Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Select Stays is een hybride vastgoedbeheerbedrijf dat actief is in San Diego en zowel arbitrage- als contractgebaseerde verhuur beheert. In een van de meest competitieve markten voor kortetermijnverhuur van het land betekent voorop blijven lopen slimmer werken, en automatisering is daarbij de sleutel.
“We genereren rapporten voor 45 accommodaties in 10 minuten. Onze eigenaren vertrouwen de cijfers en we hebben elke maand een volledige werkdag bespaard. De rapportage van Hostfully is een enorme upgrade.”
Voorheen
Nadien
Sinds de lancering in 2021 is Select Stays gegroeid van het beheren van een handvol arbitrage-eenheden naar een bloeiende hybride portfolio van 45 accommodaties in San Diego. Naarmate ze schaalden, begonnen handmatige processen (vooral rapportage) kostbare tijd op te slokken. “We zaten al op 15 eenheden en stonden op het punt er nog zeven aan boord te nemen toen we tegen een muur aanliepen,” aldus Jay Ullrich, CEO van Select Stays. “We hadden betere rapportage en meer flexibiliteit nodig via een open API. Dat is wanneer we Hostfully vonden.”
Voor de overstap besteedde hun CFO Sam elke maand uren aan het ophalen van inkomsten uit Airbnb, het invoeren ervan in Google Sheets, het handmatig toevoegen van onkosten en het berekenen van uitbetalingen aan eigenaren. “Het kostte ongeveer 20 tot 30 minuten per accommodatie,” legde Jay uit. “Dat is een hele dag per maand voor slechts 20 accommodaties en het was niet schaalbaar.”
Het risico op fouten was groot en de output was niet professioneel. “Wanneer u getallen naar spreadsheets kopieert, ziet het er gewoon niet zo betrouwbaar uit,” zei Jay. “Het ontbrak aan structuur en eigenaren moesten op ons woord vertrouwen dat alles klopte. We kregen voortdurend vragen als ‘Waar komt dit getal vandaan?’”
Toen Select Stays op zoek ging naar een beter beheersysteem voor accommodaties, evalueerden ze verschillende topkandidaten. “We hebben gekeken naar Guesty en Hostaway, maar die waren ofwel te duur ofwel te onhandig,” aldus Jay. Naast gebruiksvriendelijkheid was Select Stays op zoek naar twee specifieke mogelijkheden: gedetailleerde financiële rapportage en een open API waarmee ze op maat gemaakte oplossingen konden bouwen naarmate ze groeiden. “Hostfully voldeed aan al onze eisen,” zei Jay. “We wisten dat we een platform kozen dat ons op de lange termijn zou ondersteunen.”
Tegenwoordig gebruikt Select Stays de rapportagetools van Hostfully om vrijwel onmiddellijk op maat gemaakte, professionele rapporten te genereren voor alle 45 accommodaties. Hiervoor heeft de CFO van Select Stays de berekening van elke kolom aangepast met behulp van door hem ingestelde vergelijkingen. “Het verschilt niet veel van het gebruik van Excel, en Hostfully maakte het heel eenvoudig om aan te passen hoe alles wordt berekend. We kunnen nu rapporten voor 45 accommodaties genereren in ongeveer 10 minuten,” aldus Jay. “Dat is een enorme overwinning voor onze CFO en het geeft ons de ruimte om ons te concentreren op de groei van het bedrijf.”
In plaats van uren in spreadsheets door te brengen, haalt Sam nu overzichtelijke CSV-exports rechtstreeks uit Hostfully, aangepast aan de uitbetalingsvoorwaarden van elke eigenaar. “De rapporten zien er strak uit en zijn gemakkelijk te lezen,” legde Jay uit. “Eigenaren kunnen elke dollar zien, van gastinkomsten tot schoonmaakkosten, uitgaven, enzovoort, zonder dat wij ze erdoorheen hoeven te leiden.”
De gestructureerde rapportage heeft veel vragen van eigenaren geëlimineerd en de transparantie verbeterd. “We krijgen geen vragen meer als ‘Wat is deze vergoeding?’ of ‘Waarom ontbreekt dit?’. Alles staat er, duidelijk uitgesplitst,” zei Jay. “Dat vertrouwen is een grote winst geweest.”
Komen de rapportage-uitdagingen van Jay u bekend voor? Laten we in gesprek gaan.
Select Stays gebruikt het rapportagesysteem ook om te voldoen aan de lokale belastingwetten van San Diego. “Niet alle OTA's dragen verblijfsbelasting af, dus we gebruiken Hostfully om bij te houden voor welke platforms we nog moeten betalen,” merkte Jay op. “Zonder dit zouden we waarschijnlijk een boekhouder moeten inhuren. Hostfully bespaart ons die kosten.”
Ze hebben zelfs eerdere problemen met dubbele kosten opgelost. “Toen we alles handmatig bijhielden, registreerden we soms twee keer dezelfde schoonmaakkosten,” zei Jay. “Nu, met Hostfully, is dat gewoon geen probleem meer. Het systeem houdt ons nauwkeurig.”
Terwijl ze blijven schalen, ziet Jay Hostfully als meer dan alleen een PMS. “We zijn sinds vorig jaar in omvang verdrievoudigd en Hostfully heeft ons bij elke stap bijgehouden. Dat is niet iets wat we hadden bij ons vorige platform.”