Suksesshistorie
Ved å sende inn, godtar du å motta e-post-, telefon- og SMS-kommunikasjon fra Hostfully angående demoen din og oppfølginger. Melding- og datatakster kan påløpe. Meldingsfrekvensen kan variere. Svar STOPP for å melde deg av eller HJELP for hjelp. Personvernerklæring.
Chad Harker er grunnlegger og leder av Eco Escapes, der han skalerer høytytende porteføljer for korttidsutleie gjennom eiendomsforvaltning, investorpartnerskap og effektive operativsystemer.
Sted: Edmonton, Canada
Antall enheter: 19
Har brukt Hostfully siden: 2025
Favorittfunksjoner: Samlet innboks, egendefinerte felt, automatiseringer og triggere, onboarding-støtte, åpent API
«Ved 4 enheter kan man fortsatt ha mye i hodet. Ved 19 trenger man systemer. Hostfully hjalp oss med å organisere gjestekommunikasjonen, eiendomsdetaljene og arbeidsflytene som lar oss fortsette å vokse uten å skape kaos.»
Før
Etter
Spør Deres favoritt-AI om Hostfully
Chad Harker startet ikke Eco Escapes med målet om å drive en liten, statisk portefølje. Han startet med 4 korttidsutleieboliger og en klar plan om å bygge virksomheten til en skalerbar eiendomsforvaltning. Ved å studere andre aktører innen korttidsutleie visste Chad tidlig at programvare, automatisering og repeterbare systemer ville være avgjørende hvis Eco Escapes skulle vokse uten å bli avhengig av gründerens hukommelse og manuell oppfølging.
Før Hostfully brukte Chad et eldre PMS for å administrere virksomheten. Det fungerte greit nok i den tidligste fasen, men etter hvert som Eco Escapes gikk fra 1 til 4 enheter, begynte systemet å skape friksjon. Grensesnittet var vanskeligere å bruke for ikke-tekniske teammedlemmer, brukerstøtten var mer begrenset, og det krevde mer innsats enn det burde for å gjøre teamet trygge på plattformen.
«Vårt forrige system var vanskeligere for teamet å bruke, spesielt for de som ikke var så tekniske», sa Chad. «Hostfully hadde et mye renere grensesnitt som var enklere å forstå og navigere i.» Dette var viktig fordi Chad ikke var den eneste som trengte å bruke systemet. Eco Escapes hadde ledere for feltoperasjoner og heltidsansatte i Filippinene som hjalp til med kontorarbeid, regnskap, bokføring, gjestekommunikasjon, koordinering av leverandører og renholdere, samt telefonsamtaler med gjester. PMS-systemet måtte fungere for hele teamet, ikke bare for den mest tekniske personen i bedriften.
Chad visste at han trengte en mer moderne plattform: en som var enklere for teamet å bruke, pålitelig nok til å støtte flere enheter, og fleksibel nok til å bidra til å standardisere eiendomslanseringer, gjestekommunikasjon, rapportering og fremtidig automatisering.
Etter å ha undersøkt alternativene sine, flyttet Chad Eco Escapes til Hostfully. Beslutningen falt på en blanding av brukervennlighet, integrasjoner, onboarding, API-fleksibilitet og tillit til teamet bak plattformen. «Onboardingen, integrasjonene, API-et og servicen var i toppklasse», sa Chad. «Jeg likte også at Hostfully ikke lot som om de var best på alt, slik som andre PMS-er. Hostfully utmerker seg på pålitelig kanalstyring, sterke integrasjoner og automatiseringer, og det ga mye mening for hvordan vi ønsket å drive.»
Onboardingen ble et av de første tegnene på at Hostfully var annerledes. I stedet for bare å gi Chad en pålogging og la ham konfigurere systemet alene, hjalp Hostfully ham med å forstå hvordan plattformen burde settes opp for måten Eco Escapes drev på. En av de største tidlige fordelene var egendefinerte felt. Hostfullys onboarding-team hjalp Chad med å sette opp egendefinerte felt i malene og triggerne hans, og sørget deretter for at han forsto hvordan systemet fungerte, slik at han kunne vedlikeholde det etter hvert som virksomheten vokste.
«Kana var fantastisk», sa Chad. «Hun hjalp oss med å få satt opp de egendefinerte feltene og sørget for at vi faktisk forsto hvordan alt fungerte, ikke bare at det ble konfigurert for oss.»
Dette oppsettet ga Chad mer enn bare et erstatnings-PMS. Det ga Eco Escapes et renere operasjonelt fundament: et som kunne hjelpe teamet med å standardisere eiendomsoppsett, forenkle gjestekommunikasjon, redusere friksjon ved opplæring og forberede virksomheten på neste vekstfase.
Med Hostfully på plass kunne Eco Escapes vokse med et mer repeterbart operativsystem i bunnen. Chad trengte ikke lenger å bygge hver nye prosess fra bunnen av, lære opp teamet i tungvinte arbeidsflyter eller stole på engangsoppsett hver gang en ny enhet ble lagt ut på nettet.
Dette operasjonelle fundamentet var viktig fordi Chads mål ikke bare var å administrere de 4 enhetene han allerede hadde. Han ønsket å fortsette å skaffe nye huseiere og øke porteføljen. Hostfully erstattet ikke arbeidet med forretningsutvikling, men det reduserte den operasjonelle belastningen som ofte bremser voksende eiendomsforvaltere etter at de har vunnet nye oppdrag.
Hostfully gjorde onboarding av nye eiendommer repeterbar
Da Eco Escapes la til en ny eiendom, gjorde Hostfully oppsettprosessen enklere å gjenta. Verktøyet for administrasjon av utleieenheter hjalp Chad og teamet hans med å opprette en ny annonse, legge til de riktige fasilitetene, laste inn beskrivelsen og distribuere eiendommen til tilkoblede kanaler og OTA-er med mindre manuelt oppsett enn før.
Egendefinerte felt ble også en del av Eco Escapes' prosess for lansering av nye eiendommer. I stedet for å behandle hver eiendom som et blankt ark, kunne Chad stole på strukturerte felt for eiendomsspesifikke detaljer, og deretter hente disse detaljene inn i de riktige malene og arbeidsflytene.
«Når vi lanserer en ny eiendom, har egendefinerte felt blitt en del av vår SOP», sa Chad. «Det er et pålitelig verktøy vi kan stole på.»
For en voksende portefølje er denne repeterbarheten avgjørende. En ny utleieenhet fører med seg nye innsjekkingsdetaljer, fasiliteter, parkeringsnotater, husregler, eierpreferanser, gjesteforventninger og krav til kanaloppsett. Hostfully hjalp Eco Escapes med å gjøre disse detaljene om til en prosess teamet kunne følge, i stedet for et sett med manuelle oppgaver som måtte bygges opp på nytt hver gang.
Egendefinerte felt reduserte mengden maler
Egendefinerte felt endret også hvordan Eco Escapes administrerte gjestekommunikasjon. I stedet for å opprette separate versjoner av hver melding for hver eiendom, kunne Chad bygge gjenbrukbare maler og la eiendomsspesifikke detaljer fylles ut der det var behov for det.
Innsjekkingsinstruksjoner, fasiliteter, parkeringsnotater, husregler og andre eiendomsdetaljer kunne ligge i de riktige feltene og flyte inn i de riktige meldingene automatisk. Det gjorde det enklere å standardisere gjesteopplevelsen, samtidig som hver melding forble nøyaktig for den spesifikke eiendommen.
Det reduserte også risikoen for utdatert, ufullstendig eller inkonsekvent gjesteinformasjon. Etter hvert som Eco Escapes la til flere enheter, trengte ikke Chads team og virtuelle assistenter å huske hver eneste eiendomsdetalj eller manuelt tilpasse hver melding fra bunnen av. De kunne stole på et system som holdt riktig informasjon på riktig sted.
Hostfully sentraliserte gjestekommunikasjonen etter hvert som meldingsvolumet vokste
Etter hvert som Eco Escapes vokste, ble Hostfullys samlede innboks det sentrale knutepunktet for gjestekommunikasjon. På tvers av porteføljen har mer enn 16 000 gjestemeldinger gått gjennom Hostfully. For Chad og teamet hans ble innboksen ett sted for å administrere gjestesamtaler etter hvert som meldingsvolumet økte over flere eiendommer og flere kanaler.
Dette kommunikasjonsfundamentet støttet også mer avanserte arbeidsflyter. Chad koblet Hostfully til Slack, slik at visse forespørsler og meldinger kunne flagges for teamet med en gang. Det hjalp Eco Escapes med å være responsive, samtidig som de bygde bedre innsikt i responstider, gjestespørsmål og operasjonelle mønstre.
«Noe av det viktigste er å få forespørsler flagget og sendt til Slack slik at teamet blir varslet med en gang», sa Chad. «Det hjelper oss med å identifisere mønstre, responstider og operasjonelle problemer som vi ellers kunne ha gått glipp av.»
Denne synligheten var viktig etter hvert som porteføljen utvidet seg. I stedet for å hoppe mellom plattformer eller stole på at teammedlemmer manuelt skulle fange opp hvert problem, hadde Eco Escapes en mer sentralisert måte å se hva gjestene spurte om, hvor det oppsto forsinkelser i responsen, og hvilke eiendommer eller situasjoner som trengte oppmerksomhet.
80 % av rutinemessig gjestekommunikasjon ble automatisert
Derfra bygde Chad en repeterbar kommunikasjonssekvens rundt gjestereisen. Arbeidsflyten inkluderer bookingforespørsler, velkomstmeldinger ved booking, meldinger for å avklare forventninger, påminnelser før ankomst, innsjekkingsdetaljer med dørkoder, oppfølging etter første natt, utsjekkingsmeldinger og vurderingsorientert oppfølging.
Målet var ikke å fjerne mennesker fra gjestfriheten. Det var å automatisere den rutinemessige kommunikasjonen som bør skje konsekvent hver gang, og deretter la teamet trå til ved unntak, telefonsamtaler, koordinering av leverandører, koordinering av renholdere og alt som krever skjønn.
«Jeg vil anslå at 80 % av gjestekommunikasjonen er automatisert», sa Chad. «Vi går fortsatt gjennom maler og triggere når vi ser mønstre, men mesteparten av rutinekommunikasjonen håndteres av systemet.»
Chad og teamet hans går fortsatt gjennom systemet når mønstre dukker opp. Hvis gjester gjentatte ganger stiller det samme spørsmålet, kan Eco Escapes oppdatere en melding, husregel eller mal slik at problemet blir adressert før neste gjest trenger å spørre. Slik sett er ikke automatisering statisk. Det blir en tilbakemeldingssløyfe som forbedrer gjesteopplevelsen over tid.
Et skalerbart fundament for 5x vekst
Resultatet er ikke bare at Eco Escapes vokste fra 4 til 19 enheter på omtrent 12 måneder. Det er at virksomheten vokste med systemer i bunnen. Hostfully hjalp Chad med å gjøre onboarding av eiendommer mer repeterbar, gjestekommunikasjonen mer konsekvent og teamets arbeidsflyter enklere å administrere etter hvert som porteføljen utvidet seg.
«Vi hadde omtrent 4 enheter før Hostfully, og nå har vi 19», sa Chad. «Jeg er glad for at vi begynte tidlig, for å prøve å bygge alle disse integrasjonene etter å ha nådd 19 ville ha vært mye mer utfordrende.»
For Chad gjorde det å få systemet på plass tidlig at veksten ble enklere å håndtere. I stedet for å skalere først og prøve å rydde opp i driften senere, bygde Eco Escapes det operasjonelle fundamentet før porteføljen ble for kompleks.
Ønsker De å utvide virksomheten Deres raskt slik Chad gjorde? La oss ta en prat.
Bonus: Utvidelse av Hostfully med tilpassede API-arbeidsflyter
Etter hvert som Eco Escapes skalerte, begynte Chad også å bruke Hostfully som fundament for mer avanserte, tilpassede arbeidsflyter. Fordi Hostfullys API ga ham tilgang til de operasjonelle dataene bak virksomheten, kunne han koble PMS-systemet til resten av teknologistabelen sin og bygge enkle verktøy rundt hvordan teamet hans faktisk jobbet.
Chad koblet Hostfully til verktøy som Claude Code, Slack, Google Drive, AWS, OpenPhone, QuickBooks, Monday.com og Turno. Målet var ikke å erstatte Hostfully. Hostfully forble kilden til sannhet for reservasjoner, gjestekommunikasjon og eiendomsdata. De tilpassede arbeidsflytene hjalp Eco Escapes med å flytte denne informasjonen til de riktige stedene, identifisere mønstre raskere og gjøre operasjonelle data om til handling.
«Hostfully gir oss kjernesystemet, og så kan vi koble det til verktøy som Claude Code, Slack, Google Drive og våre SOP-er for å bygge arbeidsflyter rundt hvordan virksomheten faktisk drives», sa Chad.
Brukstilfelle 1: Varsler om gjestemeldinger i sanntid
En av Chads mest nyttige arbeidsflyter kobler Hostfullys gjestekommunikasjon med Slack. Når visse forespørsler eller gjestemeldinger trenger oppmerksomhet, kan de flagges og sendes til riktig Slack-kanal slik at teamet blir varslet raskt. Det hjelper Eco Escapes med å være responsive uten å overvåke hver tråd manuelt. Det gir også teamet bedre innsikt i responstider, gjentakende gjestespørsmål og kommunikasjonsmønstre på tvers av eiendommer. «Noe av det viktigste er å få forespørsler flagget og sendt til Slack slik at teamet blir varslet med en gang», sa Chad. «Det hjelper oss med å identifisere mønstre, responstider og operasjonelle problemer som vi ellers kunne ha gått glipp av.»
Brukstilfelle 2: Ukentlige operasjonelle gjennomganger
Chad bruker også Hostfully-data som en del av Eco Escapes' ukentlige teammøter. Gjestekommunikasjon, vurderinger, reservasjonsdetaljer, kanalinformasjon og kontekst på eiendomsnivå lagres og gjennomgås slik at teamet kan identifisere mønstre som ellers kunne ha blitt oversett. Hvis et spørsmål stadig dukker opp ved én eiendom, kan teamet oppdatere annonsen, husreglene, gjestemeldingssekvensen eller SOP-en. Hvis responstidene faller i løpet av et bestemt skift, kan Chad veilede det ansvarlige teammedlemmet. Hvis et gjentakende problem dukker opp i tilbakemeldinger fra gjester, kan teamet avgjøre om det er et kommunikasjonsproblem, et driftsproblem eller noe som må fikses på selve eiendommen.
For Chad ligger ikke verdien i å lage flere rapporter. Den ligger i å sørge for at rapportene fører til handling. «Hvert nøkkeltall bør knyttes til en atferd eller beslutning», sa Chad. «Det handler ikke bare om å bygge et pent dashbord. Hvis vi sporer noe, bør det hjelpe oss med å spare tid, øke inntektene eller forbedre gjesteopplevelsen.»
Brukstilfelle 3: Analyse av vurderinger og forbedring av gjesteopplevelsen
Vurderinger er et av de tydeligste eksemplene på Chads handlingsorienterte tilnærming til data. Hvis Eco Escapes mottar noe mindre enn en femstjerners vurdering, går teamet gjennom hva som skjedde, om et offentlig svar er nødvendig, om vurderingen bør bestrides, hvilke private tilbakemeldinger som ble gitt, og hvilken operasjonell endring som kan forhindre at det samme problemet oppstår igjen. Denne vurderingsprosessen bidrar til å gjøre gjestetilbakemeldinger om til en systemforbedring. Et gjentatt spørsmål kan føre til en tydeligere melding før ankomst. En klage på innsjekking kan utløse en endring i instruksjonene for dørkoder. En privat kommentar om et problem ved eiendommen kan bli en vedlikeholdsoppgave. I stedet for å behandle vurderinger kun som et poengkort, bruker Chad dem som et diagnostisk verktøy for virksomheten.
Brukstilfelle 4: Sporing av vedlikehold og teamansvar
Ansvar for vedlikehold ble et annet viktig brukstilfelle. Hvis en gjest sier at et håndklestativ er ødelagt, kan Chads system bidra til å kryssreferere dette problemet mot verktøy som Monday.com eller Turno for å se om renholderen eller feltteamet allerede har rapportert det. Hvis problemet allerede var rapportert, kan teamet sjekke om riktig oppfølging fant sted. Hvis det ble oversett, kan Chad opprette en oppgave, kontakte entreprenøren eller veilede teammedlemmet som er ansvarlig for den delen av arbeidsflyten. Denne synligheten er viktig fordi Chad ikke personlig kan sjekke hver detalj på tvers av 19 enheter. Systemet hjelper ham med å se om protokoller følges, om responstidene er akseptable, og om problemer blir løst før de påvirker neste gjest.
Brukstilfelle 5: Eierrapportering og økonomisk avstemming
Økonomisk rapportering er et annet område der Hostfullys API åpnet døren for bedre arbeidsflyter. Chad henter bookingdata, inntekter, belegg, reservasjonsbeløp, kanalinformasjon og utbetalingsdetaljer inn i tilpassede arbeidsflyter for rapportering og avstemming. Det hjelper Eco Escapes med å avstemme regnskapet mer effektivt og utarbeide eierrapportering i det formatet hver eier foretrekker. Noen eiere ønsker et overordnet øyeblikksbilde av belegg, inntekter, utgifter og ADR. Andre ønsker en mer detaljert rapport. Med Hostfully som datafundament kan Chad bruke eierinformasjon, eiendomsdata og rapporteringspreferanser til å generere mer tilpassede eieroppgaver uten å bygge prosessen fra bunnen av hver måned.
Denne fleksibiliteten er viktig fordi eierkommunikasjon ikke er lik for alle. Hostfully leverer de underliggende dataene, og Chads tilpassede arbeidsflyt former dem til det formatet hver eier trenger.
Brukstilfelle 6: Oppfølging via OpenPhone når gjester går glipp av meldinger
Chad bygde også arbeidsflyter rundt OpenPhone for situasjoner der gjester ikke svarer gjennom bookingkanalen. Ikke alle gjester sjekker innboksen sin på Airbnb eller OTA regelmessig, spesielt før ankomst. Hvis en gjest ikke har svart på en viktig melding, kan Eco Escapes følge opp gjennom en annen kanal før det blir et problem ved innsjekking. «Ikke alle sjekker Airbnb-innboksen sin hver dag slik de gjør med iMessage», sa Chad. «På grunn av måten vi har koblet Hostfully inn i arbeidsflytene våre på, kan vi se når noen ikke har svart og følge opp før det blir et problem.»
Denne arbeidsflyten er spesielt nyttig for krav før ankomst, instruksjoner for dørkoder og annen tidssensitiv kommunikasjon. Det gir teamet en annen måte å nå gjester på før de ankommer eiendommen og er forvirret, hindret eller mangler viktig informasjon.
Brukstilfelle 7: Samtaleutskrifter og relasjonshukommelse
Chads tilpassede oppsett strekker seg også utover gjestekommunikasjon. Forretningssamtaler gjennom OpenPhone kan transkriberes, behandles og lagres slik at viktig kontekst ikke forsvinner etter at samtalen er avsluttet. Dette hjelper med potensielle eiere, investorsamtaler, oppfølging av teamet og gjentakende møter. I stedet for å stole på hukommelsen, kan Chad gå gjennom hva som ble diskutert, hva som må tas med videre, og hvilke punkter som trenger oppfølging.
For en voksende korttidsutleiebedrift er denne typen relasjonshukommelse viktig. Hver huseier, investor, gjest, leverandør og teammedlem skaper en kontekst. Chads mål er å holde denne konteksten tilgjengelig slik at virksomheten blir smartere over tid.
Det store bildet: fleksibilitet uten å vokse ut av PMS-systemet
For Chad er det her Hostfullys fleksibilitet betyr mest. Plattformen håndterer det grunnleggende PMS-arbeidet, mens API-et gir ham fleksibiliteten til å fortsette å forbedre driften etter hvert som Eco Escapes vokser. Hostfully forblir det sentrale systemet for eiendomsforvaltningen. Chads tilpassede arbeidsflyter utvider dette fundamentet til Slack-varsler, ukentlige teamgjennomganger, analyse av gjesteopplevelser, sporing av vedlikehold, eierrapportering, økonomisk avstemming og oppfølging per telefon.
«Med API-et kan vi koble Hostfully til de andre verktøyene vi bruker og konfigurere arbeidsflyter som ville vært vanskelige å administrere manuelt», sa Chad. «Det sparer tid, gir oss bedre synlighet og hjelper teamet med å fokusere på arbeid som faktisk bringer virksomheten fremover.»