Succeshistorie
Ved at indsende accepterer du at blive kontaktet via e-mail, telefon eller SMS.
Select Stays er en hybrid property management-virksomhed i San Diego, der administrerer både arbitrage- og kontraktbaserede udlejninger. I et af landets mest konkurrenceprægede markeder for korttidsudlejning handler det om at være på forkant ved at arbejde smartere – og automatisering er nøglen.
"Vi kører rapporter for 45 ejendomme på 10 minutter. Vores ejere stoler på tallene, og vi har sparet en hel arbejdsdag hver måned. Hostfullys rapportering er en massiv opgradering."
Før
Efter
Siden lanceringen i 2021 er Select Stays vokset fra at administrere en håndfuld arbitrage-enheder til en blomstrende hybridportefølje på 45 ejendomme i San Diego. I takt med at de skalerede, begyndte manuelle processer (især rapportering) at æde af værdifuld tid. “Vi var allerede oppe på 15 enheder og skulle til at onboarde syv mere, da vi ramte en mur,” sagde Jay Ullrich, CEO for Select Stays. “Vi havde brug for bedre rapportering og mere fleksibilitet via et åbent API. Det var der, vi fandt Hostfully.”
Før skiftet brugte deres CFO Sam timer hver måned på at trække indtægter fra Airbnb, indtaste dem i Google Sheets, manuelt tilføje udgifter og beregne ejerudbetalinger. “Det tog cirka 20 til 30 minutter pr. ejendom,” forklarede Jay. “Det er en hel dag hver måned for bare 20 ejendomme, og det var ikke skalerbart.”
Risikoen for fejl var høj, og resultatet fremstod ikke professionelt. “Når man kopierer tal ind i regneark, ser det bare ikke så troværdigt ud,” sagde Jay. “Det manglede struktur, og ejerne måtte stole på vores ord for, at alt gik op. Vi fik hele tiden spørgsmål som ‘Hvor kommer dette tal fra?’”
Da Select Stays begyndte at lede efter et bedre property management-system, evaluerede de flere af de førende løsninger. “Vi kiggede på Guesty og Hostaway, men de var enten for dyre eller for klodsede,” sagde Jay. Ud over brugervenlighed søgte Select Stays to specifikke funktioner: detaljeret finansiel rapportering og et åbent API, der ville gøre det muligt for dem at bygge skræddersyede løsninger, efterhånden som de voksede. “Hostfully opfyldte alle vores krav,” sagde Jay. “Vi vidste, at vi valgte en platform, der ville støtte os på lang sigt.”
I dag bruger Select Stays Hostfullys rapporteringsværktøjer til at generere tilpassede, professionelle rapporter på tværs af alle 45 ejendomme næsten øjeblikkeligt. For at gøre dette tilpassede Select Stays’ CFO, hvordan hver kolonne beregnes, ved hjælp af formler, han satte op. “Det er ikke meget anderledes end at bruge Excel, og Hostfully gjorde det virkelig nemt at tilpasse, hvordan alt beregnes. Vi kan nu køre rapporter for 45 ejendomme på cirka 10 minutter,” sagde Jay. “Det er en kæmpe gevinst for vores CFO, og det frigør os til at fokusere på at vækste virksomheden.”
I stedet for at bruge timer i regneark henter Sam nu rene CSV-eksporter direkte fra Hostfully, tilpasset så de afspejler hver ejers udbetalingsvilkår. “Rapporterne ser skarpe ud og er nemme at læse,” forklarede Jay. “Ejerne kan se hver eneste dollar – fra gæsteindtægter til rengøringsgebyrer til udgifter osv. – uden at vi behøver at gennemgå det med dem.”
Den strukturerede rapportering har elimineret mange henvendelser fra ejere og forbedret gennemsigtigheden. “Vi får ikke længere spørgsmål som ‘Hvad er dette gebyr?’ eller ‘Hvorfor mangler dette?’ Alt er der, tydeligt opdelt,” sagde Jay. “Den tillid har været en stor gevinst.”
Lyder Jays rapporteringsudfordringer bekendte? Lad os tage en snak.
Select Stays bruger også rapporteringssystemet til at overholde San Diegos lokale skattelovgivning. “Ikke alle OTA’er indbetaler belægningsskat, så vi bruger Hostfully til at spore, hvilke platforme vi skylder for,” bemærkede Jay. “Uden det ville vi nok være nødt til at ansætte en bogholder. Hostfully sparer os den udgift.”
De har endda løst tidligere problemer med dobbelte opkrævninger. “Da vi sporede ting manuelt, kom vi nogle gange til at registrere det samme rengøringsgebyr to gange,” sagde Jay. “Nu, med Hostfully, er det simpelthen ikke et problem. Systemet holder os præcise.”
I takt med at de fortsætter med at skalere, ser Jay Hostfully som mere end et PMS. “Vi er tredoblet i størrelse siden sidste år, og Hostfully har fulgt med os hele vejen. Det havde vi ikke med vores tidligere platform.”