrouwbaarheid en prestaties is elke cent waard.
Vanwaw Corporate Rentals exploiteert luxe zakelijke verblijven in Atlanta en is onlangs uitgebreid naar Jacksonville, Florida. Toen het portfolio groeide van 10 accommodaties naar meer, begonnen er operationele scheurtjes te ontstaan.
Terwijl Hostfully de distributie en gastcommunicatie afhandelde, waren de schoonmaak, kwaliteitscontrole en onderhoudscoördinatie nog handmatig. De planning was gefragmenteerd. Er was geen duidelijke structuur voor het toewijzen van taken of het berekenen van de schoonmaakkosten. Met korte boekingsperiodes en frequente last-minute reserveringen waren fouten onvermijdelijk.
“In onze markt zijn de boekingsperiodes kort,” aldus Operations Manager Kristi Campbell. “Dat betekende minstens één schoonmaakconflict per maand.”
Af en toe dwongen gemiste schoonmaakbeurten Vanwaw om gasten onder te brengen in hotels. Met een gemiddeld dagtarief van $400, plus de kosten voor herplaatsing, bracht zelfs een enkele fout aanzienlijke kosten met zich mee.
Kristi herinnert zich nog een keerpunt.
“Nadat ik zelf een huis met acht slaapkamers had schoongemaakt vanwege een last-minute boeking, beloofde ik dat dit nooit meer zou gebeuren.”
Naast het omzetverlies besteedde het team wekelijks ongeveer 30 uur aan het handmatig inplannen van schoonmaakbeurten, het coördineren van leveranciers, het opvolgen van facturen en het afstemmen van de kosten. De werklast was onhoudbaar en beperkte de groei.
Kristi implementeerde Breezeway en integreerde dit met Hostfully om de workflows voor schoonmaak en onderhoud te standaardiseren.
Reserveringsgegevens stromen nu automatisch van Hostfully naar Breezeway. Schoonmaakbeurten worden direct toegewezen op basis van vooraf ingestelde regels. Wijzigingen en annuleringen worden in realtime bijgewerkt. Herinneringen worden automatisch geactiveerd.
“De synchronisatie verliep naadloos,” aldus Kristi. “Hostfully werkt Breezeway snel bij, waardoor we nooit een reservering missen.”
De operationele verandering was onmiddellijk merkbaar. Het team elimineerde last-minute schoonmaakconflicten volledig. Met een gemiddelde besparing van $800 tot $1.000 per maand door het vermijden van herplaatsingskosten en gemiste schoonmaakbeurten, verdiende de integratie zichzelf snel terug.
Belangrijker nog: de automatisering leverde wekelijks ongeveer 30 uur op die voorheen werd besteed aan planning en coördinatie. “We besteden geen uren meer aan het jongleren met schoonmaakkalenders,” zei Kristi. “Alles is gestandaardiseerd en geautomatiseerd.” Ook het bijhouden van uitgaven werd gecentraliseerd. In plaats van te wachten op facturen van individuele schoonmakers, worden de kosten voor de schoonmaak direct in Breezeway berekend, wat zorgt voor één centrale bron van waarheid.
Als resultaat verdubbelde Vanwaw haar portfolio van 10 naar 25 accommodaties binnen een jaar, zonder dat de operationele chaos toenam.
Klinkt de situatie rondom het schoonmaakbeheer van Kristi u bekend in de oren? Laten we in gesprek gaan.
De gastervaring verbeterde samen met de operationele efficiëntie. Wanneer een accommodatie in Breezeway als gereed wordt gemarkeerd, ontvangen gasten realtime SMS-updates. Naadloze check-ins en een consistente schoonmaakkwaliteit droegen bij aan een jaar zonder negatieve beoordelingen.
“Met onze systemen op orde kunnen we ons concentreren op het leveren van luxe ervaringen in plaats van op het herstellen van fouten,” aldus Kristi.
Met 30 uur per week die is teruggewonnen en een volledig gestandaardiseerde schoonmaak, beschikt Vanwaw nu over een herhaalbaar systeem dat uitbreiding naar nieuwe markten ondersteunt zonder extra stress.
“Hostfully en Breezeway zijn de enige twee softwarepakketten waarvoor we met plezier betalen,” zei Kristi. “De gemoedsrust en betrouwbaarheid zijn elke cent waard.”