Succesverhaal
Door uw gegevens te verzenden, gaat u ermee akkoord e-mail-, telefonische en sms-berichten van Hostfully te ontvangen over uw demo en follow-ups. Berichts- en datakosten kunnen van toepassing zijn. Berichtfrequentie kan variëren. Antwoord STOP om u af te melden of HELP voor hulp. Privacybeleid.
Chad Harker is de oprichter en beheerder van Eco Escapes, waar hij hoogwaardige STR-portefeuilles schaalt via vastgoedbeheer, partnerschappen met investeerders en efficiënte besturingssystemen.
Locatie: Edmonton, Canada
Aantal listings: 19
Gebruikt Hostfully sinds: 2025
Favoriete functies: Unified inbox, aangepaste velden, automatiseringen en triggers, onboarding-ondersteuning, open API
“Met 4 listings kun je nog veel dingen in je hoofd houden. Met 19 heb je systemen nodig. Hostfully hielp ons bij het organiseren van de gastcommunicatie, woningdetails en workflows waarmee we konden blijven groeien zonder chaos toe te voegen.”
Voorheen
Nadien
Vraag uw favoriete AI naar Hostfully
Chad Harker begon Eco Escapes niet met het doel om een kleine, statische portefeuille te beheren. Hij begon met 4 vakantiewoningen en een duidelijk plan om het bedrijf uit te bouwen tot een schaalbare vastgoedbeheeronderneming. Door andere STR-exploitanten te bestuderen, wist Chad al vroeg dat software, automatisering en herhaalbare systemen cruciaal zouden zijn als Eco Escapes wilde groeien zonder afhankelijk te worden van het geheugen van de oprichter en handmatig toezicht.
Vóór Hostfully gebruikte Chad een verouderd PMS om het bedrijf te beheren. Het werkte goed genoeg in de beginfase, maar naarmate Eco Escapes groeide van 1 naar 4 listings, begon het systeem wrijving te veroorzaken. De interface was moeilijker te gebruiken voor niet-technische teamleden, de ondersteuning was beperkter en het kostte meer moeite dan nodig was om het team vertrouwd te maken met het platform.
“Ons vorige systeem was moeilijker te gebruiken voor het team, vooral voor mensen die minder technisch onderlegd waren,” aldus Chad. “Hostfully had een veel overzichtelijkere interface om te begrijpen en te navigeren.” Dat was van belang omdat Chad niet de enige persoon was die het systeem moest gebruiken. Eco Escapes had managers voor de operationele buitendienst en fulltime teamleden in de Filipijnen die hielpen met backoffice-werk, boekhouding, administratie, communicatie met gasten, coördinatie van leveranciers, coördinatie van schoonmakers en telefoongesprekken met gasten. Het PMS moest werken voor het hele team, niet alleen voor de meest technische persoon in het bedrijf.
Chad wist dat hij een moderner platform nodig had: een platform dat gemakkelijker te gebruiken was voor het team, betrouwbaar genoeg om meer listings te ondersteunen en flexibel genoeg om de lancering van woningen, gastcommunicatie, rapportage en toekomstige automatisering te helpen standaardiseren.
Na onderzoek van zijn opties stapte Chad met Eco Escapes over naar Hostfully. De beslissing was gebaseerd op een combinatie van gebruiksvriendelijkheid, integraties, onboarding, API-flexibiliteit en vertrouwen in het team achter het platform. “De onboarding, de integraties, de API en de service waren uitmuntend,” aldus Chad. “Ik vond het ook prettig dat Hostfully niet deed alsof het overal de beste in was, zoals andere PMS'en. Hostfully blinkt uit in betrouwbaar kanaalbeheer, sterke integraties en automatiseringen, en dat sloot goed aan bij hoe wij wilden werken.”
De onboarding was een van de eerste tekenen dat Hostfully anders was. In plaats van Chad simpelweg een login te geven en hem de configuratie van het systeem alleen te laten doen, hielp Hostfully hem te begrijpen hoe het platform moest worden ingericht voor de manier waarop Eco Escapes werkte. Een van de grootste vroege successen waren de aangepaste velden. Het onboardingteam van Hostfully hielp Chad bij het instellen van aangepaste velden in zijn sjablonen en triggers, en zorgde ervoor dat hij begreep hoe het systeem werkte, zodat hij het kon onderhouden naarmate het bedrijf groeide.
“Kana was fantastisch,” aldus Chad. “Ze hielp ons bij het instellen van de aangepaste velden en zorgde ervoor dat we echt begrepen hoe alles werkte, en niet alleen dat het voor ons was geconfigureerd.”
Die configuratie gaf Chad meer dan een vervangend PMS. Het gaf Eco Escapes een overzichtelijker operationeel fundament: een fundament dat het team kon helpen bij het standaardiseren van de woningconfiguratie, het vereenvoudigen van de berichtgeving aan gasten, het verminderen van wrijving bij de training en het voorbereiden van het bedrijf op de volgende groeifase.
Met Hostfully kon Eco Escapes groeien dankzij een meer herhaalbaar besturingssysteem als basis. Chad hoefde niet langer elk nieuw proces vanaf nul op te bouwen, het team opnieuw te trainen rond onhandige workflows of te vertrouwen op een eenmalige configuratie telkens wanneer een nieuwe listing online kwam.
Dat operationele fundament was van belang omdat het doel van Chad niet alleen was om de 4 listings die hij al had te beheren. Hij wilde nieuwe huiseigenaren blijven werven en de portefeuille laten groeien. Hostfully verving het werk van bedrijfsontwikkeling niet, maar het verminderde de operationele vertraging die groeiende vastgoedbeheerders vaak afremt nadat ze nieuwe deuren hebben gewonnen.
Hostfully maakte de onboarding van nieuwe woningen herhaalbaar
Wanneer Eco Escapes een nieuwe woning toevoegde, maakte Hostfully het configuratieproces eenvoudiger te herhalen. De property listing manager hielp Chad en zijn team bij het maken van een nieuwe listing, het toevoegen van de juiste voorzieningen, het laden van de beschrijving en het distribueren van de woning naar verbonden kanalen en OTA's met minder handmatige configuratie dan voorheen.
Aangepaste velden werden ook onderdeel van het proces voor het lanceren van nieuwe woningen van Eco Escapes. In plaats van elke woning als een onbeschreven blad te behandelen, kon Chad vertrouwen op gestructureerde velden voor woningspecifieke details en die details vervolgens in de juiste sjablonen en workflows laden.
“Wanneer we een nieuwe woning lanceren, zijn aangepaste velden onderdeel geworden van onze SOP,” aldus Chad. “Het is een betrouwbaar hulpmiddel waar we op kunnen rekenen.”
Voor een groeiende portefeuille is die herhaalbaarheid essentieel. Een nieuwe listing brengt nieuwe incheckgegevens, voorzieningen, parkeernotities, huisregels, voorkeuren van de eigenaar, verwachtingen van gasten en vereisten voor kanaalconfiguratie met zich mee. Hostfully hielp Eco Escapes om die details om te zetten in een proces dat het team kon volgen, in plaats van een reeks handmatige taken die telkens opnieuw moesten worden opgebouwd.
Aangepaste velden verminderden de wildgroei aan sjablonen
Aangepaste velden veranderden ook de manier waarop Eco Escapes de communicatie met gasten beheerde. In plaats van voor elke woning afzonderlijke versies van elk bericht te maken, kon Chad herbruikbare sjablonen bouwen en woningspecifieke details laten invullen waar dat nodig was.
Incheckinstructies, voorzieningen, parkeernotities, huisregels en andere woningdetails konden in de juiste velden staan en automatisch in de juiste berichten vloeien. Dat maakte het eenvoudiger om de gastervaring te standaardiseren en tegelijkertijd elk bericht nauwkeurig af te stemmen op de specifieke woning.
Het verminderde ook het risico op verouderde, onvolledige of inconsistente gastinformatie. Naarmate Eco Escapes meer listings toevoegde, hoefden het team van Chad en de VA's niet elk woningdetail uit het hoofd te leren of elk bericht handmatig vanaf nul aan te passen. Ze konden vertrouwen op een systeem dat de juiste informatie op de juiste plaats hield.
Hostfully centraliseerde de communicatie met gasten naarmate het berichtvolume groeide
Naarmate Eco Escapes groeide, werd de unified inbox van Hostfully de centrale hub voor gastcommunicatie. Over de gehele portefeuille zijn meer dan 16.000 gastberichten via Hostfully verwerkt. Voor Chad en zijn team werd de inbox de plek om gastgesprekken te beheren naarmate het berichtvolume over meer woningen en meer kanalen toenam.
Dat communicatiefundament ondersteunde ook meer geavanceerde workflows. Chad koppelde Hostfully aan Slack, zodat bepaalde aanvragen en berichten direct voor het team gemarkeerd konden worden. Dat hielp Eco Escapes om responsief te blijven en tegelijkertijd beter inzicht te krijgen in reactietijden, vragen van gasten en operationele patronen.
“Een van de belangrijkste zaken is dat aanvragen worden gemarkeerd en naar Slack worden gepusht, zodat het team direct op de hoogte is,” aldus Chad. “Het helpt ons om patronen, reactietijden en operationele problemen te identificeren die we anders misschien over het hoofd hadden gezien.”
Dat inzicht was van belang naarmate de portefeuille werd uitgebreid. In plaats van te schakelen tussen platforms of te vertrouwen op teamleden om elk probleem handmatig naar boven te halen, had Eco Escapes een meer gecentraliseerde manier om te zien wat gasten vroegen, waar vertragingen in de reactie optraden en welke woningen of situaties aandacht nodig hadden.
80% van de routinematige gastcommunicatie werd geautomatiseerd
Van daaruit bouwde Chad een herhaalbare communicatiereeks rond de reis van de gast. De workflow omvat boekingsaanvragen, welkomstberichten bij boeking, berichten om verwachtingen te scheppen, herinneringen voor aankomst, incheckgegevens met deurcodes, follow-ups na de eerste nacht, uitcheckberichten en op beoordelingen gerichte follow-ups.
Het doel was niet om mensen uit de gastvrijheid te verwijderen. Het was om de routinematige communicatie die elke keer consistent zou moeten gebeuren te automatiseren, en vervolgens het team te laten inspringen voor uitzonderingen, telefoontjes, coördinatie van leveranciers, coördinatie van schoonmakers en alles waarvoor een oordeel nodig is.
“Ik zou zeggen dat ongeveer 80% van de berichtgeving aan gasten geautomatiseerd is,” aldus Chad. “We beoordelen nog steeds sjablonen en triggers wanneer we patronen zien, maar het grootste deel van de routinematige communicatie wordt door het systeem afgehandeld.”
Chad en zijn team beoordelen het systeem nog steeds wanneer er patronen ontstaan. Als gasten herhaaldelijk dezelfde vraag stellen, kan Eco Escapes een bericht, huisregel of sjabloon bijwerken, zodat het probleem wordt aangepakt voordat de volgende gast de vraag moet stellen. In die zin is automatisering niet statisch. Het wordt een feedbackloop die de gastervaring in de loop van de tijd verbetert.
Een schaalbaar fundament voor een vijfvoudige groei
Het resultaat is niet alleen dat Eco Escapes in ongeveer 12 maanden groeide van 4 naar 19 listings. Het is dat het bedrijf groeide met systemen als basis. Hostfully hielp Chad om de onboarding van woningen herhaalbaarder te maken, de communicatie met gasten consistenter te maken en de workflows van het team eenvoudiger te beheren naarmate de portefeuille werd uitgebreid.
“We hadden ongeveer 4 listings voor Hostfully, en nu zitten we op 19,” aldus Chad. “Ik ben blij dat we er vroeg mee zijn begonnen, want het opbouwen van al die integraties na het bereiken van 19 listings zou veel uitdagender zijn geweest.”
Voor Chad maakte het vroegtijdig implementeren van het systeem de groei gemakkelijker te absorberen. In plaats van eerst te schalen en later te proberen de operatie op te schonen, bouwde Eco Escapes het operationele fundament voordat de portefeuille te complex werd.
Wilt u uw bedrijf net zo snel laten groeien als Chad? Laten we praten.
Bonus: Hostfully uitbreiden met aangepaste API-workflows
Naarmate Eco Escapes schaalde, begon Chad Hostfully ook te gebruiken als basis voor meer geavanceerde aangepaste workflows. Omdat de API van Hostfully hem toegang gaf tot de operationele gegevens achter het bedrijf, kon hij het PMS verbinden met de rest van zijn tech-stack en eenvoudige tools bouwen rond de manier waarop zijn team daadwerkelijk werkte.
Chad verbond Hostfully met tools zoals Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com en Turno. Het doel was niet om Hostfully te vervangen. Hostfully bleef de bron van waarheid voor reserveringen, gastcommunicatie en woninggegevens. De aangepaste workflows hielpen Eco Escapes om die informatie naar de juiste plaatsen te verplaatsen, patronen sneller te identificeren en operationele gegevens om te zetten in actie.
“Hostfully biedt ons het kernsysteem, en vervolgens kunnen we dit verbinden met tools zoals Claude Code, Slack, Google Drive en onze SOP's om workflows te bouwen rond hoe het bedrijf daadwerkelijk draait,” aldus Chad.
Use case 1: Realtime meldingen voor gastberichten
Een van de meest nuttige workflows van Chad verbindt de gastcommunicatie van Hostfully met Slack. Wanneer bepaalde aanvragen of gastberichten aandacht nodig hebben, kunnen ze worden gemarkeerd en naar het juiste Slack-kanaal worden gepusht, zodat het team snel op de hoogte is. Dat helpt Eco Escapes om responsief te blijven zonder elke thread handmatig te hoeven monitoren. Het geeft het team ook beter inzicht in reactietijden, terugkerende vragen van gasten en communicatiepatronen over de verschillende woningen heen. “Een van de belangrijkste zaken is dat aanvragen worden gemarkeerd en naar Slack worden gepusht, zodat het team direct op de hoogte is,” aldus Chad. “Het helpt ons om patronen, reactietijden en operationele problemen te identificeren die we anders misschien over het hoofd hadden gezien.”
Use case 2: Wekelijkse operationele beoordelingen
Chad gebruikt Hostfully-gegevens ook als onderdeel van de wekelijkse teamvergaderingen van Eco Escapes. Gastcommunicatie, beoordelingen, reserveringsdetails, kanaalinformatie en context op woningniveau worden opgeslagen en beoordeeld, zodat het team patronen kan identificeren die anders misschien over het hoofd zouden worden gezien. Als een vraag bij één woning steeds terugkomt, kan het team de listing, de huisregels, de reeks gastberichten of de SOP bijwerken. Als de reactietijden tijdens een bepaalde dienst verslechteren, kan Chad het verantwoordelijke teamlid coachen. Als er een terugkerend probleem verschijnt in de feedback van gasten, kan het team beslissen of het een communicatieprobleem, een operationeel probleem of een oplossing op woningniveau is.
Voor Chad zit de waarde niet in het maken van meer rapporten. Het gaat erom dat de rapporten leiden tot actie. “Elke metriek moet verbonden zijn met een gedrag of beslissing,” aldus Chad. “Het gaat niet alleen om het bouwen van een mooi dashboard. Als we iets bijhouden, moet het ons helpen tijd te besparen, de omzet te verbeteren of de gastervaring te verbeteren.”
Use case 3: Analyse van beoordelingen en verbetering van de gastervaring
Beoordelingen zijn een van de duidelijkste voorbeelden van Chads actiegerichte benadering van gegevens. Als Eco Escapes een beoordeling krijgt die lager is dan vijf sterren, beoordeelt het team wat er is gebeurd, of een openbare reactie nodig is, of de beoordeling moet worden betwist, welke privéfeedback is achtergelaten en welke operationele verandering hetzelfde probleem in de toekomst kan voorkomen. Dat beoordelingsproces helpt om feedback van gasten om te zetten in een systeemverbetering. Een herhaalde vraag kan leiden tot een duidelijker bericht voorafgaand aan aankomst. Een klacht over het inchecken kan leiden tot een wijziging in de instructies voor de deurcode. Een privéopmerking over een probleem met de woning kan een onderhoudstaak worden. In plaats van beoordelingen alleen als een scorekaart te behandelen, gebruikt Chad ze als een diagnostisch hulpmiddel voor het bedrijf.
Use case 4: Onderhoudstracking en verantwoordelijkheid van het team
Verantwoordelijkheid voor onderhoud werd een andere belangrijke use case. Als een gast zegt dat een handdoekenrek kapot was, kan het systeem van Chad dat probleem vergelijken met tools zoals Monday.com of Turno om te zien of de schoonmaker of het buitendienstteam dit al had gemeld. Als het probleem al was gemeld, kan het team controleren of de juiste follow-up heeft plaatsgevonden. Als het over het hoofd is gezien, kan Chad een taak aanmaken, contact opnemen met de aannemer of het teamlid coachen dat verantwoordelijk is voor dat deel van de workflow. Dat inzicht is van belang omdat Chad niet persoonlijk elk detail van 19 listings kan controleren. Het systeem helpt hem te zien of protocollen worden gevolgd, of reactietijden acceptabel zijn en of problemen worden opgelost voordat ze de volgende gast beïnvloeden.
Use case 5: Rapportage aan eigenaren en financiële afstemming
Financiële rapportage is een ander gebied waar de API van Hostfully de deur opende naar betere workflows. Chad haalt boekingsgegevens, omzet, bezettingsgraad, reserveringsbedragen, kanaalinformatie en uitbetalingsdetails naar aangepaste rapportage- en afstemmingsworkflows. Dat helpt Eco Escapes om de boeken efficiënter af te stemmen en rapportages voor eigenaren voor te bereiden in het formaat dat elke eigenaar verkiest. Sommige eigenaren willen een globaal overzicht van bezetting, omzet, kosten en ADR. Anderen willen een gedetailleerder rapport. Met Hostfully als gegevensbasis kan Chad eigenaarsinformatie, woninggegevens en rapportagevoorkeuren gebruiken om meer op maat gemaakte eigenaarsverklaringen te genereren zonder het proces elke maand vanaf nul op te bouwen.
Die flexibiliteit is van belang omdat communicatie met eigenaren niet voor iedereen hetzelfde is. Hostfully levert de onderliggende gegevens en de aangepaste workflow van Chad vormt deze om tot het formaat dat elke eigenaar nodig heeft.
Use case 6: OpenPhone follow-up wanneer gasten berichten missen
Chad bouwde ook workflows rond OpenPhone voor situaties waarin gasten niet reageren via het boekingskanaal. Niet elke gast controleert regelmatig zijn Airbnb- of OTA-inbox, vooral niet voor aankomst. Als een gast niet heeft gereageerd op een belangrijk bericht, kan Eco Escapes via een ander kanaal contact opnemen voordat het een incheckprobleem wordt. “Niet iedereen controleert zijn Airbnb-inbox elke dag zoals iMessage,” aldus Chad. “Door de manier waarop we Hostfully in onze workflows hebben geïntegreerd, kunnen we zien wanneer iemand niet heeft gereageerd en actie ondernemen voordat het een probleem wordt.”
Die workflow is vooral nuttig voor vereisten voorafgaand aan aankomst, instructies voor deurcodes en andere tijdgevoelige communicatie. Het geeft het team een andere manier om gasten te bereiken voordat ze verward, geblokkeerd of zonder belangrijke informatie bij de woning aankomen.
Use case 7: Gesprekstranscripties en relatiegeheugen
De aangepaste configuratie van Chad gaat ook verder dan alleen berichten aan gasten. Zakelijke gesprekken via OpenPhone kunnen worden getranscribeerd, verwerkt en opgeslagen, zodat belangrijke context niet verdwijnt nadat het gesprek is beëindigd. Dat helpt bij leads van eigenaren, gesprekken met investeerders, follow-up van het team en terugkerende vergaderingen. In plaats van op het geheugen te vertrouwen, kan Chad bekijken wat er is besproken, wat er moet worden voortgezet en welke actiepunten follow-up nodig hebben.
Voor een groeiend STR-bedrijf is dat soort relatiegeheugen van belang. Elke huiseigenaar, investeerder, gast, leverancier en teamlid creëert context. Het doel van Chad is om die context toegankelijk te houden, zodat het bedrijf in de loop van de tijd slimmer wordt.
Het grotere geheel: flexibiliteit zonder het PMS te ontgroeien
Voor Chad is dit waar de flexibiliteit van Hostfully het meest van belang is. Het platform handelt het kernwerk van het PMS af, terwijl de API hem de flexibiliteit geeft om de operatie te blijven verbeteren naarmate Eco Escapes groeit. Hostfully blijft het systeem van registratie voor het vastgoedbeheerbedrijf. De aangepaste workflows van Chad breiden dat fundament uit naar Slack-meldingen, wekelijkse teambeoordelingen, analyse van de gastervaring, onderhoudstracking, rapportage aan eigenaren, financiële afstemming en telefonische follow-up.
“Met de API kunnen we Hostfully verbinden met de andere tools die we gebruiken en workflows configureren die handmatig moeilijk te beheren zouden zijn,” aldus Chad. “Het bespaart tijd, geeft ons beter inzicht en helpt het team zich te concentreren op werk dat het bedrijf daadwerkelijk vooruithelpt.”