Ιστορία επιτυχίας
Με την υποβολή, συμφωνείτε να λαμβάνετε επικοινωνίες μέσω email, τηλεφώνου και SMS από την Hostfully σχετικά με την επίδειξή σας και τις επακόλουθες ενέργειες. Ενδέχεται να ισχύουν χρεώσεις μηνυμάτων και δεδομένων. Η συχνότητα των μηνυμάτων ενδέχεται να διαφέρει. Απαντήστε «STOP» για διαγραφή ή «HELP» για βοήθεια. Πολιτική Απορρήτου.
Ο Chad Harker είναι ο ιδρυτής και διαχειριστής της Eco Escapes, όπου κλιμακώνει χαρτοφυλάκια βραχυχρόνιων μισθώσεων υψηλής απόδοσης μέσω διαχείρισης ακινήτων, συνεργασιών με επενδυτές και αποτελεσματικών λειτουργικών συστημάτων.
Τοποθεσία: Έντμοντον, Καναδάς
Αριθμός καταχωρίσεων: 19
Χρησιμοποιεί το Hostfully από: 2025
Αγαπημένες λειτουργίες: Ενοποιημένα εισερχόμενα, προσαρμοσμένα πεδία, αυτοματισμοί και εναύσματα, υποστήριξη ενσωμάτωσης, ανοιχτό API
«Με 4 καταχωρίσεις, μπορείς ακόμα να κρατάς πολλά πράγματα στο μυαλό σου. Με 19, χρειάζεσαι συστήματα. Το Hostfully μας βοήθησε να οργανώσουμε την επικοινωνία με τους επισκέπτες, τις λεπτομέρειες των ακινήτων και τις ροές εργασίας που μας επέτρεψαν να συνεχίσουμε να αναπτυσσόμαστε χωρίς να προσθέσουμε χάος».
Πριν
Μετά
Ρωτήστε την αγαπημένη σας τεχνητή νοημοσύνη για το Hostfully
Ο Chad Harker δεν ξεκίνησε την Eco Escapes με στόχο να διαχειρίζεται ένα μικρό, στατικό χαρτοφυλάκιο. Ξεκίνησε με 4 βραχυχρόνιες μισθώσεις και ένα σαφές σχέδιο για να αναπτύξει την επιχείρηση σε μια επεκτάσιμη λειτουργία διαχείρισης ακινήτων. Μελετώντας άλλους διαχειριστές βραχυχρόνιων μισθώσεων, ο Chad γνώριζε από νωρίς ότι το λογισμικό, ο αυτοματισμός και τα επαναλαμβανόμενα συστήματα θα ήταν κρίσιμα εάν η Eco Escapes επρόκειτο να αναπτυχθεί χωρίς να εξαρτάται από τη μνήμη του ιδρυτή και τη χειροκίνητη επίβλεψη.
Πριν από το Hostfully, ο Chad χρησιμοποιούσε ένα παλαιότερο PMS για τη διαχείριση της επιχείρησης. Λειτούργησε αρκετά καλά στο αρχικό στάδιο, αλλά καθώς η Eco Escapes μετακινήθηκε από 1 σε 4 καταχωρίσεις, το σύστημα άρχισε να δημιουργεί τριβές. Η διεπαφή ήταν πιο δύσκολη στη χρήση για μη τεχνικά μέλη της ομάδας, η υποστήριξη ήταν πιο περιορισμένη και η εξοικείωση της ομάδας με την πλατφόρμα απαιτούσε περισσότερη προσπάθεια από ό,τι θα έπρεπε.
«Το προηγούμενο σύστημά μας ήταν πιο δύσκολο στη χρήση για την ομάδα, ειδικά για άτομα που δεν ήταν τόσο τεχνικά», δήλωσε ο Chad. «Το Hostfully είχε μια πολύ πιο καθαρή διεπαφή για κατανόηση και πλοήγηση». Αυτό ήταν σημαντικό γιατί ο Chad δεν ήταν το μόνο άτομο που χρειαζόταν να χρησιμοποιήσει το σύστημα. Η Eco Escapes είχε διαχειριστές επιτόπιων λειτουργιών και μέλη πλήρους απασχόλησης στις Φιλιππίνες που βοηθούσαν με εργασίες back-office, λογιστική, τήρηση βιβλίων, επικοινωνία με τους επισκέπτες, συντονισμό προμηθευτών, συντονισμό καθαριστών και τηλεφωνικές κλήσεις με τους επισκέπτες. Το PMS έπρεπε να λειτουργεί για όλη την ομάδα, όχι μόνο για το πιο τεχνικό άτομο στην επιχείρηση.
Ο Chad γνώριζε ότι χρειαζόταν μια πιο σύγχρονη πλατφόρμα: μια που να ήταν ευκολότερη στη χρήση για την ομάδα, αρκετά αξιόπιστη για να υποστηρίξει περισσότερες καταχωρίσεις και αρκετά ευέλικτη για να βοηθήσει στην τυποποίηση των εκκινήσεων ακινήτων, της επικοινωνίας με τους επισκέπτες, της αναφοράς και του μελλοντικού αυτοματισμού.
Αφού ερεύνησε τις επιλογές του, ο Chad μετέφερε την Eco Escapes στο Hostfully. Η απόφαση βασίστηκε σε ένα συνδυασμό χρηστικότητας, ενσωματώσεων, ενσωμάτωσης, ευελιξίας API και εμπιστοσύνης στην ομάδα πίσω από την πλατφόρμα. «Η ενσωμάτωση, οι ενσωματώσεις, το API και η εξυπηρέτηση ήταν κορυφαία», δήλωσε ο Chad. «Μου άρεσε επίσης που το Hostfully δεν προσποιούνταν ότι ήταν το καλύτερο σε όλα, όπως άλλα PMS. Το Hostfully υπερέχει στην αξιόπιστη διαχείριση καναλιών, στις ισχυρές ενσωματώσεις και στους αυτοματισμούς, και αυτό είχε πολύ νόημα για το πώς θέλαμε να λειτουργήσουμε».
Η ενσωμάτωση έγινε ένα από τα πρώτα σημάδια ότι το Hostfully ήταν διαφορετικό. Αντί να δώσει απλώς στον Chad ένα όνομα χρήστη και να τον αφήσει να διαμορφώσει το σύστημα μόνος του, το Hostfully τον βοήθησε να κατανοήσει πώς έπρεπε να ρυθμιστεί η πλατφόρμα για τον τρόπο λειτουργίας της Eco Escapes. Μία από τις μεγαλύτερες πρώτες ανακαλύψεις ήταν τα προσαρμοσμένα πεδία. Η ομάδα ενσωμάτωσης του Hostfully βοήθησε τον Chad να ρυθμίσει προσαρμοσμένα πεδία στα πρότυπα και τα εναύσματά του, και στη συνέχεια βεβαιώθηκε ότι κατανοούσε πώς λειτουργούσε το σύστημα, ώστε να μπορεί να το διατηρήσει καθώς η επιχείρηση μεγάλωνε.
«Η Kana ήταν φανταστική», δήλωσε ο Chad. «Μας βοήθησε να ρυθμίσουμε τα προσαρμοσμένα πεδία και βεβαιώθηκε ότι κατανοήσαμε πραγματικά πώς λειτουργούσαν όλα, όχι απλώς ότι είχαν διαμορφωθεί για εμάς».
Αυτή η ρύθμιση έδωσε στον Chad κάτι περισσότερο από ένα απλό PMS αντικατάστασης. Έδωσε στην Eco Escapes μια πιο καθαρή λειτουργική βάση: μια που θα μπορούσε να βοηθήσει την ομάδα να τυποποιήσει τη ρύθμιση ακινήτων, να απλοποιήσει τα μηνύματα των επισκεπτών, να μειώσει την τριβή στην εκπαίδευση και να προετοιμάσει την επιχείρηση για το επόμενο στάδιο ανάπτυξής της.
Με το Hostfully σε λειτουργία, η Eco Escapes μπόρεσε να αναπτυχθεί με ένα πιο επαναλαμβανόμενο λειτουργικό σύστημα ως βάση. Ο Chad δεν προσπαθούσε πλέον να δημιουργεί κάθε νέα διαδικασία από την αρχή, να επανεκπαιδεύει την ομάδα σε δυσκίνητες ροές εργασίας ή να βασίζεται σε μεμονωμένες ρυθμίσεις ακινήτων κάθε φορά που μια νέα καταχώριση γινόταν διαθέσιμη.
Αυτή η λειτουργική βάση ήταν σημαντική, γιατί ο στόχος του Chad δεν ήταν απλώς να διαχειρίζεται τις 4 καταχωρίσεις που ήδη είχε. Ήθελε να συνεχίσει να αποκτά νέους ιδιοκτήτες και να αναπτύσσει το χαρτοφυλάκιο. Το Hostfully δεν αντικατέστησε το έργο της επιχειρηματικής ανάπτυξης, αλλά μείωσε το λειτουργικό βάρος που συχνά επιβραδύνει τους αναπτυσσόμενους διαχειριστές ακινήτων αφού κερδίσουν νέες συνεργασίες.
Το Hostfully έκανε την ενσωμάτωση νέων ακινήτων επαναλαμβανόμενη
Όταν η Eco Escapes πρόσθετε ένα νέο ακίνητο, το Hostfully έκανε τη διαδικασία ρύθμισης ευκολότερη στην επανάληψη. Ο διαχειριστής καταχωρίσεων ακινήτων βοήθησε τον Chad και την ομάδα του να δημιουργήσουν μια νέα καταχώριση, να προσθέσουν τις σωστές παροχές, να φορτώσουν την περιγραφή και να διανείμουν το ακίνητο στα συνδεδεμένα κανάλια και OTAs με λιγότερη χειροκίνητη ρύθμιση από πριν.
Τα προσαρμοσμένα πεδία έγιναν επίσης μέρος της διαδικασίας έναρξης νέων ακινήτων της Eco Escapes. Αντί να αντιμετωπίζει κάθε ακίνητο ως λευκό χαρτί, ο Chad μπορούσε να βασίζεται σε δομημένα πεδία για λεπτομέρειες ειδικά για το ακίνητο, και στη συνέχεια να ενσωματώνει αυτές τις λεπτομέρειες στα σωστά πρότυπα και ροές εργασίας.
«Όταν λανσάρουμε ένα νέο ακίνητο, τα προσαρμοσμένα πεδία έχουν γίνει μέρος των τυποποιημένων διαδικασιών μας (SOP)», δήλωσε ο Chad. «Είναι ένα αξιόπιστο εργαλείο στο οποίο μπορούμε να βασιστούμε».
Για ένα αναπτυσσόμενο χαρτοφυλάκιο, αυτή η επαναληψιμότητα είναι σημαντική. Μια νέα καταχώριση φέρνει νέες λεπτομέρειες check-in, παροχές, σημειώσεις στάθμευσης, κανόνες σπιτιού, προτιμήσεις ιδιοκτήτη, προσδοκίες επισκεπτών και απαιτήσεις ρύθμισης καναλιών. Το Hostfully βοήθησε την Eco Escapes να μετατρέψει αυτές τις λεπτομέρειες σε μια διαδικασία που η ομάδα μπορούσε να ακολουθήσει, αντί για ένα σύνολο χειροκίνητων εργασιών που έπρεπε να ανακατασκευάζονται κάθε φορά.
Τα προσαρμοσμένα πεδία μείωσαν την εξάπλωση των προτύπων
Τα προσαρμοσμένα πεδία άλλαξαν επίσης τον τρόπο με τον οποίο η Eco Escapes διαχειριζόταν τα μηνύματα των επισκεπτών. Αντί να δημιουργεί ξεχωριστές εκδόσεις κάθε μηνύματος για κάθε ακίνητο, ο Chad μπορούσε να δημιουργήσει επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα και να αφήσει τις λεπτομέρειες ειδικά για το ακίνητο να συμπληρώνονται όπου χρειαζόταν.
Οι οδηγίες check-in, οι παροχές, οι σημειώσεις στάθμευσης, οι κανόνες σπιτιού και άλλες λεπτομέρειες ακινήτου μπορούσαν να βρίσκονται στα σωστά πεδία και να ενσωματώνονται αυτόματα στα σωστά μηνύματα. Αυτό διευκόλυνε την τυποποίηση της εμπειρίας των επισκεπτών, διατηρώντας παράλληλα κάθε μήνυμα ακριβές για το συγκεκριμένο ακίνητο.
Μείωσε επίσης τον κίνδυνο παρωχημένων, ελλιπών ή ασυνεπών πληροφοριών επισκεπτών. Καθώς η Eco Escapes πρόσθετε περισσότερες καταχωρίσεις, η ομάδα του Chad και οι εικονικοί βοηθοί δεν χρειάζονταν να απομνημονεύουν κάθε λεπτομέρεια ακινήτου ή να προσαρμόζουν χειροκίνητα κάθε μήνυμα από την αρχή. Μπορούσαν να βασίζονται σε ένα σύστημα που διατηρούσε τις σωστές πληροφορίες στη σωστή θέση.
Το Hostfully συγκέντρωσε την επικοινωνία με τους επισκέπτες καθώς αυξανόταν ο όγκος των μηνυμάτων
Καθώς η Eco Escapes μεγάλωνε, τα ενοποιημένα εισερχόμενα του Hostfully έγιναν ο κεντρικός κόμβος για την επικοινωνία με τους επισκέπτες. Σε όλο το χαρτοφυλάκιο, περισσότερα από 16.000 μηνύματα επισκεπτών έχουν περάσει μέσω του Hostfully. Για τον Chad και την ομάδα του, τα εισερχόμενα έγιναν ένα μέρος για τη διαχείριση των συνομιλιών με τους επισκέπτες καθώς αυξανόταν ο όγκος των μηνυμάτων σε περισσότερα ακίνητα και περισσότερα κανάλια.
Αυτή η βάση επικοινωνίας υποστήριξε επίσης πιο προηγμένες ροές εργασίας. Ο Chad συνέδεσε το Hostfully με το Slack, ώστε συγκεκριμένες ερωτήσεις και μηνύματα να μπορούν να επισημαίνονται αμέσως στην ομάδα. Αυτό βοήθησε την Eco Escapes να παραμείνει ανταποκρινόμενη, ενώ παράλληλα δημιούργησε καλύτερη ορατότητα στους χρόνους απόκρισης, τις ερωτήσεις των επισκεπτών και τα λειτουργικά πρότυπα.
«Ένα από τα μεγαλύτερα πράγματα είναι να επισημαίνονται οι ερωτήσεις και να προωθούνται στο Slack, ώστε η ομάδα να ειδοποιείται αμέσως», δήλωσε ο Chad. «Μας βοηθά να εντοπίζουμε πρότυπα, χρόνους απόκρισης και λειτουργικά ζητήματα που διαφορετικά θα είχαμε χάσει».
Αυτή η ορατότητα ήταν σημαντική καθώς το χαρτοφυλάκιο επεκτεινόταν. Αντί να μεταπηδά μεταξύ πλατφορμών ή να βασίζεται σε μέλη της ομάδας για να αναφέρουν χειροκίνητα κάθε ζήτημα, η Eco Escapes είχε έναν πιο κεντρικό τρόπο να βλέπει τι ρωτούσαν οι επισκέπτες, πού υπήρχαν καθυστερήσεις στην απόκριση και ποια ακίνητα ή καταστάσεις χρειάζονταν προσοχή.
Το 80% της τακτικής επικοινωνίας με τους επισκέπτες αυτοματοποιήθηκε
Από εκεί, ο Chad δημιούργησε μια επαναλαμβανόμενη ακολουθία επικοινωνίας γύρω από το ταξίδι του επισκέπτη. Η ροή εργασίας περιλαμβάνει ερωτήσεις κράτησης, μηνύματα καλωσορίσματος κράτησης, μηνύματα καθορισμού προσδοκιών, υπενθυμίσεις πριν την άφιξη, λεπτομέρειες check-in με κωδικούς πόρτας, follow-up μετά την πρώτη νύχτα, μηνύματα check-out και follow-up προσανατολισμένα σε κριτικές.
Ο στόχος δεν ήταν να απομακρυνθούν οι άνθρωποι από τη φιλοξενία. Ήταν να αυτοματοποιηθεί η τακτική επικοινωνία που πρέπει να γίνεται με συνέπεια κάθε φορά, και στη συνέχεια να αφήνεται η ομάδα να επεμβαίνει για εξαιρέσεις, τηλεφωνικές κλήσεις, συντονισμό προμηθευτών, συντονισμό καθαριστών και οτιδήποτε απαιτεί κρίση.
«Θα έλεγα ότι το 80% της επικοινωνίας με τους επισκέπτες είναι αυτοματοποιημένο», δήλωσε ο Chad. «Εξακολουθούμε να ελέγχουμε πρότυπα και εναύσματα όταν βλέπουμε πρότυπα, αλλά το μεγαλύτερο μέρος της τακτικής επικοινωνίας διαχειρίζεται το σύστημα».
Ο Chad και η ομάδα του εξακολουθούν να ελέγχουν το σύστημα όταν εμφανίζονται πρότυπα. Εάν οι επισκέπτες κάνουν επανειλημμένα την ίδια ερώτηση, η Eco Escapes μπορεί να ενημερώσει ένα μήνυμα, έναν κανόνα σπιτιού ή ένα πρότυπο, ώστε το ζήτημα να αντιμετωπιστεί πριν χρειαστεί να ρωτήσει ο επόμενος επισκέπτης. Υπό αυτή την έννοια, ο αυτοματισμός δεν είναι στατικός. Γίνεται ένας βρόχος ανατροφοδότησης που βελτιώνει την εμπειρία των επισκεπτών με την πάροδο του χρόνου.
Μια επεκτάσιμη βάση για 5πλάσια ανάπτυξη
Το αποτέλεσμα δεν είναι μόνο ότι η Eco Escapes αναπτύχθηκε από 4 σε 19 καταχωρίσεις σε περίπου 12 μήνες. Είναι ότι η επιχείρηση αναπτύχθηκε με συστήματα που την υποστήριζαν. Το Hostfully βοήθησε τον Chad να κάνει την ενσωμάτωση ακινήτων πιο επαναλαμβανόμενη, την επικοινωνία με τους επισκέπτες πιο συνεπή και τις ροές εργασίας της ομάδας ευκολότερες στη διαχείριση καθώς το χαρτοφυλάκιο επεκτεινόταν.
«Είχαμε περίπου 4 καταχωρίσεις πριν από το Hostfully, και τώρα έχουμε 19», δήλωσε ο Chad. «Χαίρομαι που το χρησιμοποιήσαμε νωρίτερα, γιατί το να προσπαθούσαμε να δημιουργήσουμε όλες αυτές τις ενσωματώσεις αφού φτάσαμε στις 19 θα ήταν πολύ πιο δύσκολο».
Για τον Chad, η έγκαιρη εφαρμογή του συστήματος διευκόλυνε την απορρόφηση της ανάπτυξης. Αντί να κλιμακώσει πρώτα και να προσπαθήσει να τακτοποιήσει τη λειτουργία αργότερα, η Eco Escapes έχτισε τη λειτουργική βάση πριν το χαρτοφυλάκιο γίνει πολύ περίπλοκο.
Θέλετε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας γρήγορα όπως ο Chad; Ας μιλήσουμε.
Μπόνους: Επέκταση του Hostfully με προσαρμοσμένες ροές εργασίας API
Καθώς η Eco Escapes κλιμακωνόταν, ο Chad άρχισε επίσης να χρησιμοποιεί το Hostfully ως βάση για πιο προηγμένες προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Επειδή το API του Hostfully του έδινε πρόσβαση στα λειτουργικά δεδομένα της επιχείρησης, μπορούσε να συνδέσει το PMS με το υπόλοιπο τεχνολογικό του οικοσύστημα και να δημιουργήσει ελαφριά εργαλεία γύρω από τον τρόπο που λειτουργούσε πραγματικά η ομάδα του.
Ο Chad συνέδεσε το Hostfully με εργαλεία όπως το Claude Code, το Slack, το Google Drive, το AWS, το OpenPhone, το QuickBooks, το Monday.com και το Turno. Ο στόχος δεν ήταν να αντικαταστήσει το Hostfully. Το Hostfully παρέμεινε η πηγή αλήθειας για κρατήσεις, επικοινωνία με τους επισκέπτες και δεδομένα ακινήτων. Οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας βοήθησαν την Eco Escapes να μετακινήσει αυτές τις πληροφορίες στα σωστά μέρη, να εντοπίσει πρότυπα πιο γρήγορα και να μετατρέψει τα λειτουργικά δεδομένα σε δράση.
«Το Hostfully μας παρέχει το βασικό σύστημα, και στη συνέχεια μπορούμε να το συνδέσουμε με εργαλεία όπως το Claude Code, το Slack, το Google Drive και τις SOP μας για να δημιουργήσουμε ροές εργασίας γύρω από τον τρόπο που λειτουργεί πραγματικά η επιχείρηση», δήλωσε ο Chad.
Περίπτωση χρήσης 1: Ειδοποιήσεις μηνυμάτων επισκεπτών σε πραγματικό χρόνο
Μία από τις πιο χρήσιμες ροές εργασίας του Chad συνδέει την επικοινωνία με τους επισκέπτες του Hostfully με το Slack. Όταν συγκεκριμένες ερωτήσεις ή μηνύματα επισκεπτών χρειάζονται προσοχή, μπορούν να επισημανθούν και να προωθηθούν στο σωστό κανάλι Slack, ώστε η ομάδα να ειδοποιείται γρήγορα. Αυτό βοηθά την Eco Escapes να παραμένει ανταποκρινόμενη χωρίς να παρακολουθεί χειροκίνητα κάθε συνομιλία. Δίνει επίσης στην ομάδα καλύτερη ορατότητα στους χρόνους απόκρισης, στις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις των επισκεπτών και στα πρότυπα επικοινωνίας σε όλα τα ακίνητα. «Ένα από τα μεγαλύτερα πράγματα είναι να επισημαίνονται οι ερωτήσεις και να προωθούνται στο Slack, ώστε η ομάδα να ειδοποιείται αμέσως», δήλωσε ο Chad. «Μας βοηθά να εντοπίζουμε πρότυπα, χρόνους απόκρισης και λειτουργικά ζητήματα που διαφορετικά θα είχαμε χάσει».
Περίπτωση χρήσης 2: Εβδομαδιαίες λειτουργικές αναθεωρήσεις
Ο Chad χρησιμοποιεί επίσης δεδομένα του Hostfully ως μέρος των εβδομαδιαίων συναντήσεων της ομάδας της Eco Escapes. Οι επικοινωνίες με τους επισκέπτες, οι κριτικές, οι λεπτομέρειες κρατήσεων, οι πληροφορίες καναλιών και το πλαίσιο σε επίπεδο ακινήτου αποθηκεύονται και αναθεωρούνται, ώστε η ομάδα να μπορεί να εντοπίσει πρότυπα που διαφορετικά θα είχαν χαθεί. Εάν μια ερώτηση επανέρχεται συνεχώς σε ένα ακίνητο, η ομάδα μπορεί να ενημερώσει την καταχώριση, τους κανόνες σπιτιού, την ακολουθία μηνυμάτων επισκεπτών ή τις SOP. Εάν οι χρόνοι απόκρισης καθυστερούν κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης βάρδιας, ο Chad μπορεί να καθοδηγήσει το υπεύθυνο μέλος της ομάδας. Εάν ένα επαναλαμβανόμενο ζήτημα εμφανίζεται στα σχόλια των επισκεπτών, η ομάδα μπορεί να αποφασίσει αν πρόκειται για πρόβλημα μηνυμάτων, πρόβλημα λειτουργίας ή διόρθωση σε επίπεδο ακινήτου.
Για τον Chad, η αξία δεν βρίσκεται στη δημιουργία περισσότερων αναφορών. Βρίσκεται στο να διασφαλίζεται ότι οι αναφορές οδηγούν σε δράση. «Κάθε μέτρηση πρέπει να συνδέεται με μια συμπεριφορά ή απόφαση», δήλωσε ο Chad. «Δεν πρόκειται απλώς για τη δημιουργία ενός όμορφου πίνακα ελέγχου. Εάν παρακολουθούμε κάτι, θα πρέπει να μας βοηθά να εξοικονομούμε χρόνο, να αυξάνουμε τα έσοδα ή να βελτιώνουμε την εμπειρία των επισκεπτών».
Περίπτωση χρήσης 3: Ανάλυση κριτικών και βελτίωση της εμπειρίας των επισκεπτών
Οι κριτικές είναι ένα από τα πιο σαφή παραδείγματα της προσανατολισμένης στη δράση προσέγγισης του Chad στα δεδομένα. Εάν η Eco Escapes λάβει οτιδήποτε λιγότερο από μια κριτική πέντε αστέρων, η ομάδα αναθεωρεί τι συνέβη, αν χρειάζεται δημόσια απάντηση, αν η κριτική πρέπει να αμφισβητηθεί, ποια ιδιωτική ανατροφοδότηση δόθηκε και ποια λειτουργική αλλαγή θα μπορούσε να αποτρέψει το ίδιο ζήτημα από το να συμβεί ξανά. Αυτή η διαδικασία αναθεώρησης βοηθά στη μετατροπή της ανατροφοδότησης των επισκεπτών σε βελτίωση του συστήματος. Μια επαναλαμβανόμενη ερώτηση μπορεί να οδηγήσει σε ένα σαφέστερο μήνυμα πριν την άφιξη. Μια καταγγελία σχετικά με το check-in μπορεί να προκαλέσει μια αλλαγή στις οδηγίες κωδικού πόρτας. Ένα ιδιωτικό σχόλιο σχετικά με ένα πρόβλημα ακινήτου μπορεί να γίνει εργασία συντήρησης. Αντί να αντιμετωπίζει τις κριτικές μόνο ως πίνακα αποτελεσμάτων, ο Chad τις χρησιμοποιεί ως διαγνωστικό εργαλείο για την επιχείρηση.
Περίπτωση χρήσης 4: Παρακολούθηση συντήρησης και λογοδοσία ομάδας
Η λογοδοσία συντήρησης έγινε μια άλλη σημαντική περίπτωση χρήσης. Εάν ένας επισκέπτης πει ότι μια κρεμάστρα πετσετών ήταν σπασμένη, το σύστημα του Chad μπορεί να βοηθήσει στη διασταύρωση αυτού του ζητήματος με εργαλεία όπως το Monday.com ή το Turno για να δει αν ο καθαριστής ή η ομάδα πεδίου το είχε ήδη αναφέρει. Εάν το ζήτημα είχε ήδη αναφερθεί, η ομάδα μπορεί να ελέγξει αν έγινε η σωστή παρακολούθηση. Εάν παραλείφθηκε, ο Chad μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία, να επικοινωνήσει με τον εργολάβο ή να καθοδηγήσει το μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για αυτό το μέρος της ροής εργασίας. Αυτή η ορατότητα είναι σημαντική γιατί ο Chad δεν μπορεί να ελέγξει προσωπικά κάθε λεπτομέρεια σε 19 καταχωρίσεις. Το σύστημα τον βοηθά να δει αν τηρούνται τα πρωτόκολλα, αν οι χρόνοι απόκρισης είναι αποδεκτοί και αν τα ζητήματα επιλύονται πριν επηρεάσουν τον επόμενο επισκέπτη.
Περίπτωση χρήσης 5: Αναφορές ιδιοκτητών και οικονομική συμφιλίωση
Η οικονομική αναφορά είναι ένας άλλος τομέας όπου το API του Hostfully άνοιξε την πόρτα σε καλύτερες ροές εργασίας. Ο Chad αντλεί δεδομένα κρατήσεων, έσοδα, πληρότητα, ποσά κρατήσεων, πληροφορίες καναλιών και λεπτομέρειες πληρωμών σε προσαρμοσμένες ροές εργασίας αναφοράς και συμφιλίωσης. Αυτό βοηθά την Eco Escapes να συμφιλιώνει τα βιβλία πιο αποτελεσματικά και να προετοιμάζει αναφορές ιδιοκτητών στη μορφή που προτιμά κάθε ιδιοκτήτης. Ορισμένοι ιδιοκτήτες θέλουν μια γενική εικόνα της πληρότητας, των εσόδων, των εξόδων και του ADR. Άλλοι θέλουν μια πιο λεπτομερή αναφορά. Με το Hostfully ως βάση δεδομένων, ο Chad μπορεί να χρησιμοποιήσει πληροφορίες ιδιοκτητών, δεδομένα ακινήτων και προτιμήσεις αναφοράς για να δημιουργήσει πιο προσαρμοσμένες δηλώσεις ιδιοκτητών χωρίς να ανακατασκευάζει τη διαδικασία από την αρχή κάθε μήνα.
Αυτή η ευελιξία είναι σημαντική γιατί η επικοινωνία με τους ιδιοκτήτες δεν είναι ενιαία. Το Hostfully παρέχει τα υποκείμενα δεδομένα, και η προσαρμοσμένη ροή εργασίας του Chad τα διαμορφώνει στην μορφή που χρειάζεται κάθε ιδιοκτήτης.
Περίπτωση χρήσης 6: Παρακολούθηση OpenPhone όταν οι επισκέπτες χάνουν μηνύματα
Ο Chad δημιούργησε επίσης ροές εργασίας γύρω από το OpenPhone για περιπτώσεις όπου οι επισκέπτες δεν απαντούν μέσω του καναλιού κράτησης. Δεν ελέγχουν όλοι οι επισκέπτες τα εισερχόμενά τους στο Airbnb ή στο OTA τακτικά, ειδικά πριν την άφιξη. Εάν ένας επισκέπτης δεν έχει απαντήσει σε ένα σημαντικό μήνυμα, η Eco Escapes μπορεί να επικοινωνήσει μέσω άλλου καναλιού πριν γίνει πρόβλημα check-in. «Δεν ελέγχουν όλοι τα εισερχόμενά τους στο Airbnb κάθε μέρα όπως το iMessage», δήλωσε ο Chad. «Λόγω του τρόπου με τον οποίο έχουμε συνδέσει το Hostfully στις ροές εργασίας μας, μπορούμε να δούμε πότε κάποιος δεν έχει απαντήσει και να επικοινωνήσουμε πριν γίνει πρόβλημα».
Αυτή η ροή εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για απαιτήσεις πριν την άφιξη, οδηγίες κωδικού πόρτας και άλλες επικοινωνίες ευαίσθητες στο χρόνο. Δίνει στην ομάδα έναν άλλο τρόπο να επικοινωνήσει με τους επισκέπτες πριν φτάσουν στο ακίνητο μπερδεμένοι, αποκλεισμένοι ή χωρίς βασικές πληροφορίες.
Περίπτωση χρήσης 7: Μεταγραφές κλήσεων και μνήμη σχέσεων
Η προσαρμοσμένη ρύθμιση του Chad επεκτείνεται επίσης πέρα από τα μηνύματα επισκεπτών. Οι επαγγελματικές κλήσεις μέσω του OpenPhone μπορούν να μεταγραφούν, να επεξεργαστούν και να αποθηκευτούν, ώστε σημαντικό πλαίσιο να μην εξαφανίζεται μετά το τέλος της κλήσης. Αυτό βοηθά με τους δυνητικούς ιδιοκτήτες, τις συνομιλίες με επενδυτές, την παρακολούθηση της ομάδας και τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Αντί να βασίζεται στη μνήμη, ο Chad μπορεί να αναθεωρήσει τι συζητήθηκε, τι πρέπει να προχωρήσει και ποια στοιχεία δράσης χρειάζονται παρακολούθηση.
Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση βραχυχρόνιων μισθώσεων, αυτού του είδους η μνήμη σχέσεων είναι σημαντική. Κάθε ιδιοκτήτης, επενδυτής, επισκέπτης, προμηθευτής και μέλος της ομάδας δημιουργεί πλαίσιο. Ο στόχος του Chad είναι να διατηρήσει αυτό το πλαίσιο προσβάσιμο, ώστε η επιχείρηση να γίνεται πιο έξυπνη με την πάροδο του χρόνου.
Η ευρύτερη εικόνα: ευελιξία χωρίς να ξεπεράσει το PMS
Για τον Chad, εδώ είναι που η ευελιξία του Hostfully έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Η πλατφόρμα χειρίζεται την κύρια εργασία του PMS, ενώ το API του δίνει την ευελιξία να συνεχίσει να βελτιώνει τη λειτουργία καθώς η Eco Escapes αναπτύσσεται. Το Hostfully παραμένει το σύστημα καταγραφής για την επιχείρηση διαχείρισης ακινήτων. Οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας του Chad επεκτείνουν αυτή τη βάση σε ειδοποιήσεις Slack, εβδομαδιαίες αναθεωρήσεις ομάδας, ανάλυση εμπειρίας επισκεπτών, παρακολούθηση συντήρησης, αναφορές ιδιοκτητών, οικονομική συμφιλίωση και τηλεφωνική παρακολούθηση.
«Με το API, μπορούμε να συνδέσουμε το Hostfully με τα άλλα εργαλεία που χρησιμοποιούμε και να διαμορφώσουμε ροές εργασίας που θα ήταν δύσκολο να διαχειριστούμε χειροκίνητα», δήλωσε ο Chad. «Εξοικονομεί χρόνο, μας δίνει καλύτερη ορατότητα και βοηθά την ομάδα να επικεντρωθεί σε εργασίες που πραγματικά προωθούν την επιχείρηση».