Succesverhaal
Door te verzenden ga je ermee akkoord dat je wordt gecontacteerd via e-mail, telefoon of sms.
Hey Comfort is een snelgroeiend beheerbedrijf voor vakantiewoningen dat zakelijke en recreatieve gasten bedient, gebouwd op automatisering en schaalbare systemen.
Locatie: Miami, VS
Aantal advertenties: 60
Gebruikt Hostfully sinds: 2022
Favoriete functies: Geautomatiseerde triggers en berichten, volledige API-kanaalsynchronisatie, integratie met dynamische prijsstelling
We gingen van uren per dag besteden aan operationeel beheer naar minder dan één uur. Hostfully gaf ons de automatisering die we nodig hadden om te groeien zonder personeel aan te nemen.
In de zomer van 2022 verbouwden Marlin en een van haar investeerders een appartement voor langetermijnverhuur tot een kortetermijnlease voor zakelijke huisvesting. “Nadat we beseften hoe winstgevend vakantieverhuur kan zijn, besloten we een tweede pand om te bouwen. Het duurde niet lang voordat we zes vakantiewoningen operationeel hadden,” zegt Marlin.
De administratieve uitdagingen van het beheren van deze accommodaties werden al snel duidelijk. Zoals Marlin het uitlegt: “Toen we nog maar één of twee panden hadden, was het bijhouden van de agenda's in Airbnb en Vrbo eenvoudig. Maar toen we groeiden naar zes, werd het moeilijk.” Marlin besteedde bijna 4 uur per dag aan de communicatie met gasten, het up-to-date houden van agenda's en het coördineren van schoonmakers.
Marlin had moeite om tijd te vinden voor het beheer van haar Airbnb- en Vrbo-agenda's, dus synchroniseerde ze deze met iCal. Haar mentor in vakantieverhuur had haar gewaarschuwd dat iCal gevoelig was voor dubbele boekingen, dus ze wist dat dit slechts een tijdelijke oplossing was. Om de last voor zichzelf te verlichten, nam ze een medewerker aan om de communicatie met gasten af te handelen en reserveringen te beheren.
Ondanks deze maatregelen besteedde Marlin nog steeds bijna de helft van haar dagen aan het beheren van reserveringen. Ze realiseerde zich dat taken zoals uitzoeken wie er in- en uitcheckte, het bijwerken van de pincode op deursloten, het inloggen op verschillende platforms om met gasten te chatten en het wijzigen van de nachttarieven enorme tijdverspillers waren. “Er moest een betere manier zijn,” zei ze.
Nadat haar mentor Hostfully had aanbevolen, voltooide Marlin haar onboarding in minder dan 6 uur. Marlin voegt daaraan toe: “De onboarding-specialisten van Hostfully waren geweldig in het helpen opstarten. Maar wat ik echt prettig vond, was hoe ze de tijd namen om uit te leggen wat elke tool voor mijn bedrijf kon betekenen.”
Hostfully loste onmiddellijk haar problemen met de agendasynchronisatie op. Reserveringen die via Airbnb binnenkomen, blokkeren nu automatisch de Vrbo-agenda, en omgekeerd. In de daaropvolgende weken breidde Marlin haar distributie ook uit naar Booking.com en HomeToGo. Dit hielp Hey Comfort om gaten in de bezetting te dichten en verschillende soorten reizigers aan te trekken.
Marlin ontdekte ook de kracht van de automatiserings-triggers van Hostfully. “Ik heb een trigger voor werkelijk alles wat er in het bedrijf gebeurt,” voegt Marlin toe. Hey Comfort heeft triggers die meldingen of berichten verzenden voor elke nieuwe boekingsmelding, herinneringen voor de borg, incheckinstructies voor aankomst en bedankjes na vertrek. Misschien wel de belangrijkste tijdbesparende trigger voor Marlin was de automatische coördinatie van schoonmaaktaken. Hiervoor creëerde Marlin een trigger die haar schoonmaker via sms op de hoogte stelt wanneer een reservering wordt geboekt, gewijzigd of geannuleerd. Op deze manier hoeft Marlin zich geen zorgen te maken over de planning van de schoonmaak.
Dankzij de agendasynchronisatie en geautomatiseerde triggers verminderde Marlin de tijd die ze besteedde aan het coördineren van de activiteiten van Hey Comfort van 4 uur naar minder dan 1 uur per dag. Dit gaf Marlin de kans om zich te concentreren op het uitbreiden van de advertenties van Hey Comfort en het overnemen van een ander vakantieverhuurbedrijf. Binnen 6 maanden beheerde Hey Comfort met succes 50 accommodaties.
Klinkt de operationele situatie van Marlin u bekend in de oren? Laten we in gesprek gaan.
Zodra Marlin haar meest tijdrovende taken had geautomatiseerd, ontdekte ze de functie 'Enhanced Reporting' van Hostfully. Hiermee kon ze aangepaste kolommen maken die automatisch de kosten berekenden voor haar maandelijkse rapportages en eigenaarsrapporten. Hoewel de functie complex was, beantwoordde het klantenserviceteam van Hostfully de vragen van Marlin snel. Marlin legt uit: “Enhanced Reporting is een zeer krachtige functie, maar het kan in het begin intimiderend zijn. Gelukkig reageerde het klantenserviceteam van Hostfully altijd snel op al mijn vragen.”
De Pipeline-tool was ook een grote aanwinst voor Hey Comfort. Marlin gebruikte het om de activiteiten van haar bedrijf te monitoren, haar specialist in gastervaring gebruikte het voor de opvolging van check-ins, en haar onderhoudsploeg kon preventief werk beter inplannen tussen reserveringen door.
Marlin meldde zich ook aan voor PriceLabs, software voor dynamische prijsstelling die ze integreerde met Hostfully. PriceLabs wijzigt de nachttarieven en stuurt de informatie automatisch naar Hostfully. Hostfully werkt vervolgens de agenda's bij op de boekingssites en OTA's waarop Hey Comfort adverteert. Dit verhoogde haar omzet met 25% en zorgde ervoor dat Marlin de prijzen niet meer handmatig hoefde aan te passen.