Erfolgsgeschichte
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Chad Harker ist der Gründer und Manager von Eco Escapes, wo er leistungsstarke STR-Portfolios durch Immobilienverwaltung, Investorenpartnerschaften und effiziente Betriebssysteme skaliert.
Standort: Edmonton, Kanada
Anzahl der Objekte: 19
Hostfully seit: 2025
Lieblingsfunktionen: Einheitlicher Posteingang, benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und Auslöser, Onboarding-Support, offene API
„Bei 4 Objekten kann man noch vieles im Kopf behalten. Bei 19 braucht man Systeme. Hostfully half uns, die Gästekommunikation, Objektdetails und Workflows zu organisieren, die es uns ermöglichten, weiter zu wachsen, ohne Chaos zu verursachen.“
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Chad Harker gründete Eco Escapes nicht mit dem Ziel, ein kleines, statisches Portfolio zu betreiben. Er begann mit 4 Kurzzeitmietobjekten und einem klaren Plan, das Geschäft zu einem skalierbaren Immobilienverwaltungsbetrieb auszubauen. Aus der Beobachtung anderer STR-Betreiber wusste Chad frühzeitig, dass Software, Automatisierung und wiederholbare Systeme entscheidend sein würden, wenn Eco Escapes wachsen sollte, ohne von der Erinnerung des Gründers und manueller Aufsicht abhängig zu werden.
Vor Hostfully nutzte Chad ein älteres PMS zur Verwaltung des Geschäfts. Es funktionierte in der Anfangsphase gut genug, aber als Eco Escapes von 1 auf 4 Objekte wuchs, begann das System Reibung zu erzeugen. Die Benutzeroberfläche war für nicht-technische Teammitglieder schwieriger zu bedienen, der Support war begrenzter, und es erforderte mehr Aufwand als nötig, das Team mit der Plattform vertraut zu machen.
„Unser vorheriges System war für das Team schwieriger zu bedienen, besonders für Leute, die nicht so technisch versiert waren“, sagte Chad. „Hostfully hatte eine viel sauberere Benutzeroberfläche, die leichter zu verstehen und zu navigieren war.“ Das war wichtig, denn Chad war nicht die einzige Person, die das System nutzen musste. Eco Escapes hatte Betriebsleiter und Vollzeitmitarbeiter auf den Philippinen, die bei Back-Office-Arbeiten, Buchhaltung, Gästekommunikation, Lieferantenkoordination, Reinigungskoordination und Telefonaten mit Gästen halfen. Das PMS musste für das gesamte Team funktionieren, nicht nur für die technisch versierteste Person im Unternehmen.
Chad wusste, dass er eine modernere Plattform brauchte: eine, die für das Team einfacher zu bedienen, zuverlässig genug war, um mehr Objekte zu unterstützen, und flexibel genug, um die Standardisierung von Objekteinführungen, Gästekommunikation, Berichterstattung und zukünftiger Automatisierung zu unterstützen.
Nachdem er seine Optionen recherchiert hatte, wechselte Chad mit Eco Escapes zu Hostfully. Die Entscheidung beruhte auf einer Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Onboarding, API-Flexibilität und Vertrauen in das Team hinter der Plattform. „Das Onboarding, die Integrationen, die API und der Service waren erstklassig“, sagte Chad. „Mir gefiel auch, dass Hostfully nicht vorgab, in allem das Beste zu sein, wie andere PMS. Hostfully zeichnet sich durch zuverlässiges Kanalmanagement, starke Integrationen und Automatisierungen aus, und das ergab viel Sinn für unsere Betriebsweise.“
Das Onboarding war eines der ersten Anzeichen dafür, dass Hostfully anders war. Anstatt Chad einfach einen Login zu geben und ihn das System alleine konfigurieren zu lassen, half Hostfully ihm zu verstehen, wie die Plattform für die Arbeitsweise von Eco Escapes eingerichtet werden sollte. Eine der größten frühen Errungenschaften waren benutzerdefinierte Felder. Das Onboarding-Team von Hostfully half Chad, benutzerdefinierte Felder in seinen Vorlagen und Auslösern einzurichten, und stellte dann sicher, dass er verstand, wie das System funktionierte, damit er es bei wachsendem Geschäft pflegen konnte.
„Kana war fantastisch“, sagte Chad. „Sie half uns, die benutzerdefinierten Felder einzurichten und stellte sicher, dass wir tatsächlich verstanden, wie alles funktionierte, nicht nur, dass es für uns konfiguriert wurde.“
Diese Einrichtung gab Chad mehr als nur ein Ersatz-PMS. Sie gab Eco Escapes ein saubereres operatives Fundament: eines, das dem Team helfen konnte, die Objekteinrichtung zu standardisieren, die Gästenachrichten zu vereinfachen, die Schulungsreibung zu reduzieren und das Geschäft auf die nächste Wachstumsphase vorzubereiten.
Mit Hostfully als Basis konnte Eco Escapes mit einem wiederholbaren Betriebssystem darunter wachsen. Chad musste nicht mehr jeden neuen Prozess von Grund auf neu entwickeln, das Team für umständliche Arbeitsabläufe umschulen oder sich jedes Mal, wenn ein neues Objekt online ging, auf eine einmalige Objekteinrichtung verlassen.
Dieses operative Fundament war wichtig, denn Chads Ziel war es nicht nur, die 4 bereits vorhandenen Objekte zu verwalten. Er wollte weiterhin neue Eigentümer gewinnen und das Portfolio erweitern. Hostfully ersetzte nicht die Arbeit der Geschäftsentwicklung, aber es reduzierte den operativen Aufwand, der wachsende Immobilienverwalter oft ausbremst, nachdem sie neue Türen gewonnen haben.
Hostfully machte das Onboarding neuer Objekte wiederholbar
Als Eco Escapes ein neues Objekt hinzufügte, vereinfachte Hostfully den Einrichtungsprozess. Der Objektlistenmanager half Chad und seinem Team, ein neues Objekt zu erstellen, die richtigen Annehmlichkeiten hinzuzufügen, die Beschreibung hochzuladen und das Objekt mit weniger manuellem Aufwand als zuvor an verbundene Kanäle und OTAs zu verteilen.
Benutzerdefinierte Felder wurden ebenfalls Teil des Einführungsprozesses für neue Objekte von Eco Escapes. Anstatt jedes Objekt als leere Seite zu behandeln, konnte sich Chad auf strukturierte Felder für objektspezifische Details verlassen und diese Details dann in die richtigen Vorlagen und Arbeitsabläufe einbinden.
„Wenn wir ein neues Objekt einführen, sind benutzerdefinierte Felder Teil unserer SOP geworden“, sagte Chad. „Es ist ein zuverlässiges Tool, auf das wir uns verlassen können.“
Für ein wachsendes Portfolio ist diese Wiederholbarkeit wichtig. Ein neues Objekt bringt neue Check-in-Details, Annehmlichkeiten, Parkhinweise, Hausregeln, Eigentümerpräferenzen, Gasterwartungen und Kanaleinrichtungsanforderungen mit sich. Hostfully half Eco Escapes, diese Details in einen Prozess umzuwandeln, dem das Team folgen konnte, anstatt in eine Reihe manueller Aufgaben, die jedes Mal neu erstellt werden mussten.
Benutzerdefinierte Felder reduzierten die Vorlagenflut
Benutzerdefinierte Felder änderten auch die Art und Weise, wie Eco Escapes die Gästenachrichten verwaltete. Anstatt für jedes Objekt separate Versionen jeder Nachricht zu erstellen, konnte Chad wiederverwendbare Vorlagen erstellen und objektspezifische Details dort einfügen lassen, wo sie benötigt wurden.
Check-in-Anweisungen, Annehmlichkeiten, Parkhinweise, Hausregeln und andere Objektdetails konnten in den richtigen Feldern hinterlegt und automatisch in die richtigen Nachrichten einfließen. Dies erleichterte die Standardisierung des Gasterlebnisses, während jede Nachricht weiterhin präzise auf das jeweilige Objekt zugeschnitten war.
Es reduzierte auch das Risiko veralteter, unvollständiger oder inkonsistenter Gastinformationen. Als Eco Escapes weitere Objekte hinzufügte, mussten Chads Team und VAs nicht jedes Objektdetail auswendig lernen oder jede Nachricht manuell von Grund auf anpassen. Sie konnten sich auf ein System verlassen, das die richtigen Informationen am richtigen Ort speicherte.
Hostfully zentralisierte die Gästekommunikation, als das Nachrichtenvolumen wuchs
Als Eco Escapes wuchs, wurde Hostfullys einheitlicher Posteingang zur zentralen Anlaufstelle für die Gästekommunikation. Über das gesamte Portfolio hinweg wurden mehr als 16.000 Gästenachrichten über Hostfully versendet. Für Chad und sein Team wurde der Posteingang zu einem einzigen Ort, um Gästegespräche zu verwalten, da das Nachrichtenvolumen über mehr Objekte und Kanäle hinweg zunahm.
Dieses Kommunikationsfundament unterstützte auch fortgeschrittenere Arbeitsabläufe. Chad verband Hostfully mit Slack, sodass bestimmte Anfragen und Nachrichten sofort für das Team markiert werden konnten. Dies half Eco Escapes, reaktionsschnell zu bleiben und gleichzeitig eine bessere Übersicht über Antwortzeiten, Gastfragen und operative Muster zu erhalten.
„Eines der größten Dinge ist, dass Anfragen markiert und in Slack gepusht werden, sodass das Team sofort benachrichtigt wird“, sagte Chad. „Es hilft uns, Muster, Antwortzeiten und operative Probleme zu erkennen, die wir sonst vielleicht übersehen hätten.“
Diese Transparenz war wichtig, als das Portfolio erweitert wurde. Anstatt zwischen Plattformen zu wechseln oder sich darauf zu verlassen, dass Teammitglieder jedes Problem manuell aufspüren, hatte Eco Escapes eine zentralere Möglichkeit, zu sehen, was Gäste fragten, wo es zu Antwortverzögerungen kam und welche Objekte oder Situationen Aufmerksamkeit benötigten.
80 % der routinemäßigen Gästenachrichten wurden automatisiert
Von dort aus baute Chad eine wiederholbare Kommunikationssequenz rund um die Gastreise auf. Der Workflow umfasst Buchungsanfragen, Willkommensnachrichten für Buchungen, Nachrichten zur Erwartungsbildung, Erinnerungen vor der Ankunft, Check-in-Details mit Türcodes, Follow-ups nach der ersten Nacht, Check-out-Nachrichten und bewertungsorientierte Follow-ups.
Das Ziel war nicht, Menschen aus der Gastfreundschaft zu entfernen. Es ging darum, die routinemäßige Kommunikation zu automatisieren, die jedes Mal konsistent ablaufen sollte, und dann das Team für Ausnahmen, Telefonanrufe, Lieferantenkoordination, Reinigungskoordination und alles, was Urteilsvermögen erfordert, einzusetzen.
„Ich würde sagen, 80 % der Gästenachrichten sind automatisiert“, sagte Chad. „Wir überprüfen immer noch Vorlagen und Auslöser, wenn wir Muster erkennen, aber der Großteil der routinemäßigen Kommunikation wird vom System übernommen.“
Chad und sein Team überprüfen das System immer noch, wenn Muster auftreten. Wenn Gäste wiederholt dieselbe Frage stellen, kann Eco Escapes eine Nachricht, Hausregel oder Vorlage aktualisieren, sodass das Problem behoben wird, bevor der nächste Gast fragen muss. In diesem Sinne ist die Automatisierung nicht statisch. Sie wird zu einer Feedbackschleife, die das Gasterlebnis im Laufe der Zeit verbessert.
Ein skalierbares Fundament für 5-faches Wachstum
Das Ergebnis ist nicht nur, dass Eco Escapes innerhalb von etwa 12 Monaten von 4 auf 19 Objekte gewachsen ist. Es ist, dass das Geschäft mit Systemen darunter gewachsen ist. Hostfully half Chad, das Onboarding von Objekten wiederholbarer, die Gästekommunikation konsistenter und die Team-Workflows einfacher zu verwalten, während das Portfolio erweitert wurde.
„Wir hatten vor Hostfully etwa 4 Objekte, und jetzt sind es 19“, sagte Chad. „Ich bin froh, dass wir früher damit angefangen haben, denn der Versuch, all diese Integrationen nach dem Erreichen von 19 Objekten aufzubauen, wäre viel schwieriger gewesen.“
Für Chad machte die frühzeitige Implementierung des Systems das Wachstum leichter zu bewältigen. Anstatt zuerst zu skalieren und später zu versuchen, den Betrieb zu bereinigen, baute Eco Escapes das operative Fundament auf, bevor das Portfolio zu komplex wurde.
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Bonus: Hostfully mit benutzerdefinierten API-Workflows erweitern
Als Eco Escapes skalierte, begann Chad auch, Hostfully als Grundlage für fortgeschrittenere benutzerdefinierte Workflows zu nutzen. Da die API von Hostfully ihm Zugang zu den operativen Daten des Unternehmens verschaffte, konnte er das PMS mit dem Rest seines Tech-Stacks verbinden und leichte Tools entwickeln, die auf die tatsächliche Arbeitsweise seines Teams zugeschnitten waren.
Chad verband Hostfully mit Tools wie Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com und Turno. Das Ziel war nicht, Hostfully zu ersetzen. Hostfully blieb die Quelle der Wahrheit für Reservierungen, Gästekommunikation und Objektdaten. Die benutzerdefinierten Workflows halfen Eco Escapes, diese Informationen an die richtigen Stellen zu verschieben, Muster schneller zu erkennen und operative Daten in Maßnahmen umzusetzen.
„Hostfully liefert uns das Kernsystem, und dann können wir es mit Tools wie Claude Code, Slack, Google Drive und unseren SOPs verbinden, um Workflows rund um die tatsächliche Funktionsweise des Geschäfts aufzubauen“, sagte Chad.
Anwendungsfall 1: Echtzeit-Benachrichtigungen für Gästenachrichten
Einer von Chads nützlichsten Workflows verbindet die Gästekommunikation von Hostfully mit Slack. Wenn bestimmte Anfragen oder Gästenachrichten Aufmerksamkeit erfordern, können sie markiert und in den richtigen Slack-Kanal gepusht werden, sodass das Team schnell benachrichtigt wird. Dies hilft Eco Escapes, reaktionsschnell zu bleiben, ohne jeden Thread manuell überwachen zu müssen. Es gibt dem Team auch eine bessere Übersicht über Antwortzeiten, wiederkehrende Gastfragen und Kommunikationsmuster über alle Objekte hinweg. „Eines der größten Dinge ist, dass Anfragen markiert und in Slack gepusht werden, sodass das Team sofort benachrichtigt wird“, sagte Chad. „Es hilft uns, Muster, Antwortzeiten und operative Probleme zu erkennen, die wir sonst vielleicht übersehen hätten.“
Anwendungsfall 2: Wöchentliche operative Überprüfungen
Chad nutzt Hostfully-Daten auch im Rahmen der wöchentlichen Teambesprechungen von Eco Escapes. Gästekommunikation, Bewertungen, Reservierungsdetails, Kanalinformationen und objektspezifischer Kontext werden gespeichert und überprüft, damit das Team Muster erkennen kann, die sonst möglicherweise übersehen worden wären. Wenn eine Frage in einem Objekt immer wieder auftaucht, kann das Team die Auflistung, die Hausregeln, die Gästenachrichtenabfolge oder die SOP aktualisieren. Wenn die Antwortzeiten während einer bestimmten Schicht nachlassen, kann Chad das verantwortliche Teammitglied coachen. Wenn ein wiederkehrendes Problem im Gästefeedback auftaucht, kann das Team entscheiden, ob es sich um ein Nachrichtenproblem, ein Betriebsproblem oder eine objektspezifische Lösung handelt.
Für Chad liegt der Wert nicht darin, mehr Berichte zu erstellen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Berichte zu Maßnahmen führen. „Jede Metrik sollte mit einem Verhalten oder einer Entscheidung verbunden sein“, sagte Chad. „Es geht nicht nur darum, ein schönes Dashboard zu erstellen. Wenn wir etwas verfolgen, sollte es uns helfen, Zeit zu sparen, den Umsatz zu steigern oder das Gasterlebnis zu verbessern.“
Anwendungsfall 3: Bewertungsanalyse und Verbesserung des Gasterlebnisses
Bewertungen sind eines der deutlichsten Beispiele für Chads handlungsorientierten Ansatz bei Daten. Wenn Eco Escapes eine Bewertung erhält, die weniger als fünf Sterne beträgt, überprüft das Team, was passiert ist, ob eine öffentliche Antwort erforderlich ist, ob die Bewertung angefochten werden sollte, welches private Feedback hinterlassen wurde und welche operative Änderung dasselbe Problem in Zukunft verhindern könnte. Dieser Überprüfungsprozess hilft, Gästefeedback in eine Systemverbesserung umzuwandeln. Eine wiederholte Frage könnte zu einer klareren Nachricht vor der Ankunft führen. Eine Beschwerde über den Check-in könnte eine Änderung der Türcode-Anweisungen auslösen. Ein privater Kommentar zu einem Objektproblem könnte zu einer Wartungsaufgabe werden. Anstatt Bewertungen nur als Scorecard zu behandeln, nutzt Chad sie als Diagnosewerkzeug für das Geschäft.
Anwendungsfall 4: Wartungsverfolgung und Teamverantwortung
Die Wartungsverantwortung wurde zu einem weiteren wichtigen Anwendungsfall. Wenn ein Gast sagt, dass ein Handtuchhalter kaputt war, kann Chads System helfen, dieses Problem mit Tools wie Monday.com oder Turno abzugleichen, um zu sehen, ob der Reiniger oder das Außendienstteam es bereits gemeldet hat. Wenn das Problem bereits gemeldet wurde, kann das Team überprüfen, ob die richtige Nachverfolgung stattgefunden hat. Wenn es übersehen wurde, kann Chad eine Aufgabe erstellen, den Auftragnehmer kontaktieren oder das Teammitglied coachen, das für diesen Teil des Workflows verantwortlich ist. Diese Transparenz ist wichtig, da Chad nicht persönlich jedes Detail über 19 Objekte hinweg überprüfen kann. Das System hilft ihm zu sehen, ob Protokolle eingehalten werden, ob die Antwortzeiten akzeptabel sind und ob Probleme gelöst werden, bevor sie den nächsten Gast beeinträchtigen.
Anwendungsfall 5: Eigentümerberichterstattung und Finanzabstimmung
Die Finanzberichterstattung ist ein weiterer Bereich, in dem die API von Hostfully die Tür zu besseren Workflows öffnete. Chad zieht Buchungsdaten, Einnahmen, Belegung, Reservierungsbeträge, Kanalinformationen und Auszahlungsdetails in benutzerdefinierte Berichts- und Abstimmungs-Workflows. Dies hilft Eco Escapes, die Bücher effizienter abzugleichen und die Eigentümerberichterstattung in dem Format zu erstellen, das jeder Eigentümer bevorzugt. Einige Eigentümer wünschen sich eine allgemeine Übersicht über Belegung, Einnahmen, Ausgaben und ADR. Andere wünschen sich einen detaillierteren Bericht. Mit Hostfully als Datengrundlage kann Chad Eigentümerinformationen, Objektdaten und Berichtspräferenzen nutzen, um individuellere Eigentümerabrechnungen zu erstellen, ohne den Prozess jeden Monat von Grund auf neu aufbauen zu müssen.
Diese Flexibilität ist wichtig, da die Kommunikation mit Eigentümern nicht für alle gleich ist. Hostfully liefert die zugrunde liegenden Daten, und Chads benutzerdefinierter Workflow formt sie in das Format, das jeder Eigentümer benötigt.
Anwendungsfall 6: OpenPhone-Nachverfolgung, wenn Gäste Nachrichten verpassen
Chad baute auch Workflows rund um OpenPhone für Situationen auf, in denen Gäste nicht über den Buchungskanal antworten. Nicht jeder Gast überprüft seinen Airbnb- oder OTA-Posteingang regelmäßig, besonders vor der Ankunft. Wenn ein Gast auf eine wichtige Nachricht nicht geantwortet hat, kann Eco Escapes über einen anderen Kanal nachhaken, bevor es zu einem Check-in-Problem wird. „Nicht jeder überprüft seinen Airbnb-Posteingang jeden Tag wie iMessage“, sagte Chad. „Aufgrund der Art und Weise, wie wir Hostfully in unsere Workflows integriert haben, können wir sehen, wann jemand nicht geantwortet hat, und nachhaken, bevor es zu einem Problem wird.“
Dieser Workflow ist besonders nützlich für Anforderungen vor der Ankunft, Türcode-Anweisungen und andere zeitkritische Kommunikation. Er gibt dem Team eine weitere Möglichkeit, Gäste zu erreichen, bevor sie verwirrt, blockiert oder ohne wichtige Informationen am Objekt ankommen.
Anwendungsfall 7: Anrufprotokolle und Beziehungserinnerung
Chads benutzerdefinierte Einrichtung geht auch über die Gästenachrichten hinaus. Geschäftsanrufe über OpenPhone können transkribiert, verarbeitet und gespeichert werden, sodass wichtige Kontexte nach dem Anruf nicht verloren gehen. Dies hilft bei Eigentümer-Leads, Investorengesprächen, Team-Follow-ups und wiederkehrenden Besprechungen. Anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen, kann Chad überprüfen, was besprochen wurde, was weitergeführt werden muss und welche Maßnahmen nachverfolgt werden müssen.
Für ein wachsendes STR-Geschäft ist diese Art von Beziehungserinnerung wichtig. Jeder Hausbesitzer, Investor, Gast, Lieferant und Teammitglied schafft Kontext. Chads Ziel ist es, diesen Kontext zugänglich zu halten, damit das Geschäft im Laufe der Zeit intelligenter wird.
Das größere Bild: Flexibilität, ohne das PMS zu überwachsen
Für Chad ist hier die Flexibilität von Hostfully am wichtigsten. Die Plattform erledigt die Kernarbeit des PMS, während die API ihm die Flexibilität gibt, den Betrieb von Eco Escapes bei dessen Wachstum weiter zu verbessern. Hostfully bleibt das führende System für das Immobilienverwaltungsgeschäft. Chads benutzerdefinierte Workflows erweitern dieses Fundament um Slack-Benachrichtigungen, wöchentliche Teambesprechungen, Gasterlebnisanalysen, Wartungsverfolgung, Eigentümerberichterstattung, Finanzabstimmung und Telefon-Follow-ups.
„Mit der API können wir Hostfully mit den anderen Tools verbinden, die wir verwenden, und Workflows konfigurieren, die manuell schwer zu verwalten wären“, sagte Chad. „Das spart Zeit, gibt uns eine bessere Übersicht und hilft dem Team, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die das Geschäft tatsächlich voranbringt.“