Framgångshistoria
Genom att skicka in godkänner du att ta emot e-post-, telefon- och SMS-kommunikation från Hostfully angående din demo och uppföljningar. Kostnader för meddelanden & data kan tillkomma. Meddelandefrekvensen kan variera. Svara STOP för att avregistrera dig eller HJÄLP för assistans. Integritetspolicy.
Chad Harker är grundare och chef för Eco Escapes, där han skalar högpresterande STR-portföljer genom fastighetsförvaltning, investerarpartnerskap och effektiva operativsystem.
Plats: Edmonton, Kanada
Antal objekt: 19
Använder Hostfully sedan: 2025
Favoritfunktioner: Enhetlig inkorg, anpassade fält, automatiseringar och triggers, introduktionsstöd, öppet API
"Vid 4 objekt kan du fortfarande hålla mycket i huvudet. Vid 19 behöver du system. Hostfully hjälpte oss att organisera gästkommunikationen, objektdetaljerna och arbetsflödena som låter oss fortsätta växa utan att lägga till kaos."
Före
Efter
Fråga Er favorit-AI om Hostfully
Chad Harker startade inte Eco Escapes med målet att driva en liten, statisk portfölj. Han började med 4 korttidsuthyrningar och en tydlig plan för att bygga verksamheten till en skalbar fastighetsförvaltningsverksamhet. Genom att studera andra STR-operatörer visste Chad tidigt att programvara, automatisering och repeterbara system skulle vara avgörande om Eco Escapes skulle växa utan att bli beroende av grundarens minne och manuell övervakning.
Före Hostfully använde Chad ett äldre PMS för att hantera verksamheten. Det fungerade tillräckligt bra i det tidigaste skedet, men när Eco Escapes gick från 1 objekt till 4 började systemet skapa friktion. Gränssnittet var svårare för icke-tekniska teammedlemmar att använda, supporten var mer begränsad och att få teamet bekvämt inne i plattformen tog mer ansträngning än det borde ha gjort.
"Vårt tidigare system var svårare för teamet att använda, särskilt för personer som inte var lika tekniska", sa Chad. "Hostfully hade ett mycket renare gränssnitt att förstå och navigera." Det spelade roll eftersom Chad inte var den enda personen som behövde använda systemet. Eco Escapes hade fältoperationschefer och heltidsanställda teammedlemmar i Filippinerna som hjälpte till med backoffice-arbete, redovisning, bokföring, gästkommunikation, leverantörskoordinering, städarkoordinering och telefonsamtal med gäster. PMS:et behövde fungera för hela teamet, inte bara för den mest tekniska personen i verksamheten.
Chad visste att han behövde en modernare plattform: en som var enklare för teamet att använda, tillräckligt pålitlig för att stödja fler objekt och tillräckligt flexibel för att hjälpa till att standardisera objektlanseringar, gästkommunikation, rapportering och framtida automatisering.
Efter att ha undersökt sina alternativ flyttade Chad Eco Escapes till Hostfully. Beslutet kom ner till en blandning av användbarhet, integrationer, introduktion, API-flexibilitet och förtroende för teamet bakom plattformen. "Introduktionen, integrationerna, API:et och servicen var förstklassiga", sa Chad. "Jag gillade också att Hostfully inte låtsades vara bäst på allt som andra PMS:er. Hostfully utmärker sig i pålitlig kanalhantering, starka integrationer och automatiseringar, och det var mycket vettigt för hur vi ville arbeta."
Introduktionen blev ett av de första tecknen på att Hostfully var annorlunda. Istället för att bara ge Chad en inloggning och lämna honom att konfigurera systemet ensam hjälpte Hostfully honom att förstå hur plattformen skulle ställas in för hur Eco Escapes arbetade. En av de största tidiga upplåsningarna var anpassade fält. Hostfullys introduktionsteam hjälpte Chad att ställa in anpassade fält inuti sina mallar och triggers och såg sedan till att han förstod hur systemet fungerade så att han kunde underhålla det när verksamheten växte.
"Kana var fantastisk", sa Chad. "Hon hjälpte oss att få de anpassade fälten inställda och såg till att vi faktiskt förstod hur allt fungerade, inte bara att det var konfigurerat för oss."
Den installationen gav Chad mer än ett ersättnings-PMS. Det gav Eco Escapes en renare operativ grund: en som kunde hjälpa teamet att standardisera objektinställningar, förenkla gästmeddelanden, minska träningsfriktion och förbereda verksamheten för nästa tillväxtstadium.
Med Hostfully på plats kunde Eco Escapes växa med ett mer repeterbart operativsystem som grund. Chad behövde inte längre försöka bygga varje ny process från grunden, omskola teamet kring krångliga arbetsflöden eller förlita sig på engångsuppsättning av objekt varje gång en ny annons kom online.
Den operativa grunden var viktig eftersom Chads mål inte bara var att hantera de 4 objekt han redan hade. Han ville fortsätta förvärva nya husägare och växa portföljen. Hostfully ersatte inte arbetet med affärsutveckling, men det minskade det operativa motståndet som ofta bromsar växande fastighetsförvaltare efter att de vunnit nya dörrar.
Hostfully gjorde introduktion av nya objekt repeterbar
När Eco Escapes lade till ett nytt objekt gjorde Hostfully installationsprocessen enklare att upprepa. Objektannonseringshanteraren hjälpte Chad och hans team att skapa en ny annons, lägga till rätt bekvämligheter, ladda beskrivningen och distribuera objektet till anslutna kanaler och OTA:er med mindre manuell installation än tidigare.
Anpassade fält blev också en del av Eco Escapes process för lansering av nya objekt. Istället för att behandla varje objekt som en tom sida kunde Chad förlita sig på strukturerade fält för objektspecifika detaljer och sedan dra in dessa detaljer i rätt mallar och arbetsflöden.
"När vi lanserar ett nytt objekt har anpassade fält blivit en del av vår SOP", sa Chad. "Det är ett pålitligt verktyg vi kan lita på."
För en växande portfölj spelar den repeterbarheten roll. En ny annons medför nya incheckningsdetaljer, bekvämligheter, parkeringsanteckningar, husregler, ägarpreferenser, gästförväntningar och krav på kanalinställningar. Hostfully hjälpte Eco Escapes att förvandla dessa detaljer till en process som teamet kunde följa, snarare än en uppsättning manuella uppgifter som måste byggas om varje gång.
Anpassade fält minskade mallspridningen
Anpassade fält förändrade också hur Eco Escapes hanterade gästmeddelanden. Istället för att skapa separata versioner av varje meddelande för varje objekt kunde Chad bygga återanvändbara mallar och låta objektspecifika detaljer fyllas i där de behövdes.
Incheckningsinstruktioner, bekvämligheter, parkeringsanteckningar, husregler och andra objektdetaljer kunde finnas i rätt fält och flöda in i rätt meddelanden automatiskt. Det gjorde det enklare att standardisera gästupplevelsen samtidigt som varje meddelande förblev korrekt för det specifika objektet.
Det minskade också risken för föråldrad, ofullständig eller inkonsekvent gästinformation. När Eco Escapes lade till fler annonser behövde Chads team och VA:er inte memorera varje objektdetalj eller manuellt anpassa varje meddelande från grunden. De kunde förlita sig på ett system som höll rätt information på rätt plats.
Hostfully centraliserade gästkommunikation när meddelandevolymen växte
När Eco Escapes växte blev Hostfullys enhetliga inkorg det centrala navet för gästkommunikation. Över hela portföljen har mer än 16 000 gästmeddelanden gått genom Hostfully. För Chad och hans team blev inkorgen en plats att hantera gästkonversationer när meddelandevolymen ökade över fler objekt och fler kanaler.
Den kommunikationsgrunden stödde också mer avancerade arbetsflöden. Chad kopplade Hostfully till Slack, så att vissa förfrågningar och meddelanden kunde flaggas för teamet direkt. Det hjälpte Eco Escapes att förbli responsiva samtidigt som de byggde bättre synlighet kring svarstider, gästfrågor och operativa mönster.
"En av de största sakerna är att ha förfrågningar flaggade och pushade till Slack så att teamet meddelas direkt", sa Chad. "Det hjälper oss att identifiera mönster, svarstider och operativa problem som vi annars kanske hade missat."
Den synligheten var viktig när portföljen expanderade. Istället för att hoppa mellan plattformar eller förlita sig på att teammedlemmar manuellt lyfter fram varje problem hade Eco Escapes ett mer centraliserat sätt att se vad gäster frågade, var svarsfördröjningar inträffade och vilka objekt eller situationer som behövde uppmärksamhet.
80 % av rutinmässiga gästmeddelanden blev automatiserade
Därifrån byggde Chad en repeterbar kommunikationssekvens kring gästresan. Arbetsflödet inkluderar bokningsförfrågningar, bokningsvälkomstmeddelanden, förväntningssättande meddelanden, påminnelser före ankomst, incheckningsdetaljer med dörrkoder, uppföljningar efter första natten, utcheckningsmeddelanden och recensionsorienterade uppföljningar.
Målet var inte att ta bort människor från gästfrihet. Det var att automatisera den rutinmässiga kommunikationen som borde ske konsekvent varje gång och sedan låta teamet kliva in för undantag, telefonsamtal, leverantörskoordinering, städarkoordinering och allt som kräver bedömning.
"Jag skulle förmodligen säga att 80 % av gästmeddelandena är automatiserade", sa Chad. "Vi granskar fortfarande mallar och triggers när vi ser mönster, men det mesta av rutinkommunikationen hanteras av systemet."
Chad och hans team granskar fortfarande systemet när mönster uppstår. Om gäster upprepade gånger ställer samma fråga kan Eco Escapes uppdatera ett meddelande, en husregel eller en mall så att problemet åtgärdas innan nästa gäst behöver fråga. I den meningen är automatisering inte statisk. Den blir en återkopplingsslinga som förbättrar gästupplevelsen över tid.
En skalbar grund för 5x tillväxt
Resultatet är inte bara att Eco Escapes växte från 4 till 19 objekt på cirka 12 månader. Det är att verksamheten växte med system under sig. Hostfully hjälpte Chad att göra objektintroduktion mer repeterbar, gästkommunikation mer konsekvent och teamarbetsflöden enklare att hantera när portföljen expanderade.
"Vi var på cirka 4 objekt före Hostfully, och nu är vi på 19", sa Chad. "Jag är glad att vi kom igång tidigare, eftersom att försöka bygga alla dessa integrationer efter att ha kommit till 19 skulle ha varit mycket mer utmanande."
För Chad gjorde det att få systemet på plats tidigt tillväxten enklare att absorbera. Istället för att skala först och försöka städa upp verksamheten senare byggde Eco Escapes den operativa grunden innan portföljen blev för komplex.
Vill du växa din verksamhet snabbt som Chad? Låt oss prata.
Bonus: Utöka Hostfully med anpassade API-arbetsflöden
När Eco Escapes skalade började Chad också använda Hostfully som grund för mer avancerade anpassade arbetsflöden. Eftersom Hostfullys API gav honom tillgång till den operativa datan bakom verksamheten kunde han koppla PMS:et till resten av sin teknikstack och bygga lättviktiga verktyg kring hur hans team faktiskt arbetade.
Chad kopplade Hostfully med verktyg som Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com och Turno. Målet var inte att ersätta Hostfully. Hostfully förblev sanningskällan för bokningar, gästkommunikation och objektdata. De anpassade arbetsflödena hjälpte Eco Escapes att flytta den informationen till rätt platser, identifiera mönster snabbare och förvandla operativ data till handling.
"Hostfully ger oss kärnsystemet, och sedan kan vi koppla det med verktyg som Claude Code, Slack, Google Drive och våra SOP:er för att bygga arbetsflöden kring hur verksamheten faktiskt fungerar", sa Chad.
Användningsfall 1: Realtidsvarningar för gästmeddelanden
Ett av Chads mest användbara arbetsflöden kopplar Hostfully-gästkommunikation med Slack. När vissa förfrågningar eller gästmeddelanden behöver uppmärksamhet kan de flaggas och pushas till rätt Slack-kanal så att teamet meddelas snabbt. Det hjälper Eco Escapes att förbli responsiva utan att manuellt övervaka varje tråd. Det ger också teamet bättre synlighet kring svarstider, återkommande gästfrågor och kommunikationsmönster över objekt. "En av de största sakerna är att ha förfrågningar flaggade och pushade till Slack så att teamet meddelas direkt", sa Chad. "Det hjälper oss att identifiera mönster, svarstider och operativa problem som vi annars kanske hade missat."
Användningsfall 2: Veckovisa operativa granskningar
Chad använder också Hostfully-data som en del av Eco Escapes veckovisa teammöten. Gästkommunikation, recensioner, bokningsdetaljer, kanalinformation och objektnivåkontext lagras och granskas så att teamet kan identifiera mönster som annars kanske hade missats. Om en fråga fortsätter att dyka upp på ett objekt kan teamet uppdatera annonsen, husreglerna, gästmeddelandesekvensen eller SOP:n. Om svarstiderna sjunker under ett visst skift kan Chad coacha den ansvariga teammedlemmen. Om ett återkommande problem dyker upp i gästfeedback kan teamet avgöra om det är ett meddelandeproblem, ett operativt problem eller en fix på objektnivå.
För Chad ligger värdet inte i att skapa fler rapporter. Det ligger i att se till att rapporterna leder till handling. "Varje mätetal bör kopplas till ett beteende eller beslut", sa Chad. "Det handlar inte bara om att bygga en snygg instrumentpanel. Om vi spårar något bör det hjälpa oss att spara tid, förbättra intäkter eller förbättra gästupplevelsen."
Användningsfall 3: Recensionsanalys och förbättring av gästupplevelse
Recensioner är ett av de tydligaste exemplen på Chads handlingsorienterade inställning till data. Om Eco Escapes får något mindre än en femstjärnig recension granskar teamet vad som hände, om ett offentligt svar behövs, om recensionen bör bestridas, vilken privat feedback som lämnades och vilken operativ förändring som skulle kunna förhindra att samma problem händer igen. Den granskningsprocessen hjälper till att förvandla gästfeedback till en systemförbättring. En upprepad fråga kan leda till ett tydligare meddelande före ankomst. Ett klagomål om incheckning kan utlösa en ändring av dörrkodsinstruktioner. En privat kommentar om ett objektproblem kan bli en underhållsuppgift. Istället för att behandla recensioner endast som ett resultatkort använder Chad dem som ett diagnostiskt verktyg för verksamheten.
Användningsfall 4: Underhållsspårning och teamansvar
Underhållsansvar blev ett annat viktigt användningsfall. Om en gäst säger att en handdukshållare var trasig kan Chads system hjälpa till att korsreferera det problemet mot verktyg som Monday.com eller Turno för att se om städaren eller fältteamet redan rapporterade det. Om problemet redan rapporterades kan teamet kontrollera om rätt uppföljning skedde. Om det missades kan Chad skapa en uppgift, kontakta entreprenören eller coacha den teammedlem som är ansvarig för den delen av arbetsflödet. Den synligheten spelar roll eftersom Chad inte personligen kan kontrollera varje detalj över 19 objekt. Systemet hjälper honom att se om protokoll följs, om svarstider är acceptabla och om problem löses innan de påverkar nästa gäst.
Användningsfall 5: Ägarrapportering och finansiell avstämning
Finansiell rapportering är ett annat område där Hostfullys API öppnade dörren till bättre arbetsflöden. Chad hämtar bokningsdata, intäkter, beläggning, bokningsbelopp, kanalinformation och utbetalningsdetaljer till anpassade rapporterings- och avstämningsarbetsflöden. Det hjälper Eco Escapes att stämma av böcker mer effektivt och förbereda ägarrapportering i det format varje ägare föredrar. Vissa ägare vill ha en översikt på hög nivå av beläggning, intäkter, utgifter och ADR. Andra vill ha en mer detaljerad rapport. Med Hostfully som datagrund kan Chad använda ägarinformation, objektdata och rapporteringspreferenser för att generera mer anpassade ägarutlåtanden utan att bygga om processen från grunden varje månad.
Den flexibiliteten spelar roll eftersom ägarkommunikation inte är en storlek som passar alla. Hostfully tillhandahåller den underliggande datan, och Chads anpassade arbetsflöde formar den till det format varje ägare behöver.
Användningsfall 6: OpenPhone-uppföljning när gäster missar meddelanden
Chad byggde också arbetsflöden kring OpenPhone för situationer där gäster inte svarar genom bokningskanalen. Inte alla gäster kontrollerar sin Airbnb- eller OTA-inkorg regelbundet, särskilt före ankomst. Om en gäst inte har svarat på ett viktigt meddelande kan Eco Escapes följa upp genom en annan kanal innan det blir ett incheckningsproblem. "Inte alla kollar sin Airbnb-inkorg varje dag som iMessage", sa Chad. "På grund av hur vi har Hostfully kopplat till våra arbetsflöden kan vi se när någon inte har svarat och följa upp innan det blir ett problem."
Det arbetsflödet är särskilt användbart för krav före ankomst, dörrkodsinstruktioner och annan tidskänslig kommunikation. Det ger teamet ett annat sätt att nå gäster innan de anländer till objektet förvirrade, blockerade eller saknar nyckelinformation.
Användningsfall 7: Samtalsutskrifter och relationsminne
Chads anpassade installation sträcker sig också bortom gästmeddelanden. Affärssamtal genom OpenPhone kan transkriberas, bearbetas och lagras så att viktig kontext inte försvinner efter att samtalet slutar. Det hjälper med ägarleds, investerarkonversationer, teamuppföljning och återkommande möten. Istället för att förlita sig på minnet kan Chad granska vad som diskuterades, vad som behöver föras vidare och vilka åtgärdspunkter som behöver uppföljning.
För en växande STR-verksamhet spelar den typen av relationsminne roll. Varje husägare, investerare, gäst, leverantör och teammedlem skapar kontext. Chads mål är att hålla den kontexten tillgänglig så att verksamheten blir smartare över tid.
Den större bilden: flexibilitet utan att växa ur PMS:et
För Chad är det här där Hostfullys flexibilitet spelar störst roll. Plattformen hanterar kärn-PMS-arbetet, medan API:et ger honom flexibiliteten att fortsätta förbättra verksamheten när Eco Escapes växer. Hostfully förblir registersystemet för fastighetsförvaltningsverksamheten. Chads anpassade arbetsflöden utökar den grunden till Slack-varningar, veckovisa teamgranskningar, gästupplevelseanalys, underhållsspårning, ägarrapportering, finansiell avstämning och telefonuppföljning.
"Med API:et kan vi koppla Hostfully med de andra verktygen vi använder och konfigurera arbetsflöden som skulle vara svåra att hantera manuellt", sa Chad. "Det sparar tid, ger oss bättre synlighet och hjälper teamet att fokusera på arbete som faktiskt för verksamheten framåt."