Menestystarina
Lähettämällä suostut vastaanottamaan sähköposti-, puhelin- ja tekstiviestiviestintää Hostfullylta demostanne ja jatkotoimista. Viesti- ja datamaksuja voi syntyä. Viestien tiheys voi vaihdella. Vastaa STOP poistuaksesi tai HELP saadaksesi apua. Tietosuojakäytäntö.
Chad Harker on Eco Escapesin perustaja ja johtaja, jossa hän skaalaa tehokkaita lyhytaikaisten vuokrauskohteiden portfolioita kiinteistönhallinnan, sijoittajakumppanuuksien ja tehokkaiden toimintajärjestelmien avulla.
Sijainti: Edmonton, Kanada
Kohteiden määrä: 19
Hostfullyn käyttäjä vuodesta: 2025
Suosikkiominaisuudet: Yhdistetty postilaatikko, mukautetut kentät, automaatiot ja laukaisijat, käyttöönottotuki, avoin API
"Neljän kohteen kohdalla voit vielä pitää paljon asioita mielessäsi. 19 kohteen kohdalla tarvitset järjestelmiä. Hostfully auttoi meitä organisoimaan vierasviestinnän, kiinteistötiedot ja työnkulut, jotka mahdollistavat kasvun ilman kaaosta."
Ennen
Jälkeen
Kysy suosikki-AI:ltasi Hostfullysta
Chad Harker ei aloittanut Eco Escapesia tavoitteenaan johtaa pientä, staattista portfoliota. Hän aloitti 4 lyhytaikaisella vuokrakohteella ja selkeällä suunnitelmalla rakentaa liiketoiminnasta skaalautuva kiinteistönhallintaoperaatio. Muita STR-operaattoreita tutkittuaan Chad tiesi varhaisessa vaiheessa, että ohjelmisto, automaatio ja toistettavat järjestelmät olisivat kriittisiä, jos Eco Escapes aikoi kasvaa tulematta riippuvaiseksi perustajan muistista ja manuaalisesta valvonnasta.
Ennen Hostfullyä Chad käytti vanhaa PMS:ää liiketoiminnan hallintaan. Se toimi riittävän hyvin varhaisimmassa vaiheessa, mutta kun Eco Escapes siirtyi 1 kohteesta 4 kohteeseen, järjestelmä alkoi luoda kitkaa. Käyttöliittymä oli vaikeampi ei-teknisille tiimin jäsenille käyttää, tuki oli rajallisempaa, ja tiimin saaminen mukavaksi alustan sisällä vei enemmän vaivaa kuin sen olisi pitänyt.
"Aikaisempi järjestelmämme oli vaikeampi tiimin käyttää, erityisesti ihmisille, jotka eivät olleet yhtä teknisiä", Chad sanoi. "Hostfullyllä oli paljon selkeämpi käyttöliittymä ymmärtää ja navigoida." Tämä oli tärkeää, koska Chad ei ollut ainoa henkilö, jonka piti käyttää järjestelmää. Eco Escapesilla oli kenttätoiminnan johtajia ja kokopäiväisiä tiimin jäseniä Filippiineillä auttamassa back-office-työssä, kirjanpidossa, taloushallinnossa, vierasviestinnässä, toimittajakoordinoinnissa, siivoojien koordinoinnissa ja puheluissa vieraiden kanssa. PMS:n piti toimia koko tiimille, ei vain liiketoiminnan teknisimmälle henkilölle.
Chad tiesi tarvitsevansa modernimman alustan: sellaisen, joka oli helpompi tiimin käyttää, riittävän luotettava tukemaan useampia listauksia ja riittävän joustava auttamaan standardoimaan kohteen lanseerauksia, vierasviestintää, raportointia ja tulevaa automaatiota.
Vaihtoehtojaan tutkittuaan Chad siirsi Eco Escapesin Hostfullyyn. Päätös perustui käytettävyyden, integraatioiden, käyttöönoton, API-joustavuuden ja luottamuksen yhdistelmään alustan takana olevaan tiimiin. "Käyttöönotto, integraatiot, API ja palvelu olivat huippuluokkaa", Chad sanoi. "Pidin myös siitä, että Hostfully ei teeskennellyt olevansa paras kaikessa kuten muut PMS:t. Hostfully loistaa luotettavassa kanavanhallinnassa, vahvoissa integraatioissa ja automaatioissa, ja se oli järkevää sille, miten halusimme toimia."
Käyttöönotosta tuli yksi ensimmäisistä merkeistä siitä, että Hostfully oli erilainen. Sen sijaan, että olisi yksinkertaisesti annettu Chadille kirjautumistiedot ja jätetty hänet konfiguroimaan järjestelmää yksin, Hostfully auttoi häntä ymmärtämään, miten alusta pitäisi asentaa Eco Escapesin toimintatapaa varten. Yksi suurimmista varhaisista avauksista oli mukautetut kentät. Hostfullyn käyttöönottotiimi auttoi Chadia asentamaan mukautetut kentät hänen malliensa ja laukaisijoiden sisään ja varmisti sitten, että hän ymmärsi, miten järjestelmä toimi, jotta hän voisi ylläpitää sitä liiketoiminnan kasvaessa.
"Kana oli fantastinen", Chad sanoi. "Hän auttoi meitä saamaan mukautetut kentät asennetuksi ja varmisti, että todella ymmärsimme, miten kaikki toimi, ei vain että se oli konfiguroitu meille."
Tämä asetus antoi Chadille enemmän kuin korvaavan PMS:n. Se antoi Eco Escapesille puhtaamman toiminnallisen perustan: sellaisen, joka saattoi auttaa tiimiä standardoimaan kohteen asetuksia, yksinkertaistamaan vierasviestintää, vähentämään koulutuskitkaa ja valmistamaan liiketoimintaa sen seuraavaan kasvuvaiheeseen.
Hostfullyn käyttöönoton myötä Eco Escapes pystyi kasvamaan toistettavamman toimintajärjestelmän varassa. Chadin ei enää tarvinnut rakentaa jokaista uutta prosessia tyhjästä, kouluttaa tiimiä kömpelöiden työnkulkujen ympärille tai luottaa kertaluonteiseen kohteen asetukseen aina, kun uusi kohde tuli verkkoon.
Tämä toiminnallinen perusta oli tärkeä, koska Chadin tavoitteena ei ollut vain hallita niitä 4 kohdetta, jotka hänellä jo oli. Hän halusi jatkaa uusien asunnonomistajien hankkimista ja portfolion kasvattamista. Hostfully ei korvannut liiketoiminnan kehittämistyötä, mutta se vähensi toiminnallista jarrutusta, joka usein hidastaa kasvavia kiinteistönhoitajia sen jälkeen, kun he ovat voittaneet uusia kohteita.
Hostfully teki uuden kohteen käyttöönotosta toistettavaa
Kun Eco Escapes lisäsi uuden kohteen, Hostfully teki asetusten prosessista helpommin toistettavan. Kohdelistausten hallinta auttoi Chadia ja hänen tiimiään luomaan uuden listauksen, lisäämään oikeat mukavuudet, lataamaan kuvauksen ja jakamaan kohteen yhdistettyihin kanaviin ja OTA-palveluihin vähemmällä manuaalisella asennuksella kuin aiemmin.
Mukautetuista kentistä tuli myös osa Eco Escapesin uuden kohteen lanseerausprosessia. Sen sijaan, että jokaista kohdetta olisi käsitelty tyhjänä tauluna, Chad saattoi luottaa rakenteellisiin kenttiin kohdekohtaisia tietoja varten ja sitten siirtää nämä tiedot oikeisiin malleihin ja työnkulkuihin.
"Kun lanseeraamme uutta kohdetta, mukautetuista kentistä on tullut osa SOP:tamme", Chad sanoi. "Se on luotettava työkalu, johon voimme luottaa."
Kasvavalle portfoliolle tämä toistettavuus on tärkeää. Uusi listaus tuo mukanaan uudet sisäänkirjautumistiedot, mukavuudet, pysäköintihuomautukset, talon säännöt, omistajan mieltymykset, vieraiden odotukset ja kanava-asetusten vaatimukset. Hostfully auttoi Eco Escapesia muuttamaan nämä tiedot prosessiksi, jota tiimi saattoi seurata, sen sijaan että ne olisivat olleet joukko manuaalisia tehtäviä, jotka piti rakentaa uudelleen joka kerta.
Mukautetut kentät vähensivät mallien leviämistä
Mukautetut kentät muuttivat myös tapaa, jolla Eco Escapes hallitsi vierasviestintää. Sen sijaan, että olisi luotu erilliset versiot jokaisesta viestistä jokaiselle kohteelle, Chad saattoi rakentaa uudelleenkäytettäviä malleja ja antaa kohdekohtaisten tietojen täyttyä sinne, missä niitä tarvittiin.
Sisäänkirjautumisohjeet, mukavuudet, pysäköintihuomautukset, talon säännöt ja muut kohdetiedot saattoivat sijaita oikeissa kentissä ja siirtyä oikeisiin viesteihin automaattisesti. Tämä teki helpommaksi standardoida vieraskokemusta samalla kun jokainen viesti pysyi tarkasti tietyn kohteen mukaisena.
Se vähensi myös vanhentuneiden, epätäydellisten tai epäjohdonmukaisten vierastietojen riskiä. Kun Eco Escapes lisäsi lisää listauksia, Chadin tiimin ja VA:iden ei tarvinnut muistaa jokaista kohteen yksityiskohtaa tai mukauttaa manuaalisesti jokaista viestiä tyhjästä. He saattoivat luottaa järjestelmään, joka piti oikeat tiedot oikeassa paikassa.
Hostfully keskitti vierasviestinnän viestivolyymin kasvaessa
Eco Escapesin kasvaessa Hostfullyn yhtenäisestä postilaatikosta tuli vierasviestinnän keskus. Koko portfolion osalta yli 16 000 vierasviestiä on kulkenut Hostfullyn kautta. Chadille ja hänen tiimilleen postilaatikosta tuli yksi paikka hallita vieraskeskusteluja viestivolyymin kasvaessa useammissa kohteissa ja useammilla kanavilla.
Tämä viestintäperusta tuki myös kehittyneempiä työnkulkuja. Chad yhdisti Hostfullyn Slackiin, jotta tietyt kyselyt ja viestit voitiin merkitä tiimille heti. Tämä auttoi Eco Escapesia pysymään reagoivana samalla kun rakennettiin parempaa näkyvyyttä vastausaikoihin, vieraiden kysymyksiin ja toiminnallisiin malleihin.
"Yksi suurimmista asioista on se, että kyselyt merkitään ja työnnetään Slackiin, jotta tiimi saa ilmoituksen heti", Chad sanoi. "Se auttaa meitä tunnistamaan malleja, vastausaikoja ja toiminnallisia ongelmia, jotka olisimme muuten saattaneet missata."
Tämä näkyvyys oli tärkeää portfolion laajentuessa. Sen sijaan, että olisi hypitty alustojen välillä tai luotettu siihen, että tiimin jäsenet nostavat manuaalisesti esiin jokaisen ongelman, Eco Escapesilla oli keskitetympi tapa nähdä, mitä vieraat kysyivät, missä vastausviiveitä tapahtui ja mitkä kohteet tai tilanteet vaativat huomiota.
80 % rutiininomaisesta vierasviestinnästä automatisoitui
Siitä lähtien Chad rakensi toistettavan viestintäsekvenssin vierasmatkan ympärille. Työnkulku sisältää varauskyselyt, varauksen tervetuloviestit, odotuksia asettavat viestit, saapumista edeltävät muistutukset, sisäänkirjautumistiedot ovikoodeineen, ensimmäisen yön jälkeiset seurantaviestit, uloskirjautumisviestit ja arvosteluihin suuntautuvat seurantaviestit.
Tavoitteena ei ollut poistaa ihmisiä vieraanvaraisuudesta. Tavoitteena oli automatisoida rutiininomainen viestintä, jonka pitäisi tapahtua johdonmukaisesti joka kerta, ja sitten antaa tiimin puuttua poikkeuksiin, puheluihin, toimittajakoordinointiin, siivoojien koordinointiin ja kaikkeen, mikä vaatii harkintaa.
"Sanoisin, että 80 % vierasviestinnästä on automatisoitu", Chad sanoi. "Tarkistamme edelleen malleja ja laukaisijoita, kun näemme malleja, mutta suurin osa rutiininomaisesta viestinnästä hoidetaan järjestelmän toimesta."
Chad ja hänen tiiminsä tarkastelevat edelleen järjestelmää, kun malleja ilmenee. Jos vieraat kysyvät toistuvasti samaa kysymystä, Eco Escapes voi päivittää viestin, talon säännön tai mallin, jotta ongelma käsitellään ennen kuin seuraavan vieraan tarvitsee kysyä. Tässä mielessä automaatio ei ole staattista. Siitä tulee palautesilmukka, joka parantaa vieraskokemusta ajan myötä.
Skaalautuva perusta 5-kertaiselle kasvulle
Tulos ei ole vain se, että Eco Escapes kasvoi 4 kohteesta 19 kohteeseen noin 12 kuukaudessa. Kyse on siitä, että liiketoiminta kasvoi järjestelmien varassa. Hostfully auttoi Chadia tekemään kohteen käyttöönotosta toistettavampaa, vierasviestinnästä johdonmukaisempaa ja tiimin työnkuluista helpommin hallittavia portfolion laajentuessa.
"Meillä oli noin 4 kohdetta ennen Hostfullyä, ja nyt meillä on 19", Chad sanoi. "Olen iloinen, että aloitimme sen käytön aikaisemmin, koska kaikkien näiden integraatioiden rakentaminen 19 kohteeseen pääsyn jälkeen olisi ollut paljon haastavampaa."
Chadille järjestelmän käyttöönotto varhaisessa vaiheessa teki kasvusta helpommin omaksuttavaa. Sen sijaan, että olisi ensin skaalattu ja yritetty siivota toimintaa myöhemmin, Eco Escapes rakensi toiminnallisen perustan ennen kuin portfoliosta tuli liian monimutkainen.
Haluatko kasvattaa liiketoimintaasi nopeasti kuten Chad? Otetaan yhteyttä.
Bonus: Hostfullyn laajentaminen mukautetuilla API-työnkuluilla
Eco Escapesin skaalatessa Chad alkoi myös käyttää Hostfullyä perustana kehittyneemmille mukautetuille työnkuluille. Koska Hostfullyn API antoi hänelle pääsyn liiketoiminnan taustalla olevaan toiminnalliseen dataan, hän saattoi yhdistää PMS:n muuhun teknologiapinoaan ja rakentaa kevyitä työkaluja sen ympärille, miten hänen tiiminsä todella työskenteli.
Chad yhdisti Hostfullyn työkaluihin kuten Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com ja Turno. Tavoitteena ei ollut korvata Hostfullyä. Hostfully pysyi totuuden lähteenä varauksille, vierasviestinnälle ja kohdetiedoille. Mukautetut työnkulut auttoivat Eco Escapesia siirtämään tämän tiedon oikeisiin paikkoihin, tunnistamaan malleja nopeammin ja muuttamaan toiminnallisen datan toiminnaksi.
"Hostfully antaa meille ydinjärjestelmän, ja sitten voimme yhdistää sen työkaluihin kuten Claude Code, Slack, Google Drive ja SOP:ihin rakentaaksemme työnkulkuja sen ympärille, miten liiketoiminta todella toimii", Chad sanoi.
Käyttötapaus 1: Reaaliaikaiset vierasviestihälytykset
Yksi Chadin hyödyllisimmistä työnkuluista yhdistää Hostfullyn vierasviestinnän Slackiin. Kun tietyt kyselyt tai vierasviestit vaativat huomiota, ne voidaan merkitä ja työntää oikeaan Slack-kanavaan, jotta tiimi saa ilmoituksen nopeasti. Tämä auttaa Eco Escapesia pysymään reagoivana ilman, että jokaista viestiketjua tarvitsee valvoa manuaalisesti. Se antaa tiimille myös paremman näkyvyyden vastausaikoihin, toistuviin vieraiden kysymyksiin ja viestintämalleihin kohteissa. "Yksi suurimmista asioista on se, että kyselyt merkitään ja työnnetään Slackiin, jotta tiimi saa ilmoituksen heti", Chad sanoi. "Se auttaa meitä tunnistamaan malleja, vastausaikoja ja toiminnallisia ongelmia, jotka olisimme muuten saattaneet missata."
Käyttötapaus 2: Viikoittaiset toiminnalliset katsaukset
Chad käyttää myös Hostfullyn dataa osana Eco Escapesin viikoittaisia tiimikokouksia. Vierasviestintä, arvostelut, varaustiedot, kanavainformaatio ja kohdetason konteksti tallennetaan ja tarkistetaan, jotta tiimi voi tunnistaa malleja, jotka olisi muuten voitu missata. Jos kysymys tulee esiin toistuvasti yhdessä kohteessa, tiimi voi päivittää listauksen, talon säännöt, vierasviestisekvenssin tai SOP:n. Jos vastausajat heikkenevät tietyn vuoron aikana, Chad voi valmentaa vastuussa olevaa tiimin jäsentä. Jos toistuva ongelma ilmenee vieraspalautteessa, tiimi voi päättää, onko kyse viestintäongelmasta, toimintaongelmasta vai kohdetason korjauksesta.
Chadille arvo ei ole lisää raporttien luomisessa. Kyse on siitä, että raportit johtavat toimintaan. "Jokaisen mittarin pitäisi liittyä käyttäytymiseen tai päätökseen", Chad sanoi. "Kyse ei ole vain kauniin kojelaudan rakentamisesta. Jos seuraamme jotain, sen pitäisi auttaa meitä säästämään aikaa, parantamaan tuloja tai parantamaan vieraskokemusta."
Käyttötapaus 3: Arvosteluanalyysi ja vieraskokemuksen parantaminen
Arvostelut ovat yksi selkeimmistä esimerkeistä Chadin toimintasuuntautuneesta lähestymistavasta dataan. Jos Eco Escapes saa alle viiden tähden arvostelun, tiimi tarkistaa, mitä tapahtui, tarvitaanko julkista vastausta, pitäisikö arvosteluun riitauttaa, mitä yksityistä palautetta jätettiin ja mikä toiminnallinen muutos voisi estää saman ongelman toistumisen. Tämä arviointiprosessi auttaa muuttamaan vieraspalautteen järjestelmän parannukseksi. Toistuva kysymys saattaa johtaa selkeämpään saapumista edeltävään viestiin. Valitus sisäänkirjautumisesta saattaa laukaista muutoksen ovikoodiohjeisiin. Yksityinen kommentti kohteen ongelmasta saattaa tulla huoltotehtäväksi. Sen sijaan, että arvosteluja käsiteltäisiin vain tuloskorttina, Chad käyttää niitä diagnostisena työkaluna liiketoiminnalle.
Käyttötapaus 4: Huollon seuranta ja tiimin vastuullisuus
Huollon vastuullisuudesta tuli toinen tärkeä käyttötapaus. Jos vieras sanoo, että pyyhetelineen teline oli rikki, Chadin järjestelmä voi auttaa ristiinviittaamaan tämän ongelman työkaluihin kuten Monday.com tai Turno nähdäkseen, ilmoittiko siivooja tai kenttätiimi siitä jo. Jos ongelma oli jo ilmoitettu, tiimi voi tarkistaa, tapahtuiko oikea seuranta. Jos se jäi huomaamatta, Chad voi luoda tehtävän, ottaa yhteyttä urakoitsijaan tai valmentaa työnkulun tästä osasta vastaavaa tiimin jäsentä. Tämä näkyvyys on tärkeää, koska Chad ei voi henkilökohtaisesti tarkistaa jokaista yksityiskohtaa 19 kohteessa. Järjestelmä auttaa häntä näkemään, noudatetaanko protokollia, ovatko vastausajat hyväksyttäviä ja ratkaistanko ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat seuraavaan vieraaseen.
Käyttötapaus 5: Omistajien raportointi ja taloudellinen täsmäytys
Taloudellinen raportointi on toinen alue, jossa Hostfullyn API avasi oven paremmille työnkuluille. Chad vetää varausdataa, tuloja, käyttöastetta, varaussummia, kanavainformaatiota ja maksutietoja mukautettuihin raportointi- ja täsmäytystyönkulkuihin. Tämä auttaa Eco Escapesia täsmäyttämään kirjat tehokkaammin ja valmistelemaan omistajien raportointia muodossa, jonka kukin omistaja suosii. Jotkut omistajat haluavat korkean tason tilannekuvan käyttöasteesta, tuloista, kuluista ja ADR:stä. Toiset haluavat yksityiskohtaisemman raportin. Hostfullyn ollessa dataperustana Chad voi käyttää omistajien tietoja, kohdetietoja ja raportointipreferenssejä tuottaakseen räätälöidympiä omistajien lausuntoja rakentamatta prosessia uudelleen tyhjästä joka kuukausi.
Tämä joustavuus on tärkeää, koska omistajien viestintä ei ole yksi-koko-kaikille. Hostfully tarjoaa taustalla olevan datan, ja Chadin mukautettu työnkulku muotoilee sen muotoon, jonka kukin omistaja tarvitsee.
Käyttötapaus 6: OpenPhone-seuranta, kun vieraat jättävät viestit huomiotta
Chad rakensi myös työnkulkuja OpenPhonen ympärille tilanteisiin, joissa vieraat eivät vastaa varauskanavan kautta. Kaikki vieraat eivät tarkista Airbnb- tai OTA-postilaatikkoaan säännöllisesti, erityisesti ennen saapumista. Jos vieras ei ole vastannut tärkeään viestiin, Eco Escapes voi seurata toisen kanavan kautta ennen kuin siitä tulee sisäänkirjautumisongelma. "Kaikki eivät tarkista Airbnb-postilaatikkoaan joka päivä kuten iMessagea", Chad sanoi. "Koska meillä on Hostfully yhdistettynä työnkulkuihimme, voimme nähdä, kun joku ei ole vastannut, ja seurata ennen kuin siitä tulee ongelma."
Tämä työnkulku on erityisen hyödyllinen saapumista edeltäville vaatimuksille, ovikoodiohjeille ja muulle aikakriittiselle viestinnälle. Se antaa tiimille toisen tavan tavoittaa vieraat ennen kuin he saapuvat kohteeseen hämmentyneinä, estettyinä tai ilman keskeisiä tietoja.
Käyttötapaus 7: Puhelujen transkriptiot ja suhteiden muisti
Chadin mukautettu asennus ulottuu myös vierasviestinnän ulkopuolelle. OpenPhonen kautta tehdyt liikepuhelut voidaan transkriptoida, käsitellä ja tallentaa, jotta tärkeä konteksti ei katoa puhelun päätyttyä. Tämä auttaa omistajien liideissä, sijoittajakeskusteluissa, tiimin seurannassa ja toistuvissa kokouksissa. Sen sijaan, että luotettaisiin muistiin, Chad voi tarkistaa, mistä keskusteltiin, mitä on vietävä eteenpäin ja mitkä toimintakohdat vaativat seurantaa.
Kasvavalle STR-liiketoiminnalle tällainen suhteiden muisti on tärkeää. Jokainen asunnonomistaja, sijoittaja, vieras, toimittaja ja tiimin jäsen luo kontekstia. Chadin tavoitteena on pitää tämä konteksti saavutettavana, jotta liiketoiminta tulee älykkäämmäksi ajan myötä.
Isompi kuva: joustavuus ilman PMS:n yli kasvamista
Chadille tässä Hostfullyn joustavuus on tärkeintä. Alusta hoitaa PMS:n ydintyön, kun taas API antaa hänelle joustavuuden jatkaa toiminnan parantamista Eco Escapesin kasvaessa. Hostfully pysyy kiinteistönhallintoliiketoiminnan tietojen lähteenä. Chadin mukautetut työnkulut laajentavat tätä perustaa Slack-hälytyksiin, viikoittaisiin tiimikatsauksiin, vieraskokemuksen analyysiin, huollon seurantaan, omistajien raportointiin, taloudelliseen täsmäytykseen ja puhelinseurantaan.
"API:n avulla pystymme yhdistämään Hostfullyn muihin käyttämiimme työkaluihin ja konfiguroimaan työnkulkuja, joita olisi vaikea hallita manuaalisesti", Chad sanoi. "Se säästää aikaa, antaa meille paremman näkyvyyden ja auttaa tiimiä keskittymään työhön, joka todella vie liiketoimintaa eteenpäin."