Succeshistorie
Ved at indsende accepterer De at modtage kommunikation via e-mail, telefon og SMS fra Hostfully om Deres demo og opfølgninger. Takster for beskeder og data kan forekomme. Beskedfrekvensen kan variere. Svar STOP for at afmelde eller HELP for hjælp. Privatlivspolitik.
Chad Harker er grundlægger og manager af Eco Escapes, hvor han skalerer højtydende STR-porteføljer gennem ejendomsadministration, investorpartnerskaber og effektive driftssystemer.
Lokation: Edmonton, Canada
Antal annoncer: 19
Bruger Hostfully siden: 2025
Favoritfunktioner: Samlet indbakke, brugerdefinerede felter, automatiseringer og triggere, onboarding-support, åbent API
“Med 4 annoncer kan du stadig have mange ting i hovedet. Med 19 har du brug for systemer. Hostfully hjalp os med at organisere gæstekommunikationen, ejendomsdetaljerne og arbejdsgangene, så vi kunne fortsætte med at vokse uden at skabe kaos.”
Før
Efter
Spørg din foretrukne AI om Hostfully
Chad Harker startede ikke Eco Escapes med målet om at drive en lille, statisk portefølje. Han startede med 4 korttidsudlejninger og en klar plan om at bygge virksomheden til en skalerbar ejendomsadministrationsdrift. Ved at studere andre STR-operatører vidste Chad tidligt, at software, automatisering og gentagelige systemer ville være afgørende, hvis Eco Escapes skulle vokse uden at blive afhængig af grundlæggerens hukommelse og manuel overvågning.
Før Hostfully brugte Chad et ældre PMS til at styre virksomheden. Det fungerede fint nok i den tidlige fase, men da Eco Escapes gik fra 1 annonce til 4, begyndte systemet at skabe friktion. Brugerfladen var sværere for ikke-tekniske teammedlemmer at bruge, supporten var mere begrænset, og det krævede mere arbejde end det burde at få teamet trygt ind i platformen.
“Vores tidligere system var sværere for teamet at bruge, især for folk der ikke var så tekniske,” sagde Chad. “Hostfully havde en meget mere overskuelig brugerflade at forstå og navigere i.” Det var vigtigt, fordi Chad ikke var den eneste, der skulle bruge systemet. Eco Escapes havde driftsledere i marken og fuldtidsmedarbejdere i Filippinerne, der hjalp med backoffice-arbejde, regnskab, bogføring, gæstekommunikation, leverandørkoordinering, koordinering med rengøring og telefonopkald med gæster. PMS’et skulle fungere for hele teamet, ikke kun for den mest tekniske person i virksomheden.
Chad vidste, at han havde brug for en mere moderne platform: en, der var lettere for teamet at bruge, pålidelig nok til at understøtte flere annoncer og fleksibel nok til at hjælpe med at standardisere ejendomslanceringer, gæstekommunikation, rapportering og fremtidig automatisering.
Efter at have undersøgt sine muligheder flyttede Chad Eco Escapes til Hostfully. Beslutningen handlede om en kombination af brugervenlighed, integrationer, onboarding, API-fleksibilitet og tillid til teamet bag platformen. “Onboardingen, integrationerne, API’et og servicen var i topklasse,” sagde Chad. “Jeg kunne også lide, at Hostfully ikke foregav at være bedst til alt som andre PMS’er. Hostfully er stærk på pålidelig kanalstyring, stærke integrationer og automatiseringer, og det gav rigtig god mening i forhold til, hvordan vi ønskede at arbejde.”
Onboarding blev et af de første tegn på, at Hostfully var anderledes. I stedet for blot at give Chad et login og lade ham konfigurere systemet alene hjalp Hostfully ham med at forstå, hvordan platformen skulle sættes op til den måde, Eco Escapes arbejdede på. En af de største tidlige gennembrud var brugerdefinerede felter. Hostfullys onboardingteam hjalp Chad med at sætte brugerdefinerede felter op i hans skabeloner og triggere og sørgede derefter for, at han forstod, hvordan systemet fungerede, så han kunne vedligeholde det, efterhånden som virksomheden voksede.
“Kana var fantastisk,” sagde Chad. “Hun hjalp os med at få sat de brugerdefinerede felter op og sørgede for, at vi faktisk forstod, hvordan det hele fungerede, ikke bare at det var konfigureret for os.”
Den opsætning gav Chad mere end et erstatnings-PMS. Den gav Eco Escapes et mere strømlinet driftsfundament: et, der kunne hjælpe teamet med at standardisere ejendomsopsætning, forenkle gæstebeskeder, reducere friktion i oplæring og forberede virksomheden på næste vækstfase.
Med Hostfully på plads kunne Eco Escapes vokse med et mere gentageligt driftssystem som fundament. Chad behøvede ikke længere at opbygge hver ny proces fra bunden, genoplære teamet omkring tunge arbejdsgange eller være afhængig af engangsopsætning af ejendomme, hver gang en ny annonce gik live.
Det driftsmæssige fundament var vigtigt, fordi Chads mål ikke kun var at administrere de 4 annoncer, han allerede havde. Han ville fortsætte med at tiltrække nye boligejere og udvide porteføljen. Hostfully erstattede ikke arbejdet med forretningsudvikling, men reducerede den driftsmæssige friktion, der ofte bremser voksende ejendomsadministratorer, efter de har fået nye ejendomme ind.
Hostfully gjorde onboarding af nye ejendomme gentagelig
Når Eco Escapes tilføjede en ny ejendom, gjorde Hostfully opsætningsprocessen lettere at gentage. Ejendomsannonce-manageren hjalp Chad og hans team med at oprette en ny annonce, tilføje de rigtige faciliteter, indlæse beskrivelsen og distribuere ejendommen til tilknyttede kanaler og OTA’er med mindre manuel opsætning end før.
Brugerdefinerede felter blev også en del af Eco Escapes’ proces for lancering af nye ejendomme. I stedet for at behandle hver ejendom som et blankt lærred kunne Chad bruge strukturerede felter til ejendomsspecifikke detaljer og derefter trække disse detaljer ind i de rigtige skabeloner og arbejdsgange.
“Når vi lancerer en ny ejendom, er brugerdefinerede felter blevet en del af vores SOP,” sagde Chad. “Det er et pålideligt værktøj, vi kan regne med.”
For en voksende portefølje betyder den gentagelighed noget. En ny annonce bringer nye check-in-detaljer, faciliteter, parkeringsnoter, husregler, ejerpræferencer, gæsteforventninger og krav til kanalopsætning. Hostfully hjalp Eco Escapes med at gøre disse detaljer til en proces, teamet kunne følge, frem for et sæt manuelle opgaver, der skulle genopbygges hver gang.
Brugerdefinerede felter reducerede spredning af skabeloner
Brugerdefinerede felter ændrede også, hvordan Eco Escapes håndterede gæstebeskeder. I stedet for at oprette separate versioner af hver besked til hver ejendom kunne Chad bygge genanvendelige skabeloner og lade ejendomsspecifikke detaljer blive udfyldt dér, hvor de skulle.
Check-in-instruktioner, faciliteter, parkeringsnoter, husregler og andre ejendomsdetaljer kunne ligge i de rigtige felter og automatisk flyde ind i de rigtige beskeder. Det gjorde det lettere at standardisere gæsteoplevelsen, samtidig med at hver besked stadig var præcis for den konkrete ejendom.
Det reducerede også risikoen for forældet, ufuldstændig eller inkonsistent gæsteinformation. Efterhånden som Eco Escapes tilføjede flere annoncer, behøvede Chads team og VA’er ikke at huske hver eneste ejendomsdetalje eller manuelt tilpasse hver besked fra bunden. De kunne stole på et system, der holdt den rigtige information på det rigtige sted.
Hostfully centraliserede gæstekommunikationen, efterhånden som beskedmængden voksede
Efterhånden som Eco Escapes voksede, blev Hostfullys samlede indbakke det centrale knudepunkt for gæstekommunikation. På tværs af porteføljen er mere end 16.000 gæstebeskeder gået gennem Hostfully. For Chad og hans team blev indbakken ét sted at håndtere gæstesamtaler, efterhånden som beskedmængden steg på tværs af flere ejendomme og flere kanaler.
Det kommunikationsfundament understøttede også mere avancerede arbejdsgange. Chad forbandt Hostfully med Slack, så bestemte forespørgsler og beskeder kunne markeres og sendes til teamet med det samme. Det hjalp Eco Escapes med at være hurtigt reagerende, samtidig med at de fik bedre indsigt i svartider, gæstespørgsmål og driftsmønstre.
“En af de største ting er at få forespørgsler markeret og sendt ind i Slack, så teamet får besked med det samme,” sagde Chad. “Det hjælper os med at identificere mønstre, svartider og driftsproblemer, som vi ellers kunne have overset.”
Den synlighed var vigtig, efterhånden som porteføljen voksede. I stedet for at hoppe mellem platforme eller være afhængig af, at teammedlemmer manuelt fremhævede hvert problem, havde Eco Escapes en mere centraliseret måde at se, hvad gæsterne spurgte om, hvor der opstod forsinkelser i svar, og hvilke ejendomme eller situationer der krævede opmærksomhed.
80 % af rutinemæssig gæstekommunikation blev automatiseret
Derfra byggede Chad en gentagelig kommunikationssekvens omkring gæstens rejse. Arbejdsgangen omfatter bookingforespørgsler, velkomstbeskeder ved booking, beskeder der afstemmer forventninger, påmindelser før ankomst, check-in-detaljer med dørkoder, opfølgninger efter første nat, checkout-beskeder og opfølgninger med fokus på anmeldelser.
Målet var ikke at fjerne mennesker fra gæstfrihed. Det var at automatisere den rutinemæssige kommunikation, der bør ske konsekvent hver gang, og derefter lade teamet træde til ved undtagelser, telefonopkald, leverandørkoordinering, koordinering med rengøring og alt, der kræver vurdering.
“Jeg vil nok sige, at 80 % af gæstekommunikationen er automatiseret,” sagde Chad. “Vi gennemgår stadig skabeloner og triggere, når vi ser mønstre, men det meste af rutinekommunikationen håndteres af systemet.”
Chad og hans team gennemgår stadig systemet, når der opstår mønstre. Hvis gæster gentagne gange stiller det samme spørgsmål, kan Eco Escapes opdatere en besked, en husregel eller en skabelon, så problemet bliver håndteret, før den næste gæst behøver at spørge. På den måde er automatisering ikke statisk. Det bliver en feedback-loop, der forbedrer gæsteoplevelsen over tid.
Et skalerbart fundament til 5x vækst
Resultatet er ikke kun, at Eco Escapes voksede fra 4 til 19 annoncer på omkring 12 måneder. Det er, at virksomheden voksede med systemer som fundament. Hostfully hjalp Chad med at gøre onboarding af ejendomme mere gentagelig, gæstekommunikationen mere ensartet og teamets arbejdsgange lettere at styre, efterhånden som porteføljen voksede.
“Vi lå på omkring 4 annoncer før Hostfully, og nu er vi på 19,” sagde Chad. “Jeg er glad for, at vi kom i gang tidligere, for at forsøge at bygge alle de integrationer efter at være nået til 19 ville have været langt mere udfordrende.”
For Chad gjorde det væksten lettere at absorbere, at systemet kom på plads tidligt. I stedet for at skalere først og forsøge at rydde op i driften senere byggede Eco Escapes det driftsmæssige fundament, før porteføljen blev for kompleks.
Vil du vækste din virksomhed hurtigt ligesom Chad? Lad os tale sammen.
Bonus: Udvidelse af Hostfully med brugerdefinerede API-arbejdsgange
Efterhånden som Eco Escapes skalerede, begyndte Chad også at bruge Hostfully som fundament for mere avancerede, brugerdefinerede arbejdsgange. Fordi Hostfullys API gav ham adgang til de driftsdata, der ligger bag virksomheden, kunne han forbinde PMS’et med resten af sin tech stack og bygge letvægtsværktøjer omkring den måde, hans team faktisk arbejdede på.
Chad forbandt Hostfully med værktøjer som Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com og Turno. Målet var ikke at erstatte Hostfully. Hostfully forblev den primære kilde til sandhed for reservationer, gæstekommunikation og ejendomsdata. De brugerdefinerede arbejdsgange hjalp Eco Escapes med at flytte den information til de rigtige steder, identificere mønstre hurtigere og omsætte driftsdata til handling.
“Hostfully giver os kernesystemet, og så kan vi forbinde det med værktøjer som Claude Code, Slack, Google Drive og vores SOP’er for at bygge arbejdsgange omkring, hvordan virksomheden faktisk drives,” sagde Chad.
Use case 1: Notifikationer om gæstebeskeder i realtid
En af Chads mest nyttige arbejdsgange forbinder Hostfullys gæstekommunikation med Slack. Når bestemte forespørgsler eller gæstebeskeder kræver opmærksomhed, kan de markeres og sendes til den rigtige Slack-kanal, så teamet hurtigt får besked. Det hjælper Eco Escapes med at være hurtigt reagerende uden manuelt at overvåge hver tråd. Det giver også teamet bedre indsigt i svartider, tilbagevendende gæstespørgsmål og kommunikationsmønstre på tværs af ejendomme. “En af de største ting er at få forespørgsler markeret og sendt ind i Slack, så teamet får besked med det samme,” sagde Chad. “Det hjælper os med at identificere mønstre, svartider og driftsproblemer, som vi ellers kunne have overset.”
Use case 2: Ugentlige driftsgennemgange
Chad bruger også Hostfully-data som en del af Eco Escapes’ ugentlige teammøder. Gæstekommunikation, anmeldelser, reservationsdetaljer, kanalinformation og kontekst på ejendomsniveau gemmes og gennemgås, så teamet kan identificere mønstre, der ellers kunne være blevet overset. Hvis et spørgsmål bliver ved med at dukke op ved en ejendom, kan teamet opdatere annoncen, husreglerne, gæstebeskedsekvensen eller SOP’en. Hvis svartiderne glider i en bestemt vagt, kan Chad coache det teammedlem, der er ansvarlig. Hvis et tilbagevendende problem dukker op i gæstefeedback, kan teamet beslutte, om det er et kommunikationsproblem, et driftsproblem eller en løsning på ejendomsniveau.
For Chad ligger værdien ikke i at lave flere rapporter. Den ligger i at sikre, at rapporterne fører til handling. “Hver måling skal kobles til en adfærd eller en beslutning,” sagde Chad. “Det handler ikke bare om at bygge et flot dashboard. Hvis vi tracker noget, skal det hjælpe os med at spare tid, forbedre omsætningen eller forbedre gæsteoplevelsen.”
Use case 3: Analyse af anmeldelser og forbedring af gæsteoplevelsen
Anmeldelser er et af de tydeligste eksempler på Chads handlingsorienterede tilgang til data. Hvis Eco Escapes får noget mindre end en femstjernet anmeldelse, gennemgår teamet, hvad der skete, om der er behov for et offentligt svar, om anmeldelsen bør bestrides, hvilken privat feedback der blev efterladt, og hvilken driftsændring der kan forhindre, at det samme sker igen. Den proces hjælper med at omsætte gæstefeedback til en systemforbedring. Et gentaget spørgsmål kan føre til en tydeligere besked før ankomst. En klage over check-in kan udløse en ændring af instruktionerne til dørkoder. En privat kommentar om et problem ved ejendommen kan blive til en vedligeholdelsesopgave. I stedet for kun at se anmeldelser som et scorecard bruger Chad dem som et diagnostisk værktøj for virksomheden.
Use case 4: Vedligeholdelsessporing og teamansvar
Ansvar for vedligeholdelse blev et andet vigtigt use case. Hvis en gæst siger, at en håndklædeholder var i stykker, kan Chads system hjælpe med at krydstjekke problemet mod værktøjer som Monday.com eller Turno for at se, om rengøringen eller feltteamet allerede har rapporteret det. Hvis problemet allerede var rapporteret, kan teamet tjekke, om den rigtige opfølgning fandt sted. Hvis det blev overset, kan Chad oprette en opgave, kontakte entreprenøren eller coache det teammedlem, der er ansvarlig for den del af arbejdsgangen. Den synlighed er vigtig, fordi Chad ikke personligt kan tjekke hver eneste detalje på tværs af 19 annoncer. Systemet hjælper ham med at se, om protokoller bliver fulgt, om svartider er acceptable, og om problemer bliver løst, før de påvirker den næste gæst.
Use case 5: Ejer-rapportering og finansiel afstemning
Finansiel rapportering er et andet område, hvor Hostfullys API åbnede døren til bedre arbejdsgange. Chad trækker bookingdata, omsætning, belægningsgrad, reservationsbeløb, kanalinformation og udbetalingsdetaljer ind i brugerdefinerede rapporterings- og afstemningsarbejdsgange. Det hjælper Eco Escapes med at afstemme regnskabet mere effektivt og forberede ejer-rapportering i det format, hver ejer foretrækker. Nogle ejere ønsker et overordnet overblik over belægning, omsætning, udgifter og ADR. Andre ønsker en mere detaljeret rapport. Med Hostfully som datafundament kan Chad bruge ejerinformation, ejendomsdata og rapporteringspræferencer til at generere mere tilpassede ejeropgørelser uden at genopbygge processen fra bunden hver måned.
Den fleksibilitet er vigtig, fordi ejerkommunikation ikke er one-size-fits-all. Hostfully leverer de underliggende data, og Chads brugerdefinerede arbejdsgang former dem til det format, hver ejer har brug for.
Use case 6: OpenPhone-opfølgning, når gæster overser beskeder
Chad byggede også arbejdsgange omkring OpenPhone til situationer, hvor gæster ikke svarer via bookingkanalen. Ikke alle gæster tjekker deres Airbnb- eller OTA-indbakke regelmæssigt, især før ankomst. Hvis en gæst ikke har svaret på en vigtig besked, kan Eco Escapes følge op via en anden kanal, før det bliver et check-in-problem. “Ikke alle tjekker deres Airbnb-indbakke hver dag som iMessage,” sagde Chad. “På grund af den måde, vi har forbundet Hostfully ind i vores arbejdsgange, kan vi se, når nogen ikke har svaret, og følge op, før det bliver et problem.”
Den arbejdsgang er især nyttig til krav før ankomst, instruktioner til dørkoder og anden tidskritisk kommunikation. Den giver teamet endnu en måde at nå gæster på, før de ankommer til ejendommen forvirrede, blokerede eller uden vigtig information.
Use case 7: Opkaldstransskriptioner og relationshukommelse
Chads brugerdefinerede opsætning rækker også ud over gæstebeskeder. Forretningsopkald via OpenPhone kan transskriberes, behandles og gemmes, så vigtig kontekst ikke forsvinder, når opkaldet slutter. Det hjælper med ejerleads, investorsamtaler, teamopfølgning og tilbagevendende møder. I stedet for at være afhængig af hukommelsen kan Chad gennemgå, hvad der blev drøftet, hvad der skal føres videre, og hvilke action items der kræver opfølgning.
For en voksende STR-virksomhed betyder den slags relationshukommelse noget. Hver boligejer, investor, gæst, leverandør og teammedlem skaber kontekst. Chads mål er at holde den kontekst tilgængelig, så virksomheden bliver klogere over tid.
Det store billede: fleksibilitet uden at vokse ud af PMS’et
For Chad er det her, Hostfullys fleksibilitet betyder mest. Platformen håndterer det centrale PMS-arbejde, mens API’et giver ham fleksibiliteten til løbende at forbedre driften, efterhånden som Eco Escapes vokser. Hostfully forbliver system of record for ejendomsadministrationsvirksomheden. Chads brugerdefinerede arbejdsgange udvider det fundament til Slack-notifikationer, ugentlige teamgennemgange, analyse af gæsteoplevelsen, vedligeholdelsessporing, ejer-rapportering, finansiel afstemning og telefonopfølgning.
“Med API’et kan vi forbinde Hostfully med de andre værktøjer, vi bruger, og konfigurere arbejdsgange, der ville være svære at håndtere manuelt,” sagde Chad. “Det sparer tid, giver os bedre synlighed og hjælper teamet med at fokusere på arbejde, der faktisk flytter virksomheden fremad.”